24 Preguntas Para Hacer Al Planificar Un Programa De Alcance Comunitario – ¡La #24 Puede Ser La Más Importante!
Las iglesias están llamadas a llegar a los perdidos y ayudar a los necesitados. A menudo, esto se hace a través de un programa de alcance comunitario. Para crear un programa de alcance comunitario, su iglesia tendrá que pasar por una planificación inicial.
Para tener un evento de iglesia exitoso, ya sea que se trate de divulgación comunitaria, escuela bíblica de vacaciones o una reunión de negocios de la iglesia, la organización y la planificación son esenciales.
Reúna un equipo y comience el proceso de planificación. Para hacer eso, toma estas 21 preguntas y respóndelas. Documente sus respuestas y comience a crear un manual para su alcance.
24 Preguntas Para Hacer Al Crear Un Programa de Alcance Comunitario
¿Quién está en el equipo de planificación?
Identifique a las personas que pueden ayudarlo a planificar un evento de alcance exitoso. Solicite ayuda de personas que tengan pasión e interés en la divulgación.
Trate de encontrar de 6 a 8 personas que puedan ayudar y comprometerse a planificar el detalle del evento. Trabaje para solicitar ayuda de personas que tienen talento en organización, marketing, supervisión de voluntarios, así como para ministrar a aquellos a los que se llega.
¿A quién estamos tratando de contactar?
Necesitas limitar tu enfoque a un grupo específico. Determine a qué grupo demográfico le gustaría llegar porque esto dictará gran parte de las otras piezas de planificación del alcance.
Por ejemplo, ¿se siente llamado a llegar a niños pequeños, adolescentes, familias jóvenes, nidos vacíos o ancianos?
¿ O quiere llegar a las personas sin hogar, a las personas en la pobreza, a los encarcelados o a los enfermos? Si desea dirigirse a más de un grupo, priorice con qué grupo comenzará.
¿Por qué estamos tratando de llegar a este grupo?
Una vez que determine el grupo al que desea dirigirse, asegúrese de que puede responder a la pregunta: ¿por qué nos dirigimos a este grupo?
Puede ser que su comunidad tenga una gran población sin hogar donde desea difundir el evangelio.
O tal vez quieras sembrar en la vida de los niños con la esperanza de que cambiará su futuro.
El por qué es tan importante como el quién, así que asegúrate de poder responder a esa pregunta.
¿Cuáles son las necesidades de aquellos a los que estamos tratando de llegar?
Asegúrese de saber lo que necesita su comunidad de reach. No haga suposiciones para averiguar cuáles son las necesidades reales.
Por ejemplo, trabajé con una organización que asumía que una población necesitaba atención médica básica; sin embargo, cuando se le preguntó – ¡ los niños simplemente necesitaban zapatos!
¿Cómo podemos satisfacer logísticamente esas necesidades?
Ok digamos que determinaste que quieres iniciar un programa de comidas para los pobres. Necesitas pensar en cosas como:
- dónde podemos distribuir los alimentos
- dónde podemos preparar los alimentos
- qué suministros y materiales se necesitan para la distribución
- cuántos voluntarios necesitamos para administrar la distribución
- cómo podemos transportar alimentos y suministros
- qué estándares de salud debemos cumplir
¿Cuándo es el mejor momento para programar este alcance?
El tiempo lo es todo, así que asegúrate de programar tu alcance en un momento que funcione bien con tu público objetivo.
Consulte con eventos de la comunidad local para asegurarse de que el evento que está organizando no entre en conflicto con un evento anual de la comunidad que pueda secuestrar a su audiencia.
¿Cómo podemos comercializar el alcance?
Determine la mejor manera de comercializar el evento. Por ejemplo, si está llegando a una población de ancianos, use los servicios que utilizan para ayudarlo a correr la voz.
Esto puede ser a través de consultorios médicos, clubes sociales para personas mayores o guarderías para personas mayores.
Cree materiales de marketing específicos para el público. Por ejemplo, las herramientas que utilizas para comercializar a los adolescentes son muy diferentes a las que utilizarías para comercializar a una población de ancianos.
Descubra el método de comunicación preferido y cree materiales que probablemente atraerán su atención.
¿Qué actividades realizaremos durante la divulgación?
Determinar las actividades para el evento. Por ejemplo, si su objetivo es llegar a las familias locales, cree eventos a los que los niños les guste asistir.
Haga una lista de actividades como pintar la cara, carrera de obstáculos o casa de rebote.
¿Cuáles son las áreas que deben organizarse?
Haga una lluvia de ideas de áreas operativas como:
- Instalación/derribo de instalaciones
- Equipo y Suministros
- Marketing
- Supervisión y capacitación de voluntarios
- Presupuesto
- Actividades
¿Cuál es la estructura organizativa del alcance?
Cree un organigrama para el alcance. Identifique cada área del alcance. Luego, asigne una persona de supervisión, líderes de equipo y líderes auxiliares para cada área.
Ahora determine el número de voluntarios necesarios para administrar el lado logístico de la extensión.
¿Cuál es el presupuesto para el alcance?
Ahora tienes una idea bastante buena de a quién quieres llegar y cómo quieres llegar a ellos. Ahora necesita crear un presupuesto para este alcance. Para hacer esto:
Adivina el número de personas a las que llegarás. Usa a tus contactos de la comunidad para que te ayuden a encontrar un número.
A continuación, determine el costo por persona, por ejemplo, si está creando un programa de almuerzo, cuál es su costo por cada almuerzo (incluidos los suministros) para cada persona que espera alcanzar
Agregue un 10% para los gastos inesperados y obtenga una cantidad en dólares.
¿De dónde proviene la financiación?
Ya sea que usted sea una iglesia o una organización sin fines de lucro, el presupuesto para eventos de divulgación debe ser financiado. ¿El financiamiento saldrá del presupuesto anual de la iglesia o solicitará financiamiento de fuentes externas?
Por ejemplo, ¿se asociará con empresas locales para ayudar a compensar el costo de suministros y materiales?
Si es así, ¿cuánto del presupuesto se puede absorber de estos ahorros de costos? Puede que su organización apoya el resto de la financiación y si no de donde se proviene.
No quieres poner en riesgo a otros programas porque no te tomaste el tiempo para calcular el costo real de organizar una actividad de divulgación, así que dedica el tiempo adecuado a esto.
¿Cuáles son las descripciones de trabajo de los voluntarios para facilitar el alcance?
Haga una lista de todos los trabajos que debe realizar. Sea específico y acótelo a tareas pequeñas. Haga una lista de cada uno de esos trabajos y cree una descripción del trabajo para cada trabajo.
Esto puede parecer una tarea que consume mucho tiempo, pero cuanto más pueda obtener en papel, menos preguntas responderá durante el alcance. Incluir en las descripciones de trabajo información básica como:
- Qué ponerse
- Hora de inicio y fin del turno
- Dónde encontrar los suministros necesarios
- A quién acudir con preguntas
- Respuestas a preguntas anticipadas del grupo de extensión
- Tareas específicas del trabajo
- Instrucciones de configuración del área así como las instrucciones de limpieza posteriores al evento
¿Qué capacitación deben seguir los voluntarios?
Los eventos de divulgación exitosos requieren capacitación de voluntarios. Para este entrenamiento incluya información como:
- Objetivo del evento
- Hacer y no hacer
- Expectativas de comportamiento
- Estándares de servicio – es decir: presentarse a tiempo, responder rápidamente a las solicitudes, etc….
¿Qué suministros se necesitan?
Tómese el tiempo para hacer una lluvia de ideas sobre los suministros que se necesitarán. La mayoría de los suministros serán fáciles de pensar, pero trate de pensar en aquellas cosas que pueda necesitar que podrían no ser obvias.
Cosas como clips de papel, bolígrafos, papel, marcadores o cualquier cosa que facilite el alcance de los voluntarios.
¿Quién ordenará los suministros?
Ahora que sabe qué suministros se necesitarán, identifique a alguien que ordenará o comprará esos suministros.
Asegúrese de que esta persona tenga acceso a una tarjeta de crédito o efectivo para realizar las compras. Si se le pide a un voluntario que use su tarjeta de crédito personal para hacer compras, asegúrese de proporcionarle un informe de gastos que pueda usar para obtener un reembolso.
¿Dónde se almacenan los suministros para eventos?
Tener una ubicación predeterminada para almacenar los suministros mientras se entregan. Utilice voluntarios para descargar cajas y organizar los suministros por categoría.
Por ejemplo, etiquete y almacene todos los suministros de cocina por separado que los suministros de instalación y desmontaje.
Si alguna vez ha estado en el extremo receptor de donaciones después de una emergencia o un desastre natural, sabe que almacenar materiales puede ser un desafío.
Identificar armarios de almacenamiento locales, remolques de tractores vacíos o almacenes vacíos. A menudo puede obtener el espacio donado. Mantenga una lista corta de personas, empresas u organizaciones a las que puede llamar para ayudar con las necesidades de almacenamiento temporal.
Asigne a alguien para supervisar el almacenamiento del almacén y dar cuenta de los materiales que entran y salen. Desea mantener un inventario preciso de lo que se dona y lo que se distribuye para los informes posteriores al evento.
No se deje atrapar sin la respuesta a preguntas como: Entonces, ¿a cuántas personas pudo servir o cuántas botellas de agua distribuyó?
¿Cómo transportaremos los suministros?
Mover suministros de un lugar a otro puede ser un desafío logístico. Averigüe el volumen de sus suministros e identifique un proceso de transporte apropiado.
Por ejemplo, si tienes un grupo de chicos que están dispuestos y pueden usar sus camiones o camionetas privadas, haz que los programen. Si no es así, es posible que necesite encontrar acceso a un remolque tractor y a alguien que lo entregue a su sitio de divulgación.
¿Dónde prepararemos los suministros?
Los suministros y los eventos van de la mano, independientemente del tipo de alcance que su iglesia esté haciendo. Cree un mapa del sitio de alcance y designe ciertas áreas para preparar los suministros para la distribución.
Por ejemplo, si está realizando una campaña de divulgación de alimentos, determine qué suministros deben estar en la cocina y cuáles deben estar en las mesas de servicio para que los voluntarios tengan fácil acceso a lo que necesitan.
¿Cuál es el proceso de configuración para el alcance?
Ahora que tiene los suministros entregados en su ubicación de alcance, cree un proceso para configurarlos. Use su mapa para mostrar dónde se colocarán los suministros y agregue instrucciones de configuración a las descripciones de trabajo de los voluntarios.
El objetivo sería que los voluntarios mostraran, encontraran sus suministros y los prepararan para el alcance, sin hacer preguntas.
¿Quién supervisará a los voluntarios?
Tener a alguien caminando durante el evento permitirá que los problemas inesperados se resuelvan rápidamente.
Identifique a un voluntario principal para que sea un supervisor itinerante de todos los voluntarios. Haga que esta persona sea la persona a la que acudir para obtener suministros adicionales, solucionar problemas técnicos o dar instrucciones y responder preguntas de voluntarios.
¿Qué es el proceso para derribar y limpiar después del evento?
Todo el mundo está listo para volver a casa después de un trabajo de divulgación exitoso. Sin embargo, debe haber un poco de limpieza después de que todos los destinatarios de la divulgación se hayan ido.
Cree un proceso de desmontaje con un mapa que muestre a los voluntarios cómo empacar los suministros sobrantes, dónde ponerlos y cómo devolverlos a un área de almacenamiento común. Identifique a un voluntario principal que pueda responder a todas las preguntas y asegúrese de que todos los suministros y materiales se guarden en un lugar predeterminado.
¿Cuál es el proceso para limpiar los suministros?
Se pueden volver a utilizar algunos suministros para tareas de extensión. Cree un inventario de este tipo de suministros y un proceso para limpiarlos después de cada evento.
Por ejemplo, tiendas de campaña, mesas, sillas, neveras son solo un ejemplo de suministros y materiales que pueden necesitar limpiarse, limpiarse o secarse después de un evento de divulgación.
¿Qué aprendimos?
Tómese el tiempo para informar después de una divulgación exitosa y documentar las lecciones aprendidas. Use estos valiosos detalles de información para mejorar su próximo alcance.
Por ejemplo, si le faltaban suministros que podrían haber facilitado el evento, tome nota y agréguelo a una lista permanente de suministros. O si un equipo de voluntarios expresó frustración con un proceso para hacer su trabajo, discuta cómo mejorarlo la próxima vez. Mantenga notas detalladas y revíselas cuando comience el proceso de planificación para el próximo alcance.
Las iglesias dedican tiempo y recursos al alcance de la comunidad porque entienden la importancia de marcar la diferencia. Los pequeños gestos que pueden ayudar a una comunidad lastimada pueden traducirse en que alguien esté expuesto al amor de Cristo y, a menudo, conducen a un cambio dramático en la vida. ¿Y no es eso lo que la iglesia está llamada a hacer?
¿En qué tipos de alcance comunitario participa su iglesia?
