Cómo Administrar una Carga de Trabajo Pesada de Manera Efectiva Sin Aumentar el Personal

Cómo Administrar una Carga de Trabajo Pesada de Manera Efectiva Sin Aumentar el Personal

Todos hemos tenido días en nuestras carreras profesionales en los que sentimos que teníamos demasiado trabajo y no tiempo suficiente en el día para terminarlo todo.

A finales de 2016, se publicó un estudio de Wrike que indica que casi 6 de cada 10 empleados sienten que sus cargas de trabajo han aumentado. Además, un quinto informó que sentían que las demandas de trabajo habían aumentado «significativamente».»

Sin embargo, eso no es todo: el 47% de los encuestados de varios sectores declararon que trabajan más horas para hacer el trabajo que hace un año. Un tercio de los gerentes también confirmaron que esperan que los empleados dediquen este tiempo extra y tomen menos descansos para satisfacer las demandas de sus crecientes listas de tareas.

Con este cambio cultural ante nuestros ojos, el tamaño de nuestras cargas de trabajo no va a ninguna parte y los presupuestos de los departamentos no están creciendo, los gerentes de los centros de llamadas están luchando para realizar el trabajo sin agotamiento del personal, contratando a más empleados o perdiendo eficiencia.

Entonces, ¿cómo administrar de manera efectiva una carga de trabajo pesada? Aquí hay seis estrategias para administrar una gran carga de trabajo y abordar los elementos adicionales en su lista de tareas pendientes.

Vea Cómo Reducir La Carga De Trabajo De Los Empleados

Para hacer frente a la carga de trabajo adicional, los gerentes del centro de llamadas deben ser creativos.

Pedir a sus agentes que «suban la palanca» y trabajen más rápido y más duro no resolverá sus problemas. Lo más probable es que ya estén haciendo todo lo posible para obtener un trabajo de calidad lo más rápido posible.

Cuando se trata de una carga de trabajo excesiva, usted y su equipo necesitan encontrar formas más eficientes de hacer el trabajo. Programar una sesión de lluvia de ideas con sus agentes es un excelente lugar para comenzar y le dará puntos para ejercitar sus habilidades de escucha. Utilice su personal para encontrar formas creativas de simplificar los procesos o eliminar ciertas tareas.

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Al abordar esto como equipo, obtendrá una variedad de ideas y fomentará un entorno que muestre que valora sus aportaciones.

Priorizar y Establecer Plazos alcanzables

Un elemento del que todos los gerentes son culpables es agregar en lugar de ayudar a los empleados a reducir las cargas de trabajo. Si usted y su equipo se sienten abrumados, es hora de dar un paso atrás y ver qué es necesario y qué puede permitirse el lujo de eliminar de la lista de tareas pendientes.

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Observe las responsabilidades individuales del equipo, las obligaciones y los objetivos colectivos de su equipo y evalúe la priorización de actividades o tareas. No todas las tareas merecen la misma importancia, y no todo tiene que entregarse ayer. Establecer prioridades y plazos realistas ayuda a tu equipo a centrarse en lo que realmente importa.

Asegúrese de que los objetivos sean realistas y alcanzables. Cuando se hace mal, las metas tienen la capacidad de ser destructivas para la moral y la productividad de los agentes. Según Srikant M. Datar, Profesor Arthur Lowes Dickinson de Contabilidad en la Universidad de Harvard y colaborador del módulo de Establecimiento de Objetivos de Harvard ManageMentor, cuando los objetivos se hacen mal, «no logran el objetivo de motivar a los empleados y ayudarlos a lograr un mejor rendimiento como fueron diseñados para hacerlo.»

Evaluate A Ti mismo

La autorreflexión y la conciencia son difíciles de dominar, pero son habilidades necesarias para cualquier gerente. A medida que desarrolla estrategias sobre cómo administrar una gran carga de trabajo, debe reservar tiempo para evaluar si está dificultando el trabajo. Hágase las siguientes preguntas:

• ¿microgestión de su personal?
• estás indeciso?
• ¿No hace un seguimiento de las cuestiones que se han señalado a su atención?
• ¿Qué tipo de ambiente se crea en el centro de llamadas?

Si bien nunca es fácil admitir nuestros errores, cuando los tiempos son difíciles, los líderes efectivos deben soportarlo y trabajar para mejorarse a sí mismos para mejorar el rendimiento de su equipo.

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Practica Ser Un Buen Comunicador

No hay nada peor que trabajar para el liderazgo que se niega a reconocer que hay un problema.

Si bien no siempre es posible evitar que la cantidad de trabajo caiga en los escritorios de los empleados, puede ayudar a su rendimiento si saben que te preocupas y entienden las dificultades que enfrentan.

Es importante que su personal sienta que puede confiar en usted con sus quejas y sepa que tendrá en cuenta lo que tienen que decir.

Los gerentes de centros de contacto pueden practicar ser excelentes comunicadores manteniendo informados a sus agentes sobre cualquier actualización, mostrando a los empleados que tiene un plan para ayudarlos a alcanzar sus objetivos e incluyéndolos tanto como sea posible en el proceso de toma de decisiones. Incorporar empatía por la experiencia del agente en la forma en que se manejan las comunicaciones solo aumentará su confianza en la empresa.

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Tómelo un trozo a la Vez

Una forma sencilla de desglosar una carga de trabajo pesada es tomarlo un pequeño trozo a la vez. En lugar de enfocarte en el panorama general, reduce tu alcance y divídelo en tareas simples y procesables que llevarán a tu equipo a alcanzar sus objetivos.

Programe una reunión con su equipo y decida tres objetivos en los que centrarse para esa semana. Una vez decidido, pídale a cada persona que identifique qué pasos deben tomar para lograr ese objetivo. Al diseccionar un proyecto extenso, su equipo se sentirá más concentrado y sus listas de tareas se volverán más manejables.

Tome Descansos

Anime a sus empleados a tomar descansos de su trabajo. Sí, has leído bien. Solo te disparas en el pie si crees que es más efectivo trabajar todo el día. Un estudio de trabajadores de oficina y gerentes realizado por Staples encontró que el 66% de los empleados no toman un descanso que no sea el almuerzo.

Está científicamente demostrado que tomar descansos del trabajo evita que nos aburramos, nos ayuda a recordar información y nos permite reevaluar nuestros objetivos. Aliente a los agentes de su centro de llamadas caminando durante una pequeña cantidad de tiempo, lo que puede contribuir a impulsar el pensamiento creativo, o tome una taza de café, medite o incluso un entrenamiento de 10 minutos.

Así que ahí lo tienes, seis estrategias sobre cómo administrar una carga de trabajo pesada de manera efectiva en tu centro de llamadas. Desde ser más eficientes para evaluarnos a nosotros mismos y fomentar descansos regulares, hay algo en esta lista que cada gerente puede implementar para aumentar la productividad y reducir el estrés en el entorno frenético que define la industria de los centros de llamadas.