¿Cómo Mejorar la Reputación del Departamento de TI en Su Empresa? / DeskAlerts
Usted sabe que su departamento de TI cuenta con empleados competentes, cualificados y trabajadores. Pero la percepción que tiene el resto de la organización puede ser lo contrario.
Los departamentos de TI, al igual que otros departamentos de servicios esenciales dentro de las organizaciones, a menudo son culpables de no promocionarse de manera efectiva internamente. A menudo trabajan en el supuesto de que todos los demás departamentos entienden su papel dentro de la empresa y el valor que agregan.
Sin entender lo que sucede detrás de escena, o las diferentes imposiciones y restricciones técnicas con las que su departamento tiene que trabajar constantemente, las personas de trabajos no técnicos pueden sentir que se ven constantemente obstaculizados por fallas de TI y tiempo de inactividad del sistema.
En muchas organizaciones, el departamento de TI tiene la reputación de ser «el departamento del no» y se resiste activamente a ayudar a otros equipos con proyectos innovadores que necesitan soluciones de TI personalizadas. Aunque la realidad puede deberse a limitaciones del sistema o temores de seguridad, la percepción puede ser que es inflexible y crea obstáculos.
Según una encuesta de 275 profesionales de negocios y 375 profesionales de tecnología de CompTIA, el 52 por ciento de los gerentes de negocios informaron tener «una buena relación» con el departamento de TI de su empresa.
En algunas organizaciones, incluso cuando los departamentos de TI se mantienen internamente, puede haber un «silo» definido y el departamento tendrá una reputación de externo. Los profesionales de TI se ven a sí mismos como profesionales de TI, y no necesariamente parte de la industria en la que opera su empresa.
Los departamentos de TI a veces se esconden en partes de un edificio donde no están sentados con el resto de su personal, y pueden parecer que no siempre son «parte del equipo».
Si desea mejorar la reputación y la imagen de su departamento de TI dentro de su empresa, debe comercializarlo de manera efectiva a otros empleados. Hay medidas simples que puedes implementar que le darán a tu equipo el impulso que necesita.
1. Planificación
Siempre comience con un plan. El departamento de TI debe tener un plan de negocios que establezca objetivos, indicadores clave de rendimiento, puntos de referencia y otros objetivos de rendimiento.
Idealmente, su plan se habrá desarrollado en conjunto con, o después de consultar con, las principales partes interesadas internas. Involucrar a otros equipos en este nivel puede ayudar a coser las semillas entre otros empleados sobre el importante papel que desempeña el departamento de TI.
2. Investigación de mercado interno
Es posible que escuches cosas que no quieres escuchar, pero es mejor arrancarte la tirita y seguir adelante con ella. Pida a sus empleados comentarios sobre lo que funciona y lo que no funciona cuando se trata del servicio que reciben del departamento de TI.
También pregunte qué más le gustaría ver. No tengas miedo de innovar y pensar fuera de la caja. No hay ninguna regla que diga que su departamento de TI tiene que ser exactamente como cualquier otro departamento de TI en cualquier otra empresa. Aproveche la oportunidad de trabajar con su organización para idear soluciones personalizadas que respalden el trabajo que realiza.
3. Promover el trabajo que realiza
¿Qué canales de comunicación interna utiliza su organización para compartir información y buenas noticias entre los empleados? ¿Los usa regularmente para compartir las noticias de TI? Si no, deberías estarlo.
Esto puede incluir compartir información cuando haya completado con éxito un nuevo proyecto, reconocer a los empleados que han ido más allá, informar a las personas sobre cambios en las políticas y los procedimientos o incluso sobre actualizaciones de software y hardware que ayudarán a que sus trabajos sean más fáciles.
Reúnase regularmente con los gerentes de línea internos para «vender» su departamento y lo que hace y cómo puede ayudarlos.
4. Comunícate mejor con otros equipos
Compartir información no se trata solo de autopromoción. La comunicación es importante para la colaboración y el intercambio de conocimientos, y para garantizar que los equipos puedan trabajar juntos de manera eficaz y eficiente como una unidad cohesionada.
Cuando no se comunica bien con otras partes de la organización, se pueden desarrollar silos de información, las personas no tienen la información que necesitan para hacer bien su trabajo, se pueden cometer errores, la productividad puede disminuir y, en general, su empresa no está funcionando al máximo. Si piensa en su empresa como una máquina, la comunicación es lo que la mantiene bien engrasada.
Hay una serie de medidas que los departamentos de TI pueden tomar para comunicarse mejor. Uno de ellos es el uso de DeskAlerts para enviar notificaciones emergentes sobre la seguridad y la información de los sistemas a todos los empleados.
Cuando sepa que hay un mantenimiento programado, por ejemplo, puede enviar notificaciones con anticipación para que las personas puedan prepararse y organizar otras formas de trabajo mientras el sistema está inactivo. O si sucede algo imprevisto, puede enviar a todos un mensaje para informarles cuál es el estado y el tiempo estimado de restauración, lo que aliviará la presión de su servicio de asistencia técnica de TI.
Los clientes de DeskAlerts informan que esta herramienta está ayudando a mejorar la reputación del departamento de TI en sus empresas. Y con sus métricas de medición integradas, el personal recalcitrante ya no puede dar la excusa de que «no se enteró» de una interrupción de TI que afectó su rendimiento laboral individual. El back-end del software DeskAlerts tiene una poderosa herramienta de medición que muestra estadísticas sobre quién ha visto mensajes.
5. Recibe comentarios regulares
No puedes mejorar si no sabes cuál es el problema. Recibir retroalimentación regular puede ayudar a determinar qué áreas necesitan más trabajo y hacia dónde va bien.
Hay diferentes maneras de hacer esto: puede ser pedir comentarios después de completar un trabajo y pedirle al cliente que califique el servicio que recibió. O puede enviar encuestas más amplias a todos los empleados para preguntarles cómo se sienten sobre las funciones de su departamento y qué se puede hacer para mejorar.
Puede hacer ambas cosas con la herramienta de encuestas de DeskAlerts, enviando notificaciones emergentes al personal, ya sea dirigidas a individuos o enviadas ampliamente a toda la organización.
Es importante evaluar la usabilidad de su departamento y si los otros equipos de su empresa perciben que agrega valor al trabajo que realizan.