Tipps zur Vorbereitung einer mündlichen Präsentation für Modellergebnisse
Viele Analysten und Modellbauer würden zustimmen, dass das öffentliche Sprechen nicht ihr Lieblingsteil der Arbeit ist, und obwohl es Spaß machen könnte, sich Ihre Geschäftsleitung in ihrer Unterwäsche vorzustellen, ist es wahrscheinlich hilfreicher, sich auf diese grundlegenden Tipps vorzubereiten.
Extrahiert aus Using Excel for Business Analysis, Chapter 12
Da die Person, die ein Finanzmodell erstellt oder die Analyse einer bestimmten Situation durchgeführt hat, das Modell am besten kennt, werden Finanzmodellierer häufig aufgefordert, die Ergebnisse des Finanzmodells als formelle Präsentation an den Vorstand oder die Geschäftsleitung weiterzugeben. Verständlicherweise stellen viele detailorientierte Analysten oft fest, dass es eine ziemliche Herausforderung ist, ihr 20-Megabyte-Finanzmodell zu destillieren, dessen Aufbau Wochen in Anspruch genommen hat eine 10-minütige Präsentation!
Obwohl die meisten Führungskräfte möglicherweise nicht daran interessiert sind, das Modell selbst zu sehen, möchten sie möglicherweise Live-Szenarien und sich ändernde Szenarien sehen. Wenn das Modell korrekt erstellt wurde, können Sie eine einzige Änderung an den Eingabeprämissen vornehmen, und die Zielgruppe kann die Auswirkungen dieser sich ändernden Szenarien in Echtzeit sehen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle möglichen Eingaben im Voraus testen — nichts sieht weniger professionell aus als ein #REF! fehler während einer Live-Sensitivitätsanalyse.
Sollte ich PowerPoint-Folien verwenden?
Nicht alle Präsentationen erfordern die Verwendung von PowerPoint, und es ist nicht immer angemessen, aber in dieser Art von Umgebung, in der es notwendig ist, viele Informationen zu vermitteln, ist es hilfreich, die Übersichtstabellen oder Diagramme auf einer Folie hinter sich zu haben, während Sie sprechen, entweder im PowerPoint-Format oder im Modell selbst. Es kann auch helfen, den Fokus von Ihnen zu nehmen, wenn Sie ein wenig nervös sind.
Befolgen Sie diese Grundregeln für Präsentationen:
- Zeigen Sie nur eine Schlüsselnachricht pro Folie an. Drängen Sie es nicht oder versuchen Sie, zu viel auf einmal zu vermitteln.
- Geben Sie ihnen einen detaillierteren Bericht zum Durchsehen, aber was Sie auf dem Bildschirm anzeigen, sollte eine sehr kurze Zusammenfassung dieses Berichts sein.
- Stellen Sie sicher, dass die Schriftart groß genug und klar auf einem Datenprojektor ist. Testen Sie es im Voraus, wenn Sie können — manchmal sehen Farben auf einem Monitor gut aus, sehen aber ausgewaschen aus, wenn sie an die Wand projiziert werden.
- Wenn Sie das Modell selbst auf dem Bildschirm anzeigen, erhöhen Sie den Zoom in Excel, damit Ihre Zielgruppe die Zahlen sehen kann. Testen Sie dies im Voraus und denken Sie daran, dass Sie auf diese Weise nur einen kleinen Teil des Bildschirms anzeigen können.
- Verwenden Sie Diagramme und Grafiken, um Ihre Nachricht anzuzeigen. Im Allgemeinen ist die Ausgabe eines Modells numerisch, und Diagramme sind eine großartige Möglichkeit, dies zu zeigen. Untersuchungen zeigen auch, dass die Aufmerksamkeit des Publikums und die Aufbewahrung von Informationen erheblich zunehmen, wenn Grafiken anstelle von reinem Text in Präsentationen verwendet werden.
Seien Sie vor allem auf Fragen zu Output, Inputs, Annahmen oder Funktionsweise des Modells vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Sie die verwendeten Annahmen oder die Art und Weise, wie etwas berechnet wurde, verteidigen können. Wenn Sie mit einigen der Annahmen nicht vertraut sind, sagen Sie dies im Voraus. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die Zielgruppe die wichtigsten Annahmen akzeptiert, bevor sie die Modellergebnisse akzeptiert.
Wenn Sie die Gelegenheit haben, verbringen Sie einige Zeit mit den wichtigsten Zielgruppenmitgliedern im Voraus und führen Sie sie durch die Annahmen und Methoden des Modells. Sie haben möglicherweise einige Fragen oder Kommentare, die Sie nicht erwartet haben, und es gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen oder Ihre Antworten auf wahrscheinliche Fragen im Voraus vorzubereiten.
Mein Modell ist 30MB mit 25 Tabs! Wo fange ich an?
Wenn Sie einen 10-minütigen Slot haben, in dem Sie die High-Level-Ausgabe des Modells übertragen müssen, benötigen Sie wahrscheinlich etwa vier Folien. Wenn wir einen Business Case für ein neues Produkt zusammengestellt haben, z. B. Ausgaben für ein typisches Finanzmodell, können Folgendes umfassen:
- Eine Zusammenfassung der prognostizierten Cashflows oder Rentabilität. Wenn Sie also 20 Jahre anzeigen müssen, zeigen Sie beispielsweise nur die Jahre 1, 5, 10, 15 und 20 an.
- Schlüsselannahmen. Verwenden Sie hier Ihr Urteilsvermögen, um zu entscheiden, welche Annahmen wichtig sind. Wählen Sie diejenigen aus, die entweder das Modell am meisten beeinflussen oder von denen Sie sich am sichersten sind.
- Szenarioanalyse. Auf einer Folie werden Sie wahrscheinlich bequem in der Lage sein, 4 5 Szenarien zu passen, also wählen Sie mit Bedacht. Zeigen Sie mindestens ein Best-Case-, Base-Case- und Worst-Case-Szenario an. Weitere Informationen zum Erstellen dieser Szenarien finden Sie unter „Szenarien und Sensitivitätsanalyse in einem Business Case“ in Kapitel 11.
- Ergebnisse der Empfindlichkeitsprüfung. Zeigen Sie die Ergebnisse der Optimierung einer einzelnen Annahme an. Wenn wir zum Beispiel unseren Kundenaufnahmebetrag um 1 Prozent falsch machen, führt dies zu einer Änderung des Kapitalwerts um 500.000 US—Dollar – und das muss dem Publikum bewusst sein!
Wenn Sie länger als 10 Minuten Zeit haben, können Sie möglicherweise das Modell selbst zeigen, wenn die Präsentation eher ein Workshop als eine formelle Präsentation ist. In beiden Fällen sollten Sie in der Lage sein, jeder Person einen zusammenfassenden Bericht über die ersten Seiten des Modells in Papierform mit detaillierteren Zahlen zu geben, als Sie in die PowerPoint-Präsentation aufnehmen konnten. Wenn das Modell gut geschrieben wurde, bildet jede Seite die Sicherungsdaten und Quellinformationen für das Modell und kann gedruckt oder verteilt werden, wenn der Empfänger der zusammenfassenden Ergebnisse weitere Informationen anfordert.
Zusammenfassend ist die Ausgabe und Präsentation der Ergebnisse genauso wichtig wie der Rest des Modellbauprozesses, denn es macht keinen Sinn, ein fantastisch gebautes Modell zu haben, von dem keiner der Entscheidungsträger weiß! Sobald ein Modell erstellt wurde, müssen wir seine Ergebnisse klar und prägnant darstellen, um Ihre Botschaft zu vermitteln, sei es durch einen schriftlichen Bericht oder eine mündliche Präsentation. Diese letzte Phase des Modellbauprozesses wird von vielen Modellbauern manchmal nicht so stark in den Mittelpunkt gerückt, insbesondere von denen, deren Fähigkeiten oft eher analytisch als visuell sind.