Wie kann die Reputation der IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen verbessert werden? / DeskAlerts
Sie wissen, dass Ihre IT-Abteilung mit kompetenten, qualifizierten und fleißigen Mitarbeitern besetzt ist. Aber die Wahrnehmung des Restes der Organisation kann das Gegenteil sein.
IT-Abteilungen sind wie andere wichtige Serviceabteilungen in Organisationen häufig schuldig, sich intern nicht effektiv zu vermarkten. Sie arbeiten oft unter der Annahme, dass alle anderen Abteilungen ihre Rolle innerhalb des Unternehmens und den Wert, den sie hinzufügen, verstehen.
Ohne zu verstehen, was hinter den Kulissen vor sich geht, oder die verschiedenen technischen Auflagen und Einschränkungen, mit denen Ihre Abteilung ständig arbeiten muss, können Menschen aus nicht technischen Berufen das Gefühl haben, ständig durch IT-Ausfälle und Systemausfälle behindert zu werden.
In vielen Organisationen hat die IT-Abteilung den Ruf, „die Abteilung des Nein“ zu sein, und widersetzt sich aktiv der Unterstützung anderer Teams bei innovativen Projekten, die maßgeschneiderte IT-Lösungen benötigen. Auch wenn die Realität auf Systemeinschränkungen oder Sicherheitsängste zurückzuführen ist, kann die Wahrnehmung sein, dass sie unflexibel ist und Hindernisse schafft.
Laut einer Umfrage von CompTIA unter 275 Business Professionals und 375 Technology Professionals gaben 52 Prozent der Business Manager an, „eine gute Beziehung“ zur IT-Abteilung ihres Unternehmens zu haben.
Selbst wenn IT-Abteilungen intern verwaltet werden, kann es in einigen Organisationen zu einem bestimmten „Silo“ kommen, und die Abteilung hat einen Ruf als Außenstehender. IT-Experten verstehen sich als IT-Experten und nicht unbedingt als Teil der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist.
IT-Abteilungen sind manchmal in Teilen eines Gebäudes versteckt, wo sie nicht mit dem Rest Ihrer Mitarbeiter zusammensitzen, und können so aussehen, als wären sie nicht immer „Teil des Teams“.
Wenn Sie den Ruf und das Image Ihrer IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen verbessern möchten, müssen Sie sie effektiv an andere Mitarbeiter vermarkten. Es gibt einfache Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihrem Team den nötigen Schub zu geben.
1. Planung
Beginnen Sie immer mit einem Plan. Die IT-Abteilung sollte über einen Geschäftsplan verfügen, der Ziele, KPIs, Benchmarks und andere Leistungsziele festlegt.
Idealerweise wurde Ihr Plan in Zusammenarbeit mit oder nach Rücksprache mit wichtigen internen Stakeholdern entwickelt. Wenn Sie andere Teams auf dieser Ebene einbeziehen, können Sie unter anderen Mitarbeitern die wichtige Rolle der IT-Abteilung erkennen.
2. Interne Marktforschung
Sie hören vielleicht Dinge, die Sie nicht hören möchten, aber es ist am besten, das Pflaster abzureißen und weiterzumachen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback darüber, was funktioniert und was nicht, wenn es um den Service geht, den sie von der IT-Abteilung erhalten.
Fragen Sie auch, was sie sonst noch sehen möchten. Haben Sie keine Angst, innovativ zu sein und über den Tellerrand hinaus zu denken. Es gibt keine Regel, die besagt, dass Ihre IT-Abteilung genau wie jede andere IT-Abteilung in jedem anderen Unternehmen sein muss. Nutzen Sie die Gelegenheit, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die die von ihm geleistete Arbeit unterstützen.
3. Fördern Sie die Arbeit, die Sie tun
Welche internen Kommunikationskanäle werden von Ihrer Organisation verwendet, um Informationen und gute Nachrichten unter den Mitarbeitern auszutauschen? Verwenden Sie diese regelmäßig, um die IT-Nachrichten zu teilen? Wenn nicht, solltest du es sein.
Dies kann den Austausch von Informationen umfassen, wenn Sie ein neues Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, die Anerkennung von Mitarbeitern, die darüber hinausgegangen sind, die Information der Mitarbeiter über Richtlinien- und Verfahrensänderungen oder sogar über Aktualisierungen von Software und Hardware, die ihre Arbeit erleichtern.
Treffen Sie sich regelmäßig mit internen Vorgesetzten, um Ihre Abteilung zu „verkaufen“ und was sie tut und wie sie ihnen helfen kann.
4. Kommunizieren Sie besser mit anderen Teams
Beim Informationsaustausch geht es nicht nur um Eigenwerbung. Kommunikation ist wichtig für die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch und um sicherzustellen, dass Teams effektiv und effizient als zusammenhängende Einheit zusammenarbeiten können.
Wenn Sie nicht gut mit anderen Teilen der Organisation kommunizieren, können sich Informationssilos entwickeln, die Mitarbeiter haben nicht die Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, Fehler können gemacht werden, die Produktivität kann sinken und Ihr Unternehmen arbeitet insgesamt nicht optimal. Wenn Sie Ihr Unternehmen als Maschine betrachten, ist Kommunikation das, was es gut geölt hält.
Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die IT-Abteilungen ergreifen können, um besser zu kommunizieren. Eine davon ist die Verwendung von DeskAlerts, um Popup-Benachrichtigungen über Sicherheits- und Systeminformationen an alle Mitarbeiter zu senden.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass eine geplante Wartung geplant ist, können Sie Benachrichtigungen im Voraus senden, damit die Mitarbeiter vorbereitet werden und andere Arbeiten ausführen können, während das System ausgefallen ist. Oder wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, können Sie jedem eine Nachricht senden, in der er über den Status und die geschätzte Wiederherstellungszeit informiert wird, wodurch Ihr IT-Helpdesk entlastet wird.
DeskAlerts-Kunden berichten, dass dieses Tool dazu beiträgt, den Ruf der IT-Abteilung in ihren Unternehmen zu verbessern. Und mit seinen integrierten Messmetriken können widerspenstige Mitarbeiter nicht mehr die Entschuldigung geben, dass sie von einem IT-Ausfall, der ihre individuelle Arbeitsleistung beeinträchtigte, „nichts gehört“ haben. Das Backend der DeskAlerts-Software verfügt über ein leistungsstarkes Messwerkzeug, das Statistiken darüber anzeigt, wer Nachrichten gesehen hat.
5. Erhalten Sie regelmäßiges Feedback
Sie können sich nicht verbessern, wenn Sie nicht wissen, wo das Problem liegt. Regelmäßiges Feedback kann dabei helfen, festzustellen, in welchen Bereichen mehr Arbeit erforderlich ist und wo Sie gut vorankommen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun – Sie können nach Abschluss eines Auftrags um Feedback bitten und den Kunden bitten, den erhaltenen Service zu bewerten. Oder Sie können Umfragen an alle Mitarbeiter senden, in denen sie gefragt werden, wie sie die Funktionen Ihrer Abteilung einschätzen und was Sie verbessern können.
Sie können beides mit dem Umfrage-Tool von DeskAlerts tun, indem Sie Popup-Benachrichtigungen an Mitarbeiter senden, die entweder an Einzelpersonen gerichtet sind oder an die gesamte Organisation gesendet werden.
Es ist wichtig, die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Abteilung zu messen und ob die anderen Teams in Ihrem Unternehmen wahrnehmen, dass dies einen Mehrwert für die Arbeit darstellt, die sie leisten.