4 Maneras de Ayudar a Otros a Ser Más Concisos
Ha vuelto a suceder. A pesar de tus mejores esfuerzos para evitarlo, estás atrapado en una reunión en línea, escuchando al tipo que se toma 15 minutos para explicar cualquier cosa.
Cuando alguien finalmente dice una palabra, escucha un poco, pero de repente interrumpe cuando se da cuenta de que olvidó, «Otro detalle.»Cinco minutos después, él sigue hablando y tú estás pensando en todas las mejores cosas que podrías estar haciendo.
Cuando nos encontramos con esto, la respuesta predeterminada para muchos de nosotros es quejarnos de la persona o elaborar estrategias sobre cómo solucionarlo. La pregunta que me hacen a menudo es:
¿Cómo puedo conseguir que este tipo sea más conciso?
¿Las malas noticias? No mucho, a menos que:
- son plenamente conscientes del problema.
- Realmente quieren mejorar.
Rara vez ambas cosas son ciertas. He visto a muchos líderes perder tiempo y recursos tratando de» arreglar » a la gente.
Esta es la mejor noticia: estás haciendo la pregunta equivocada.
Es más probable que muevas la aguja con los individuos si la organización en su conjunto valora la comunicación concisa. Cuando ese sea el caso, más personas tomarán medidas para apoyarlo. Aquí hay cuatro maneras de dirigir a su equipo en una comunicación concisa:
Centrar a las personas en La Audiencia
La mayoría de las personas, al preparar una presentación, informe o sesión informativa, abren un PowerPoint en blanco y se preguntan: «¿Qué debo poner en esta presentación?»También plantearán esta pregunta a sus colegas y a usted.
Es la pregunta equivocada. Cuando lo escuchas, es una oportunidad inmediata para entrenar, incluso si eres un compañero o subordinado a la persona que pregunta.
Una pregunta mucho mejor es, » ¿Qué necesita escuchar su audiencia?»Una vez que la estrategia se centra en las necesidades de la audiencia, proporciona el marco para lo que se necesita decir. Si no se dirige a una necesidad de la audiencia, es extraño.
Cuando la respuesta a esa pregunta no es clara, los mejores líderes capacitan a las personas para encontrar una respuesta a esa pregunta, antes de hacer cualquier otra cosa.
Llamar a los cerdos de reunión
No puedes (y no deberías) intervenir en cada interacción, pero si estás organizando una reunión, tú pones el tono. Cuando alguien comienza a seguir y seguir, el entrenador dice:
Esto no suena como un detalle que todo el mundo necesita. Para que podamos mantener nuestra agenda, ¿cuál es la línea de fondo que todos necesitamos saber?
Sé amable, pero firme. Después de escuchar esto en algunas reuniones, la mayoría de la gente aparecerá con mensajes más concisos.
Por supuesto, esto supone que tienes una agenda. Si no, comience aquí: cuatro prácticas para dirigir una reunión efectiva.
Terminar las reuniones temprano
A primera vista, esto puede parecer no relacionado con la concisión, pero dice mucho para la cultura del equipo. Los líderes que llenan cada momento de cada reunión permanente pierden la oportunidad de demostrar que están curando lo que es más importante.
Por supuesto, los equipos deben reunirse para producir el mejor trabajo, y ese tiempo debe usarse bien. Cuando ocasionalmente finalizar una reunión temprano o saltar todos juntos, para demostrar a todos que usted valor concisa de comunicación también.
Emplear estándares de estilo
Prácticamente todas las marcas comerciales globales tienen estándares para el uso de logotipos, colores, fuentes y gráficos en las comunicaciones. Cada institución académica destacada utiliza una guía de estilo popular para formatear documentos a fin de garantizar un formato uniforme y facilidad para los lectores.
También puede establecer las expectativas con su equipo en una comunicación concisa. Se pueden articular estándares clave para actividades de alto perfil, como:
- Los informes de clientes se pueden emitir hasta cinco páginas.
- Los correos electrónicos a nuestros proveedores son de 500 palabras o menos.
- Abordamos todos los temas previstos en el orden del día de la reunión.
Tenga en cuenta que estos estándares describen a qué apuntar, no qué evitar. Por supuesto, habrá excepciones, pero usted establece el tono para que se cumpla el estándar en la mayoría de las situaciones.
Cuando Todo Lo Demás Falla, Pruebe Esto
Incluso la cultura de comunicación más saludable no siempre influirá en los peores delincuentes. Si has probado lo anterior y sigues teniendo problemas, aquí tienes 6 hábitos para evitar que la gente te pierda el tiempo.