Cómo Llevar a una Llamada de Conferencia | 16 Consejos para Conquistar a Tu Próxima Reunión
«Hola? ¿Puedes oírme?»
«Oh, lo siento, tú primero.»
«No, tú primero!»
» Lo siento, ¿quién habla ahora?»
Las llamadas de conferencia son un desafío. Cuando tienes a varias personas confiando completamente en el audio, te estás perdiendo las ricas señales visuales que pueden ayudar a que una reunión funcione sin problemas.
Aunque la videoconferencia está superando rápidamente al audio, todavía hay ocasiones en las que la buena llamada telefónica es una mejor opción, como:
- Al trabajar desde casa u otro lugar en el que no desee la invasión de la privacidad de todos los que ven su fondo
- Para reuniones más cortas
- Para reuniones con menos personas
- Para reuniones «sobre la marcha», como mientras viaja
- Cuando la conexión a Internet/ancho de banda es un problema y la conexión de los asistentes no 7001>
Por supuesto, la llamada de conferencia de audio viene con desafíos únicos, como:
- Es difícil descifrar quién habla.
- Es difícil saber cuándo hablar.
- Es posible que tenga limitaciones en las ayudas visuales que puede usar para una presentación.
Debido a los desafíos únicos de la conferencia telefónica, es aún más importante venir preparado. A continuación se presentan algunos consejos sobre cómo dirigir una llamada de conferencia sin dolores de cabeza.
Antes de la Conferencia Telefónica
Elija la aplicación de conferencia web adecuada.
Aunque ciertamente podrías dirigir una conferencia telefónica que sea puramente de audio, puede ser útil y más atractivo complementar la llamada con una pantalla compartida. Hay muchas aplicaciones de conferencias web que le permiten hacer esto.
Por ejemplo, puede alojar una llamada de zoom de solo audio, pero aún así puede compartir su pantalla. He aquí cómo:
- Cuando programes una reunión de Zoom, asegúrate de que el vídeo del anfitrión y el vídeo de los participantes estén «Desactivados».»En» Configuración avanzada», asegúrese de que la opción» Habilitar sala de espera » esté marcada.
- A medida que lleguen los participantes, se les mantendrá en la sala de espera. Eso significa que puede elegir cuándo admitirlos a la reunión real (no pueden unirse automáticamente). Esto asegurará que no haya nada de esa incomodidad de que las personas entren en varios momentos y se presenten, cortando a otras personas. Puede admitir a todos a la reunión cuando esté listo y luego presentarse a sí mismo y a los asistentes a la vez.
- Una vez que todos hayan sido admitidos y hayan terminado las presentaciones, puedes usar la función de pizarra o compartir lo que hay en tu pantalla.
Seleccionar la lista de asistentes.
Con las llamadas de conferencia, cuantos menos asistentes, mejor. Con demasiadas personas en una llamada de audio, puede ser confuso porque tienes que distinguir entre tantas voces. A quien elijas invitar, asegúrate de que realmente necesite estar allí. Para el resto, simplemente puede enviarles notas de la reunión.
Asignar un notetaker.
Como líder, tendrá las manos ocupadas administrando oradores y asegurándose de que la reunión funcione sin problemas. Solicite que otra persona tome notas para que pueda enviar las minutas de la reunión a todos después de la llamada.
Establezca un límite de tiempo de reunión.
A nadie le gusta una reunión que se prolonga innecesariamente, pero es aún peor cuando la reunión se realiza a través de audio porque, sin la estimulación de ver caras, estas tienden a aburrirse rápidamente.
Si está organizando una conferencia telefónica de solo audio, intente mantenerla en 30 minutos y no más de una hora.
Crear la agenda.
Describa quién hablará, de qué va a hablar y en qué orden. Con los desafíos inherentes a las llamadas de audio, es esencial que domine el caos determinando quién presentará y cuándo.
En cuanto al formato, es mejor que todos den su presentación completa primero y luego abran la palabra a las preguntas. Esto reducirá la confusión y reducirá el número de veces que las personas hablan entre sí.
Comparta la agenda y los detalles de la reunión con todos por correo electrónico.
Ahora que ha confirmado la lista de asistentes y ha creado la agenda, asegúrese de compartirla con todos los asistentes mucho antes de la reunión. Esto dará a los asistentes tiempo para prepararse si están presentando y familiarizarse con el orden de los presentadores.
Proporcione toda la información que necesitarán para unirse a la llamada. Esto incluye el enlace, el código de acceso telefónico y el código de acceso. Asegúrese de enviársela con suficiente antelación y, tal vez, envíela de nuevo 30 minutos antes de la reunión.
Además de la agenda y los detalles de acceso a las reuniones, comparta algunos consejos de reuniones que deben seguir, como:
- Antes de marcar, asegúrate de estar en un ambiente tranquilo. El ruido de fondo de varias líneas puede hacer que sea muy difícil para todos escuchar. Para garantizar la mejor calidad de audio, pida a los participantes que instalen una aplicación de cancelación de ruido, como Krisp, de antemano para eliminar el ruido que no pueden evitar en su espacio.
- Anúnciate al unirte a la reunión (siempre y cuando no llegues tarde). Esta sugerencia depende en gran medida del tipo de aplicación de conferencia web que esté utilizando. Algunos, como GoToMeeting, tocarán una campana cuando alguien entre. Otros, como WebEx, tienen una opción en la que la aplicación anuncia automáticamente el nombre del participante al unirse a la llamada. Y otros, como Zoom, le permitirán, como anfitrión, mantener a los asistentes en una sala de espera, y mostrará una lista de los asistentes presentes, por lo que es posible que no sea necesario anunciarse a sí mismo.
Haga un simulacro con la aplicación de conferencias elegida.
La nueva tecnología tiene una forma de sorprendernos. Quieres limitar las sorpresas tanto como sea posible. Una vez que haya seleccionado una aplicación de conferencias para su llamada de conferencia, pruebe sus funciones. Invite a un par de colegas de confianza a unirse a una conferencia telefónica de prueba para que pueda familiarizarse con el formato y las características.
Pruebe el enlace y los códigos de acceso telefónico con anticipación. Nada arruina una reunión como el hecho de que los participantes no puedan acceder a ella.
Durante la Llamada
Recuerde sus responsabilidades como líder.
Como líder de llamadas de conferencia, es su trabajo presentarles a todos, moverlos de un tema a otro, y así sucesivamente.
Cuando la gente entre, asegúrate de que esté en una sala de espera (como Zoom), o asegúrate de reconocerlos públicamente diciendo algo como, » Parece que Janet se ha unido. Cómo estás, Janet?»
Si no hay sala de espera, es probable que esté sentado en la llamada con algunas personas durante unos minutos mientras espera a que lleguen todos. Para que la gente no crea que ha perdido la conexión, asegúrese de decir algo como, «Todavía estamos esperando a un par de personas más. Vamos a esperar un minuto más para darles tiempo de unirse.»
Además, no tenga miedo de iniciar una conversación amistosa antes de sumergirse en la carne de la reunión (¡siempre y cuando tenga tiempo extra!).
Una vez que todos se hayan unido, comience la reunión anunciando quién es usted, quién más está en la llamada y cuál es el propósito de la reunión. También puedes repasar algunas reglas básicas, como:
- «Después de cada presentación, entraré y abriré la palabra a las preguntas. Por favor, espere hasta que la presentación haya terminado y haya anunciado que es el momento de Q&A para decir cualquier cosa. Esto es para que nadie corte a alguien sin querer.»
- » Les pido a todos que se silencien si no están hablando actualmente. Puede encontrar el botón silenciar
- Si la aplicación es nueva para los participantes, déles una breve descripción del software, mostrándoles dónde pueden encontrar ciertas funciones.
Prestar atención a la agenda.
Mantenga la agenda ante usted en todo momento para tener una mejor idea de quién hablará a continuación y cuándo terminar cualquier sesión de Q& A. También tendrás que consultarlo para que la transición sea más fluida. Por ejemplo, » De acuerdo, todo el mundo, con esto concluyen las preguntas sobre nuestras finanzas del Primer trimestre. Pasemos ahora a los planes de marketing para nuestro próximo lanzamiento de productos.»
Muérete según sea necesario.
Manténgase en silencio cuando no esté hablando y pídale a los demás que hagan lo mismo. En función de la aplicación de conferencia, es posible que, como anfitrión, puedas silenciar a las personas como mejor te parezca.
Sepa cuándo intervenir.
- Si tienes una pregunta o comentario para alguien en particular, siempre dirígete primero a él por su nombre para que sepa que estás hablando con él.
- Si se te ocurre una idea o pregunta mientras alguien está presentando, toma notas y espera a que el orador termine antes de intervenir.
- Si la gente está pasando su tiempo de uso de la palabra, no dude en interrumpir cuando se le acabe el tiempo para avanzar en la reunión.
- Cada vez que un presentador termine de hablar, agradézcale, sume lo que dijo y pregunte si hay alguna pregunta o comentario.
Dé a todos la oportunidad de hablar.
Algunas personas no se sienten cómodas al hablar durante una conferencia telefónica en comparación con una reunión en persona, así que intente alentarlas. Al mismo tiempo, no querrás ponerlos en un aprieto o avergonzarlos.
Una vez que la conversación se apaga al final de un tema, si notas que alguien no ha dicho una palabra, puedes preguntar:», ¿hay algo que quieras agregar?»Si dicen que no, avancen rápidamente.
Fin de la llamada
- A lo largo de toda la reunión, haz una cuenta regresiva para la reunión, por ejemplo, «Tenemos cinco minutos para terminar aquí.»Esto garantiza que las cosas funcionen de acuerdo con el horario y que la reunión no transcurra con el tiempo.
- Si queda tiempo, puede hacer uso de la palabra para cualquier observación o pregunta final.
- Antes de despedir a todos, resuma lo que se decidió y describa los siguientes pasos. Asegúrese de agradecer a todos por asistir.
- Una vez finalizada la llamada, envíe por correo electrónico las minutas de la reunión y los pasos de acción a los asistentes.
Cure sus problemas de llamadas de conferencia
Sí, las llamadas de conferencia son un desafío—pero no son nada que no pueda manejar. Con estos consejos sobre cómo dirigir una conferencia telefónica, conquistará su próxima reunión con facilidad.