So verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung effektiv

So verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung effektiv

So verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung effektiv

Im aktuellen Wirtschaftsklima müssen Unternehmen unabhängig von der Branche mehr mit weniger erreichen. Unternehmen können es sich nicht leisten, Gelegenheiten zur Steigerung des Betriebskapitals zu verpassen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie eine Strategie entwickeln, die Ihnen mehr Flexibilität mit dem knappen Geld in Ihrer Bilanz gibt. Auf diese Weise können Sie die zusätzliche Liquidität entwickeln, die Sie benötigen, um Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken, Wachstum zu finanzieren, den Service zu verbessern und neue Investitionsmöglichkeiten zu erschließen. Das alles beginnt mit einem effektiven Kreditorenbuchhaltungs-Management.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf die Verfahren, Richtlinien und Praktiken, die ein Unternehmen zur Verwaltung von Warenkreditkäufen verwendet. Diese Aufgaben umfassen:

• Suche nach Handelskreditlinien
• Verwaltung des Zeitpunkts und des Ablaufs von Einkäufen
• Erwerb günstiger Einkaufsbedingungen

All dies geschieht, um das Betriebskapital eines Unternehmens zu kontrollieren. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sollten im Abschnitt kurzfristige Verbindlichkeiten der Bilanz enthalten sein. Es besteht hauptsächlich aus der kurzfristigen Finanzierung von Dingen wie Bestandskäufen, aufgelaufenen Aufwendungen und anderen wertvollen kurzfristigen Operationen.

Zahlungsverzug

Wenn es darum geht, die Kreditorenbuchhaltung durchzuführen, gibt es definitiv einen richtigen und einen falschen Weg. Da es sich um ein Backoffice-Managementsystem handelt, steht es selten im Mittelpunkt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Unternehmen wachsen möchte, da es häufig zugunsten konkurrierender Prioritäten in den Hintergrund gedrängt wird. Wenn Sie jedoch Ihr Betriebskapital optimieren möchten, muss eine Ihrer Prioritäten darin bestehen, eine Verbindlichkeitsstrategie zu entwickeln.

Als Reaktion auf den Optimierungsbedarf beginnen viele Unternehmen, Zahlungen zu verzögern. Sie werden ihre Verbindlichkeiten so lange wie möglich verlängern, um ihren freien Cashflow zu maximieren. Im Allgemeinen ist dieser Ansatz nicht der richtige Weg, um damit umzugehen. Zahlungsverzögerungen können die Moral und den guten Willen der Lieferanten zerstören, was zu langsameren Lieferungen, geringerer Bereitschaft zur Behebung von Problemen, verzögerten Antworten auf Anfragen und strengeren Zahlungsbedingungen führt.

Andererseits kann eine vorzeitige Zahlung einem Unternehmen erhebliche Vorteile wie Skonti und Rabatte bieten. Es kommt darauf an, gute Geschäfte zu machen. Aber das Geld eines anderen Unternehmens wird nie gut aussehen.

Vorteile

Organisatorische Veränderungen sind entscheidend für die Förderung einer Working Capital-Kultur. Für ein kleines Unternehmen kann es erhebliche Vorteile bringen. Durch die Verfeinerung Ihres Verbindlichkeitsprozesses wird die Genauigkeit der Cashflow-Vorhersage verbessert, sodass die zahlbare Abteilung eine bessere Budgetierung festlegen kann. Letztendlich positioniert dies ein Unternehmen zur Verbesserung der Liquidität und hilft, Finanzierungslücken zu schließen und gleichzeitig höhere Gewinne zu erzielen.

Ein effektives Kreditorenbuchhaltungsmanagement kann zahlreiche Erkenntnisse liefern, die Ihre Verhandlungsmacht stärken und Ihnen helfen, mit besseren Lieferanten zusammenzuarbeiten. Die korrekte Verwendung des Bargelds eines Unternehmens bedeutet erweiterte Zahlungsbedingungen, spezielle Lagerbestände und längere Garantiezeiten.

Die Automatisierung eliminiert nicht nur zeitaufwändige Aufgaben, sondern erleichtert auch das Bezahlen von Rechnungen und das Nachverfolgen von Kreditorenzahlungen.

Wenn Sie keinen effektiven AP-Prozess einführen, kann Ihr Unternehmen Rechnungen nicht rechtzeitig bearbeiten, verfügbare Rabatte nutzen und bei Bedarf längere oder kürzere Zahlungsbedingungen bei Lieferanten festlegen, je nachdem, welche die günstigsten sind.

Vermeiden Sie diese Fehler:

• Stark auf manuelle Prozesse angewiesen, da diese stark fehleranfällig sind. Dies ist insbesondere der Fall, wenn es darum geht, Anforderungen zu genehmigen
• Nicht bestätigen, dass Lieferungen den Vertragsbedingungen entsprechen
• Überdehnung Ihres Zahlungszyklus, wodurch der Zugang zu Skonti für vorzeitige Zahlungen verloren geht
• Nichtbestellung von Bestellungen für jede Bestellung
• Versäumnis, Einsparungen durch Mengenrabatte oder Handelsausgabeninitiativen zu nutzen
• Akzeptieren von Rabatten vor der Berechnung der Kosten des Kapitalaufwands
• Eingabefehler bei Lieferanten- oder Vertragsdaten in Stammdaten
• Fehler bei der Entwicklung von Systemen oder Prozessen das verhindert ungenaue, doppelte, verspätete oder verpasste Zahlungen

Das Ziel ist es, so wenig Fehler wie möglich zu machen. Wenn Sie nicht über die Arbeitskräfte verfügen, können viele Buchhaltungssoftware-Optionen helfen, alles im Auge zu behalten.

Strategisches Kreditorenbuchhaltungsmanagement

Unternehmen müssen einen strategischeren Ansatz für das Kreditorenbuchhaltungsmanagement verfolgen. Das Kreditorenbuchhaltungsteam muss zusammen mit der Einkaufsabteilung mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten, um eine Betriebskapitalkultur im gesamten Unternehmen zu etablieren.

Ein großer Teil davon hängt von der Rechnungsverarbeitung ab. Werden Rechnungen zeitnah empfangen und bearbeitet? Unternehmen müssen eine Managementstrategie verfolgen, die die Bedeutung der Freisetzung von Betriebskapital durch die Optimierung der Verbindlichkeiten priorisiert. Während viele Unternehmen sich für einen benutzerdefinierten Ansatz entscheiden, funktionieren einige Strategien auf ganzer Linie.

Implementierung starker Governance-Praktiken

Dies stärkt nicht nur Ihre internen Kontrollen, sondern reduziert auch manuelle Fehler im gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess und bei der Vertragsüberprüfung.

Zentralisierte Kreditorenbuchhaltung

Durch die Verwendung einer Shared-Service-Umgebung für die Verarbeitung und Berichterstattung halten sich alle Mitarbeiter an gemeinsame Standards und Praktiken. Es macht es auch einfacher, die Leistung aller anhand etablierter Metriken zu messen, sodass ein Unternehmen mehr Aufgaben in kürzerer Zeit mit weniger Ressourcen erledigen kann. Dieser Ansatz reduziert letztendlich die Kosten.

Papierlos werden

Erwägen Sie die Automatisierung Ihres Verbindlichkeitsmanagements mit elektronischem Datenaustausch. Obwohl es keine Lösung für alle ist, rationalisiert ein Unternehmen, das die elektronische Kommunikation mit Anbietern in Betracht zieht, seinen Genehmigungsprozess und schafft pünktlichere Zahlungen. Auf diese Weise können Sie die verfügbaren Rabatte und Rabatte nutzen, um frühzeitig zu sein oder pünktlich zu bezahlen.

Die Verwendung eines elektronischen Systems stellt sicher, dass Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen und dabei viel Zeit sparen kann, einschließlich:

• Anforderungsfreigabe
• Bestellungen automatisch generieren
• Rechnungen validieren und annehmen
• Wareneingang verfolgen
• Rechnungen zu den richtigen Fälligkeiten bezahlen

Je nach Automatisierungsgrad kann es sogar möglich sein, Rechnungen elektronisch zu scannen, Lieferbelege zu verfolgen und lösen Streitigkeiten.

Einführung von Lieferantenportalen

Ein Lieferantenportalportal sollte eingerichtet werden, damit Lieferanten nachverfolgen können, was Ihr Unternehmen tut. Dies kann Aktivitäten umfassen wie:

• Bestellstatus
• Mögliche Produktengpässe
• Zahlungseingang
• Geplante Lieferungen

Die Implementierung eines Lieferantenportals reduziert manuelle Fehler und schafft gleichzeitig Komfort für Ihre Lieferanten. Es hilft auch, die Bestellgenauigkeit zu verbessern.

Management-Workflows

Das Erstellen eines Management-Workflows hilft, Probleme schnell zu identifizieren und die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern. Es hilft, Prozessengpässe zu lösen und alles zu rationalisieren, um das Liquiditätsmanagement effektiv zu verbessern.

Wenn es um die Kaufgenehmigung geht, ist es unerlässlich, dass Sie immer die für verschiedene Einkäufe erforderliche Berechtigungsstufe definieren. Dies kann je nach Preis oder Menge unterschiedlich sein.

Prozessoptimierung

Innerhalb der AP-Abteilung gibt es sechs Kernfunktionen, die optimiert werden müssen. Bei richtiger Optimierung sollten diese Ihr Working Capital erheblich stärken.

Lieferantenauswahlprozess

Richten Sie eine Liste bevorzugter Lieferanten ein, um Einzelkäufe zu verhindern. Dieser Ansatz positioniert Ihr Unternehmen auch, um die günstigsten Bedingungen zur Optimierung Ihres Betriebskapitals auszuhandeln. Du wirst:

• Legen Sie Prioritäten für den Lieferantenverhandlungsprozess fest und stellen Sie sicher, dass wichtige Entscheidungsträger einbezogen werden, einschließlich des Chief Financial Officer (CFO) und des Chief Procurement Officer (CPO).
• Suchen Sie regelmäßig die Möglichkeit, bessere Preise und Zahlungsbedingungen auszuhandeln, einschließlich reduzierter Verspätungsgebühren.
• Entwickeln Sie Lieferantenleistungs-Scorecards für Ihre strategischsten Lieferanten, um sie während der Verhandlungen zu nutzen, um eine bessere Qualität in Bezug auf Produkte und Dienstleistungen, bessere Preise oder einen verbesserten Kundenservice zu erzielen.

Einrichtung der Lieferantenstammdaten

Nachdem Sie Bedingungen mit Lieferanten ausgehandelt haben, müssen Sie die Daten erfassen und verwalten. Ungenaue Dateneingabe kann mehr als Zahlungsfehler verursachen. Dies kann zu Kontoausfällen führen, die Sie daran hindern, verfügbare Rabatte zu erhalten, und sogar zu Lieferunterbrechungen führen können. Um diese Probleme zu vermeiden:

• Halten Sie alle Ihre Service Level Agreements (SLAs) genau in Ihrem Buchhaltungssystem wider. Ihre Lieferantenstammdaten müssen die Produkt- / Servicedetails, Lieferfristen, geltenden Compliance-Mandate, Lieferantenverantwortlichkeiten, Qualitätsstandards usw. detailliert beschreiben.
• Aktualisieren Sie die Zahlungsbedingungen und die Verfügbarkeit von Mengenrabatten regelmäßig zusammen mit anderen regelmäßigen Rabatten. Wenn sich die Vertragsbedingungen ändern, stellen Sie sicher, dass die Stammdaten entsprechend geändert werden.
• Speichern Sie Ihren Vertrag ordnungsgemäß mit einem Dokumentenverwaltungssystem.

Vertragsüberprüfungsprozess

Um ungenaue oder betrügerische Abrechnungspraktiken von Kreditoren zu vermeiden, die zu Überzahlungen oder doppelten Zahlungen führen können, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Kreditorenverträge regelmäßig zu überprüfen. Tun Sie dies durch:

• Zuweisung der Verantwortung für die Daten an ein zentrales Stammdatenteam, das die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der Standardbedingungen überprüfen kann. Das Team muss auch die Leistung der Anbieter überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ihre Vertragsbedingungen einhalten.
• Einschließlich Lieferantenvertragsklauseln, die die Verantwortlichkeit für Geldbußen und Strafen an Lieferanten weitergeben, wenn festgestellt wird, dass sie in irgendeiner Hinsicht unterdurchschnittlich abschneiden.
• Vollständig zeitnahe und zeitnahe Überprüfung von Lieferantenverträgen, Überprüfung der Verträge anhand branchenüblicher Bedingungen.
• Besprechen Sie mit Ihrem Rechtsteam die Grenzen der Lieferantenberechtigung sowie die Angemessenheit der Vertragsbedingungen und die Bestätigung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Beschaffungsprozess

Als Kleinunternehmer können Sie mit einer Handvoll Lieferanten oder mit Hunderten oder sogar Tausenden von Lieferanten zusammenarbeiten. Selbst wenn Sie Ihre Umgebung optimiert haben, können Sie immer noch Schwierigkeiten haben, alle Kreditorenrechnungen zu verfolgen und sie mit den entsprechenden Wareneingängen und Bestellungen abzugleichen. Wenn Sie Ihre Verbindlichkeiten nicht genau verwalten, ist es schwieriger, Ihren Cashflow zu prognostizieren und zu verwalten und Ihren kurzfristigen Liquiditätsbedarf zu antizipieren.

Betrachten Sie diese Strategien:

• Stellen Sie für jede neue Bestellung eine Bestellung aus, damit Sie eingehende Bestellungen validieren, Zahlungsbedingungen im Voraus sperren und Rechnungen anhand vorhandener POs verfolgen können, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Abrechnung gemäß den Vertragsbedingungen durchführen
• Erkunden Sie die Machbarkeit verfügbarer Rabatte. Wenn Sie das Bargeld nicht zur Hand haben oder der Kapitalaufwand den Nutzen übersteigt, ist es möglicherweise nicht sinnvoll, frühzeitig zu zahlen.
• Verfolgen Sie die ausstehenden Verbindlichkeiten des Verkäufers und der Zahlungsbedingungen.
• Verhandeln Sie beim Kauf eines riskanteren oder neuen Produkts längere Zahlungsbedingungen, damit Sie Ihr Betriebskapital erhöhen können. Alternativ können Sie das Produkt dem Konsignationsbestand und nicht dem Inventar hinzufügen, um die Liquidität zu maximieren und das Risiko zu reduzieren.
• Legen Sie AP-Metriken klar fest, z. B. die Häufigkeit von Rechnungen, die mit Bestellungen übereinstimmen, den Prozentsatz der Rechnungen, die zu Bedingungen bezahlt wurden, usw., und halten Sie sich an sie überall in der Organisation.

Fakturierungsprozess

Die ordnungsgemäße Verwaltung des Fakturierungsprozesses ist entscheidend für die Verbesserung der Liquidität. Betrachten:

• Verweigerung der Zahlung ungenauer Rechnungen – Fehler sollten dazu führen, dass die Rechnung an den Lieferanten zurückgesandt wird.
• Vermeidung einer vorzeitigen Zahlung von Rechnungen, ohne die wichtigsten Lieferantenbeziehungen zu gefährden
• Entwicklung der geeigneten Kanäle und Prozesse für den Umgang mit Ausnahmen und das Reporting
• Implementierung eines EDI-Systems, mit dem Sie Rechnungen elektronisch empfangen können
• Verwendung eines Drei-Wege-Abgleichs zum Abgleichen der Rechnungsnummer mit dem PO und dem Wareneingang
• Rechnungen zeitnah gemäß SLAs verarbeiten und einen Datumsstempel hinzufügen.

Buchhaltungs- und Berichtsprozess

Bevor Sie AP aktiv verwalten können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Berichte korrekt und aktuell sind. Ohne diese Informationen haben viele Unternehmen kein klares Bild davon, wie viel sie ausgeben, wie oft sie bezahlen und wann sie ihre Lieferanten bezahlen. Dies kann es schwierig machen, die besten Zahlungsbedingungen zu erhalten oder die richtigen Zeiten für Zahlungen zu wählen.

Um Ihren Prozess zu verbessern, müssen Sie:

• Rechnungen gegen Bestellungen und Vertragsbedingungen validieren
• Investieren Sie in Echtzeit-Reporting-Funktionen und Automatisierungsfunktionen, um die Abstimmung abzuwickeln.
• Lösen Sie nicht abgestimmte Positionen regelmäßig auf
• Lassen Sie die gleichen Personen alle Abstimmungen vorbereiten und überprüfen, um die Wahrscheinlichkeit von Doppel- oder Überzahlungen zu verringern
• Zahlungen auf jede Rechnung am Tag ihrer Erstellung anwenden, um das System korrekt zu halten
• Verfolgen Sie alle geleisteten Zahlungen, nicht nur die Zahlungen des Lieferanten.

Erfolgreiche AP-Abteilungen arbeiten nicht nur mit Automatisierung, sondern verstehen auch, wie wichtig starke Geschäftsbeziehungen sind. Es reicht nicht aus, nur einen Anbieter zu bezahlen – Sie müssen mit ihm zusammenarbeiten. Je besser Sie sie behandeln, desto besser wird der Deal, den Sie bekommen.

Finden Sie von dort aus die Buchhaltungssoftware, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und prüfen Sie, wie Sie den AP-Prozess optimieren können. Dann beobachten Sie Ihre Betriebskapitalerhöhung.