8 Elementos Clave para una exitosa Planificación de Ferias Comerciales

Mayo 9, 2017

Una meta sin un plan es solo un deseo. ~ Escritor francés, Antoine de Saint-Exupery

Las ferias comerciales son algo hermoso. ¿Dónde más pueden los expositores reunirse con cientos de prospectos ansiosos que buscan soluciones bajo un mismo techo en solo unos días?! No hay muchos lugares, por lo que las ferias comerciales siguen siendo una parte importante de la mezcla de marketing de una empresa. La investigación ha demostrado que el 63 por ciento de los expositores indicaron que sus organizaciones califican las ferias comerciales como «extremadamente» o «muy valiosas». Y no es de extrañar: ¡las ferias comerciales impulsan las compras! Suponiendo que el producto o servicio promocionado fuera uno en el que los asistentes estuvieran interesados, el 98 por ciento tiene más probabilidades de comprar después de asistir a un evento cara a cara. (Fuente: GES Events) Sin una cuidadosa atención y planificación, su participación en la feria comercial podría ser una gran hamburguesa sin nada. Para garantizar que sus sueños de ferias comerciales se conviertan en algo más que deseos, no hay sustituto para la planificación.

1. Determine sus metas y objetivos.

Las metas y los objetivos a menudo se usan indistintamente, pero no son lo mismo. Ambos son una forma de avanzar, pero un objetivo podría describirse como el Panorama General, mientras que los objetivos son un Plan de Ataque. Los 3 objetivos principales para los expositores en las ferias comerciales son el conocimiento de la marca, la generación de clientes potenciales y la construcción de relaciones. (Fuente: Skyline Exhibits market research. Tal vez sus objetivos abarcan los tres. Pero sean cuales sean tus objetivos para exhibir, una vez que los hayas determinado, puedes establecer objetivos para cumplirlos mejor. Esto será importante porque querrá construir el diseño de su exposición y el marketing de eventos en torno a esas metas y objetivos.

2. Elige el espectáculo adecuado.

Hay miles de ferias comerciales que se celebran anualmente solo en los EE.UU., por lo que la tarea de elegir cuáles le darán la mejor rentabilidad puede ser desalentadora. Comience por investigar todos los grandes espectáculos de su industria, pero no se olvide de los espectáculos más pequeños y específicos, que pueden ofrecer el mayor beneficio para su inversión en tiempo y dinero. Determine a qué espectáculos asisten sus mejores clientes o dónde exhiben sus competidores. Los recursos de la industria, como la Trade Show News Network (TSNN), tienen listas anuales, como las 250 principales ferias comerciales de Estados Unidos. Regístrese temprano para ahorrar dinero y obtener la mejor ubicación de stand con el tráfico esperado más alto.

3. Crea un presupuesto.

Una vez que sepas a qué programa vas y cuáles son tus objetivos, elabora un presupuesto. Sin un presupuesto, los costos pueden salirse rápidamente de control y frustrar sus mejores planes. ¿Cuál es el costo de su alquiler de espacio, su exhibición en la feria comercial, envío, todos los aspectos de personal, gastos promocionales, recuperación de clientes potenciales y seguimiento, y servicios en la feria? Muchos expositores primerizos e incluso profesionales experimentados cometen el error de no planificar todos los pequeños detalles y variables de una feria comercial.

 Presupuesto de la feria

Desglose típico del presupuesto de la feria.

4. Diseña tu exposición en torno a tus objetivos.

Su stand debe reflejar sus metas y objetivos de pensamiento duro. Por ejemplo, si uno de sus objetivos principales para exhibir es aumentar el conocimiento de la marca, su objetivo puede ser entregar su mensaje a las masas creando una presentación en el stand. Por lo tanto, su stand debe acomodar la presentación con un escenario y muchos asientos. O tal vez desee varias áreas pequeñas para demostrar sus productos o tecnologías. Hemos visto que los expositores se olvidan de incorporar espacio para una presentación o demostraciones y se apresuran a agregar algo más tarde que no fluye o se integra adecuadamente en la exhibición. Si su objetivo es aumentar los clientes potenciales, es posible que necesite estaciones de plomo o quioscos. ¿La construcción de relaciones es su objetivo de elección? El diseño de su cabina podría incluir un cómodo salón y un área de refrigerios y mucho espacio para reuniones. Un buen consultor y una casa de exhibición se asegurarán de que el diseño de su stand facilite sus objetivos.

Stand construido alrededor de la presentación principal.

5. Elija al personal adecuado y entrénelos bien.

A pesar del diseño del stand, los gráficos elegantes y la tecnología digital, las cualidades personales y el comportamiento del personal de su exposición influyen en los visitantes más que en cualquier factor individual. Sobre todo, elija personal de exhibición que quiera estar allí y que reconozca las oportunidades únicas de las ferias comerciales. ¿Qué imagen duradera se llevarán los visitantes de su empresa? ¿El personal fue atento, amable, servicial y experto? ¿Escucharon? A menudo se pasa por alto el entrenamiento en cabina. Cree un documento de personal previo a la presentación y reserve tiempo para capacitar a su personal en metas y objetivos, estrategias y actividades de la cabina, etiqueta y expectativas de la cabina, métodos de recuperación de clientes potenciales y puntos de conversación enfocados. Su personal de ferias comerciales es la cara de la empresa. La gente se da cuenta y importa.

Formación del personal en la Feria Internacional de Constructores

6. Promueve tu presencia.

¿De qué sirven sus planes de gran feria comercial si nadie sabe que está allí? El Centro de Investigación de Exposiciones (CEIR) estima que el 75 por ciento de los asistentes a la exposición ya conocen los stands que desean visitar antes de llegar. Difunda su mensaje en las redes sociales, cree una página de destino, considere una campaña de correo electrónico, trabaje los teléfonos o realice una conferencia de prensa para generar anticipación sobre su presencia en la exhibición.

 Promoción de la Feria Comercial. Planificación de ferias comerciales.

Conferencia de prensa de Ford la noche antes de NTEA.

7. Atraer y participar.

Después de toda su planificación, tiempo y dinero gastado, lo último que desea es una cabina vacía. Solo tiene unos segundos para captar la atención de los asistentes. Proporcione una experiencia inmersiva, o llame su atención con movimiento y acción, como por ejemplo:

  • Medios interactivos
  • Una presentación en stand
  • Demostraciones de productos
  • Un juego o concurso
  • Una rueda de premios
  • Visitas guiadas en stand
  • Infotainers (es decir, magos)
  • Estaciones de carga
  • Una sala de refrigerios

Aquí está la recompensa, después de darle a la gente una razón para entrar en su stand, ahora tiene una exposición llena de compradores potenciales. Asegúrese de que su personal esté capacitado y listo para capturar clientes potenciales y aprovechar la oportunidad.

Actividades divertidas para atraer visitantes a los stands

8. Seguimiento

Hay varias formas de capturar clientes potenciales en el piso de la feria. Su estrategia de seguimiento debe planificarse mucho antes de que comience la feria comercial para que esté preparado para llegar a los clientes potenciales mientras la feria aún está fresca en sus mentes. Aún más importante, ¡del 30 al 50 por ciento de las ventas realizadas en ferias comerciales van al proveedor que responde primero! (Fuente: InsideSales.com a través de la revista Exhibidor) Recuerde, los clientes potenciales son sensibles al tiempo! Convertir clientes potenciales en ventas es uno de los determinantes del ROI. Cuanto más tiempo se sientan, más fuertes se vuelven. Una buena regla general es hacer un seguimiento de los leads calientes entre el 24 y el 48 del programa. Envíe a todos los demás un recordatorio de seguimiento por correo electrónico y agradézcales su visita a su stand.

Conclusión

Exponer en una feria comercial es una excelente oportunidad para que las empresas conozcan a nuevos clientes potenciales, fortalezcan las relaciones con clientes existentes, lancen nuevos productos, aumenten el conocimiento de la marca y capturen y califiquen clientes potenciales. El éxito de su exposición estará directamente relacionado con la planificación y preparación de la feria comercial.

Si no planificas, planeas fallar. Ben Franklin

C. C. Carr, Director de Ferias Comerciales in Situ

Nos encantaría consultarle sobre todos los aspectos de sus sueños de exhibición o planes de eventos virtuales para crear una experiencia memorable para los asistentes que conduzca a una mayor conciencia de marca y ventas. ¡Esperamos escuchar de usted!

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