Cómo estructurar un informe de gestión para su empresa
Dirigir un negocio es un gran desafío, pero está lejos de ser una misión imposible. Después de todo, hay técnicas, recursos y estrategias para ayudar a los empresarios a alcanzar el éxito.
Administrar las finanzas, los empleados, el inventario, el marketing y las estrategias de ventas son algunas de las muchas responsabilidades de un líder. Puede parecer mucho trabajo, pero un informe de gestión puede hacer que todo sea más fácil y seguro.
La premisa es simple, pero algunos gerentes no saben cómo preparar un buen informe de gestión. Si eres uno de esos profesionales, no te preocupes. Hemos enumerado todos los pasos para ayudarlo a hacerlo. ¡Sigue leyendo!
La importancia del informe de gestión
Incluso cuando se enfrenta a una economía inestable, los empresarios de todo el mundo tienden a ser persistentes. Según el Informe Global de 2015 del Global Entrepreneurship Monitor (GEM), el 66% de los adultos consideran que el emprendimiento es una buena carrera.
Hay 582 millones de emprendedores en el mundo en los segmentos más variados. Sin embargo, superar tu miedo e invertir en este sueño es solo el primer paso. Debe ser estratégico y trabajar duro para lograr el máximo rendimiento.
En este contexto, un informe de gestión sirve como un instrumento clave para el funcionamiento de cualquier empresa. Le permite ver la situación de su negocio con mayor precisión y le ayuda a tomar decisiones más seguras y asertivas.
Con el informe, puede analizar los resultados obtenidos y repensar las acciones que no están funcionando. Esto se debe a que presenta las particularidades del negocio y su desempeño durante el período que se evalúa.
Los 6 elementos de un buen informe de gestión
Ahora que comprende la importancia de este documento, para aprender a preparar un informe de gestión completo y eficaz, necesita conocer los elementos que deben incluirse en su estructura.
Por lo tanto, dado que el propósito de este post es ayudarte a aclarar cualquier pregunta que puedas tener sobre el tema, y no enfrentarte a problemas con esta tarea en tu vida cotidiana, comencemos desde lo básico. Echa un vistazo a los 6 elementos indispensables para un buen informe!
Título
Un informe de gestión es simplemente un documento en forma de informe que sirve para medir el rendimiento de su negocio y ayuda en su proceso de toma de decisiones. Por esta razón, es importante que tenga un título.
Por lo tanto, dado que hay informes para varios departamentos y propósitos, el título le ayudará a identificar el tema de manera rápida y eficiente.
Contextualización
La contextualización es otro elemento indispensable y permite al destinatario, usted u otro empleado, comprender lo que se analizará en las páginas siguientes.
Este texto debe ser breve y objetivo, y servir como introducción para las métricas, estadísticas y resultados que se presentarán.
Objetivos
Cada informe de gestión se prepara por una razón. Por lo tanto, no olvide insertar los objetivos del documento y centrarse en lo que es realmente importante y útil para su negocio.
Los informes deben ser un instrumento fácil de analizar y su objetivo debe ser muy claro. Por lo tanto, incluso antes de comenzar el proceso, seleccione cuidadosamente la información que se presentará para que sea coherente con su objetivo.
Resumen
Un resumen es un texto de lectura rápida que contiene solo la información más relevante del informe. De esta manera, los gerentes pueden evitar tener que leerlo en su totalidad cada vez que tienen que tomar una decisión.
Un resumen bien redactado optimiza su tiempo y conduce a decisiones más rápidas y seguras. Después de todo, la información se presenta de una manera más objetiva, como en un mapa mental.
Resultados
Finalmente, su informe de gestión debe tener un área para la presentación de resultados.
En este ítem, debemos insertar todas las observaciones relevantes que se hayan realizado, así como las estadísticas, tablas, gráficos y métricas de rendimiento observadas.
Conclusión
La conclusión es el cierre de su informe y debe mostrar sus hallazgos, que se basarán en la información presentada a lo largo del documento.
Como puede ver, no se trata de opiniones personales. Con el apoyo de Big Data, la conclusión se demuestra en la información actual y actualizada ya recopilada. Por lo tanto, es tan valioso para la gestión del negocio.
Complete los pasos para preparar un informe de gestión
Muchos gerentes consideran que la preparación de informes de gestión es un verdadero desafío. La verdad es que este documento siempre ha sido parte de la gestión de una empresa, pero ha ganado aún más importancia en los últimos años.
Por esta razón, hemos preparado una lista completa de pasos para que pueda tener un instrumento útil a mano que puede ayudarlo a ganar más dinero, corregir errores y aprovechar las oportunidades del mercado. ¡Sigue leyendo!
Paso 1: Planifique antes de comenzar
La planificación es la mejor manera de producir un documento completo que sea beneficioso para su negocio. De lo contrario, podría perder tiempo preparando un informe que esté incompleto o tenga información irrelevante.
Antes de hacer nada, defina los objetivos e identifique cómo la información presentada ayudará a que su negocio crezca. Para hacerlo, comience por responder a las preguntas que se describen a continuación.
- ¿Para quién se está preparando este informe?
- ¿Cuál es el propósito del informe?
- ¿Qué información se recopilará?
- ¿Cómo puede ayudar la información en el proceso de toma de decisiones?
Paso 2: Invertir en herramientas automatizadas
La eficiencia de la gestión empresarial es un objetivo común para todos los empresarios. Entonces, ¿qué tal invertir en herramientas de gestión automatizadas para crear su informe de gestión?
Para ello, existen tecnologías que simplifican esta tarea, optimizan su tiempo y aseguran un resultado mucho más satisfactorio.
Nuestra primera sugerencia es Google Data Studio, una herramienta de visualización de datos capaz de transformar la información en informes de gestión agradables, intuitivos y fáciles de entender.
Nuestra segunda sugerencia es Primavera, que es una plataforma para ayudarlo a administrar fácilmente los proyectos y monitorear los resultados. Entre sus características se encuentra su integración con otro software de gestión, análisis de datos y generación de informes.
Finalmente, asegúrese de invertir en herramientas de Inteligencia de Negocios (BI). Son esenciales para una toma de decisiones rápida y segura. Los mejores sistemas recopilan, organizan, clasifican y analizan los datos, lo que facilita su trabajo.
Paso 3: Utilice un lenguaje claro y objetivo
Si cree que un informe de gestión requiere términos específicos y un lenguaje complejo, ya es hora de que cambie de opinión.
Idealmente, el documento debe ser fácil de leer e interpretar. Por lo tanto, sea claro y use un lenguaje informal, y apéguese solo a lo esencial.
Por lo tanto, no sea prolijo y recuerde que la rutina ocupada de un gerente requiere una lectura y toma de decisiones rápidas. Cuanto más fácil sea interpretar el informe, más útil e importante será para la empresa.
Paso 4: Contar una historia para atraer lectores
En general, un informe de gestión consta de una gran cantidad de datos e información. De hecho, esta es una de las razones que hacen que muchos gerentes lo consideren un documento difícil de preparar y comprender.
Sin embargo, dependerá claramente de la estrategia al prepararla. Para hacer el contenido atractivo y no abrumar al lector, una buena idea es contextualizar los hechos contando una historia.
De esta manera, podrá combinar la exposición y la descripción de la situación que se está analizando de una manera más liviana y con sentido. Esto permite que los resultados se entiendan, creando engagement mientras se lee.
Paso 5: Defina las métricas y los KPI que se utilizarán
¿Suele utilizar métricas de rendimiento y KPI para administrar su negocio? Si todavía no forman parte de tus estrategias, definitivamente deberías investigarlas.
En realidad, los KPI (indicadores clave de rendimiento) son las métricas más importantes para su negocio. Por lo general, están vinculados a sus objetivos principales y, por lo tanto, guían la preparación de informes de gestión de una manera positiva.
Por lo tanto, elija qué métricas se utilizarán, recopile los datos y clasifique la información. Después de todo, no todo debe incluirse en el documento.
Paso 6: Establecer un punto de comparación
Siempre que queramos evaluar el desempeño de estrategias, departamentos, productos o empleados, establecer un punto de comparación es esencial.
Por lo tanto, este debe ser su siguiente paso. Seleccione el período en el que se recopilará y analizará la información, y defina objetivos u metas para esbozar comparaciones.
Si está utilizando tablas, configure columnas para que pueda ver fácilmente la comparación. Por ejemplo, puede agregar una columna con sus objetivos y otra con los resultados logrados. Esto facilitará la comprensión de la conclusión que se presentará al final del documento.
Paso 7: Inserte elementos visuales en el documento
Como mencionamos anteriormente, el informe de gestión debe ser claro y fácil de interpretar. Una buena estrategia es utilizar elementos visuales.
Las rutinas difíciles llenas de obligaciones requieren herramientas y acciones dinámicas. Entregar un documento con cientos de páginas no es productivo en absoluto, pero el uso de gráficos, mapas mentales e incluso videos durante la presentación puede mejorar la comprensión de la información.
Paso 8: Hacer una revisión final
Después de que todo esté listo, es hora de hacer una revisión final cuidadosa. En esta fase, debe asegurarse de que el texto final no tenga errores de ortografía, datos incompatibles e información falsa.
Recuerde que esto proporcionará credibilidad al documento y asegurará que sea realmente útil. En otras palabras, cumple con su función de facilitar la gestión de su negocio.
Escribir un informe de gestión es más fácil de lo que cree
¿Ha aprendido a preparar un informe de gestión? Después de leer este artículo, probablemente haya llegado a la conclusión de que esto no es una tarea imposible en absoluto.
Este documento es crucial para el funcionamiento de cualquier negocio y crearlo es más fácil de lo que parece. Por lo tanto, no pierdas más tiempo y sigue nuestros consejos.
Pero antes de hacerlo, ¿qué tal aprender un poco más? ¡Descubra cómo la carta de Pareto puede ayudarle a llevar a cabo tareas de manera más eficiente!