¿Cómo hacer que la Comunicación sea Más Eficaz en su Organización?
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Algunas de las formas de hacer que la comunicación sea más efectiva dentro de su organización son las siguientes:- es decir, (1) Claridad y Competencia, (2) Lenguaje Adecuado, (3) Estructura Organizativa Sólida, (4) Orientación de los Empleados, y (5) Escucha Empática y Evitar la Evaluación Prematura, (6) Motivación y Confianza Mutua, (7) Comportamiento Consistente, (8) Uso de Vid, (9) Retroalimentación, y (10) Gestos y Tono
1. Claridad y Exhaustividad:
Para comunicarse de manera efectiva, es muy esencial conocer a la «audiencia» a la que se dirige el mensaje. El mensaje a transmitir debe ser absolutamente claro en la mente del comunicador porque si no entiendes una idea, nunca puedes expresarla a alguien. El mensaje debe ser adecuado y apropiado para el propósito de la comunicación. El propósito de la comunicación, en sí mismo, debe estar claramente definido.
2. Lenguaje adecuado:
Para evitar barreras semánticas, el mensaje debe expresarse en un lenguaje simple, breve y claro. Las palabras o símbolos seleccionados para transmitir el mensaje deben ser apropiados para la referencia y comprensión del receptor.
3. Estructura Organizativa Sólida:
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Para que la comunicación sea eficaz, la estructura organizativa debe ser sólida y adecuada a las necesidades de la organización. Debe intentar acortar las distancias a recorrer para transmitir información.
4. Orientación de los Empleados:
Los empleados deben estar orientados a comprender los objetivos, las reglas, las políticas, las relaciones de autoridad y las operaciones de la empresa. Ayudará a comprenderse mutuamente, minimizará los conflictos y la distorsión de los mensajes.
5. Escucha empática y Evita la Evaluación prematura:
Para comunicarse de manera efectiva, uno debe ser un buen oyente. Los superiores deben desarrollar el hábito de escuchar con paciencia y evitar la evaluación prematura de la comunicación por parte de sus subordinados. Esto fomentará el libre flujo de comunicación ascendente.
6. Motivación y Confianza mutua:
El mensaje que debe comunicarse debe estar diseñado de manera que motive al receptor a influir en su comportamiento para tomar la acción deseada. Debe generarse un sentimiento de confianza mutua para promover la libre circulación de información.
7. Comportamiento Consistente:
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Para evitar la falta de credibilidad, la administración debe asegurarse de que sus acciones y hechos estén de acuerdo con su comunicación.
8. Uso de Vid:
Grapevine o los canales informales de comunicación ayudan a mejorar las decisiones gerenciales y hacen que la comunicación sea más efectiva. Por lo tanto, los canales formales de comunicación deben complementarse con el uso de vid.
9. Retroalimentación:
La comunicación no está completa a menos que el comunicador obtenga la respuesta o reacción del receptor del mensaje. La eficacia de la comunicación se puede juzgar a partir de la retroalimentación. Por lo tanto, la retroalimentación debe ser alentada y analizada.
10. Gestos y Tono:
La forma en que dices algo también es muy importante junto con el mensaje para gestos como un parpadeo de ojos, una sonrisa o un apretón de manos, etc., transmitir a veces más significado que incluso las palabras habladas o escritas. Por lo tanto, uno debe tener la expresión facial, el tono, los gestos y el estado de ánimo adecuados, etc., para que la comunicación sea efectiva.