So planen Sie eine Preisverleihung in 12 Schritten

So planen Sie eine Preisverleihung in 12 Schritten

Ganz gleich, ob Sie Spenden sammeln, herausragende Leistungen in Ihrer Branche anerkennen oder sich einfach bei Ihren Mitarbeitern bedanken möchten, Preisverleihungen sind eine hervorragende Möglichkeit, alle für einen Abend voller Spaß zusammenzubringen.

Die Durchführung einer Oscar-würdigen Preisverleihung erfordert einige Organisation, aber um Ihnen zu helfen, haben wir den Prozess in 12 leicht umsetzbare Schritte unterteilt.

Die 12 Schritte sind:

• Auswahl des richtigen Namens
• Schreiben eines Briefs
• Festlegen eines Budgets
• Auswahl der Richter
• Auswahl eines Veranstaltungsortes
• Auswahl eines Themas
• Auswahl der Preislieder
• Bereitstellung von Wert
• Unterhaltung Ihrer Gäste
• Durchführung einer Verlosung
• Buchung einer Band
• Werbung für Ihre Preisverleihung

So rollen Sie den roten Teppich aus und organisieren eine Killer-Preisverleihung. Vergessen Sie nicht, unsere Checkliste für die Planung der Preisverleihung am Ende dieses Beitrags zu lesen!

Benennen Sie Ihre Preisverleihung

Bevor Sie mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen, ist es an der Zeit, einige Ideen für den Namen der Preisverleihung zu finden. Dies stellt sicher, dass alles, was Sie tun, ein narratives Thema hat und alle Ihre Dokumente in Ordnung hält. Wie kommen Sie auf einen Namen für Ihre Preisverleihung? Einige Ideen könnten sein:

Schauen Sie sich die Preisverleihungen der Wettbewerber an

Bevor Sie einen Namen bestimmen können, müssen Sie überprüfen, ob ihn niemand anderes hat. Nutzen Sie andere Preisverleihungen in Ihrer Branche, um Sie bei der Schaffung eines ansprechenden und effektiven Namens zu unterstützen. Wenn Ihre Preisverleihung beispielsweise für Mitarbeiterengagement bestimmt ist, können Sie anhand dieser Suche feststellen, dass Auszeichnungen vorhanden sind, z. B .:

„UK Employee Engagement Awards“

„Engagement Excellence Awards“

„Engage Awards“

…. und so weiter!

Die Verwendung ähnlicher Schlüsselwörter macht Ihre Preisverleihung leichter auffindbar – aber Sie möchten nicht mit einer anderen Veranstaltung verwechselt werden. Sie können sich für einen Curveball entscheiden und Ihre Marke so aufbauen, dass sie sofort erkennbar wird.

Brainstorming von Schlüsselwörtern, die sich auf Ihre Preisverleihung beziehen

Um die Balance zu finden, beginnen Sie mit dem Brainstorming von Schlüsselwörtern, die zu Ihrer Preisverleihung passen. Dies können Schlüsselwörter sein, die sich auf Ihre Branche, Ihr Thema oder die Personen oder Produkte beziehen, die Sie feiern werden. „The UK Startup Awards“ macht, was es auf dem Zinn sagt; aber ein Name wie „Rising SaaS Startup Awards“ ist eingängiger und wird ein bestimmtes Publikum ansprechen.

Testen Sie einen Arbeitsnamen

Wenn Sie 3-4 Ideen für den Namen der Preisverleihung haben, die Ihnen gefallen, probieren Sie sie aus. Das Verspotten eines Logos, das Erstellen einer Webseite oder sogar das Schreiben einer E-Mail mit jeder Namensidee kann Ihnen helfen, die passende zu finden.

Schreiben Sie einen Brief

Unabhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, ist das Schreiben eines Briefings ein guter Anfang. In Ihrem Briefing-Dokument sollten Sie genau darlegen, warum Sie die Veranstaltung veranstalten. Was sind Ihre wichtigsten Ziele und was erhoffen Sie sich von der Preisverleihung? Geht es darum, das Bewusstsein für eine Sache zu schärfen, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern oder Geld zu sammeln? Sie sollten den Brief auch verwenden, um die Erfolgsmessungen zu entwickeln, auf die Sie sich nach der Zeremonie beziehen können. Dies könnte eine Ziel-Fundraising-Zahl sein, oder qualitativer, wie tolles Feedback von allen, die teilgenommen haben.

Sobald Sie Ihre Hauptziele identifiziert haben, hilft Ihnen dies bei der Planung der Veranstaltungsspezifikationen wie Anzahl und Art der Gäste, Datum und Ort der Veranstaltung sowie Inhalt und Ton.

Fügen Sie all diese Aspekte zu Ihrem Briefing hinzu (vollständige Checkliste unten), und es wird viel einfacher sein, Ihre Idee an alle Beteiligten zu verkaufen.

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Legen Sie das Budget fest

Es ist wichtig, auch von Anfang an über das Budget nachzudenken. Natürlich macht es keinen Sinn, Champagner und Austern zu planen, wenn sich Ihr Budget nur auf Cava und Chips erstreckt! Der Betrag, den Sie ausgeben müssen, hängt von dem Modell ab, das Sie für Ihre Veranstaltung auswählen. Wird es profitabel sein, wenn Tickets verkauft werden? Werden die Preise gesponsert, um die Kosten zu decken, oder wird alles aus dem internen Budget kommen?

Zu den wichtigsten Kosten, über die Sie nachdenken müssen, gehören F& B (Speisen und Getränke), Veranstaltungsort und Dekor, Unterhaltung und VIPs – Wenn Sie hochkarätige Richter, Gastgeber, Redner oder besondere Gäste wünschen, kann dies einen beträchtlichen Teil des Budgets verschlingen.

Sie müssen auch über die Kosten für die Werbung für Ihre Veranstaltung nachdenken und Kandidaten zur Teilnahme ermutigen – müssen Sie für Werbung in Branchenmedien oder die Entwicklung einer speziellen Webplattform bezahlen, auf der sich die Teilnehmer registrieren und / oder abstimmen können?

Sobald Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie viel das alles kosten wird, können Sie Ticketpreise oder Sponsoring-Pakete ausarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie zumindest die Kosten decken.

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Wählen Sie Ihre Richter

Wer Sie als Richter wählen, wird auf die wahrgenommene Integrität Ihrer Auszeichnungen auswirken, so wählen Sie sorgfältig. Was qualifiziert diese Personen, in diesem Bereich zu urteilen? Sind sie in ihrer Branche bekannt und respektiert? Was sind ihre Leistungen?

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie unabhängig und fair urteilen können und keinem Kandidaten oder Unternehmen gegenüber voreingenommen sind. Sie müssen auch ein Abstimmungssystem implementieren, falls die Richter keine einstimmige Entscheidung treffen können, und klare Kriterien für die Auswahl des Gewinners festlegen.

Möglicherweise möchten Sie auch einen „People’s Choice“ -Preis oder eine Kategorie implementieren, in der die Teilnehmer der Veranstaltung ihren Gewinner auswählen können. Dies gibt den Teilnehmern ein Element der Kontrolle und stellt sicher, dass sie in die Nacht investiert sind.

Verwenden Sie diesen Schritt, um auch über die Art der Teilnehmer nachzudenken, die Sie anmelden möchten, da dies Ihr Marketing später viel einfacher macht.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort

Ihr Budget und die Anzahl der Gäste werden der Haupteinflussfaktor bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes sein, aber abgesehen davon sollten Sie nach einem Ort mit einem gewissen Wow-Faktor suchen. Preisverleihungen sollen von Natur aus aufregend und glamourös sein und Vorfreude auf die Veranstaltung erzeugen. Die Wahl eines einzigartigen Veranstaltungsortes kann dazu beitragen, das Interesse zu wecken, also entlassen Sie nicht unwahrscheinliche Veranstaltungsorte – kreative Beleuchtung und Set-Dressing können einen Raum völlig verändern.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem AV-Anbieter, ob der Raum aus praktischer Sicht in Bezug auf Akustik usw. funktioniert. und dass keine Gäste den Blick auf die Bühne versperren. Natürlich ist es beruhigend, wenn der Veranstaltungsort bereits Auszeichnungen veranstaltet hat und Sie Fotos anfordern oder mit dem Veranstalter sprechen können, um zu sehen, wie alles funktioniert hat.

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Wählen Sie ein Thema

Ein Thema für Ihre Preisverleihung zu haben, ist eine weitere Möglichkeit, es zu differenzieren und die Leute zu begeistern. Achten Sie darauf, etwas Inspirierendes zu wählen. Vielleicht könnte es Hollywood-Glamour der alten Schule sein, der olympische Geist oder die Zukunft fantastisch?

Neben dem Dekor, den Einladungen und der Unterhaltung kann Ihr Thema dazu beitragen, Ihre besonderen Gäste zu inspirieren. Zum Beispiel, wenn Sie eine olympische Veranstaltung haben, könnten Sie einen prominenten Sportler einladen, um zu sprechen, oder für ein futuristisches Thema, vielleicht ein inspirierender Erfinder?

Wählen Sie Ihre Award-Songs

Die Songs, die Sie für eine Preisverleihung auswählen, haben einen großen Einfluss auf das Ambiente. Musik kann verwendet werden, um Referenten vorzustellen, Gewinner bekannt zu geben und eine Kategorie oder Firma zu feiern, die ihren Preis sammelt. Hier sind einige großartige Songideen für Preisverleihungen:

Upbeat award ceremony Songs:

• Katy Perry – Feuerwerk
• Florenz – Du hast die Liebe
• Überlebender – Auge des Tigers
• Jon Bon Jovi – Livin ‚on a Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – Kann uns nicht halten

Inspirierende Lieder zur Preisverleihung:

• Eminem – Keine Angst
• Kanye West – Stärker
• Reise – Hör nicht auf zu glauben
• Jay Z – Zugabe
• Christina Aguilera – Kämpfer

Emotionale Preisverleihungslieder:

• Israel Kamakawiwo’ole – Irgendwo über dem Regenbogen
• Eva Cassidy – Singvogel
• Natasha Bedingfield – Ungeschrieben
• Demi Lovato – Krieger
• Das Skript – Hall of Fame

Wert hinzufügen

Neben der Preisverleihung sollte Ihre Veranstaltung zusätzliche Attraktionen bieten. Nicht jeder wird mit einem Gong weggehen, aber sie sollten das Gefühl haben, dass sich der Ticketpreis trotzdem gelohnt hat.

Networking ist eine gute Möglichkeit, Ihrer Veranstaltung einen Mehrwert zu verleihen. Die Gelegenheit, die Großen und das Gute Ihrer Branche zu treffen, wird zweifellos eine große Attraktion für die Gäste sein, Planen Sie also Pausen, in denen sie sich vermischen können.

Erwägen Sie neben einem Getränkeempfang vor dem Abendessen ein stehendes Dessertbuffet nach der Zeremonie, um alle zum Reden zu bringen.

Sie könnten auch in Betracht ziehen, Goody Bags an alle Anwesenden zu verschenken. Wenn Ihre Gäste aus einer bestimmten Branche oder einem bestimmten Alter oder einer bestimmten Bevölkerungsgruppe stammen, ist dies eine großartige Methode, um Sponsoren für Ihre Swag-Taschen zu gewinnen. Dies bedeutet auch, dass, Siege oder nicht, Ihre Gäste nach Hause gehen mit etwas (und etwas unglaublich instagrammable zu!).

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Entertain

Ihre Gäste sind zu einer Show gekommen, geben Sie ihnen also unbedingt eine! Einfach eine lange Liste der Namen der Preisträger vorzulesen und zuzusehen, wie sie fotografiert werden, kann für Nicht-Gewinner etwas mühsam sein, also überlegen Sie, wie Sie das Verfahren mit kreativen Ideen und einem ansprechenden Compère beleben können.

Musik, Video und Licht sollten alle zusammen kommen, um ein Spektakel zu schaffen, und wenn Sie beeindruckende Technologie wie Projection Mapping oder sogar Hologramme (Budget erlaubt!), haben Sie das Publikum auf dem Rand ihrer Sitze.

Führen Sie eine Verlosung durch

Auch wenn das Hauptziel Ihrer Veranstaltung nicht darin besteht, Geld für wohltätige Zwecke zu sammeln, verpassen Sie nicht die Gelegenheit, etwas Gutes für Ihre Gemeinde zu tun. Sie können eine Verlosung oder Auktion mit gespendeten Preisen durchführen. Dies bietet Sponsoren die Möglichkeit, sich zu melden und gleichzeitig Geld für einen guten Zweck zu sammeln.

Geben Sie in der Nacht bekannt, wie viel erhöht wurde, um den Wohlfühlfaktor zu beschleunigen, oder speichern Sie die guten Nachrichten für die Follow-up-Kommunikation.

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Organisieren Sie die Party

Sobald das offizielle Geschäft aus dem Weg ist, ist es Zeit für alle, ihre Haare fallen zu lassen und auf die Tanzfläche zu gehen. Es ist wichtig, eine großartige Band zu buchen, die garantiert das Publikum zum Summen bringt, also fragen Sie nach Empfehlungen.

Organisieren Sie neben einer Band – wenn Ihr Budget es zulässt – visuelle Unterhaltung wie eine energiegeladene Tanzgruppe, Luftkünstler oder einen Close-up-Magier. Dies hilft, die Aufmerksamkeit zwischen den Juryrunden zu halten und macht Ihre Zeremonie zu einem eigenständigen Ereignis, auch außerhalb der Preisverleihung.

So bewerben Sie Ihre Preisverleihung

Social Media bietet die perfekte Plattform, um sowohl Ihre Zeremonie zu begeistern als auch alle Schlagzeilen der Nacht zu teilen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste aller Twitter-Handles Ihrer Gewinner erstellt haben, und geben Sie einem Teammitglied die Aufgabe, jeden Preisträger online in Echtzeit bekannt zu geben. Dies bietet den Gewinnern zusätzlichen Ruhm und trägt dazu bei, das Profil Ihrer Veranstaltung zu schärfen.

Vergessen Sie nicht, einen speziellen Hashtag für Ihre Auszeichnungen einzurichten, damit Ihre Gäste an der Unterhaltung teilnehmen und Bilder und Neuigkeiten vom Abend teilen können. Diese Art von ’sozialem Beweis‘ zeigt, dass Ihre Auszeichnungen ein Ereignis sind, das Sie nicht verpassen sollten, und sorgt für Begeisterung für das nächste Jahr.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie eine Lead-Capture-Zielseite oder ein Anmeldeformular ein, auf der Ihre Teilnehmer, Gäste und Juroren Teil einer E-Mail-Marketingliste werden können. Dies ist ein großartiger Kanal, um Vorfreude auf die Veranstaltung aufzubauen und alle an die Preisverleihungsfristen zu erinnern.

Sie sollten auch die Online-Reise in Betracht ziehen, sowohl für Veranstaltungsteilnehmer als auch für diejenigen, die an der Preisverleihung teilnehmen. Ist es einfach, einen Eintrag einzureichen? Wie können sich Gäste für ein Ticket anmelden und ihre Freunde einladen? Erstellen Sie eine Reise und testen Sie sie selbst, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer so einfach wie möglich an der Messe teilnehmen können.

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Fazit & Checkliste für die Planung von Auszeichnungen

Bei der Planung einer herausragenden Preisverleihung gibt es viel zu beachten, aber es ist eine der effektivsten und lohnendsten Arten von Veranstaltungen, mit denen alle möglichen Geschäftsziele erreicht werden können.

Von der Erweiterung der Reichweite und des Einflusses Ihres Unternehmens über die Motivation und Inspiration von Mitarbeitern bis hin zur Erzielung erheblicher Einnahmen sind Auszeichnungen die Mühe wert.

Um Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen, bietet Eventbrite eine Reihe von Organisationstools. Von Einladungen bis hin zu Umfragen nach der Veranstaltung, Wir helfen Ihnen, den Prozess von Anfang bis Ende zu verwalten – egal wie ehrgeizig Ihre Pläne sind! Schauen Sie sich einfach unsere Checkliste für die Planung der Preisverleihung an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Checkliste für die Planung der Preisverleihung

Schreiben Sie einen Veranstaltungsbrief mit:

• Name der Veranstaltung
• Hauptziele
• Erfolgsmessungen
• Anzahl der Teilnehmer
• Art der Teilnehmer
• Datum und Ort der Veranstaltung
• Ton der Veranstaltung
• Thema der Zeremonie

das Budget oder die gewünschten Einnahmen für:

• Speisen und Getränke
• Veranstaltungsort
• Décor
• Unterhaltung
• VIPs/ Richter
• Promotion
• Ticketpreise
• Sponsoring-Pakete

Wählen Sie Teilnehmer wie:

• Zeremonie Richter
• Ehrengäste
• Arten von Teilnehmern

Finden Sie einen Ort und verhalten:

• AV recce
• Treffen mit dem Eigentümer des Veranstaltungsortes

Gestalten Sie die Nacht mit:

• Preisverleihung Songs
• Networking
• Goody Bags
• Unterhaltung
• Tombola

Vermarkten Sie Ihre Zeremonie mit:

• Eine Social-Media-Strategie
• Dedizierter Hashtag
• E-Mail-Updates
• Blog-Inhalt
• Landing Page zur Anmeldung