So organisieren Sie eine erfolgreiche Telefonkonferenz
Personen in allen Arten von Rollen sind aufgefordert, zu der einen oder anderen Zeit Konferenz- und Videoanrufe durchzuführen. Oft müssen Sie sich fragen: Wie kann ich mit Menschen umgehen, die ich nicht sehe? Manchmal können Telefonkonferenzen frustrierend sein und sich wie Zeitverschwendung anfühlen (wie im Video unten).
Ich leite das Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) -Programm, das Yachtmakler im ganzen Land zertifiziert. Da sich die Vorstandsmitglieder von CPYB in ganz Nordamerika befinden, ist die Ausrichtung vierteljährlicher Telefonkonferenzen ein geldsparendes Unterfangen anstelle von jährlich stattfindenden „persönlichen“ Treffen. Ich habe gelernt, dass die effektive Durchführung von Konferenz- und Videoanrufen für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung im Team unerlässlich ist. Es kann jedoch einige unvorhersehbare und unkontrollierbare Probleme geben, die während dieser Anrufe auftreten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, um die Effektivität Ihrer Telefonkonferenzen zu erhöhen.
Vor dem Anruf
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Bereiten Sie die Besprechungsagenda vor und teilen Sie sie mit, in der der Zweck der Besprechung, der Zeitpunkt der Besprechung und der Zugriff der Teilnehmer auf die Besprechung beschrieben werden. Geben Sie die Ziele für den Anruf und alle spezifischen Diskussionspunkte an. Die Information der Personen vor dem Anruf hilft ihnen, sich auf die Diskussion vorzubereiten, und gibt ihnen die Möglichkeit, darüber nachzudenken, wie sie zum Gespräch beitragen könnten.
- Wenn Sie zur Durchführung der Besprechung einen anderen Dienst als ein Telefon verwenden, Informieren Sie Ihre Gruppe unbedingt über einen Testlauf, damit technische Schwierigkeiten erkannt oder vermieden werden können. Organisatoren sollten mit einem Backup vorbereitet sein, sollte etwas schief gehen. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, wie er seine Stimme und Hintergrundgeräusche stummschalten kann.
- Rekrutieren Sie einen bestimmten Notiznehmer. Niemand mag es, Besprechungsprotokolle zu machen, aber es ist ein notwendiges Übel (besonders für die Leute, die dem Anruf nicht beitreten konnten).
Starten des Anrufs
- Wenn Sie der Moderator des Anrufs sind, nehmen Sie mindestens fünf Minuten vor der geplanten Besprechungszeit am Anruf teil. Leichte Gespräche während des Wartens helfen den Menschen, sich wohler zu fühlen. Starten Sie den Anruf offiziell nur, wenn die Schlüsselpersonen anwesend sind, damit Sie keine Informationen wiederholen müssen.
- Stellen Sie sich immer vor, wenn Sie den Anruf starten, um sicherzustellen, dass jeder Sie als Moderator identifizieren kann. Nehmen Sie vor Beginn des offiziellen Geschäfts einen Rollenaufruf an, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Akteure anwesend und berücksichtigt sind. Nehmen Sie sich gegebenenfalls Zeit für alle, um sich vorzustellen (Name, Firma, Position), insbesondere wenn sie neu in der Gruppe sind. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um administrative Elemente zu überprüfen (Stummschalten des Telefons, direktes Stellen von Fragen oder über die Chat-Funktion, Anzeigen des freigegebenen Bildschirms usw.).
Durchführung des Anrufs
- Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung der Tagesordnung und des Zwecks des Treffens.
- Um zu vermeiden, dass Personen übereinander sprechen, sollten Sie Fragen direkt mit Namen beantworten, wenn Sie möchten, dass jemand antwortet. Behalten Sie als Moderator im Auge, wer spricht, und bitten Sie diejenigen, die still sind, um Beiträge. Telefonkonferenzen sollten es ermöglichen, eine Vielzahl von Nachrichten zu senden, wie zum Beispiel: „Wir brauchen die Ideen aller in dieser Organisation. „Bevor Sie das Thema wechseln, machen Sie eine Verschnaufpause und fragen Sie, ob es zusätzliche Fragen oder Gedanken zum Thema gibt. Behalten Sie Ihr Ziel und das Gespräch auf den Punkt. Wenn das Thema hitzig oder langwierig wird, schlagen Sie vor, einen weiteren Anruf zu planen, um das Thema gründlicher zu besprechen, nachdem zusätzliche Vorbereitungen und Untersuchungen abgeschlossen werden können. Stellen Sie regelmäßige Zeitkontrollen bereit, damit Ihre Agenda auf Kurs bleibt. Beginnen und enden Sie so nah wie möglich an den vorgeschlagenen Zeiten.
Beenden des Anrufs
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Geben Sie am Ende des Anrufs eine Zusammenfassung der Besprechung an. - Bestätigen Sie, dass jeder die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten, Aktionselemente und Fristen versteht, einschließlich des nächsten geplanten Anrufs.
- Senden Sie eine E-Mail mit den wichtigsten Punkten und / oder Minuten des Anrufs.
Die Einführung dieser Tipps verbessert den Wert all Ihrer bevorstehenden Konferenz- und Videoanrufe.
