Cómo crear un sistema de software ERP para su propio negocio [Actualizado 2019]

Cómo crear un sistema de software ERP para su propio negocio [Actualizado 2019]

El mundo de los negocios se ha vuelto más digitalizado y las empresas comenzaron a centrarse en tecnologías innovadoras que les ayudan a mejorar los procesos y las transacciones, disminuir los costos. Además, en el panorama digital actual, las empresas buscan un sistema que maneje cargas de trabajo masivas. Aquí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos. No solo integran diferentes subsistemas en un sistema enorme que comparte una base de datos, sino que también ayudan a mejorar la productividad y generar más ganancias.

¿Qué es exactamente ERP?

ERP se conoce como software de planificación de recursos empresariales que estandariza, agiliza e integra los procesos empresariales en todos los departamentos, como contabilidad y finanzas, recursos humanos y cadena de suministro, adquisiciones y ventas, etc. No solo ayuda a automatizar las operaciones de back-office, sino que también almacena y transfiere terabytes de datos confidenciales con facilidad y mejora la toma de decisiones estratégicas.

¿Por qué necesita un sistema de software ERP?

Panorama Consulting Solutions desarrolló el informe de 2017 destacando diez razones para implementar el sistema de planificación de recursos en el negocio. A continuación describimos las razones clave:

• 17% de los encuestados desean mejorar su rendimiento en el negocio mediante la realización y ejecución de procesos y transacciones.
• El 14% de los encuestados desean automatizar las operaciones de cumplimiento normativo de informes.
• El 14% de los encuestados tiende a aumentar la productividad simplificando los puestos de trabajo de los empleados.
• El 13% de los encuestados va a integrar mejor los sistemas en múltiples ubicaciones.

Además de eso, hubo una disminución del 7% en las organizaciones que desean reemplazar los sistemas heredados antiguos, un aumento del 8% en las organizaciones que desean integrar sistemas en todas las ubicaciones en comparación con el año pasado.

Tipos de soluciones ERP

Cada tipo de soluciones ERP depende del tamaño del negocio y de las funciones que respaldarán los requisitos de su negocio. Hay cuatro tipos de sistemas ERP que se pueden agrupar de la siguiente manera:

• Generalista: adaptarse a procesos en una amplia gama de sectores, tener una fuerte personalización e integración para satisfacer los diferentes requisitos de la industria.
• de código abierto: soluciones listas para usar con funcionalidad, configuración e introducción de datos limitadas que han sido diseñadas para ser de acceso público y son gestionadas y mantenidas comúnmente por empresas con una misión específica en mente.
• Vertical: soluciones específicas de la industria con la idea de centrarse en un nicho, como la construcción, la cadena de suministro, la distribución en supermercados o la moda minorista.
• Pequeña empresa o ligera: solución disponible en la nube o en las instalaciones que proporciona 1-2 procesos de negocio, como gestión de recursos humanos o funciones de contabilidad únicamente, con opciones adicionales para CRM, inventario o gestión de la cadena de suministro.

Además, puede leer: Cómo crear un sistema de CRM de recursos humanos para reclutadores

Cómo desarrollar una solución de software ERP

Consideremos los pasos principales que se deben tener en cuenta al pensar en una solución de software de planificación de recursos:

1. Comience con la visión del proyecto

Si está pensando en el desarrollo de un sistema de planificación de recursos, debe comenzar con una visión del proyecto que sea el verdadero norte. Sin la visión del proyecto, no hay dirección y pocas posibilidades de entregar un producto de software útil y funcional. Para seleccionar la visión correcta, las partes interesadas deben preguntarse qué cambio positivo debe traer el sistema, cómo dará forma a una eficiencia en los siguientes módulos: finanzas&contabilidad, planificación de producción, administración, recursos humanos&nómina, ventas y distribución, etc.

Es por eso que es imperativo asegurarse de que todos estén en la misma página, trabajando hacia el mismo objetivo y tengan la misma visión del proyecto. Todo el proceso debe planificarse a fondo, con una comprensión completa de:

• cuál es el propósito general de la solución ERP;
• cuáles son los objetivos iniciales del proyecto;
• qué características y funcionalidad se requieren.

2. Determinar el plan preliminar y los módulos clave

Las partes interesadas, los líderes empresariales, BAs, ingenieros de software, PMs deben establecer claramente el plan preliminar del sistema. Esto implica determinar lo que quieren desarrollar y cómo lo van a hacer, identificando si están preparando un proyecto sencillo y sencillo o un proyecto a largo plazo que ayudará a predecir la entrega efectiva y exitosa del sistema.

Además, debe identificar los módulos clave de la solución ERP que se centran en una variedad de procesos empresariales cruciales. Por eso es imperativo saber qué módulos de planificación de recursos empresariales son los más importantes y cuáles podrían ser los más beneficiosos para su organización. A continuación presentamos los módulos de la solución ERP desarrollada por nuestro equipo de desarrollo para la empresa de logística. Echemos un vistazo:

• • Módulo de Recursos Humanos: recopila datos de múltiples departamentos y recopila toda la información sobre sus empleados. Con información tan valiosa como el rastreador de tiempo, la hoja de tiempo, la base de datos de registros de empleados, los perfiles de trabajo y la matriz de habilidades. Además, incluye el sistema de nómina y revisiones de rendimiento que ayudan a administrar salarios, reembolsos, etc.
    El módulo de gestión de Recursos humanos le permite:
    – obtener acceso rápido a la información de los empleados;
    – administrar los salarios con facilidad;
    – obtener acceso a datos de diferentes departamentos;
    – asegurarse de que trabaja con información precisa;

• • Módulo de finanzas y contabilidad: diseñado para automatizar las operaciones de contabilidad general, proporcionando flexibilidad y utilidad a pequeñas y medianas empresas y grandes empresas con actividades más complejas también. Con ese módulo, puede administrar fácilmente las reservas actuales, el cierre de cuentas, la declaración de IVA, las operaciones de efectivo, bancarias y monetarias, la evaluación de inventarios y la contabilidad de reclamos y pasivos.
    Ventajas clave de ese módulo:
    – automatización de actividades relacionadas con los procesos de contabilidad financiera;
    – capacidad para crear entradas contables automáticas o manuales;
    – amplia gama de informes operativos y estados financieros;
    – trazabilidad de cada operación contable;
    – categorización de gastos;
    – informes avanzados;

• • Módulo de Gestión de Relaciones con los clientes: le ayuda a aumentar el rendimiento de ventas al mejorar el servicio al cliente y lograr mejores relaciones con los clientes. Con ese módulo, puede obtener acceso a todos los detalles recopilados de clientes, clientes potenciales y prospectos, y administrar y monitorear el historial de comunicaciones, llamadas, información sobre compras, información de contacto, etc.
    Ventajas clave de ese módulo:
    – mejora los datos analíticos y los informes;
    – ayuda a automatizar las tareas diarias;
    – mejora la productividad de las ventas y la capacidad de venta cruzada;

• • Módulo de gestión de la cadena de suministro: le permite optimizar la cadena de suministro, identificar el flujo de artículos de productos del fabricante-consumidor y del consumidor-fabricante, proporcionar a los usuarios un conjunto completo de herramientas que integran la gestión de la cadena de suministro en toda la organización, lo que le permite reducir los costos generales asociados con el suministro de bienes y servicios.
    Ventajas clave de ese módulo:
    – mejora la entrega a tiempo al coordinar todas las actividades en su cadena de suministro;
    – ayuda con la previsión y la toma de decisiones;
    – proporciona visibilidad en toda la red;
    – apoya la colaboración y la comunicación entre socios, proveedores, etc.

• Módulo de inventario: se utiliza para rastrear el stock de artículos que se pueden identificar mediante números de serie únicos para realizar un seguimiento de cada uno y rastrear su ubicación actual en la organización que facilita los procesos de mantenimiento del nivel adecuado de existencias en un almacén. Además, incluye funcionalidades como control de inventario, unidades maestras, informes de utilización de existencias, etc.
  ventajas Clave de ese módulo:
  – mejora la precisión de los pedidos de inventario;
  – aumenta la eficiencia y la productividad al ahorrar tiempo;
  – admite un almacén bien organizado;
  – elimina los costos de inventario asociados con errores humanos;

Como puede verse, los sistemas de planificación de los recursos institucionales tienen una serie de módulos sofisticados que ayudan a manejar una amplia gama de funciones organizativas. Además, siempre puede agregar módulos adicionales a medida que su empresa crece en tamaño u operaciones comerciales.

3. Tome una decisión informada: ¿listo para usar o un producto ERP personalizado?

Cuando se trata de soluciones de gestión empresarial como el software ERP, listo para usar o personalizado es definitivamente lo primero en lo que puede pensar. La solución lista para usar incluye algunas características y funcionalidades básicas que se centran principalmente en el manejo de las actividades comerciales estándar de la empresa o incluso de toda una industria, mientras que un ERP personalizado es una solución totalmente única que está diseñada específicamente para satisfacer las necesidades y requisitos únicos de la empresa.

Es por eso que si su organización tiene procesos de negocio bastante estándar, puede elegir una solución ERP lista para usar a un precio que se ajuste a su presupuesto. De lo contrario, concéntrese en soluciones ERP personalizadas para desarrollar exactamente las características y funcionalidades que brindan un valor único a su negocio.

4. Seleccione el método de implementación: ¿local, alojado o basado en la nube?

Una vez que haya reducido los módulos clave de la solución ERP, una gran pregunta que puede enfrentar es ¿cuál es el mejor método de implementación, en las instalaciones, alojado o en la nube? Las soluciones ERP basadas en la nube generalmente se instalan y administran fuera del sitio por un proveedor de nube externo y se accede a ellas a través de la conexión a Internet, mientras que las locales se instalan generalmente en los servidores de la empresa. El uso de soluciones alojadas de forma remota implica la compra de licencias de un proveedor u otro proveedor externo.

Según una investigación reciente, el 60-70% de todo el gasto en software, servicios y tecnología se basará en la nube para 2020. Además, el 85% de la adopción de ERP en 2018 fue SaaS o basada en la nube, mientras que solo el 15% fue en las instalaciones. Esto contrasta totalmente con 2017, en el que las soluciones locales contribuyeron al 67% de toda la adopción de ERP.

Es evidente que la computación en la nube se está volviendo más convencional, más segura y más confiable que nunca, pero puede que no sea la mejor opción para su negocio. El método de implementación dependerá de la estructura de su empresa, su infraestructura de TI existente, su personal de TI interno, las expectativas de crecimiento de su empresa y los valores empresariales, etc. Es por eso que es imperativo identificar sus deseos y necesidades primero haciendo las preguntas correctas, realizando una investigación preliminar o simplemente contactando a los proveedores de los sistemas de planificación de recursos que ayudan a identificar una buena opción.

5. Colaborar con el equipo adecuado

Encontrar el socio tecnológico adecuado es una tarea difícil y que requiere mucho tiempo. Debes centrarte en un socio que comparta tus valores, espíritu emprendedor y visión. Esos son probablemente los más importantes. Tendrá que poder comunicarse de manera efectiva con su socio tecnológico para tomar decisiones, establecer objetivos e impulsar el negocio hacia adelante. Además de eso, un socio tecnológico con una red empresarial segura, conexiones de la industria, lista de clientes o credenciales y experiencia específicas también puede aumentar el valor de su negocio y mejorar sus posibilidades de lograr el éxito a largo plazo.

DDI Development company recomienda encarecidamente revisar la cartera del proveedor de TI y, a continuación, elegir un equipo de desarrollo. El equipo de desarrollo ideal debe cumplir con lo siguiente:

• gran experiencia en la entrega de productos que desea desarrollar e implementar;
• una comprensión clara de los requisitos y expectativas del cliente;
• tiempo razonable para el desarrollo;
• proceso de comunicación basado en transparencia e informes diarios;
• compromiso total.

6.Averigüe el precio

Comparar el precio de las soluciones ERP es desafiante y requiere mucho tiempo, así como comprender su costo de implementación. La implementación de una solución ERP varía de $25.000 a 3 350.000 y puede costar aún más si desea construir uno personalizado. Además de eso, las partes interesadas y los líderes empresariales deben tener en cuenta que el costo del proyecto depende de una serie de módulos que deben construirse, su complejidad y sus requisitos comerciales únicos.

Si tiene un equipo de desarrollo interno, puede calcular fácilmente el costo de desarrollo de software ERP. De lo contrario, debe comunicarse con su socio tecnológico para conocer el costo. El costo final se puede calcular en la estimación precisa. El precio de desarrollo medio varía de 5 50 por hora en Europa del Este a 2 250 por hora en las empresas con sede en los Estados Unidos.

¿Cuáles son los beneficios del software ERP para su negocio?

Las organizaciones empresariales deben ser profundamente conscientes de todos los beneficios significativos que las soluciones de planificación de recursos empresariales pueden aportar antes de invertir en una solución sólida. A continuación, puede encontrar algunos beneficios del software ERP moderno que pueden generar un cambio positivo en su negocio:

• Aumenta la interacción y la integración.
• Da acceso a información consistente en tiempo real.
• Mejora la productividad y la eficiencia.
• Admite la coordinación entre funciones y procesos empresariales.
• Ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
• Reduce los costos de operación y mano de obra.
• Previsión de negocios precisa.

Conclusión: ¿Su empresa está equipada con una solución ERP?

En el mundo conectado actual, cualquier empresa requiere un producto de software flexible y fácil de usar que admita procesos empresariales cruciales. Hay muchos proveedores en el mercado que ofrecen una amplia gama de soluciones ERP. Además, la mayoría de los proveedores de servicios personalizan paquetes personalizados para organizaciones que se adaptan a sus deseos y necesidades comerciales. El mejor aspecto del software ERP es que es escalable y se puede ampliar fácilmente para adaptarse a los requisitos de la organización. Las herramientas ERP son muy fáciles de usar y tienen paneles navegables que muestran toda la información importante en tiempo real. En general, no requieren grandes conocimientos técnicos, y los empleados de toda la organización pueden adaptarse fácilmente a esta solución intuitiva.

Sin lugar a dudas, la entrega de un sistema ERP es un proceso altamente complejo que tiene algunas secuelas beneficiosas. A continuación, puede encontrar los resultados de implementación de casi 350 organizaciones de todo el mundo que han implementado recientemente sistemas ERP, en los que el 70% de las organizaciones califican su proyecto implementado como un éxito, mientras que el 26% de las organizaciones informan sobre el fracaso de su proyecto. En DDI Development, ofrecemos desarrollo de soluciones de software de planificación de recursos personalizadas que ayudarán a planificar, automatizar, colaborar y ejecutar operaciones dentro de la empresa. Cuando se implementa, mejora la eficiencia de las operaciones, simplifica los procesos, las transacciones y facilita el flujo de trabajo de los empleados.