Cómo Deshacerse de los Registros Comerciales Antiguos de forma segura
Su negocio acumulará papeleo rápidamente. La información de los empleados, los documentos de impuestos, los estados financieros, los registros comerciales y mucho más llenarán su sistema de presentación rápidamente. En estos días, muchas empresas optan por escanear ciertos documentos, pero incluso la información electrónica se acumulará. Para mantener sus datos seguros, es importante saber cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales y cómo deshacerse de ellos cuando lo necesite.
Problemas de protección de datos con Registros Comerciales Antiguos
Siempre que tenga información confidencial, existen problemas de protección de datos. Si tiene datos financieros u otros datos comerciales en un archivador o en su disco duro, existe el riesgo de que se vean comprometidos. Los discos duros pueden fallar, las copias impresas pueden ser víctimas de incendios o daños por agua, y siempre existe el riesgo de robo. Debido a que existen problemas de protección de datos con el almacenamiento de registros antiguos, es importante conservar solo lo que necesita.
Cuánto tiempo debe conservar los Registros Comerciales Antiguos
Si sus registros comerciales son copias impresas o archivos electrónicos, debe considerar cuánto tiempo necesita conservar estos registros. Consultar con su abogado o profesional de impuestos es una buena manera de saber lo que debe conservar y de lo que puede deshacerse.
Declaraciones de Impuestos Comerciales y Documentos de Apoyo
En términos generales, el IRS recomienda que conserve estos documentos durante 7 años. Esto se debe a que hay un «período de limitaciones» durante el cual una declaración de impuestos puede ser modificada por usted o impugnada por el IRS, y este período generalmente es de seis años a partir de la presentación. Sin embargo, aunque es posible que pueda deshacerse de los documentos de respaldo después de 7 años, puede tener sentido conservar una copia final de sus declaraciones de impuestos comerciales y la correspondencia con el IRS para ayudarlo a preparar declaraciones futuras.
Registros de Impuestos laborales
El IRS sugiere que conserve todos los registros relacionados con los impuestos de los empleados por un mínimo de 4 años después de la fecha en que estos impuestos vencieron o pagaron. Estos incluyen su EIN, salarios, pagos de pensiones, la información personal de sus empleados y cualquier otra cosa relacionada con los impuestos sobre el empleo.
Propiedad comercial
Si ya no es propietario del activo, debe mantener los registros hasta que finalice el período de limitaciones. Cualquier escritura y título debe conservarse hasta que venda o disponga de la propiedad.
Libros contables de negocios
Su CPA le asesorará sobre cuánto tiempo debe mantener los estados de ganancias y pérdidas, estados financieros, registros de cheques, informes anuales, información de la Junta Directiva, actas de reuniones anuales, documentos de formación de negocios, facturas e informes de gastos, y estatutos corporativos. Un mínimo de 7 años es la recomendación conservadora.
Información bancaria
Si los registros se utilizan para fines fiscales, la recomendación de 7 años tiene sentido. Pero si los estados de cuenta no tienen implicaciones fiscales, los estados de cuenta bancarios mensuales se pueden desechar después de un año.
Cómo deshacerse de los Registros comerciales antiguos
Cuando llegue el momento de deshacerse de los registros comerciales antiguos, debe asegurarse de que se destruyan y no se puedan recuperar ni robar. Hay empresas de renombre que pueden ayudar con la trituración de copias impresas de manera mucho más eficiente y segura que su trituradora de oficina, y algunas también pueden destruir el hardware en sí cuando necesita deshacerse de los datos electrónicos.
No quieres arriesgarte cuando se trata de información crucial sobre tu negocio. Hablar con expertos financieros y legales puede ayudarlo a decidir qué conservar y qué destruir, y las empresas de trituración, como AccuShred, pueden asegurarse de que cuando esté listo para deshacerse de registros antiguos en nombre de la protección de datos, el trabajo se haga bien. Póngase en contacto con nosotros hoy para obtener más información.