Cómo Administrar Cuentas Por Pagar de manera Efectiva

noviembre 17, 2021

En el clima económico actual, las empresas tienen que hacer más con menos, independientemente de la industria. Las organizaciones no pueden permitirse perder oportunidades de aumentar el capital de trabajo. Para tener éxito, debe desarrollar una estrategia que le brinde más flexibilidad con el efectivo limitado en su balance. Hacerlo ayuda a desarrollar la liquidez adicional que necesita para agilizar los procesos, reducir los costos, aumentar los fondos, mejorar el servicio y captar nuevas oportunidades de inversión. Todo comienza con una gestión eficaz de las cuentas por pagar.

¿Qué es la Gestión de Cuentas por Pagar?

la administración de cuentas por pagar se refiere a los procedimientos, políticas y prácticas que utiliza una empresa para administrar las compras de crédito comercial. Estas tareas incluyen:

Buscar líneas de crédito comercial
Administrar el tiempo y el flujo de compras
Adquirir términos de compra favorables

Todo si esto se hace para controlar el capital de trabajo de una empresa. Las cuentas por pagar deben incluirse en la sección del pasivo a corto plazo del balance. Se compone principalmente de la financiación a corto plazo de cosas como compras de inventario, gastos acumulados y otras operaciones valiosas a corto plazo.

Retrasar el pago

Cuando se trata de realizar cuentas por pagar, definitivamente hay una manera correcta y una manera incorrecta. Debido a que es un sistema de gestión de back-office, rara vez es frontal y central. Este es especialmente el caso cuando una empresa está buscando crecer porque a menudo se pone en un segundo plano a favor de prioridades competidoras. Sin embargo, si desea optimizar su capital de trabajo, una de sus prioridades debe ser desarrollar una estrategia de cuentas por pagar.

En respuesta a la necesidad de optimización, muchas empresas retrasan los pagos. Extenderán sus cuentas por pagar el mayor tiempo posible para maximizar su flujo de efectivo libre. En términos generales, este enfoque no es la forma de manejarlo. Retrasar el pago puede destruir la moral y la buena voluntad de los proveedores, lo que se traduce en entregas más lentas, menos voluntad para solucionar problemas, respuestas tardías a las consultas y condiciones de pago más estrictas.

Por otro lado, pagar con anticipación puede proporcionar a una empresa beneficios importantes, como descuentos y reembolsos por pago anticipado. Se trata de hacer un buen negocio. Inflar el dinero de otra compañía nunca se verá bien.

Beneficios

El cambio organizacional es crucial para fomentar una cultura de capital de trabajo. Para una pequeña empresa, puede producir beneficios significativos. El perfeccionamiento de su proceso de cuentas por pagar mejora la precisión de la predicción del flujo de efectivo, lo que permite al departamento de cuentas por pagar establecer un mejor presupuesto. En última instancia, esto posiciona a una empresa para mejorar la liquidez y ayuda a mitigar las brechas de financiación al tiempo que obtiene mayores ganancias.

La gestión eficaz de cuentas por pagar puede proporcionar numerosos conocimientos para ayudar a fortalecer su poder de negociación y ayudarlo a asociarse con mejores proveedores. Utilizar el efectivo de una empresa de la manera correcta significa extender los términos de pago, retener el inventario de forma especial y aumentar los períodos de garantía.

La automatización no solo elimina las tareas que consumen mucho tiempo, sino que también facilita el pago de facturas y el seguimiento de los pagos de los proveedores, lo que le brinda un mayor control sobre el flujo de caja.

Riesgos

No adoptar un proceso de PA efectivo dificulta la capacidad de su empresa para procesar facturas de manera oportuna, aprovechar los descuentos disponibles y establecer plazos de pago más largos o más cortos con los proveedores según sea necesario, según cuáles sean los más favorables.

Evite estos errores:

Depende en gran medida de procesos manuales, ya que son muy propensos a errores. Este es especialmente el caso cuando se trata de aprobar solicitudes
No confirmar que las entregas coinciden con los términos contractuales
Extender excesivamente su ciclo de pago, lo que causa la pérdida del acceso a descuentos por pago anticipado
No emitir órdenes de compra para cada pedido
No aprovechar los ahorros a través de descuentos por volumen o iniciativas de gasto comercial
Aceptar descuentos antes de calcular el costo desembolso de capital
Errores de entrada de datos para datos de proveedores o contratos en archivos maestros
Fallo en el desarrollo de sistemas o procesos que impiden inexacta, duplicar, tarde o pagos atrasados

El objetivo es hacer como pocos errores como sea posible. Si no tiene la mano de obra disponible, muchas opciones de software de contabilidad pueden ayudarlo a vigilar todo.

Gestión Estratégica de Cuentas por Pagar

Las empresas tienen que adoptar un enfoque más estratégico para la gestión de cuentas por pagar. El equipo de cuentas por pagar, junto con el departamento de adquisiciones, debe colaborar con la alta dirección para establecer una cultura de capital de trabajo en toda la empresa.

Gran parte de esto se reduce al procesamiento de facturas. ¿Se reciben y procesan las facturas de manera oportuna? Las organizaciones deben adoptar una estrategia de gestión que priorice la importancia de liberar capital de trabajo a través de la optimización de las cuentas por pagar. Si bien muchas empresas pueden optar por adoptar un enfoque personalizado, algunas estrategias funcionan en todos los ámbitos.

Implementar prácticas de Gobernanza sólidas

Esto no solo fortalecerá sus controles internos, sino que también reducirá los errores manuales en todo el proceso de cuentas por pagar y la revisión de contratos.

Cuentas por Pagar centralizadas

Al utilizar un entorno de servicio compartido para el procesamiento y la generación de informes, todos los empleados cumplirán con las normas y prácticas comunes. También hace que sea más fácil medir el rendimiento de todos en comparación con las métricas establecidas para que una empresa pueda realizar más tareas en un período de tiempo más corto con menos recursos. Este enfoque es, en última instancia, lo que reduce los costos.

Sin papel

Considere automatizar la gestión de sus cuentas por pagar con el intercambio electrónico de datos. Aunque no es una solución para todos, una empresa que considera la comunicación electrónica con los proveedores agiliza su proceso de aprobación y crea pagos más oportunos. Esto le permite aprovechar los descuentos y reembolsos disponibles por llegar temprano o pagar a tiempo.

El uso de un sistema electrónico garantiza que su empresa pueda manejar una variedad de tareas y ahorrar mucho tiempo en el proceso, incluidas:

Aprobación de pedidos
Generación automática de órdenes de compra
Validación y aceptación de facturas
Seguimiento de la recepción de mercancías
Pago de facturas en las fechas de vencimiento correctas

Dependiendo del grado de automatización, incluso puede ser posible escanear facturas electrónicamente, rastrear los recibos de entrega y resolver disputas.

Adopción de portales de proveedores

Se debe configurar un portal de portero de proveedores para permitir a los proveedores realizar un seguimiento de lo que está haciendo su negocio. Esto puede incluir actividades como:

Estado del pedido
Escasez potencial de productos
Pagos recibidos
Entregas programadas

La implementación de un portal de proveedores reduce los errores manuales y crea comodidad para sus proveedores. También ayuda a mejorar la precisión de los pedidos.

Flujos de trabajo de administración

Crear un flujo de trabajo de administración ayuda a identificar rápidamente los problemas y mejora la eficiencia del proceso de cuentas por pagar. Ayuda a resolver los cuellos de botella de los procesos y lo agiliza todo para mejorar la gestión de la liquidez de manera efectiva.

Cuando se trata de la aprobación de compras, es imperativo que siempre defina el nivel de autoridad requerido para varias compras. Esto puede variar según el precio o la cantidad.

Optimización de procesos

Dentro del departamento de AP, hay seis funciones principales que deben optimizarse. Cuando se optimizan adecuadamente, deberían fortalecer considerablemente su capital de trabajo.

Proceso de selección de proveedores

Configure una lista de proveedores preferidos para evitar compras inconformistas. Este enfoque también posiciona a su organización para negociar los términos más favorables para optimizar su capital de trabajo. Lo harás:

Establezca prioridades para el proceso de negociaciones con los proveedores, asegúrese de que los principales responsables de la toma de decisiones estén involucrados, incluidos el director financiero (CFO) y el director de adquisiciones (CPO).
Busque regularmente la oportunidad de negociar mejores precios y condiciones de pago, incluidas tarifas por retraso reducidas.
Desarrolle tarjetas de puntuación de desempeño de proveedores para que sus proveedores más estratégicos las aprovechen durante las negociaciones para obtener una mejor calidad en términos de productos y servicios, mejores precios o un mejor servicio al cliente.

Proceso de configuración de datos maestros del proveedor

Después de negociar los términos con los proveedores, debe capturar y mantener los datos. La introducción de datos inexacta puede causar más que errores de pago. Puede provocar morosidad en la cuenta, lo que le impide obtener descuentos disponibles, e incluso puede provocar interrupciones en el suministro. Para evitar estos problemas:

Mantenga todos sus acuerdos de nivel de servicio (SLA) reflejados con precisión en su sistema de contabilidad. Los datos maestros de su proveedor deben detallar los detalles del producto / servicio, los plazos de entrega, los mandatos de cumplimiento normativo aplicables, las responsabilidades del proveedor, los estándares de calidad, etc.
Actualice las condiciones de pago y la disponibilidad de descuentos por volumen de forma regular, junto con cualquier otro reembolso periódico. Si los términos del contrato cambian, asegúrese de que los datos maestros se modifican en consecuencia.
Almacene su contrato correctamente con un sistema de gestión de documentos.

Proceso de revisión contractual

Para evitar prácticas de facturación de proveedores inexactas o fraudulentas, que pueden causar sobrepagos o pagos duplicados, tome tiempo para revisar regularmente sus contratos con proveedores. Haga esto por:

Asignar la responsabilidad de los datos a un equipo central de datos maestros que puede verificar la integridad, la precisión y el cumplimiento de los términos estándar. El equipo también debe examinar el desempeño de los proveedores para asegurarse de que siguen cumpliendo las condiciones de sus contratos.
Incluidas cláusulas contractuales de proveedores que transfieren la responsabilidad de las multas y sanciones a los proveedores si se determina que tienen un rendimiento inferior en algún aspecto.
Revisiones de contratos de proveedores completamente oportunas y a tiempo, revisando los contratos según los términos estándar de la industria.
Discutir los límites de autorización de proveedores con su equipo legal, junto con la idoneidad de los términos del contrato y la confirmación del cumplimiento normativo

Proceso de adquisición

Como propietario de una pequeña empresa, puede trabajar con un puñado de proveedores, o puede trabajar con cientos o incluso miles de ellos. Incluso si ha optimizado su entorno, es posible que aún tenga dificultades para rastrear todas las facturas de los proveedores y conciliarlas con los productos recibidos y las órdenes de compra adecuados. No administrar con precisión sus cuentas por pagar hace que sea más difícil pronosticar y administrar su flujo de efectivo y anticipar sus necesidades de liquidez a corto plazo.

Considere estas estrategias:

Emita una orden de compra para cada nuevo pedido, para que pueda validar los pedidos recibidos, bloquear los términos de pago por adelantado, rastrear las facturas con los puntos de venta existentes para asegurarse de que los proveedores facturan de acuerdo con los términos del contrato
Explore la viabilidad de los descuentos disponibles. Si no tiene el efectivo a mano, o el desembolso de capital excede el beneficio, puede que no tenga sentido pagar temprano.
Haga un seguimiento de las cuentas por pagar pendientes del proveedor y de las condiciones de pago.
Al comprar un producto más arriesgado o nuevo, negocie plazos de pago más largos para que pueda aumentar su capital de trabajo. Alternativamente, solicite agregar el producto al inventario en lugar de al inventario para maximizar la liquidez y reducir el riesgo.
Establezca claramente las métricas de puntos de acceso, como la frecuencia de las facturas que coinciden con las órdenes de compra, el porcentaje de facturas pagadas según los términos, etc. y adherirse a ellos en toda la organización.

Proceso de facturación

La gestión adecuada del proceso de facturación es crucial para mejorar la liquidez. Considere:

Negarse a pagar facturas inexactas: cualquier error debe hacer que la factura se devuelva al proveedor.
Evitar el pago anticipado de facturas, sin poner en riesgo las relaciones clave con los proveedores
Desarrollar los canales y procesos adecuados para manejar excepciones e informes
Implementar un sistema EDI que le permita recibir facturas electrónicamente
Utilizando la coincidencia de tres vías para hacer coincidir el número de factura con el orden de compra, la recepción de mercancías
Procesar las facturas de manera oportuna de conformidad con los acuerdos de nivel de servicio e incluir un sello de fecha.

Proceso de contabilidad y presentación de informes

Antes de poder administrar activamente los puntos de acceso, debe asegurarse de que sus informes sean precisos y estén actualizados. Sin esta información, muchas empresas no tienen una idea clara de cuánto están gastando, con qué frecuencia pagan y cuándo pagan a sus proveedores. Esto puede dificultar la obtención de las mejores condiciones de pago o la elección de los momentos adecuados para realizar los pagos.

Para mejorar su proceso, debe:

Valide facturas con órdenes de compra y términos contractuales
Invierta en capacidades de informes en tiempo real y funcionalidad de automatización para manejar la conciliación.
Resuelva artículos no conciliados de forma regular
Haga que las mismas personas preparen y revisen todas las conciliaciones para reducir la probabilidad de pagos duplicados o en exceso
Aplique pagos a cada factura en la fecha en que se realizan para mantener el sistema preciso
Haga un seguimiento de todos los pagos realizados, no solo de los pagos de proveedores.

Los departamentos de AP exitosos no solo trabajan con automatización, sino que también entienden lo importantes que son las relaciones comerciales sólidas. Simplemente pagar a un proveedor no es suficiente, tienes que trabajar con ellos. Cuanto mejor los trates, mejor será el trato.

A partir de ahí, encuentre el software de contabilidad que mejor se adapte a su negocio y examine las diversas formas en que puede optimizar el proceso de puntos de acceso. A continuación, observe su aumento de capital de trabajo.

Cómo Administrar Cuentas por Pagar de manera Efectiva