5 Consejos Importantes Para Planificar Un Evento Al aire libre
Con el verano a la vuelta de la esquina, cada vez se organizan más eventos al aire libre. ¿Y por qué no lo harías? Especialmente si vives en regiones frías o en Canadá, el clima hermoso y cálido solo llega unos pocos meses al año. ¡También podría aprovecharlo mientras esté aquí!
El aire libre puede crear oportunidades únicas y los grandes parques o instalaciones para conferencias a menudo proporcionan espacio para asar a la parrilla y organizar deportes. Lo mejor de todo es que el buen tiempo energiza a la gente. Todos estos eventos al aire libre presentan un conjunto completamente nuevo de desafíos, complicaciones y preocupaciones logísticas.
Estos son algunos factores importantes que deberá considerar si organiza un evento al aire libre:
1. Asegúrese de que su evento funcione en un entorno al aire libre
No todos los eventos funcionarán al aire libre. Si está organizando una conferencia de tecnología o ingeniería, por ejemplo, probablemente sea mejor reservar un centro de convenciones. Antes de comprometerte a organizar un evento en el exterior, considera la función principal y los objetivos principales de tu evento. Si incluso uno o dos de tus objetivos no se pueden lograr, no salgas al exterior.
2. Asegúrese de que haya un lugar adecuado (y obtenga los permisos adecuados)
Una vez que esté seguro de que su evento realmente se puede llevar a cabo afuera, a continuación querrá localizar un lugar adecuado. Debe haber muchos parques y salas de conciertos al aire libre en su ciudad que pueda usar. Exactamente como lo haría con una instalación interior, trabaje con la administración del sitio y comprenda la capacidad, las comodidades y las actividades que cada instalación al aire libre puede manejar adecuadamente.
Una vez que haya elegido su lugar, comience a adquirir los permisos adecuados. No hacerlo es una forma segura de cerrar tu evento.
3. Preste atención al clima y tenga un plan de respaldo
Ya que su evento se está ejecutando en el exterior, es absolutamente crítico que planifique para las inclemencias del tiempo y monitoree los informes meteorológicos a medida que se acerca el día del evento.
Determine con mucha antelación su estrategia de «día de lluvia»: puede mover fácilmente su evento dentro, los pabellones portátiles proporcionarán cobertura suficiente, tendrá carpas instaladas con lluvia o sol, pospondrá o cancelará su evento. Las respuestas a estas preguntas informarán muchas otras decisiones de planificación.
Conozca sus responsabilidades de costos, opciones de seguro y detalles del contrato en caso de que las inclemencias del tiempo provoquen cancelación o daños; esto se refiere al alquiler de equipos y locales, servicios de catering, seguridad, etc.
4. No olvide su equipo
Solo porque esté corriendo cosas al aire libre no significa necesariamente que no necesitará equipo. Correr cosas al aire libre lo hace un poco más complicado, pero es probable que aún necesite iluminación, sistemas de sonido, otros dispositivos electrónicos y tal vez incluso acceso Wi-Fi. Su lugar puede tener un generador portátil o puede invertir en uno.
Sugerencia: los cables de extensión, la cinta de pato y los cables de sincronización son los mejores amigos de los organizadores de eventos al aire libre; tenga en cuenta los caminos al colocar los cables y preste atención a las estaciones de energía.
5. Mantenga a sus invitados cómodos
A veces, es posible que organice un evento al aire libre en una instalación diseñada específicamente para tal ocasión. Si es así, eso es genial! Una de las partes más difíciles de su trabajo está a cargo! De lo contrario, bueno’ve tienes un poco de trabajo por delante.
Necesita ver servicios como asientos y mesas, iluminación (si es un evento nocturno) y, lo más importante, letrinas e instalaciones de saneamiento. Considere si la sombra natural disponible o los ventiladores eléctricos son otra idea. También querrá mantener un suministro constante de agua potable y alimentos disponibles. Es posible que este dato no se te pase por la cabeza, pero vale la pena revisar el estado de control de plagas de la zona. ¡Una boda en la playa con moscas de caballo no es divertida!
Otra pista: toallitas húmedas y desinfectante para manos, protector solar y repelente de insectos, mantas ligeras y un botiquín de primeros auxilios pueden ser útiles.
El verano está aquí y la barbacoa, las bodas al aire libre y las excursiones de oficina están a la vuelta de la esquina. Aproveche el buen clima y planifique una aventura al aire libre, ¡pero cúbrase y disfrute de lo que la Madre Naturaleza tiene reservado!
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