Cómo Comercializar una Conferencia: La Guía Definitiva para Hacer que Su Evento sea un Éxito
Para que organice una conferencia. Has alineado los altavoces, programado los camiones de comida, y reservado el bloque de hotel. La agenda está establecida, con la hora y el lugar establecidos para sus sesiones magistrales, paneles, eventos de networking y, por supuesto, happy hours.
Ahora todo lo que tienes que hacer es convince convencer a la gente para que asista.
Las conferencias, incluso las más pequeñas de un día, son grandes empresas y hay mucho en juego. Organizar una conferencia no solo requiere una gran inversión financiera, sino que sus oradores esperan una audiencia interesada y atenta. Además, es casi seguro que los asistentes a la conferencia publiquen en sus propias redes sociales sobre su evento, y publicarán lo bueno, lo malo y lo feo.
Así que sí, es muy importante que tengas todos tus objetivos de marketing en fila. Aquí hay una guía definitiva para promocionar su conferencia, para que no solo sus asistentes, sino también sus oradores estén ansiosos por regresar el próximo año.
Atrapa a tu audiencia.
Así como necesitas establecer personas de compradores para ayudar a perfeccionar tu alcance a los clientes, necesitas establecer personas de audiencia para ayudar a llegar a los asistentes potenciales.
Si está organizando una conferencia de la industria, por ejemplo, ¿a quién desea atraer específicamente? ¿Ejecutivos de marketing? Equipos de servicio al cliente? ¿Directores generales? ¿Líderes de pensamiento?
Es probable que tenga varias personas de audiencia diferentes, a menos que su conferencia esté muy enfocada en un solo nicho.
Delinee cada grupo, centrándose en los aspectos comunes de un segmento en particular. Desea que estos evocen los atributos generales que comparten las personas de ese grupo en particular, en lugar de características altamente específicas que solo pueden aplicarse a un número pequeño.
Aquí hay una plantilla de ejemplo de buyer persona de Hubspot que podría usarse fácilmente para crear una persona de público:
Fuente: Hubspot
Esas personas de la audiencia te ayudarán a guiarte a través del resto de tu marketing, permitiéndote crear los mensajes correctos utilizando las plataformas adecuadas para atraer asistentes a tu sitio web y, en última instancia, a tu enlace de registro.
No te olvides del marketing para tus clientes actuales.
Mientras estás ocupado creando personajes de audiencia, no te olvides de los clientes que ya tienes.
El marketing para ellos primero es una necesidad, después de todo, ya han mostrado interés en tu marca y en lo que tienes para ofrecer al hacer una compra o al registrarte en tu lista de correo electrónico.
Buscar oportunidades en su lista de correo electrónico existente es una excelente manera de impulsar su inscripción en la conferencia, lo que lo ayuda a hacer una presentación sólida tan pronto como se abra su inscripción.
Además, la comercialización de su conferencia a clientes existentes también le brinda la oportunidad de mostrar su aprecio por ellos con un descuento o acceso anticipado, lo que puede fortalecer su compromiso con su marca y fortalecer esa relación continua.
Aquí hay algunas maneras de comercializar su evento de manera efectiva a sus clientes existentes:
- Ofrezca un descuento por reserva anticipada en la inscripción
- Dé acceso anticipado al bloque de reservas de hotel de la conferencia
- Incluya un anuncio publicitario sobre su conferencia en cada correo electrónico de cliente previo a la fecha del evento: boletines, correos electrónicos de agradecimiento, correos electrónicos de recordatorio, etc.
- Ofrezca un descuento de registro a los clientes que realicen una compra grande dentro de un período de tiempo específico
- Ofrezca acceso VIP exclusivo a clientes de larga data caso por caso
- Cree un sorteo en las redes sociales pidiendo a las personas que se registren en su lista de correo electrónico a cambio de la oportunidad de ganar acceso VIP o registro gratuito
Según Eventbrite, más del 25 por ciento de todo el tráfico a los formularios de registro de eventos proviene de las redes sociales.
Eso significa que tienes que crear una estrategia social sólida para que tu evento llegue a la mayor cantidad de usuarios posible, desde lo antes posible antes de la conferencia, hasta que termine.
Su estrategia debe incluir:
Un identificador social de conferencia.
Instagram y Twitter se encuentran entre las plataformas sociales más populares para eventos, así que asegúrate de configurar identificadores en cada una de ellas.
Use manejadores más genéricos si es posible que no estén vinculados a un año o ubicación específicos; de esa manera, puede usar esos mismos perfiles el próximo año para generar publicidad.
Puede compartir enlaces de registro (¡compártalos con frecuencia y en gran medida!), oradores confirmados, número de asistentes, citas de participantes registrados o participantes anteriores, fotos de eventos pasados o de su configuración, artículos de la industria, publicaciones de blog o publicaciones de sus oradores, incluso memes o gif tontos si eso es lo que resuena con su audiencia.Facebook Instagram Instagram
Y aunque Twitter o Facebook pueden parecer los más adecuados para promocionar tu conferencia por adelantado, ya que no dependen tanto de la imagen como Instagram, también hay muchas formas de usar Instagram antes de tu evento.
Aquí hay una gran idea del Festival de Comedia de Melbourne:
Fuente: @ melbcomedyfestival
Si no tienes imágenes para publicar, puedes compartir fotos de eventos pasados de oradores (con su permiso, por supuesto), imágenes de influencers que han confirmado asistencia, imágenes del lugar o la ciudad donde se celebrará tu evento, incluso videos cortos de tu personal hablando sobre la conferencia o guiando a los espectadores a través de algunos de sus preparativos.
Un hashtag de conferencia.
Los hashtags son imprescindibles para la promoción de conferencias en estos días, especialmente porque el compromiso social de los asistentes sigue siendo alto.
Según datos de Google, el 66 por ciento de los asistentes participan en actividades en línea durante los eventos, mientras que el 34 por ciento dice que publicaría específicamente sobre un evento mientras asistía.
Haz que tu hashtag sea simple y fácil de recordar, y asegúrate de buscar otros hashtags no oficiales que se estén popularizando entre tus seguidores.
Si tu hashtag #IndustryConference también va acompañado de # industryconf2020, solo incluye ambos en cada publicación (¡así es—cada publicación!).
anuncios Sociales.
El alcance orgánico en redes sociales está muerto o muriendo, dependiendo de con quién hables.
De cualquier manera, tendrás que incluir el gasto en publicidad social en el presupuesto de tu evento.
Al crear tus anuncios, esfuérzate por hacerlos sentir lo menos como publicidad posible: los consumidores conectados están conectados para filtrar cualquier cosa que parezca una promoción de pago, y pasarán por encima de tu anuncio sin pensarlo dos veces si no es atractivo.
En su lugar, opta por un enfoque de narración de historias. Esta infografía de OneSpot ofrece algunas estadísticas excelentes sobre cuán efectiva puede ser la narración de historias, en lugar de un lenguaje más promocional.
Fuente: OneSpot
Usa imágenes en todos los anuncios si puedes, ya que el contenido con imágenes relevantes obtiene un 94% más de vistas totales que el contenido sin ellas.
Una vez que hayas definido tu estrategia de redes sociales, necesitarás crear un formulario de registro para que las personas lo completen y envíen. Su formulario de registro es una parte esencial del proceso. Para obtener consejos para la página de registro de seminarios web, consulta este artículo de GlueUp.
Aproveche a los patrocinadores y oradores para aumentar el alcance en línea de su conferencia.
Si trabajas con patrocinadores, asegúrate de etiquetarlos y agradecerles públicamente (en las redes sociales) cuando publiques.
Lo mismo es cierto para cualquier orador o influencers que participará en su conferencia.
Asegúrate de compartir tus hashtags con ellos y de etiquetarlos con frecuencia para que también puedan publicar sobre el evento en sus propios canales sociales.
Promocionar el evento en el que hablarán también es importante para su propia marca, así que no tengas miedo de pedirles, con tacto, por supuesto, que compartan la información con sus audiencias.
Recuerde mantener su promoción en línea, mientras que su conferencia se va y después de que termine!
La promoción no debe finalizar una vez que se cierre el registro. Incluso si tu evento está completamente agotado, quieres seguir generando expectación antes, durante y después.
Esto ayudará con la promoción para el próximo año, ya que los eventos de moda generan promoción de boca en boca, y ese tipo de marketing no tiene precio.
Durante su evento, designe a una persona (o un equipo, según el tamaño de su evento) para publicar sesiones de panel y conferencias en vivo. También puedes publicar fotos de los asistentes, fotos de la multitud, bytes de sonido de tus presentadores, videos cortos the las posibilidades son infinitas.
Lo bueno de tener estos recursos es que puedes usarlos de nuevo para promocionar el evento del año siguiente. Esas fotos y videos se convertirán en recordatorios de lo emocionante que fue el evento del año pasado, y mostrarán a las personas que se perdieron por qué deberían registrarse esta vez.
Marketing su conferencia es un juego de alto riesgo que requiere mucha planificación y estrategia, así como pensamiento en el lugar. Pero si lo haces bien, cosecharás las recompensas de los años—y los eventos – por venir.