5 Pasos Para Gestionar Su Proyecto De Principio A Fin
En teoría, un proyecto es exitoso cuando se entrega a tiempo y dentro del presupuesto, dentro de los términos acordados por las partes interesadas participantes. En la práctica, sin embargo, tendrá que planificar y asignar recursos, enfrentar retrasos y ajustar los gastos, todo mientras se asegura de que todos estén sincronizados.
Pero, ¿qué haces cuando tienes poca o ninguna experiencia en la gestión de un proyecto de principio a fin? Si este es tu caso, los siguientes 5 pasos te servirán de guía para configurar tu proyecto y ejecutarlo. Echaremos un vistazo a cada detalle y veremos cómo una aplicación de gestión de proyectos como Paymo puede ayudar.
Acordar con las partes interesadas el plan del proyecto
Un plan de proyecto es el elemento clave de un proyecto exitoso, que sirve como hoja de ruta para su líder y las partes interesadas involucradas. Contiene tres parámetros con los que se mide el progreso del proyecto: el alcance, el calendario y el presupuesto. También indica en qué circunstancias pueden producirse cambios, en caso de que se produzcan desviaciones del plan inicial.
Después de su finalización, las partes interesadas lo revisarán y aceptarán para comenzar el proyecto. Por lo tanto, es fundamental que todas las partes implicadas coincidan en lo que respecta a los parámetros acordados y a sus propias responsabilidades. Para hacer esto, cree una nota en Paymo y anote tantas cosas como sea posible. Luego, adjúntelo al proyecto una vez que todos lo hayan aprobado.
Crear una lista de tareas y agruparlas
En este punto, debe identificar todas las tareas necesarias que llevarán al cumplimiento del alcance. Esto puede resultar fácil si has gestionado un proyecto similar antes. Pero si te estás metiendo en aguas inexploradas, lo mejor que puedes hacer es aplicar ingeniería inversa a todo el proceso. Piense en el resultado final y en lo que hay que hacer para obtenerlo.
Anote todas las tareas requeridas sin un orden en particular, luego agrúpelas en listas de tareas de acuerdo con su similitud. Si el proyecto es más denso, puede ir más granular y establecer un tercer nivel de tareas en forma de sub-tareas. Sin embargo, preste atención, ya que esto suma complejidad y hace que el proyecto sea difícil de seguir.
Presupuesto estimado & costos para cada tarea
Una vez que las tareas están trazadas, tiene que hacer lo que la mayoría de los gerentes de proyecto temen: estimaciones, es decir, cuánto tiempo tomará completar una tarea. ¿Por qué? Porque las estimaciones iniciales a menudo son erróneas. Sin embargo, no se preocupe, será más preciso una vez que adquiera experiencia.
Pero para empezar, hay tres tipos de tareas: tareas que has hecho antes, tareas que no has hecho antes pero tienes una idea de cómo lidiar con ellas, y tareas que no has hecho antes y no tienes idea de su logística. Para el primer tipo, ya conoce el presupuesto de tiempo y puede calcular los costos derivados de la tarifa promedio por hora. Para el segundo tipo, estimas basado en tu intuición y multiplicas el presupuesto por 1,5-2, y para el tercer tipo, multiplicas el presupuesto por 3. Si esto suena demasiado, recuerde: siempre es mejor prometer mucho y entregar en exceso.
Supervise y mida el progreso del proyecto
Ya ha decidido el alcance del proyecto, los presupuestos de tareas estimados y ha establecido un cronograma del proyecto. ¿Y ahora qué? Debe supervisar el proyecto a diario para asegurarse de que se cumplen todos los parámetros acordados. Para hacer esto, tienes que definir un conjunto de métricas, dependiendo de lo que significa el éxito para ti. Por ejemplo, si le preocupa concretar la fecha límite debido a restricciones específicas del proyecto, medirá la métrica variante de programación. Esta muestra cómo varía el proyecto en comparación con el calendario inicial y qué tareas se retrasan. Si la satisfacción de las partes interesadas es más importante para usted, emitirá una encuesta de satisfacción y medirá el resultado.
Una vez configurado, simplemente tiene que medirlos de forma regular. Es posible que desee utilizar un panel personalizable en un sistema de gestión de proyectos que proporcione datos en tiempo real. La ventaja es que puede ver todo el progreso del proyecto en una sola vista, sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.
Rastrea el tiempo y recibe el pago
No olvides rastrear el tiempo de cada tarea en parte y categorizarlo en horas facturables y no facturables. De esta manera, determinarás si eres consistente con el alcance del proyecto. La práctica también le ayudará a facturar a sus clientes y a cobrar por el trabajo real, eliminando las estimaciones de la ecuación. De este modo, se evitan las disputas de precios finales embarazosas, mientras que usted es responsable.