So organisieren Sie Arbeitsaufträge: Best Practices für die Wartung
Sind Sie bereit für ein besseres Arbeitsauftragsmanagement? Hier sind fünf Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihre Wartungsworkflows zu übernehmen und alles genau so zu gestalten, wie Sie es möchten.
Aber zuerst eine kurze Anmerkung: Obwohl es möglich ist, positive Ergebnisse aus einigen dieser Schritte ohne die Hilfe von CMMS-Software zu sehen, ist die Realität, dass moderne Arbeitsauftragssoftware alles, einschließlich Arbeitsauftragsmanagement, vorbeugende Wartungsplanung und MRO-Bestandskontrolle, zuverlässiger und effizienter macht.
Endlich macht Ihnen das richtige KMG das Leben leichter.
Aber um zu beginnen, schauen wir uns einige solide Schritte an, die Sie unternehmen können, um Ihre Arbeitsaufträge zu organisieren.
1. Standardisieren und zentralisieren Sie Ihre Arbeitsauftragsdaten
Unabhängig vom verwendeten System, von altmodischen Papierfetzen bis hin zu etwas moderneren Tabellenkalkulationen, ist es immer am besten, Konsistenz anzustreben. Wenn Sie Papier verwenden, sollte alles auf Papier sein. Wenn Arbeitsaufträge als Tabellenkalkulationen beginnen, sollten sie als Tabellenkalkulationen enden.
Mit diesen altmodischen Systemen gibt es bereits viele Möglichkeiten, dass Daten verloren gehen, veraltet werden oder beschädigt werden.
Wenn Sie jedoch in Ihren Workflows von Papier zu Tabellenkalkulationen und dann wieder zurück springen, eröffnen sich Ihnen noch mehr Möglichkeiten für fehlerhafte Daten. Jedes Mal, wenn ein Techniker Daten manuell von Papier in eine Tabelle kopiert oder in die andere Richtung geht, besteht die Gefahr, dass Sie die falschen Zahlen erhalten.
Und kleine Fehler sind wichtig. Wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag im April statt im Juni abgeschlossen hat, sind Ihre Zahlen jetzt in zwei monatlichen Berichten ausgefallen. Und wenn ein Techniker den 31. April als Abschlussdatum angibt (ein Datum, das nicht existiert, weil der April nur 30 Tage hat), können die Daten des Arbeitsauftrags direkt durch die Ritzen rutschen.
Und wenn Sie einen Standard verwenden, ist es viel einfacher, alles an einem Ort zusammenzuhalten. Sie können alle Ihre Papieraufträge auf einem Stapel stapeln oder alle Ihre Tabellenkalkulationsaufträge in einer Datei speichern.
2. Planen Sie PMs und priorisieren Sie dann On-Demand-Arbeitsaufträge
Die Wartungsabteilung muss wie ein Krankenhaus und nicht wie ein Busdepot funktionieren.
Was ist der Unterschied?
Unten an der Bushaltestelle, sobald der Zeitplan festgelegt ist, gibt es keine Änderung. Bus A soll um 10 Uhr morgens abfahren, und dann fährt er ab. Das Gleiche gilt für alle anderen Busse.
Aber oben im Krankenhaus ist der Zeitplan elastischer. Sicher, es gibt Patienten mit Terminen, um Ärzte zu treffen, und in den meisten Fällen laufen die Dinge nach Plan. Aber wenn jemand in einem kritischen Zustand ankommt, bewegt er sich sofort an die Spitze der Linie. Tatsächlich überspringen sie die Schlange vollständig und suchen sofort einen Arzt auf. Ihre Arbeitsaufträge sollten genauso funktionieren.
Beginnen Sie mit der Einrichtung und Planung Ihrer vorbeugenden Wartungsinspektionen und -aufgaben. Aber wenn dringendere Arbeiten auftauchen, sollten Sie bereit sein, Ihr PMs zu bewegen, um Platz zu schaffen.
Die gute Nachricht ist, dass PMs in der Regel Fenster und keine Fristen haben. Das heißt, wenn es Zeit ist, eine PM zu vervollständigen, gibt es Platz, um sie hochzuziehen oder ein wenig zurückzuschieben. Anstatt es diese Woche zu tun, können Sie oft sicher bis nächste Woche warten.
3. Erfordern formale, standardisierte Arbeitsauftragsanforderungen
Bevor Sie jedoch Ihren Zeitplan effizient verwalten können, benötigen Sie eine zuverlässige Methode zum Erfassen von Wartungsanforderungen. Abteilungsübergreifende Mitarbeiter in der gesamten Einrichtung benötigen eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, sich mit der Wartungsabteilung in Verbindung zu setzen, um Wartungsanfragen einzureichen.
Aber bevor wir uns ansehen, warum, lassen Sie uns mögliche Verwirrung beseitigen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Wartungsanfrage und einem Arbeitsauftrag?
Die Unterschiede hängen davon ab, wer sie herstellt und wie Sie sie verwenden.
Wartungsanfragen kommen aus der ganzen Anlage, von allen Arten von Menschen. Wenn jemand, und es kann jeder vom CEO bis zum Anlagenbetreiber sein, etwas sieht, das repariert werden muss, sendet er eine Wartungsanfrage. Die Idee ist, dass jeder, der als zusätzliche Augen in der Einrichtung fungiert, sofort weiß, wann ein Problem vorliegt, das von einem undichten Wasserhahn im Badezimmer im obersten Stockwerk bis zu einer Überschwemmung im Keller reichen kann. Sobald die Wartungsabteilung eine Anfrage genehmigt hat, generiert sie anhand der Informationen einen Arbeitsauftrag, den sie dann einem Wartungstechniker zuweist.
Der Schlüssel zu Wartungsanfragen ist ein gut etabliertes, leicht verständliches System, damit jeder weiß, wie er Sie kontaktieren kann. Je schwieriger es für die Leute ist, Sie zu erreichen, desto weniger werden sie sich darum kümmern, was dazu führt, dass Sie viele kleine Probleme verpassen, die dann die Chance haben, zu großen Problemen zu werden.
Und dann, wenn es große Probleme gibt und die Leute wissen, dass sie Ihre Abteilung kontaktieren müssen, werden sie eine verwirrende Kombination von unvorhersehbaren, unzuverlässigen Methoden verwenden. Das lässt Sie durch Stapel von Papiernotizen graben, E-Mails, und Telefonnachrichten.
Stattdessen sollten Sie eine einfache, direkte Kommunikationslinie einrichten, damit die Leute genau wissen, wie Sie Sie mit Anfragen erreichen können.
4. Machen Sie jeden Wartungsauftrag super heavy
Sobald Sie Ihre Wartungsanforderungen haben, müssen Sie Arbeitsaufträge generieren, die mit den kritischen Daten gefüllt sind, die Techniker benötigen, um effizient zu arbeiten und schnell zu schließen. Je mehr sie wissen, bevor sie beginnen, desto einfacher ist es für sie zu beenden.
Was sollten Sie einschließen?
Ein effektiver Arbeitsauftrag kommt mit:
- Umfassende Asset-Wartungs- und Reparaturhistorien
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Checklisten
- Zugehörige MRO-Teile und -Materialien
- Schaltpläne, Bilder und Garantien
- Standorte auf Lageplänen und Grundrissen
Ziel ist es, dass die Techniker eine klare Vorstellung davon haben, was sie tun müssen und was sie tun müssen. Wenn die Wartung oder Reparatur zur Hälfte seitwärts geht, möchten Sie, dass sie das haben, was sie brauchen, um die Dinge in Ordnung zu bringen.
5. Machen Sie jeden Wartungsauftrag superleicht
Nachdem Sie Ihre Arbeitsaufträge mit hilfreichen Daten gefüllt haben, müssen Sie Wege finden, sie mobil zu machen. Es ist großartig, dass Techniker Tonnen nützlicher Daten dabei haben, aber Sie möchten nicht, dass sie Schubkarren voller Papier herumschieben. Ihre Arbeitsaufträge müssen datenlastig, aber auch schön leicht und leicht zu bewegen sein.
Hier gibt es einige Optionen, aber eines haben alle gemeinsam: Mobil zu werden bedeutet, digital zu werden. Es gibt einfach keine Möglichkeit für Sie, Technikern die Informationen zu geben, die sie benötigen, wenn Sie alles auf Papier ausdrucken. Es ist teuer und unpraktisch.
Eine Option ist die Verwendung von Tabellenkalkulationen. Aber das Problem hier ist, dass jetzt Ihre Arbeitsaufträge zu leicht sind; Weil sie nicht aneinander gebunden sind, werden Änderungen, die Sie an einer Datei vornehmen, nicht übertragen. Schnell haben Sie eine Reihe verschiedener Versionen desselben Arbeitsauftrags, und niemand ist sicher, wer über die aktuellsten Daten verfügt. Ihre Daten sind einfach da draußen im Umlauf, ungebunden.
Der beste Weg, um zuverlässige, zugängliche Daten zu erhalten, ist mit einer CMMS-Lösung.
Beispiele für effektives Arbeitsauftragsmanagement mit CMMS-Software
Viele der oben genannten Schritte können Ihnen helfen, auch wenn Sie mit altem Papier oder Tabellenkalkulationen nicht weiterkommen. Um jedoch das Beste aus den Schritten herauszuholen und die volle Kontrolle über Ihre Arbeitsaufträge zu übernehmen, benötigen Sie eine moderne CMMS-Softwarelösung.
Wenn wir die Schritte im Hinterkopf behalten, schauen wir uns an, wie die Arbeitsauftragsmanagement-Software sie einfacher und effektiver macht.
So behalten Sie den Überblick über Arbeitsaufträge
Wenn Sie Ihre Arbeitsaufträge im Auge behalten möchten, müssen Sie einen Weg finden, Ihre Daten zu standardisieren und zu zentralisieren. Mit alten Methoden wie Papier und Tabellenkalkulationen laufen Sie immer Gefahr, Daten zu verlieren oder zu beschädigen.
Ein CMMS hilft Ihnen bei der Lösung dieses Problems, indem es Ihre Daten in einer zentralen Datenbank speichert, in der alle Ihre Informationen sicher und zugänglich sind. Und weil alles an einem Ort ist, ist es einfach, alles auf dem neuesten Stand zu halten. Anstelle mehrerer Versionen haben Sie Daten, denen Sie vertrauen können.
So organisieren Sie Arbeitsaufträge
Sobald Sie alle Arbeitsaufträge vor Ort haben, können Sie sie einfach verschieben und PM-Zeitpläne einrichten, die Sie dann schnell anpassen können, um Platz für On-Demand-Aufgaben zu schaffen. Die CMMS-Software macht es einfach mit intuitiven Kalender-Dashboards, mit denen Sie Arbeitsaufträge mit einfachem Drag-and-Drop verschieben können.
Woher wissen Sie, wann Sie On-Demand-Arbeitsaufträge hinzufügen müssen? Mit dem einfachen Online-Wartungsanforderungsportal weiß jeder genau, wie er die Abteilung kontaktieren kann. Alles, was sie tun müssen, ist auf die Website zu gehen und ihre Informationen einzugeben. Und im Gegensatz zu einer telefonischen Nachricht oder einer E-Mail verfügt das Online-Formular über anpassbare Datenfelder, sodass die Benutzer genau wissen, welche Informationen in ihre Anfragen aufgenommen werden müssen.
So optimieren Sie Arbeitsaufträge
Die letzten beiden Schritte machen Ihre Arbeitsaufträge schwer, aber auch leicht. CMMS-Software hilft bei beiden.
Mit anpassbaren Vorlagen können Sie mit nur wenigen Klicks schnell alle Informationen hinzufügen, die Techniker für eine effiziente Arbeit benötigen. Mit der Wartungs-App können Techniker von überall aus mit jedem mit dem Internet verbundenen Mobilgerät auf alles zugreifen. All diese Hilfe passt direkt in die Handfläche.
Kurze, prägnante Zusammenfassung
Ein effektives Arbeitsauftragsmanagement könnte nur wenige Schritte entfernt sein, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen. Beginnen Sie mit der Standardisierung Ihrer Daten, sodass alles im selben Format vorliegt, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Nächster, Richten Sie Ihren Zeitplan ein, aber behandeln Sie PMs wie Termine in einem Krankenhaus: Wenn etwas Ernsteres auftaucht, Seien Sie bereit, das PMs neu zu planen. Richten Sie bei Wartungsanfragen einen formellen Prozess ein und erzwingen Sie ihn, und packen Sie dann jeden Arbeitsauftrag mit den Informationen, die Techniker für eine gute Arbeit benötigen, um sicherzustellen, dass Techniker mit einer mobilen Wartungs-App von überall aus auf diese Informationen zugreifen können.
Nächste Schritte
Sind Sie bereit, Ihr Arbeitsauftragsmanagement endlich zu organisieren? Es ist Zeit, eine moderne CMMS-Lösung zu implementieren.
Hippo hat viele Möglichkeiten, Ihnen zu helfen, egal wie weit Sie dabei sind. Wir können Ihre Fragen zu Wartungsstrategien (und allem anderen, was mit Wartung zu tun hat) beantworten, Ihnen bei der Buchung einer Live-Software-Demo helfen oder Sie sogar mit einer kostenlosen Testversion einrichten.