Cómo organizar Eficientemente el Viaje de Negocios de tu Jefe (7 Consejos)
¿Cuántos jefes organizan su propio viaje? Así es: son sus asistentes ejecutivos quienes asumen esa tarea.
Y es una gran responsabilidad. Un evento exitoso fuera de la ciudad requiere previsión y planificación cuidadosa, desde reservar una limusina en el aeropuerto hasta crear su itinerario. Y aunque es un reto, puedes tomar medidas para reducir tu estrés y mantenerlos felices mientras haces sus arreglos. Después de todo, es la oportunidad perfecta para mostrar tus habilidades y capacidades mientras te ganas la confianza de tu jefe.
Aquí hay algunos consejos para ayudarte a organizar de manera eficiente el viaje de negocios de tu empleador.
7 Consejos para Planificar un viaje de negocios para tu Jefe
Aquí tienes una lista de artículos para verificar y asegurarte de que tu jefe tenga un viaje de negocios exitoso.
1) Hable sobre Sus Preferencias de viaje
Antes de comenzar a planificar su viaje, aprenda cómo les gusta viajar.
- ¿Qué asiento de avión prefieren? Pasillo? Ventana? ¿Delante del avión? Medio?
- ¿Buscan priorizar su propia conveniencia y comodidad o ahorrar dinero a la empresa?
- ¿Prefieren su itinerario impreso o como archivo digital?
- ¿Tienen planes antes o después de su reunión/conferencia?
Responder a estas preguntas facilita la planificación de un itinerario eficiente, ya que tanto tú como tu jefe estarán en la misma página.
2) Pregunte por los detalles
Crear el itinerario de su empleador significa saber exactamente dónde debe estar la persona y cuándo. Piense cuidadosamente en cómo lo hará su jefe:
- Llegue a la ciudad de destino.
- Llegar al hotel.
- Viaje desde el hotel a su destino.
- Conoce a su contacto.
- Viaje del hotel al aeropuerto.
- Llegar a casa.
Una vez que conozca los detalles del viaje, puede preparar una lista de todo lo que necesita hacer. Además, pregúntele a su jefe si hay salidas no planificadas o arreglos especiales que necesita hacer que no formen parte del programa.
3) Haga los Arreglos
Una vez que haya hablado de sus preferencias de viaje y descubierto su itinerario, debe comenzar a hacer las reservas. Esto puede implicar viajar en avión, tren, coche o barco, dependiendo de a dónde vayan y de lo que vayan a hacer.
Por lo tanto, es importante pensar en el viaje de puerta a puerta y equilibrar el tiempo de viaje con la comodidad y el costo general. Imagine los pasos que tomarán del punto A al B y considere la duración del viaje. Además, considere el tiempo que necesitarán para completar el papeleo en varios puntos. Compare precios para asegurarse de obtener la mejor oferta para el viaje de principio a fin.
Recuerde tener en cuenta los pequeños detalles. ¿Necesitarán equipaje almacenado? ¿Es mejor llegar un día antes para asegurarse de que su jefe esté mejor preparado y descansado para su primera reunión? ¿Hay Wi-Fi en el vuelo para que tu jefe pueda trabajar mientras vuela? Recuerde, cuanto más cuidadosamente planifique, más relajados y confiados estarán los dos.
4) Trabaje dentro de Su Presupuesto
Esta es una sugerencia obvia, quizás, pero vale la pena mencionarla, ya que los viajes corporativos pueden exceder fácilmente su presupuesto asignado. Una gran manera de manejar esto es dividir el presupuesto en pequeñas cantidades. Puede hacer cambios dependiendo del costo y la importancia de cada factor, como el viaje, la comida y el alojamiento.
5) Transporte terrestre con reserva previa
Los viajes de negocios tienden a ser físicamente exigentes si incluyen varios destinos. Si su jefe va a hacer un viaje de este tipo, deberá organizar su transporte terrestre de antemano para que sea más manejable. Reservar una limusina en el aeropuerto o un servicio de automóvil con chófer significa que su jefe tiene un conductor dedicado que los lleva desde el aeropuerto hasta su hotel y reuniones. Esto asegura que no se verán molestados con llamar a un taxi y, por lo tanto, presionados por el tiempo.
6) Compre boletos reembolsables
Todos sabemos lo rápido que cambian las cosas en los negocios. Las reuniones se cancelan y deben reprogramarse rápidamente. Por lo tanto, es mejor comprar boletos reembolsables cuando sea posible para evitar gastos innecesarios. Esto te marca como un pensador delantero a los ojos de tu jefe.
7) Compruebe el clima
El clima es algo que no se puede cambiar de acuerdo a nuestra conveniencia. Por lo tanto, es mejor consultar el pronóstico en cada ciudad a la que viaje su jefe. Por ejemplo, si van a volar a Nueva York en enero, es probable que ya lleven un abrigo de invierno. Pero si viaja a un país cálido, asegúrese de llevar ropa ligera, fresca y profesional. Un paraguas siempre es una buena idea también.
Ahora ya sabes qué pasos tomar al planificar un viaje de negocios para tu jefe. Le ayudarán a prepararse para su viaje, teniendo en cuenta su itinerario y comodidad. Procure comunicarse con su jefe para que pueda hacer los arreglos correspondientes.