Cómo organizar las Órdenes de trabajo: Aprenda las mejores Prácticas de Mantenimiento
¿Listo para dar el paso a una mejor gestión de las órdenes de trabajo? Aquí hay cinco formas de tomar el control de sus flujos de trabajo de mantenimiento y hacer que todo funcione exactamente de la manera que desea.
Pero primero una nota rápida: Aunque es posible ver resultados positivos de algunos de estos pasos sin la ayuda del software CMMS, la realidad es que el software moderno de órdenes de trabajo hace que todo, incluida la gestión de órdenes de trabajo, la programación de mantenimiento preventivo y el control de inventario de MRO, sea más confiable y más eficiente.
Por último, el CMMS adecuado solo te hace la vida más fácil.
Pero para empezar, veamos algunos pasos sólidos que puedes seguir para organizar tus órdenes de trabajo.
1. Estandarice y centralice los datos de sus órdenes de trabajo
Independientemente del sistema que esté utilizando, desde trozos de papel anticuados hasta hojas de cálculo ligeramente más modernas, siempre es mejor buscar la consistencia. Si usas papel, todo debe estar en papel. Si las órdenes de trabajo comienzan como hojas de cálculo, deben terminar como hojas de cálculo.
Con estos sistemas anticuados, ya hay muchas posibilidades de que los datos se pierdan, se vuelvan obsoletos o se corrompan.
Pero si sus flujos de trabajo lo hacen saltar del papel a las hojas de cálculo y luego volver, se está abriendo a aún más oportunidades para datos incorrectos. Cada vez que un técnico copia manualmente los datos del papel a una hoja de cálculo, o va en sentido contrario, corres el riesgo de obtener los números equivocados.
Y los pequeños errores importan. Si un técnico dice que cerró una orden de trabajo en abril en lugar de junio, sus números ahora están desactivados en dos informes mensuales. Y si un técnico pone el 31 de abril como la fecha de cierre (una fecha que no existe porque Abril tiene solo 30 días), los datos de la orden de trabajo pueden deslizarse a través de las grietas.
Y cuando usas un estándar, es mucho más fácil mantener todo unido en un solo lugar. Puede apilar todas sus órdenes de trabajo en papel en una pila o guardar todas sus órdenes de trabajo de hoja de cálculo en un archivo.
2. Programe el PMs y luego priorice las órdenes de trabajo bajo demanda
El departamento de mantenimiento debe funcionar como un hospital, no como una estación de autobuses.
¿Cuál es la diferencia?
En la estación de autobuses, una vez establecido el horario, no hay cambio. El autobús A está programado para salir a las 10 am, y ahí es cuando sale. Mismo para todos los otros buses.
Pero en el hospital, el horario es más elástico. Claro, hay pacientes con citas para conocer médicos, y en la mayoría de los casos, las cosas van de acuerdo con el plan. Pero si alguien llega en estado crítico, se mueve instantáneamente a la cabeza de la línea. De hecho, se saltan la cola por completo y ven a un médico de inmediato. Sus órdenes de trabajo deben funcionar de la misma manera.
Comience por configurar y programar sus inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo. Pero cuando aparezca un trabajo más urgente, debe estar listo para mover su síndrome premenstrual para hacer espacio.
La buena noticia es que los PMs tienden a tener ventanas, no plazos. Eso significa que cuando es el momento de completar una PM, hay espacio para levantarla o empujarla un poco hacia atrás. En lugar de hacerlo esta semana, a menudo puede esperar hasta la próxima semana con seguridad.
3. Requiere solicitudes de orden de trabajo formales y estandarizadas
, pero antes de que pueda administrar de manera eficiente su horario, necesita una forma confiable de recopilar solicitudes de mantenimiento. Las personas de todos los departamentos, en todas las instalaciones, necesitan una forma sencilla y confiable de conectarse con el departamento de mantenimiento para enviar solicitudes de mantenimiento.
Pero antes de ver por qué, aclaremos cualquier posible confusión.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de mantenimiento y una orden de trabajo?
Las diferencias se reducen a quién las fabrica y cómo las usa.
Las solicitudes de mantenimiento llegan de todas partes de la instalación, de todo tipo de personas. Cuando alguien, y puede ser cualquier persona, desde el director ejecutivo hasta un operador de equipo, ve algo que necesita arreglarse, envía una solicitud de mantenimiento. La idea es que con todos actuando como pares de ojos adicionales alrededor de la instalación, el departamento de mantenimiento sabe de inmediato cuando hay un problema, que puede ser cualquier cosa, desde un grifo con fugas en el baño del último piso hasta una inundación completa en el sótano. Una vez que el departamento de mantenimiento aprueba una solicitud, utilizan la información para generar una orden de trabajo, que luego asignan a un técnico de mantenimiento.
La clave para las solicitudes de mantenimiento es tener un sistema bien establecido y fácil de entender para que todos sepan cómo ponerse en contacto con usted. Cuanto más difícil sea para las personas comunicarse con usted, menos probable será que se molesten, lo que lo llevará a perder muchos problemas pequeños que luego tienen la oportunidad de convertirse en grandes problemas.
Y luego, cuando hay grandes problemas y las personas saben que tienen que ponerse en contacto con su departamento, utilizarán una combinación confusa de métodos impredecibles y poco confiables. Eso te deja escarbando entre montones de notas en papel, correos electrónicos y mensajes telefónicos.
En su lugar, debe configurar una línea de comunicación simple y directa para que la gente sepa exactamente cómo comunicarse con usted con solicitudes.
4. Haga que cada orden de trabajo de mantenimiento sea súper pesada
Luego, una vez que tenga sus solicitudes de mantenimiento, necesita generar órdenes de trabajo llenas de los técnicos de datos críticos que necesitan para trabajar de manera eficiente y cerrar rápidamente. Cuanto más sepan antes de empezar, más fácil será para ellos terminar.
¿Qué debe incluir?
Una orden de trabajo efectiva viene con:
- Historiales completos de mantenimiento y reparación de activos
- Instrucciones paso a paso
- Listas de verificación
- Piezas y materiales de MRO asociados
- Esquemas, imágenes y garantías
- Ubicaciones en mapas y planos de sitio
El objetivo es que la tecnología llegue con una idea clara de lo que tienen que hacer y lo que tienen que hacer. Si el mantenimiento o las reparaciones comienzan a ir de lado a mitad de camino, usted quiere que tengan lo que necesitan para enderezar las cosas.
5. Haga que cada orden de trabajo de mantenimiento sea súper ligera
Ahora que ha empaquetado sus órdenes de trabajo con datos útiles, debe encontrar formas de hacerlas móviles. Es genial que los técnicos tengan toneladas de datos útiles con ellos, pero no querrás que empujen carretillas llenas de papel. Sus órdenes de trabajo deben ser pesadas en datos, pero también agradables y ligeras y fáciles de mover.
Hay algunas opciones aquí, pero todas tienen una cosa en común: obtener dispositivos móviles significa pasar a la tecnología digital. Simplemente no hay forma de que los técnicos obtengan la información que necesitan si está atascado imprimiendo todo en papel. Es caro y poco práctico.
Una opción es usar hojas de cálculo. Pero el problema aquí es que ahora sus órdenes de trabajo son demasiado livianas; debido a que no están vinculadas entre sí, los cambios que realiza en un archivo no se arrastran. Rápidamente, tiene un montón de versiones diferentes de la misma orden de trabajo, y nadie está seguro de quién tiene los datos más actualizados. Sus datos simplemente están flotando por ahí, sin ataduras.
La mejor manera de obtener datos fiables y accesibles es con una solución CMMS.
Ejemplos de gestión eficaz de órdenes de trabajo con el software CMMS
Muchos de los pasos anteriores pueden ayudarlo incluso si está atascado usando hojas de cálculo u papel viejos. Pero para aprovechar al máximo los pasos y tomar el control total de sus órdenes de trabajo, necesita una solución de software de CMMS moderna.
Teniendo en cuenta los pasos, veamos cómo el software de gestión de órdenes de trabajo los hace más fáciles y efectivos.
Cómo realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo
Si desea realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo, debe encontrar una manera de estandarizar y centralizar sus datos. Con métodos antiguos como el papel y las hojas de cálculo, siempre corre el riesgo de perder o corromper datos.
Un CMMS le ayuda a resolver este problema almacenando sus datos en una base de datos central que mantiene toda su información segura y accesible. Y como todo está en un solo lugar, es fácil mantenerlo actualizado. En lugar de varias versiones, tiene datos en los que puede confiar.
Cómo organizar órdenes de trabajo
Una vez que tenga todas las órdenes de trabajo en el lugar, puede moverlas fácilmente, configurando horarios de PM que luego puede ajustar rápidamente para hacer espacio para tareas bajo demanda. El software CMMS lo hace fácil con paneles de calendario intuitivos que le permiten mover órdenes de trabajo con un simple arrastrar y soltar.
¿Cómo sabe cuándo agregar órdenes de trabajo bajo demanda? Con el sencillo portal de solicitudes de mantenimiento en línea, todo el mundo sabe exactamente cómo ponerse en contacto con el departamento. Todo lo que tienen que hacer es ir al sitio e ingresar su información. Y a diferencia de un mensaje telefónico o un correo electrónico, el formulario en línea viene con campos de datos personalizables, para que las personas sepan exactamente qué información incluir en sus solicitudes.
Cómo agilizar las órdenes de trabajo
Los dos últimos pasos son hacer que sus órdenes de trabajo sean pesadas pero también livianas. El software CMMS ayuda con ambos.
Con plantillas personalizables, con solo unos pocos clics, puede agregar rápidamente toda la información que necesitan los técnicos para trabajar de manera eficiente. Y con la aplicación de mantenimiento, los técnicos pueden acceder a todo desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo móvil conectado a Internet. Toda esa ayuda cabe en la palma de su mano.
Resumen rápido y conciso
La administración efectiva de órdenes de trabajo puede estar a solo unos pasos, pero debe asegurarse de que se está moviendo en la dirección correcta. Comience por estandarizar sus datos para que todo esté en el mismo formato, lo que reduce las posibilidades de perder o corromper los datos. A continuación, establezca su horario, pero trate el síndrome premenstrual como citas en un hospital: si aparece algo más serio, prepárese para reprogramar el síndrome premenstrual. Cuando se trate de solicitudes de mantenimiento, configure y aplique un proceso formal, y luego empaque cada orden de trabajo con la información que los técnicos necesitan para funcionar bien, asegurándose de que los técnicos tengan acceso a esta información desde cualquier lugar con una aplicación de mantenimiento móvil.
Próximos pasos
¿Listo para organizar finalmente su gestión de órdenes de trabajo? Es hora de implementar una solución de CMMS moderna.
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