Cómo Evaluar las Necesidades de Su Negocio Antes de Seleccionar un Nuevo Software
Seleccionar la herramienta de software adecuada para usted y su empresa es fundamental. Lo sabes. Lo sé. Tu jefe de la vaca lechera lo sabe.
Hay literalmente cientos de opciones en cada categoría de producto.
Para aquellos que se unen a nosotros desde los Motores de búsqueda, este artículo es parte de una serie de ocho segmentos para empresas de servicios profesionales. Sin embargo, este capítulo ha sido escrito para ser aplicable a todas las empresas, porque, bueno, elegir software es una mierda seria.
Así que relájate y siéntate. Te uniste tarde, así que no hay más refrescos, pero tenemos algunas bombas de conocimiento en camino.
Anteriormente, hemos mencionado esto antes, pero es imperativo que la herramienta que seleccione para cualquier problema que haya descrito dentro de su negocio coincida por igual con la solución de esos problemas comerciales principales.
Desea saber cuáles son sus problemas y estar seguro de que esta herramienta los resolverá. Nada más. Nada menos.
Comprar software más grande para los escenarios «por si acaso» es la forma en que desperdicia recursos y obtiene herramientas demasiado grandes.
Una cita para enfatizar nuestro punto
El autor Rudolf Melik elabora;
«La verdadera medición de la efectividad de su herramienta debe tener en cuenta si está reduciendo los costos o si está aumentando los ingresos por servicios por proyecto. Para obtener el máximo beneficio de la instalación, es probable que una PSO tenga que evaluar sus procesos internos.»
Lo que dice esta cita es que, de una forma u otra, el punto de referencia final para el éxito de su nueva herramienta debe ser una medición de cuán efectiva será para aumentar la rentabilidad o reducir los costos. Eso es. Nada de tonterías de chusma para situaciones hipotéticas.
La mejor manera de determinar si su negocio tiene margen de mejora con cualquiera de esos dos puntos de referencia es evaluar sus procesos e identificar los eslabones débiles.
Aquí está cómo.
Cómo evaluar sus procesos internos de negocio
La mejor manera de comenzar es trazar la estructura de comunicación de su organización y entrevistar a los miembros clave de su equipo.
Las grandes empresas definitivamente deberían hacer esto.
Si usted es una pequeña empresa con menos de 10 empleados, trazar esto no suele ser demasiado complicado, pero aún así vale la pena hacerlo.
Para las empresas en solitario, todavía hay algo de valor que ganar de las preguntas de esta sección que puedes hacerte a ti mismo. Así que también deberías hacerlo.
Ten esto en cuenta mientras mapeas a tu equipo
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Comience con una mente abierta
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Al comenzar una evaluación con una suposición sesgada de dónde piensa los problemas, se está estableciendo para percibir los elementos como problemas que no son problemas. Mantenga una mente abierta, escuche a los empleados y escúchese a sí mismo. A veces el problema es algo que nunca imaginaste.
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Comience entrevistando a su equipo (o a usted mismo si está solo)
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Utilice las entrevistas con los empleados para determinar qué tan bien se capacita a las personas para sus trabajos. Esto es clave para descubrir que tal vez las ineficiencias no están en sus herramientas, tal vez son las personas. Tal vez sea ambas cosas. Ambos necesitan solución. Las entrevistas también pueden arrojar más luz sobre lo bien que está educando a sus empleados. Como empleador, las capacidades de los empleados son siempre una calle de doble sentido.
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Preguntas para hacer a sus empleados (o a ti mismo)
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¿Cuál es el objetivo número uno de nuestro negocio es?
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¿Qué papel juegas para lograrlo?
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¿Qué tan bien preparado crees que estás para esto?
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¿De qué recursos necesitas más?
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¿Qué te impide hacer tu trabajo?
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¿Cómo sabes cuándo has terminado tu trabajo?
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¿Puede describir el análisis más reciente de su proceso de negocio principal?
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¿Qué ha hecho por su cuenta para mejorar sus funciones normales de trabajo?
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¿Cuáles son los requisitos del cliente para un pedido que se mueve a través de su sistema de proceso?
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¿Cuál es la dificultad más común que enfrenta con los clientes?
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¿Qué parte del trabajo deseas que pueda ser hecho por otra persona?
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¿Con quién te comunicas más?
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¿Cómo es la comunicación entre usted y los clientes?
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¿Qué 20% de las actividades diarias haces que te dan más estrés?
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¿Qué 20% de tus actividades da más rendimiento?
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Estudiar Procesos Críticos
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En base a estas preguntas, es probable que encuentre algunos elementos que sobresalgan. Esto te dará un poco de información. A continuación, le recomendamos mirar desde lejos y tratar de confirmar cualquier problema que pueda haber detectado.
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Para hacer esto, comience por determinar un estudio.
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Identifique los procesos de negocio críticos que deben revisarse desglosando y calificando el riesgo percibido en cada problema. Califique esto de 1 a 5. Vigila a los que corren el mayor riesgo.
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Determinar la disponibilidad de datos continuos para esas áreas de riesgo.
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Pregúntate cómo medirás algo como ineficiente o no.
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Pregúntate cómo lo observarás sin introducir un sesgo en el escenario.
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¿Hay reglas o parámetros especiales necesarios para examinar esto?
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Tener una reunión de equipo para discutir sus hallazgos
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Independientemente de si compra o no una nueva solución, descubrirá mucha información valiosa al estudiar sus procesos. Deja que tus hallazgos marinen.
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Hable con su equipo y discuta lo que encontró.
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¿cuáles son los problemas?
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Cómo se pueden resolver?
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Una vez que haya revisado sus procesos, si un nuevo software le parece adecuado, es hora de evaluar las herramientas disponibles.
Para nuestra gente de servicios profesionales, si te duele como los que se enumeran a continuación, un PSA podría ser para ti.
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Escasez de recursos cualificados e innovaciones tecnológicas
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Demasiada presión para maximizar los ingresos
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Altos costos del proyecto
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Dificultad para producir resultados más medibles
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Baja productividad
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aumento de la satisfacción del cliente
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aumento de las tareas administrativas
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Aumento de los problemas tecnológicos
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Demasiadas cargas de trabajo no administradas
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falta de toma de decisiones información
Asegúrese de considerar los elementos importantes no importantes
La evaluación de una nueva solución de software no debe centrarse únicamente en las características y la funcionalidad. Esto no producirá la solución más efectiva para ninguna organización; ni tampoco lo hará elegir únicamente en función del precio o el retorno de la inversión.
La solución más eficaz dependerá de varios factores. Por lo tanto, basar una decisión en uno o dos factores llevará a un resultado menos que óptimo.
¿Qué se debe considerar:
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Funcionalidad: ¿Las características coinciden con sus mayores necesidades?
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Consistencia & integración: La automatización de los procesos de negocio no es suficiente; todos los módulos dentro de una nueva solución deben ajustarse e integrarse para satisfacer las necesidades de la organización que utiliza la aplicación. Tenga cuidado con las herramientas cultivadas a través de la adquisición, ya que su solución puede ser modular e integrarse mal.
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Asequibilidad: El costo siempre es una consideración. Una investigación adecuada de la industria descubrirá consideraciones de costos, incluidas las tarifas de licencia, el soporte, el hardware, la consultoría y los costos de personalización.
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Usabilidad: Un sistema es tan bueno como su usabilidad. Los usuarios, gerentes y ejecutivos adoptarán aplicaciones que sean sencillas e intuitivas de usar. Las herramientas que requieren poca o ninguna capacitación para el usuario promedio tienen una ventaja. Las soluciones más rápidas y potentes no serán efectivas si son demasiado engorrosas de usar.
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Viabilidad del proveedor: evalúe si los proveedores estarán presentes en los próximos años para asegurarse de que siempre estén apoyando y desarrollando su solución.
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Otras cosas importantes a tener en cuenta:
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Considere los requisitos de soporte de TI
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Asegúrese de que las cláusulas de acuerdo satisfagan sus necesidades y no solo las del proveedor de software
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Considere qué estrategias de salida tiene
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Sepa exactamente lo que pagará
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Evalúe a la empresa que fabrica su herramienta
Considere no solo el producto que comprará, sino también las personas con las que trabajará, las que responderán sus llamadas de soporte y las que le ayudarán con los problemas de facturación.
Esto no debe olvidarse, ya que los problemas son inevitables en cualquier empresa.
preguntas como esta:
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Quién es su cliente normal?
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¿cuáles son sus opiniones?
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¿Cuándo es un momento en que su empresa no cumplió con lo que prometió? (esto le sucede a todos, son buenos si pueden reconocer los errores)
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¿Qué hace que su herramienta sea diferente?
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debo comprar esta herramienta?
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¿A quién más debo mirar? (las buenas compañías tienen la confianza suficiente para mostrarle quién más está ahí fuera)
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¿Las integraciones y personalizaciones son eficientes y rentables?
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¿La empresa proporciona un SDK / API? (kit de desarrollo de software/interfaz de programación de aplicaciones)
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¿Qué bases de datos admite el proveedor?
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¿Qué niveles de apoyo de este equipo se pueden esperar?
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¿Tiene personal de TI interno?
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¿Cuál es el tiempo promedio para que los errores reportados reciban correcciones o soluciones?
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¿Está en la nube y quién es su proveedor?
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¿Qué sucede si sus servidores se caen? (dirán que es raro, esto no es una respuesta a su pregunta)
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¿Qué tipo de seguridad está integrada en el sistema?
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¿Estarán seguros mis datos?
Cada herramienta tiene sus propias fortalezas y debilidades. Se trata de evaluar lo que es más importante para usted al medir costos, beneficios, riesgos, etc.
Debe realizarse una evaluación cuidadosa de la tecnología antes de realizar cualquier inversión en dichas aplicaciones. Muchas empresas afirman que su tecnología satisfará las necesidades a largo plazo de las empresas; sin embargo, no existe una solución mágica.
Si tiene alguna dificultad con esto, ciertamente comuníquese, si no, pasemos al segmento final de nuestra serie.
Cómo implementar su nuevo software en su negocio.
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Esto forma parte de nuestra serie de ocho capítulos sobre Automatización de Servicios Profesionales.
Ver el resto a continuación.
- Capítulo 1: ¿Qué demonios es el Software de Automatización de Servicios Profesionales?
- Capítulo 2: ¿De dónde proviene el Software de Automatización de Servicios Profesionales?
- Capítulo 3: ¿Cómo Funciona el Software de Automatización de Servicios Profesionales?
- Capítulo 4: Lista de Verificación de la Guía del Comprador para Determinar si Necesita Software PSA
- Capítulo 5: Cómo el Software de Automatización de Servicios Profesionales Cambiará Su Negocio
- Capítulo 6: Los Riesgos y Beneficios de Usar Software de Automatización de Servicios Profesionales
- Capítulo 7: Cómo Evaluar Las Necesidades De Su Negocio Antes De Seleccionar un Nuevo Software
- Capítulo 8: Cómo Implementar Un Nuevo Software En Su Negocio