¿Cómo organizar el inventario para pequeñas empresas? 5 Consejos de importancia
Gestión de inventario
La gestión de inventario es el mecanismo eficiente de ordenar, almacenar y usar el inventario de la empresa. El proceso incluye la gestión de materias primas, componentes y productos terminados.
Además, la gestión de los productos almacenados y de los artículos en proceso también se incluye en la gestión eficiente del inventario.
La gestión de inventario ayuda a saber cuándo volver a almacenar el inventario, qué cantidades comprar o producir, qué precio se pueden vender los productos, así como el momento de las ventas que se realizarán.
¿Cómo organizar el inventario para pequeñas empresas?
Las pequeñas empresas deben ser rentables en la selección de diversos métodos de gestión de inventario. Estas son las formas en que las pequeñas empresas pueden organizar su inventario:
1) Administrar órdenes de compra
Las pequeñas empresas comenzarán creando y enviando órdenes de compra precisas. Las órdenes de compra se utilizan para solicitar materias primas o bienes para revender. La gestión de órdenes de compra ayuda a rastrear el movimiento de las compras de existencias de manera eficiente hasta la colocación y el pago de facturas.
La gestión de órdenes de compra ayuda a los propietarios a estimar los flujos de efectivo del negocio y también la necesidad de volver a almacenar los niveles de inventario. Las alertas de reordenación de existencias también pueden indicar qué artículos se venden rápido y lento y cuáles necesitan rellenarse o reponerse antes.
2) Organización de datos de proveedores
Las pequeñas empresas necesitan configurar el inventario y la información de proveedores en su software o libros diarios. Pueden usar hojas de Excel, sin embargo, necesitan organizar manualmente su hoja de cálculo. Necesitan organizar los datos utilizando un mecanismo de punto de venta.
Deben registrar la información de cada producto junto con los detalles posteriores del proveedor. Los diversos detalles que deben describirse son el nombre del producto, una breve descripción del producto, la categoría del producto, los tamaños, el precio de venta regular, las cantidades de reordenación, los detalles del paquete, etc.
El uso del mecanismo de punto de venta ayuda a mantener los detalles del producto organizados y en tiempo real. Además, ayuda a rastrear varios aspectos postventa, como la información de facturación del proveedor, las condiciones de pago y el contacto del proveedor.
3) Inventario de etiquetado y etiquetado
Este es el paso cuando el inventario llega a manos de pequeñas empresas. Esto significa administrar los productos en su mano. Etiquetar significa asignar los precios y colocar etiquetas de precio mientras que las etiquetas de productos se muestran significa usar etiquetas de código de barras, rastrear el inventario para acelerar la salida, p. ej. vender el producto.
El uso de una buena asignación de tiempo para etiquetar y etiquetar el inventario ayuda a realizar un pago rápido del producto. El mecanismo de punto de venta hace hincapié en el uso de escáneres de código de barras. Estos escáneres también vienen con la función de etiquetado y escaneo efectivos.
ted, las etiquetas se pueden colocar directamente en el embalaje del producto o en etiquetas colgantes. Algunos inventarios pueden incluso llegar con códigos de barras del fabricante, que también puede rastrear en su punto de venta. En ese caso, su trabajo es fácil. Solo puede agregar una etiqueta de precio.
4) Contar físicamente los niveles de inventario
Esta es una tarea que consume mucho tiempo y es excesivamente mundana. Sin embargo, este proceso es imprescindible para las pequeñas empresas. Todas las irregularidades y conciliaciones se pueden resolver fácilmente mediante la verificación física y el recuento de inventarios. Para las compras de impuestos, el conteo anual es obligatorio y se realiza al final del año fiscal.
Hacer recuentos físicos ayuda a reducir la escasez, el desplazamiento y los errores en la recepción de existencias. Para detectar estos errores, los recuentos deben hacerse en un período de tiempo más pequeño. Esto puede incluir recuentos puntuales en el momento de recibir el producto del vendedor.
Mientras que el recuento de existencias debe iniciarse con el inventario a mano, los recuentos puntuales deben coincidir con las facturas o las órdenes de compra.
El mecanismo de punto de venta se puede usar escaneando los artículos y puede ser casi tan útil como el conteo físico. Sin embargo, cuando se encuentra escasez, uno debe recurrir al conteo físico.
5) Conciliación de las diferencias en el inventario
Después del recuento físico de las existencias, se conciliarán las diferencias, si las hubiere. Esto se puede hacer siguiendo el procedimiento de reconciliación.
El primer paso sería identificar la discrepancia en el conteo. Esto puede deberse a que falta inventario debido a robo, daños, y no se informó y las existencias se registraron como recibidas, pero no se recibieron realmente.
En algunos casos, puede deberse a razones debidas a un etiquetado incorrecto. Si no se pueden conocer las razones, la hoja de existencias debe ajustarse para reflejar el equilibrio físico en la mano.
Después del ajuste en los libros, la diferencia en cualquiera de ellos se contabilizará como pérdida de existencias como contracción de existencias.
Las pequeñas empresas comprobarán cuidadosamente si se ha producido algún error humano intencionalmente o no. Además, las pequeñas empresas pueden usar varias características de seguridad, como la política de acceso a las existencias y los sistemas de bloqueo, para reducir el robo de existencias intencionalmente.