7 Estrategias Para Mejorar la Eficiencia de la Admisión de Pacientes
Es típico que los proveedores de atención médica experimenten procesos lentos de admisión de pacientes: puede haber una cantidad infinita de papeleo y largos tiempos de espera, así como procedimientos de presentación obligatorios, que pueden retrasar la rapidez con la que sus pacientes reciben atención.
Sin embargo, como proveedor de atención médica, es crucial mejorar la eficiencia de la ingesta de pacientes, ya que las ineficiencias pueden desviar recursos y negar el tratamiento médico a aquellos que más lo necesitan. Para evitar malos resultados, es importante comprender no solo cómo garantizar el cumplimiento de la HIPAA para los coordinadores de pacientes de admisión, sino también cómo solucionar posibles soluciones que mejorarán aún más sus tratamientos de atención médica y operaciones diarias.
En esta guía, describiremos siete estrategias clave para mejorar la eficiencia de la ingesta de pacientes para mejorar su calidad de atención, así como explorar los muchos beneficios de una mayor eficiencia. Desde comprender el proceso de admisión de pacientes hasta aprender diferentes formas de resolver ineficiencias, ¡lo tenemos cubierto!
Comprender los procesos de admisión de pacientes
En primer lugar, repasemos exactamente cuál es el proceso de admisión de pacientes, como se preguntará, «¿qué hace un coordinador de atención al paciente?»
La admisión de pacientes es el proceso en el que un proveedor de atención médica recopila los datos del paciente para obtener una visión integral y holística de cada paciente antes de brindar atención. Por lo general, una enfermera, recepcionista o servicio de contestador del consultorio médico recogerá:
- Información del seguro
- Identificación
- Información de pago
- Historial médico
Luego, esta información se archiva utilizando un sistema de archivo o archivos de papel de la vieja escuela, según la tecnología utilizada en la oficina. Desde allí, el proveedor de atención médica puede acceder a los documentos durante las citas o transferirlos a otros proveedores de atención médica o especialistas, si es necesario.
Afortunadamente, con los avances tecnológicos del mundo, el margen de mejora para la eficiencia de la ingesta de pacientes es enorme. Las estrategias mejoradas de admisión de pacientes pueden liberar tiempo para pacientes y proveedores de atención médica por igual, lo que permite a los proveedores dedicar su tiempo a hacer lo que importa: diagnosticar y tratar a sus pacientes.
Por lo tanto, si se pregunta cómo mejorar la eficiencia de la ingesta de pacientes, lo tenemos cubierto. Vamos a cavar.
#1: Pasar de formularios en papel a formularios en línea puede ayudar a que su centro de atención médica funcione de forma más fluida y puede aumentar la accesibilidad para los pacientes que no pueden visitar la oficina.
Es óptimo proporcionar a cada uno de sus empleados y pacientes una base de datos en línea para acceder a historiales médicos y formularios en línea que puedan ser necesarios para un procedimiento o cita en particular. He aquí por qué:
- Aumente la seguridad y la protección: cuando digitaliza sus documentos, hace que sea mucho más difícil que los documentos se pierdan, se roben o se destruyan por una inundación o un incendio. También mantiene todo en un solo lugar, al que pueden acceder fácilmente proveedores y pacientes por igual.
- Aumente la facilidad: cuando sus documentos son digitales, es mucho más fácil para sus empleados localizarlos rápidamente. También es más fácil compilar múltiples formularios y realizar un seguimiento de los archivos, así como agregarlos con el tiempo.
- Ahorre dinero: usar papel sin papel le ahorrará dinero porque no tendrá que comprar casi la misma cantidad de papel para su oficina y puede ahorrar en tinta de impresora costosa. También puede ayudar a su oficina a reducir el desperdicio.
- Detectar errores o información faltante: Si hay errores o elementos faltantes en los formularios de un paciente, la computadora puede detectarlos. También se presta para ser revisado por múltiples ojos, lo que significa que si algo está mal, hay una alta probabilidad de que se atrape.
Cuando se ofrece a los pacientes la opción de hacer su papeleo digitalmente, puede mejorar la eficiencia de admisión de un hospital de manera exponencial. La información se envía y almacena directamente en el sistema o la base de datos de la oficina, lo que permite a los proveedores de atención médica revisar y realizar un seguimiento de la información fácilmente.
#2: Proporcionar el papeleo con anticipación
Digitalizarse también proporciona el beneficio adicional de poder proporcionar el papeleo a sus pacientes antes de su cita programada con formularios electrónicos y firmas electrónicas. Esta es una forma crucial de reducir el tiempo de espera del paciente y hacer que todo el proceso sea más fluido y eficiente:
- Disminuya el tiempo en la sala de espera: en lugar de tener a los pacientes sentados en la sala de espera para llenar un montón de formularios, los trabajadores de la salud pueden proporcionar los formularios con anticipación para que los pacientes puedan llenarlos en su propio tiempo, en la comodidad de su propia casa. Cuando los pacientes llegan a la oficina, pueden registrarse rápidamente y comenzar su cita sin la molestia adicional de llenar formularios.
- Verifique si falta información – Si a los pacientes les falta algún formulario u olvidan agregar su tarjeta de seguro o proporcionar su identificación, simplemente pueden agregar la información digitalmente cuando sea conveniente, en lugar de presentarse a una cita sin la información requerida y tener que reprogramar.
A la mayoría de las personas no les gusta llenar papeleo, especialmente si están bajo algún tipo de estrés o restricción de tiempo. Dar a sus pacientes la documentación antes de la cita, con una amplia cantidad de tiempo para completarla, puede aumentar significativamente su satisfacción y mejorar su proceso de admisión en la oficina también.
#3: Hacer que su sistema sea fácil de usar
Digitalizarse solo es beneficioso si utiliza un sistema que sea fácil de navegar y fácil de usar.
Al decidir sobre un sistema digital, una buena regla general es pensar en cómo reaccionarán sus pacientes de más edad al nuevo sistema. Busque una base de datos con fuentes grandes y pestañas y botones claramente colocados para evitar cualquier confusión.
Por supuesto, siempre debe tener un profesional a mano para responder cualquier pregunta que los pacientes puedan tener sobre cómo navegar por el sistema también.
Aquí hay algunas cosas que debe preguntarse cuando intente averiguar si sus sistemas son fáciles de usar:
- ¿Es este un sistema que funcionará en la mayoría de los teléfonos, tabletas y computadoras?
- Es de fácil acceso? ¿O hace que los usuarios descarguen aplicaciones y software adicionales?
- ¿Hay algún fallo técnico notable que pueda confundir o preocupar a los pacientes?
Afortunadamente, pasar a la tecnología digital significa que sus sistemas se pueden actualizar y mejorar si tiene la tecnología adecuada. Eso significa que si algo no funciona a la perfección, puede pivotar, reajustar y restablecer el sistema para que tenga éxito.
#4: Mantenga los Formularios Lo más concisos Posible
Cuando opere dentro de la industria de la salud, es importante que la información de su paciente sea inclusiva, relevante y precisa para brindar a sus pacientes la mejor atención posible. Como tal, los formularios desordenados o largos pueden confundir a los pacientes o evitar que los rellenen con precisión.
Para mitigar las inexactitudes y proporcionar una atención integral, asegúrese de que sus formularios sean concisos con lo siguiente:
- Evite hacer las mismas preguntas dos veces
- Use la misma fuente y el mismo tamaño de forma consistente en todo el documento
- Tenga en cuenta el uso de un lenguaje sencillo y fácil de leer
#5: Automatizar Tareas Tediosas Pero necesarias
Si tiene procedimientos específicos que su personal debe seguir, como completar una lista de verificación para la limpieza de la sala de exámenes, puede darle a sus enfermeras más tiempo para hacer su trabajo creando una lista de verificación digital y automatizada que se puede completar fácilmente en una computadora o tableta después de cada cita.
La mayoría de los proveedores de atención médica proporcionan tabletas a su personal que pueden llevar a cada habitación y marcar cada artículo a medida que se completa. Cuando se actualice la lista de verificación, el sistema reflejará que la habitación ha sido limpiada y está lista para el siguiente paciente, reduciendo los tiempos de espera de los pacientes y mejorando la comunicación en el consultorio interno.
Las listas de verificación automatizadas o los formularios también se pueden usar para cualquier procedimiento interno de apertura, cierre o programación que su oficina pueda implementar. Cuanto más racionalizados sean sus procesos, más rápido podrá hablar con los pacientes y administrar atención de alta calidad.
#6: Envíe Llamadas automatizadas, correos electrónicos y Recordatorios de texto a Sus Pacientes
Ha sido una práctica común para los proveedores de atención médica llamar a los pacientes para confirmar las citas. Si bien las llamadas telefónicas en persona pueden ser útiles para responder a las preguntas de los pacientes, también consumen mucho tiempo para el personal del hospital y las alejan de la atención al paciente.
Afortunadamente, los recordatorios de citas ahora se pueden automatizar por teléfono, mensaje de texto o correo electrónico, lo que proporciona muchos beneficios, como:
- Libere a su personal: la eliminación de tareas que consumen mucho tiempo como estas le dará a su personal más tiempo para concentrarse en tareas cruciales y sensibles al tiempo que necesitan atender, como la atención al paciente.
- Menos ausencias: aunque no es necesario hacerlo en persona, sigue siendo una buena práctica recordar a los pacientes sus citas por correo electrónico, llamadas o mensajes de texto para evitar citas perdidas o tardías. Algunos recordatorios automáticos también ofrecen a los pacientes la opción de agregar la cita a su calendario, para que estén seguros de presentarse a tiempo.
#7: Capacite A Su Personal De Manera Eficiente En La Tecnología (¡y Hágalo Feliz!)
Un sistema operativo solo será tan bueno como la persona que lo opera. Si pasa por el proceso de digitalización de cada uno de los procesos de su oficina, también tómese el tiempo para capacitar adecuadamente a su personal sobre cómo funciona exactamente cada uno de los nuevos sistemas y cómo desea que se realicen ciertas tareas.
Cuanto más sepa su personal cómo solucionar problemas, menos problemas se encontrarán con las comunicaciones y operaciones tanto del personal como del paciente. Como tal, su personal debe ser extremadamente competente para ayudar a los pacientes a descubrir cómo trabajar los sistemas y completar cualquier papeleo pendiente de manera oportuna.
Además de capacitar a su personal, también puede celebrar reuniones mensuales en las que evalúe el nivel de satisfacción de su personal sobre las operaciones actuales de su oficina. Un personal feliz es un personal eficiente, y demostrarles que te preocupas por su bienestar puede mejorar la calidad y la eficiencia operativa de tu lugar de trabajo.
Cómo Nexa Puede Ayudarle a Mejorar la Eficiencia de la Ingesta de Pacientes
Digitalizar su lugar de trabajo es la forma más efectiva de mejorar la eficiencia de la ingesta de pacientes de su sistema.
Ahí es donde entra Nexa. Los expertos de Nexa pueden ayudar a mejorar el proceso de admisión de pacientes y maximizar cada oportunidad de negocio. Más específicamente, Nexa es su recepcionista virtual: nuestros servicios pueden manejar sus llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, ventas y necesidades de programación.
Déjenos todas sus operaciones administrativas y libere a su personal para que pueda hacer lo que mejor sabe hacer: atender las necesidades de sus pacientes. Además, ofrecemos servicio 24/7 para que sus pacientes tengan acceso a usted durante todo el día.
Fuentes:
Freesia. ¿Qué Es La Ingesta De Pacientes? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 Pasos para Agilizar Cualquier Proceso de Atención Médica. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Proceso de Admisión de Pacientes: 4 Formas de Mejorar la Satisfacción del Paciente. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction