5 Cosas que Hacer Antes de que Comience la Reunión
Todos nos hemos presentado a esa reunión.
El que no tiene propósito. El que no tiene aviso previo ni detalles. Y aquella en la que nadie podía encontrar dónde se celebraba la reunión.
Termina siendo una pérdida de tiempo para todos.
Para asegurarse de que su reunión sea un éxito, debe prepararse con anticipación.
Esté listo Antes de Su Reunión
Lo que usted y su equipo obtengan de una reunión depende de lo que pongan en la reunión en preparación.
«No es una reunión si no te preparas con antelación.»(Tuitea esta cita)
Para evitar una reunión desperdiciada, debe estar listo para su reunión antes de que comience.
Aquí hay 5 Cosas Que Hacer Antes de Que Comience la Reunión:
- Enviar Invitaciones con antelación-Las reuniones no deben ser asuntos de última hora. A nadie le gusta recibir una invitación a una reunión el mismo día. Para una reunión formal, las invitaciones deben presentarse al menos 2-3 días antes de tiempo.
- Distribuya una agenda – Una reunión sin una agenda es solo un programa gratuito para todos. Hacer una agenda y distribuir a los asistentes para que puedan estar preparados para discutir los temas.
- Proporcionar materiales de revisión: Si hay materiales anticipados que deban revisarse, asegúrese de proporcionarlos con la suficiente antelación para que los asistentes puedan leerlos. De lo contrario, su reunión se convertirá en una «sesión de lectura».»Este no es un uso productivo del tiempo de nadie.
- Reserve espacio para reuniones: Todos hemos tenido la experiencia de tratar de ir a una reunión solo para descubrir en el último momento que no hay un lugar de reunión adjunto a la invitación. Asegúrese de reservar el espacio adecuado para reuniones que se adapte al número de asistentes y al trabajo a realizar.
- Establecer expectativas de reunión-Tal vez, lo más importante que puede hacer antes de la reunión es establecer la expectativa de «¿Cuál es el objetivo de la reunión?»A la gente le gusta saber de antemano por qué asiste. Establece la reunión con un propósito. Sea descriptivo con el tema de su reunión. «Ponerse al día» no es un buen tema de reunión. «Briefing on the status of Project XYZ» es mucho mejor y conducirá a una reunión con más propósito.
No es una Reunión Si no se prepara con antelación
La mayoría de las reuniones son un fracaso incluso antes de que comiencen.
En muchas empresas, las reuniones son tan disfuncionales que representan el mayor desperdicio de tiempo en el lugar de trabajo.
Prepárese para sus reuniones con anticipación, y serán un uso más efectivo del tiempo de todos.