Cómo llevar a cabo una audiencia disciplinaria, incluida la plantilla de advertencia por escrito gratuita
Si dirige una pequeña empresa y tiene un problema con un miembro de su equipo, su primer puerto de escala siempre debe ser un chat informal. La mayor parte del tiempo, eso es todo lo que se necesita para resolver un problema. Pero de vez en cuando, tendrás que tomar medidas más formales, ahí es donde entra en juego un procedimiento disciplinario. En esta publicación, te llevaremos a través de una guía paso a paso sobre el proceso disciplinario completo, además de proporcionar algunas plantillas prácticas de «advertencia escrita».
¿Qué es una audiencia disciplinaria?
Una audiencia disciplinaria es una parte del proceso disciplinario más amplio que su empresa debe seguir si alguna vez necesita abordar un comportamiento inaceptable en el trabajo.
«comportamiento inaceptable» podría significar un par de cosas en este contexto, ya sea la conducta de un empleado en el trabajo o su capacidad en su función.
«Conducta» significaría un comportamiento inadecuado o inaceptable.
«Capacidad», por otro lado, se trata más de rendimiento en el trabajo. Si bien algunas empresas optan por tratar los problemas de rendimiento a través de un procedimiento disciplinario, por lo general es mucho más efectivo (por no mencionar que es más justo y civilizado) seguir la ruta de un Plan de Mejora del Rendimiento en su lugar.
Recuerde: cuando las personas dicen «una disciplina», generalmente se refieren a la reunión disciplinaria en sí, pero estrictamente hablando, esa reunión es solo una parte de un procedimiento disciplinario completo.
Desglosemos lo que eso significa.
El procedimiento disciplinario
El procedimiento disciplinario de su empresa debe estar claramente establecido en sus contratos de trabajo o en el manual de su empresa.
Tener un procedimiento disciplinario bien definido es realmente importante para cualquier pequeña empresa. Si alguna vez necesita dejar ir a alguien debido a un problema disciplinario, pero el proceso fue mal manejado o mal comunicado, entonces se le deja abierto a un tribunal laboral donde el empleado podría despedirlo injustamente.
Establecer una política disciplinaria adecuada en el manual de su empresa (y luego atenerse a ella) lo ayuda a mantenerse en el lado correcto de la ley laboral del Reino Unido.
Antes de establecer un procedimiento disciplinario completo, vale la pena señalar que muchos problemas se pueden resolver de manera informal mucho tiempo antes de que se necesite una disciplina completa. Es posible que solo necesite una charla rápida para resolver una falta de comunicación o un malentendido, así que tenlo en cuenta antes de pasar por un proceso disciplinario en toda regla.
Un proceso disciplinario adecuado debe contener algunos pasos clave:
- Una investigación disciplinaria
- Una carta disciplinaria inicial que establece los temas a discutir
- Una reunión para discutir el tema (la audiencia disciplinaria)
- Una decisión disciplinaria
- Una oportunidad de apelar la decisión disciplinaria
Algunos de esos pasos probablemente parezcan lo suficientemente simples, pero otros necesitan un poco más de explicación.
Echemos un vistazo.
Cómo llevar a cabo una investigación disciplinaria
Siempre que sea posible, es una buena práctica dejar que la investigación sea llevada a cabo por alguien que no esté directamente involucrado en el problema, por ejemplo, otro gerente o un miembro del departamento de Recursos Humanos (si su empresa tiene uno). Esa persona va a actuar como el «oficial disciplinario».
También debe informar al empleado que ha abierto una investigación en su contra.
Una buena investigación disciplinaria debería lograr algunas cosas:
- Averigüe si hay un caso para responder
- Siga un proceso justo que se asegure de que se escuche la versión de la historia de todos
- Reúna los detalles de las acusaciones y las pruebas para el resto del procedimiento disciplinario
- Ayude al empleador a decidir si debe tomar medidas disciplinarias adicionales
Al llevar a cabo una investigación, es importante recopilar tanta información sobre el tema como puedas. Eso podría significar un registro de correos electrónicos relevantes o declaraciones de otros empleados.
Si, una vez que el oficial de disciplina ha reunido todas las pruebas, considera que no tiene mérito continuar con la investigación, puede cerrarla.
Pero si creen que hay un caso disciplinario que responder, deben pasar a programar la audiencia disciplinaria. Tendrá que invitar al empleado a la audiencia por carta.
Cómo escribir una carta disciplinaria (incluida la plantilla de carta disciplinaria)
Una vez que se haya completado la investigación disciplinaria, es hora de enviar la carta disciplinaria al empleado. Esta carta está destinada a notificarles de los temas que desea discutir en la audiencia disciplinaria, ayudarles a entender lo que va a suceder en esa reunión y darles un tiempo razonable para prepararse. Recomendamos avisar al empleado con al menos unos días laborables de antelación.
También debe indicar cuándo y dónde se llevará a cabo, quién más va a estar allí y cuáles podrían ser los posibles resultados de esa reunión.
El empleado tiene derecho a llevar un acompañante a su reunión disciplinaria, que podría ser un compañero de trabajo o un representante sindical. Esta carta es un buen momento para hacerles saber para que puedan organizar.
Sin embargo, cuando estás en la audiencia disciplinaria, vale la pena recordar que su acompañante no puede responder preguntas en nombre del empleado. Pueden apoyarlos y consultar con ellos, pero no pueden responder preguntas por ellos.
¿Necesita ayuda para escribir su carta disciplinaria? Haga clic a continuación para descargar nuestra plantilla de carta disciplinaria gratuita.
Cómo llevar a cabo una audiencia disciplinaria
Lo primero es lo primero: si va a llevar a cabo una audiencia disciplinaria, intente hacerlo en un lugar privado y fuera del alcance del resto de la compañía. Si es posible, incluso podría ser una idea hacerlo fuera del horario de oficina normal para un poco más de privacidad.
Esto no se trata de mantener en secreto el procedimiento disciplinario, sino de asegurarse de que no sea una experiencia innecesariamente estresante o embarazosa para el empleado. Recuerde: el mejor de los casos es que ambos pueden continuar trabajando juntos después de que esto termine.
Durante la audiencia disciplinaria, debe::
- Explique la queja que tiene sobre el comportamiento del empleado
- Revise la evidencia que ha recopilado sobre ese comportamiento
- Déle la oportunidad de contar su versión de la historia
- Decida los próximos pasos y qué acción disciplinaria tomará a continuación.
Esa acción disciplinaria podría significar cualquiera de los siguientes:
- Sin acción
- Advertencia por escrito
- Advertencia final
- Degradación o despido
En la siguiente parte de esta publicación, echaremos un vistazo a esas opciones y desglosaremos exactamente lo que significan. También le daremos acceso a algunas plantillas de advertencia por escrito gratuitas para ayudar a mantener su proceso disciplinario sobre bases sólidas desde el principio.
Cuando esté en el proceso de decidir qué acción tomar, también debe tener en cuenta cualquier circunstancia atenuante que el empleado presente.
Sin acción
Si está satisfecho con la explicación que le dio su empleado en la audiencia disciplinaria, es posible que decida que no necesita tomar ninguna acción adicional. En este caso, simplemente informe al empleado que no tiene nada más de qué preocuparse.
Advertencia por escrito (incluida la plantilla de advertencia por escrito)
Una advertencia por escrito sirve como notificación formal al empleado de que su comportamiento debe cambiar. Una advertencia por escrito debe incluir lo siguiente:
- Los detalles de la conducta que se ha considerado inaceptable
- Qué cambios se necesitan, con una escala de tiempo para las mejoras
- Qué podría suceder si esos cambios no se realizan
Si necesita ayuda para armar su propia advertencia por escrito, puede encontrar nuestra plantilla de advertencia por escrito gratuita a continuación.
Advertencia final (incluida la plantilla de advertencia final)
Si ya le ha dado una advertencia por escrito a un empleado y su comportamiento no ha mejorado, así es como intensifica el proceso disciplinario. Permite que el empleado sepa que su comportamiento debe cambiar o que se tomarán medidas más serias.
Si necesita acceder a una plantilla de advertencia final gratuita, puede encontrar una aquí.
Descenso de categoría o despido
Si se determina que el empleado ha cometido una mala conducta grave, o su conducta no ha mejorado después de las advertencias escritas y finales, su empleador tiene derecho a rescindir el contrato del empleado.
El derecho del empleado a apelar
Todo empleado tiene derecho a apelar la decisión de su audiencia disciplinaria si considera que la decisión es injusta o que el resultado es demasiado severo.
Si optan por apelar la decisión, tendrá que llevar a cabo otra investigación y considerar el caso por segunda vez, preferiblemente con una persona diferente que actúe como «oficial disciplinario».
¿Necesita ejecutar un proceso disciplinario y no está seguro de por dónde comenzar? Nuestro servicio de asesoramiento de recursos Humanos puede ayudar.
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