So führen Sie eine Telefonkonferenz / 16 Tipps, um Ihr nächstes Meeting zu erobern
“ Hallo? Kannst du mich hören?“
„Oh, tut mir leid, du gehst zuerst.“
„Nein, du gehst zuerst!“
„Entschuldigung, wer spricht jetzt?“
Telefonkonferenzen sind eine Herausforderung. Wenn Sie mehrere Personen haben, die sich ausschließlich auf Audio verlassen, verpassen Sie die reichhaltigen visuellen Hinweise, die dazu beitragen können, dass ein Meeting reibungslos abläuft.
Obwohl Videokonferenzen Audio schnell übertreffen, gibt es immer noch Gelegenheiten, bei denen der gute alte Anruf eine bessere Option ist, wie zum Beispiel:
- Wenn Sie von zu Hause aus oder an einem anderen Ort arbeiten, an dem Sie nicht möchten, dass die Privatsphäre aller Personen, die Ihren Hintergrund sehen, beeinträchtigt wird
- Für kürzere Besprechungen
- Für Besprechungen mit weniger Personen
- Für Besprechungen „unterwegs“, z. B. während des Pendelns
- Wenn die Internetverbindung / Bandbreite ein Problem darstellt und die Verbindung der Teilnehmer kein Video unterstützt.
Natürlich bringt die Audiokonferenz einzigartige Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel:
- Es ist schwer zu entziffern, wer spricht.
- Es ist schwierig zu wissen, wann man spricht.
- Möglicherweise sind die visuellen Hilfsmittel, die Sie für eine Präsentation verwenden können, eingeschränkt.
Aufgrund der einzigartigen Herausforderungen der Telefonkonferenz ist es umso wichtiger, vorbereitet zu sein. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie eine Telefonkonferenz ohne Kopfschmerzen führen können.
Vor der Telefonkonferenz
Wählen Sie die richtige Webkonferenz-App.
Während Sie sicherlich eine reine Audio-Telefonkonferenz führen könnten, kann es hilfreich und ansprechender sein, den Anruf mit einer Bildschirmfreigabe zu ergänzen. Es gibt viele Webkonferenz-Apps, mit denen Sie dies tun können.
Sie können beispielsweise einen Zoom-Anruf nur mit Audio hosten, aber dennoch Ihren Bildschirm freigeben. So geht’s:
- Wenn Sie Ihr Zoom-Meeting planen, stellen Sie sicher, dass das Video des Hosts und das Video der Teilnehmer „Aus“ ist. Stellen Sie unter „Erweiterte Einstellungen“ sicher, dass „Warteraum aktivieren“ aktiviert ist.
- Wenn die Teilnehmer ankommen, werden sie im Wartezimmer festgehalten. Das heißt, Sie können wählen, wann sie zum eigentlichen Meeting zugelassen werden sollen (sie können nicht automatisch teilnehmen). Dies stellt sicher, dass es keine Unbeholfenheit gibt, wenn Menschen zu verschiedenen Zeiten eintreten und sich vorstellen und andere Menschen abschneiden. Sie können jeden zum Meeting zulassen, wenn Sie bereit sind, und sich und die Teilnehmer gleichzeitig vorstellen.
- Sobald alle zugelassen sind und die Einführungen beendet sind, können Sie die Whiteboard-Funktion verwenden oder freigeben, was auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.
Cull die Teilnehmerliste.
Bei Telefonkonferenzen gilt: Je weniger Teilnehmer, desto besser. Bei zu vielen Personen in einem Audioanruf kann es verwirrend werden, da Sie zwischen so vielen Stimmen unterscheiden müssen. Wen auch immer Sie einladen möchten, stellen Sie sicher, dass sie wirklich da sein müssen. Im Übrigen können Sie ihnen einfach Notizen aus dem Meeting senden.
Weisen Sie einen Notetaker zu.
Als Leiter haben Sie alle Hände voll zu tun, um die Redner zu verwalten und sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos verläuft. Bitten Sie eine andere Person, sich Notizen zu machen, damit Sie diese Besprechungsprotokolle nach dem Anruf an alle Personen senden können.
Legen Sie ein Zeitlimit für Besprechungen fest.
Niemand mag ein Meeting, das unnötig in die Länge gezogen wird, aber es ist noch schlimmer, wenn das Meeting über Audio erfolgt, da diese ohne die Anregung, Gesichter zu sehen, schnell langweilig werden.
Wenn Sie eine reine Audio-Telefonkonferenz abhalten, sollten Sie diese auf 30 Minuten und nicht länger als eine Stunde beschränken.
Erstellen Sie die Agenda.
Skizzieren Sie, wer sprechen wird, worüber sie sprechen werden und in welcher Reihenfolge. Angesichts der Herausforderungen, die mit Audioanrufen verbunden sind, ist es wichtig, dass Sie das Chaos zähmen, indem Sie bestimmen, wer wann präsentiert wird.
Was das Format betrifft, ist es besser, wenn jeder zuerst seine gesamte Präsentation hält und dann das Wort für Fragen öffnet. Dies wird Verwirrung reduzieren und die Anzahl der Menschen reduzieren, die übereinander sprechen.
Teilen Sie die Tagesordnung und Besprechungsdetails per E-Mail mit allen.
Nachdem Sie die Teilnehmerliste bestätigt und die Tagesordnung erstellt haben, sollten Sie sie rechtzeitig vor dem Meeting mit allen Anwesenden teilen. Dies gibt den Teilnehmern Zeit, sich vorzubereiten, wenn sie präsentieren, und sich mit der Reihenfolge der Moderatoren vertraut zu machen.
Geben Sie alle Informationen an, die sie benötigen, um dem Anruf beizutreten. Dazu gehören der Link, der Einwahlcode und der Passcode. Senden Sie es ihnen rechtzeitig zu und senden Sie es möglicherweise 30 Minuten vor dem Meeting erneut.
Teilen Sie zusätzlich zu den Details zur Tagesordnung und zum Besprechungszugriff einige Besprechungshinweise mit, denen Sie folgen sollten, z:
- Stellen Sie vor dem Einwählen sicher, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden. Hintergrundgeräusche aus mehreren Zeilen können es für jeden sehr schwierig machen, sie zu hören. Um die beste Audioqualität zu gewährleisten, bitten Sie die Teilnehmer, vorher eine App zur Geräuschunterdrückung wie Krisp zu installieren, um den Lärm zu beseitigen, den sie in ihrem Raum nicht vermeiden können.
- Melden Sie sich an, wenn Sie an der Besprechung teilnehmen (solange Sie nicht zu spät kommen). Dieser Vorschlag hängt stark von der Art der Webkonferenz-App ab, die Sie verwenden. Einige, wie GoToMeeting, läuten eine Glocke, wenn jemand eintritt. Andere, wie WebEx, haben eine Option, bei der die App den Namen des Teilnehmers automatisch ankündigt, wenn er sich dem Anruf anschließt. Und wieder andere, wie Zoom, lassen Sie als Gastgeber Teilnehmer in einem Wartezimmer halten, und es wird eine Liste der anwesenden Teilnehmer angezeigt, sodass eine Selbstankündigung möglicherweise nicht erforderlich ist.
Führen Sie einen Probelauf mit der von Ihnen gewählten Konferenz-App durch.
Neue Technologien überraschen uns. Sie möchten Überraschungen so weit wie möglich begrenzen. Nachdem Sie eine Konferenz-App für Ihre Telefonkonferenz ausgewählt haben, testen Sie deren Funktionen. Laden Sie einige vertrauenswürdige Kollegen zu einer Testkonferenz ein, damit Sie sich mit dem Format und den Funktionen vertraut machen können.
Testen Sie die Link- und Einwahlcodes im Voraus. Nichts ruiniert ein Meeting so sehr, als wenn die Teilnehmer nicht darauf zugreifen können.
Während des Anrufs
Denken Sie an Ihre Verantwortung als Leiter.
Als Leiter der Telefonkonferenz ist es Ihre Aufgabe, alle vorzustellen, sie von Thema zu Thema zu bewegen und so weiter.
Wenn Leute eintreten, stellen Sie entweder sicher, dass sie sich in einem Wartezimmer befinden (wie Zoom), oder stellen Sie sicher, dass Sie sie öffentlich anerkennen, indem Sie etwas sagen wie: „Es sieht so aus, als ob Janet beigetreten ist. Wie geht es dir, Janet?“
Wenn es kein Wartezimmer gibt, werden Sie wahrscheinlich ein paar Minuten mit einigen Leuten am Telefon sitzen, während Sie darauf warten, dass alle ankommen. Damit die Leute nicht glauben, dass sie die Verbindung verloren haben, sagen Sie etwas wie: „Wir warten immer noch auf ein paar weitere Leute. Wir werden noch eine Minute warten, um ihnen Zeit zu geben, mitzumachen.“
Haben Sie auch keine Angst, ein freundliches Gespräch zu beginnen, bevor Sie in das Fleisch des Meetings eintauchen (solange Sie zusätzliche Zeit haben!).
Sobald alle beigetreten sind, starten Sie die Besprechung, indem Sie ankündigen, wer Sie sind, wer noch anruft und was der Zweck der Besprechung ist. Sie können auch einige Grundregeln durchgehen, wie zum Beispiel:
- “ Nach jeder Präsentation melde ich mich und öffne das Wort für Fragen. Bitte warten Sie, bis die Präsentation vorbei ist und ich angekündigt habe, dass es Q& Eine Zeit ist, etwas zu sagen. Dies ist so, dass niemand unbeabsichtigt jemanden abschneidet.“
- „Ich bitte alle, sich stumm zu schalten, wenn Sie gerade nicht sprechen. Sie finden die Stummschalttaste …“
- Wenn die App für die Teilnehmer neu ist, geben Sie ihnen einen kurzen Überblick über die Software und zeigen Sie ihnen, wo sie bestimmte Funktionen finden können.
Beachten Sie die Tagesordnung.
Halten Sie die Tagesordnung jederzeit vor sich, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wer als nächstes spricht und wann Sie eine Q & A-Sitzung abschließen können. Sie müssen sich auch darauf beziehen, um einen reibungsloseren Übergang zu erzielen. Zum Beispiel: „Okay, alle zusammen, das schließt die Fragen zu unseren Q1-Finanzen ab. Kommen wir nun zu den Marketingplänen für unsere bevorstehende Produkteinführung.“
Stummschalten nach Bedarf.
Bleiben Sie stumm, wenn Sie nicht sprechen, und bitten Sie andere, dasselbe zu tun. Abhängig von Ihrer Konferenz-App können Sie als Host möglicherweise Personen nach Belieben stummschalten.
Wissen, wann man einschaltet.
- Wenn Sie eine Frage oder einen Kommentar für eine bestimmte Person haben, sprechen Sie sie immer zuerst mit ihrem Namen an, damit sie wissen, dass Sie mit ihnen sprechen.
- Wenn eine Idee oder Frage zu Ihnen kommt, während jemand präsentiert, Machen Sie sich Notizen und warten Sie, bis der Sprecher fertig ist, bevor Sie einspringen.
- Wenn Personen ihre Redezeit überschritten haben, können Sie gerne unterbrechen, wenn ihre Zeit abgelaufen ist, um die Besprechung zu verschieben.
- Jedes Mal, wenn ein Moderator mit dem Sprechen fertig ist, danken Sie ihm, fassen Sie zusammen, was gesagt wurde, und fragen Sie, ob es Fragen oder Kommentare gibt.
Geben Sie jedem die Möglichkeit zu sprechen.
Manche Menschen fühlen sich nicht wohl dabei, während einer Telefonkonferenz im Vergleich zu einer persönlichen Besprechung zu sprechen. Gleichzeitig möchten Sie sie nicht zur Stelle bringen oder in Verlegenheit bringen.
Sobald die Konversation am Ende eines Themas abklingt, wenn Sie bemerken, dass jemand kein Wort gesagt hat, können Sie fragen: „Gibt es etwas, das Sie hinzufügen möchten?“ Wenn sie nein sagen, fahren Sie schnell fort.
Beenden des Anrufs
- Geben Sie während der gesamten Besprechung einen Countdown für die Besprechung an, z. B.: „Wir haben fünf Minuten Zeit, um hier zu beenden.“ Dies stellt sicher, dass die Dinge nach Zeitplan laufen und das Meeting nicht über die Zeit geht.
- Wenn noch Zeit bleibt, können Sie das Wort für abschließende Bemerkungen oder Fragen öffnen.
- Bevor Sie alle entlassen, fassen Sie zusammen, was beschlossen wurde, und skizzieren Sie die nächsten Schritte. Seien Sie sicher, allen für die Teilnahme zu danken.
- Sobald der Anruf abgeschlossen ist, senden Sie das Besprechungsprotokoll und die Aktionsschritte per E-Mail an die Teilnehmer.
Heilen Sie Ihre Probleme mit Telefonkonferenzen
Ja, Telefonkonferenzen sind eine Herausforderung – aber Sie sind nichts, was Sie nicht bewältigen können. Mit diesen Tipps zur Leitung einer Telefonkonferenz erobern Sie Ihr nächstes Meeting mit Leichtigkeit.