Cómo Importar Códigos de asignación P6 desde Excel
Tal vez haya notado que a partir de diciembre de 2020, hay algunas características nuevas en Primavera P6 EPPM (Enterprise Project Portfolio Management), que vamos a ver hoy. En concreto, hablaremos de los Códigos de asignación, una de las nuevas funciones de Primavera P6 aquí para facilitar nuestros trabajos.
Pero solo, por supuesto, si sabes cómo usar todo bien.
Nota: Si no leyó mi último artículo donde hablé sobre cómo puede usar Códigos de asignación para reemplazar las Cuentas de Costo Primavera P6, es posible que desee leer eso primero. Es una base útil para comprender cómo funcionan los códigos de asignación en Primavera P6 y también simplificará su comprensión de este tema.
¿Listo para aprender a importar Códigos de asignación Primavera P6 desde Excel?
Te muestro lo fácil que es hacer precisamente eso. Tiene que ser un administrador de EPPM, así que asegúrese de asociarse con uno o de tener los permisos adecuados antes de iniciar. ¡Empecemos!
Cómo exportar sus datos desde Primavera P6 Professional
La secuencia principal de eventos es exportar sus datos actuales desde Primavera, configurarlos correctamente en Excel y luego devolverlos a Primavera. Si bien algunas de estas tareas pueden parecer redundantes, no lo son. Siga los pasos cuidadosamente para obtener resultados precisos.
Paso 1: Importe los datos actuales del sistema
Una vez que inicie sesión en EPPM, diríjase a la pestaña Administración y, a continuación, al área de datos empresariales. Vaya al área de Códigos de asignación, en recursos, y verá los Códigos de asignación que ya tiene. Vaya al enlace en la parte inferior, donde verá la opción para importar / exportar datos empresariales. Si hace clic en eso, puede exportar lo que tiene en el sistema actualmente.
Este es un paso importante. Si se salta a la importación, entonces se cruzarán los cables.
Primero debe exportar lo que tiene para ver cómo configurar la plantilla en Excel. Una vez que lo haga, puede conectar sus figuras de Excel en los lugares correctos. Haga esto y puede estar seguro de que tendrá una transición suave de los datos a Primavera.
Paso 2: Configurar los datos para la reimportación
Una vez que exporte, verá que hay parámetros específicos que deben configurarse para que la importación funcione. Uno de los pasos más importantes es siempre conservar esa fila superior. Si te metes con alguno de los valores de arriba, tu importación no funcionará, así que déjalos en paz.
En este punto, agregue los valores del código de asignación a la hoja de cálculo, asegurándose de seguir el formato adecuado.
Use la misma estructura que usaría para sus Cuentas de costos. También puede usar las columnas para crear una jerarquía.
Luego guarde, antes de pasar a la importación.
Paso 3: Vuelva a cargar los datos de Excel en Primavera
Ahora es el momento de llevarlo todo a casa.
Haga clic de nuevo en importar/exportar datos empresariales. En la pestaña importar, elige el archivo que acabas de actualizar. Selecciónelo, en cuyo momento leerá el archivo y reflejará los códigos de recursos y asignación dentro de él. Usted dice que sí y hace clic en el botón importar, en cuyo momento se le enviará una notificación de «Trabajo enviado».
En EPPM, cada vez que importe o exporte, se realizará un trabajo en segundo plano. Puede monitorizarlo haciendo clic en el botón que dice «Ver estado del servicio», o simplemente puede hacer clic en «Aceptar».»
Compruebe el área de notificaciones en la parte superior derecha para determinar si todo salió bien; debería recibir una notificación que le avise cuando el trabajo se ha completado con éxito, momento en el que puede cerrar esa notificación.
Ahora todo lo que necesita hacer es actualizar la pantalla, ir a una pestaña diferente y volver a sus Códigos de asignación. Si has hecho todo correctamente, deberías ver los Códigos de asignación adicionales de tu hoja de cálculo.
Notas finales sobre la importación de Códigos de Asignación Primavera P6 desde Excel
Para concluir, importar Códigos de asignación es mucho más fácil en EPPM que en P6 Professional porque tenemos una hoja de cálculo Excel muy básica que nos permite importar y exportar.
Ahora que tiene el tutorial básico (y puede ver el video para obtener una guía visual del proceso), debería poder transferir fácilmente Códigos de asignación entre Primavera y Excel, y viceversa. Solo algunas ideas a tener en cuenta antes de comenzar:
- No olvides que necesitas ser Administrador para hacer esto. Si no lo estás, necesitas trabajar con uno.
- Asegúrese de saber lo que está haciendo al importar datos globales para no sobrescribir la información que ya está allí. Si no tienes cuidado, puedes hacer un verdadero desastre.
- Antes de realizar cualquier importación importante, siempre haga una copia de seguridad de su base de datos.
¡Bien, eso es todo! Siga los pasos y advertencias anteriores y optimizará su proceso de gestión de proyectos, evitará confusiones y, en última instancia, aprovechará Primavera P6 al nivel más alto posible. Feliz planificación.