Wie wichtig sind meine kritischen Erfolgsfaktoren?
Eines der am meisten missverstandenen Projektkonzepte sind aus meiner Sicht kritische Erfolgsfaktoren. Im Laufe der Jahre ist es immer wieder aufgetaucht, wenn ich an Projektüberprüfungen oder Audits teilnehme. Die Hauptprobleme, die ich gefunden habe, sind:
- keine Identifizierung von CSFs
- CSFs identifiziert, aber nicht mit dem Kunden vereinbart
- Die CSFs des Projektmanagers unterscheiden sich von den CSFs des Kunden
- CSFs identifiziert, aber keine vereinbarten Messmethoden
- unangemessene CSFs identifiziert
definition und Ziele
So viele wichtige Dinge können in einem Projekt um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren, dass es oft schwierig ist, das „Holz für die Bäume“ zu sehen. Darüber hinaus kann es extrem schwierig sein, alle im Team dazu zu bringen, an einem Strang zu ziehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Hier können kritische Erfolgsfaktoren (CSFs) helfen. GFK sind die wesentlichen Tätigkeitsbereiche, die gut ausgeführt werden müssen, um die Ziele oder Ziele Ihres Projekts zu erreichen. Indem Sie Ihre kritischen Erfolgsfaktoren identifizieren, können Sie einen gemeinsamen Bezugspunkt schaffen, der Ihnen hilft, den Erfolg Ihres Projekts zu steuern und zu messen.
Als gemeinsamer Bezugspunkt helfen GFK jedem im Team, genau zu wissen, was am wichtigsten ist. Dies hilft den Menschen, ihre eigene Arbeit im richtigen Kontext zu verrichten und so an einem Strang zu ziehen, um die gleichen Gesamtziele zu erreichen.
Kritische Erfolgsfaktoren hängen stark von den Zielen Ihres Projekts ab. Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Bereiche und bringen auf den Punkt, was erreicht werden soll und wie Sie es erreichen werden.
So identifizieren Sie Ihre CSFs
CSFs werden am besten anhand eines Beispiels verstanden. Betrachten Sie ein typisches Telekommunikationsprojekt, dessen strategische Ziele sind:
- bewerben Sie Ihr Unternehmen als globaler Anbieter Nummer eins
- Demonstrieren Sie eine qualitativ hochwertige Lösungslieferung
- Schließen Sie das Projekt innerhalb der vereinbarten Fristen ab
- Maximieren Sie die Gewinnspanne
- Erreichen Sie eine hohe Kundenzufriedenheitsbewertung
Um mögliche GFK zu identifizieren, haben muss die Ziele untersuchen und sehen, welche Bereiche des Projekts Aufmerksamkeit benötigen, damit sie erreicht werden können. Wir können mit einem Brainstorming beginnen, was die kritischen Erfolgsfaktoren sein könnten (dies sind die „Kandidaten“ -GFKS.)
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zielsetzung |
kritische Erfolgsfaktoren für Kandidaten |
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Bewerben Sie Ihr Unternehmen als globaler Anbieter Nummer eins. |
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Demonstrieren Sie eine qualitativ hochwertige Lösungsbereitstellung. |
Erfolgreiche Durchführung des Projekt- / Qualitätsplans. |
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Schließen Sie das Projekt innerhalb der vereinbarten Fristen ab. |
Liefern Sie zum vereinbarten Projektzeitplan. |
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Maximieren Sie die Gewinnspanne. |
Erreichen der im Projekt P& L-Konto festgelegten Ziele. |
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Erreichen Sie eine hohe Kundenzufriedenheit. |
Erfüllen Sie die vom Management festgelegten Ziele für die Kundenzufriedenheit. |
Sobald Sie eine Liste der Kandidaten-GFK haben, ist es an der Zeit zu überlegen, was absolut notwendig ist, und so die wirklich kritischen Erfolgsfaktoren zu identifizieren.
mein eigenes Beispiel
Dies ist sicherlich der Fall für das Telekommunikationsprojekt. Ein CSF, den wir aus der Kandidatenliste identifizieren, ist „Professionelles Projektmanagement.“ Das ist zum Beispiel für ein gutes Planungs-, Qualitäts- und Risikomanagement absolut notwendig.
Ein weiteres GFK soll zum vereinbarten Projektzeitplan liefern. Durch die konsequente Einhaltung der vereinbarten Meilensteine wird Vertrauen aufgebaut und somit zukünftige Engagements auf der Grundlage von Zuverlässigkeit sichergestellt.
Ein dritter GFK erfüllt das Kundenzufriedenheitsziel. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren besteht darin, festzustellen, ob der Kunde eine hohe Bewertung abgibt, was das Vertrauen gibt, dass wir die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tun.
Tipp: Wie viele CSFs?
Obwohl es keine feste Regel gibt, ist es sinnvoll, die Anzahl der GFK auf fünf oder weniger absolute Grundlagen zu beschränken. Auf diese Weise können Sie die Wirkung Ihrer GFK aufrechterhalten und anderen Elementen Ihrer Geschäfts- oder Projektstrategie eine gute Richtung und Priorisierung geben.
Zusammenfassung Schritte
In Wirklichkeit ist die Identifizierung Ihrer CSFs ein sehr iterativer Prozess. Ihre Projektziele und GFK sind untrennbar miteinander verbunden und werden bei Ihrer Entwicklung verfeinert.
Hier sind die zusammenfassenden Schritte, die Ihnen bei iterativer Verwendung helfen, die GFK für Ihr Projekt zu identifizieren:
- Schritt eins: Legen Sie die Ziele Ihres Projekts fest.
- Schritt zwei: Fragen Sie sich für jedes Ziel: „Welcher Bereich der Projektaktivität ist wichtig, um dieses Ziel zu erreichen?“ Die Antworten auf die Frage sind Ihre Kandidaten-GFK.
- Schritt drei: Evaluieren Sie die Liste der KANDIDATENFLG, um die absolut wesentlichen Elemente für den Erfolg zu finden – dies sind Ihre kritischen Erfolgsfaktoren.
- Vierter Schritt: Besprechen und vereinbaren Sie die Kandidaten-GFK mit dem Kunden und erstellen Sie eine endgültige Liste.
- Fünfter Schritt: Ermitteln Sie, wie Sie die einzelnen GFK überwachen und messen, und stimmen Sie mit dem Kunden überein.
- Schritt sechs: Kommunizieren Sie Ihre GFK zusammen mit den anderen wichtigen Elementen Ihrer Projektstrategie an die betroffenen Stakeholder.
- Schritt sieben: Überwachen und bewerten Sie Ihre GFK weiter, um sicherzustellen, dass Sie sich Ihren Zielen nähern. Obwohl GFK manchmal weniger greifbare als messbare Ziele sind, ist es sinnvoll, so genau wie möglich zu ermitteln, wie Sie jedes einzelne messen oder überwachen können.
- Schritt acht: Überprüfen Sie am Ende des Projekts die GFK mit dem Kunden und vereinbaren Sie gemeinsam das Ergebnis. Denken Sie daran, relevante Ausgaben für den Lessons Learned-Bericht zu verwenden.
Wichtige Punkte
Kritische Erfolgsfaktoren sind die Bereiche Ihres Projekts, die für den Erfolg unbedingt erforderlich sind. Indem Sie diese GFK identifizieren und kommunizieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt gut fokussiert ist, und vermeiden, dass Aufwand und Ressourcen für weniger wichtige Bereiche verschwendet werden. Indem Sie GFK explizit machen und mit allen Beteiligten kommunizieren, können Sie dazu beitragen, das Projekt auf dem Weg zu gemeinsamen Zielen und Zielen zu halten.
Ian