So führen Sie eine Disziplinaranhörung durch – einschließlich einer kostenlosen Vorlage für eine schriftliche Abmahnung
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und ein Problem mit einem Mitglied Ihres Teams haben, sollte Ihre erste Anlaufstelle immer ein ungezwungener Chat sein. Eine Menge Zeit, das ist alles, was es braucht, um ein Problem zu glätten. Aber hin und wieder müssen Sie formellere Maßnahmen ergreifen – hier kommt ein Disziplinarverfahren ins Spiel. In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Disziplinarprozess und stellen Ihnen einige praktische Vorlagen für schriftliche Warnungen zur Verfügung.
Was ist ein Disziplinarverfahren?
Eine Disziplinaranhörung ist ein Teil des größeren Disziplinarverfahrens, dem Ihr Unternehmen folgen sollte, wenn Sie jemals inakzeptables Verhalten bei der Arbeit ansprechen müssen.
‚Inakzeptables Verhalten‘ könnte in diesem Zusammenhang eine Reihe von Dingen bedeuten – entweder das Verhalten eines Mitarbeiters bei der Arbeit oder seine Fähigkeit in seiner Rolle.
‚Verhalten‘ würde unangemessenes oder inakzeptables Verhalten bedeuten.
‚Fähigkeit‘ hingegen bezieht sich mehr auf die Arbeitsleistung. Während einige Unternehmen sich dafür entscheiden, Leistungsprobleme über ein Disziplinarverfahren zu lösen, ist es in der Regel viel effektiver (ganz zu schweigen von fairer und zivilisierter), stattdessen den Weg eines Leistungsverbesserungsplans einzuschlagen.
Denken Sie daran – wenn Leute ‚Disziplinar‘ sagen, beziehen sie sich normalerweise auf die Disziplinarversammlung selbst, aber streng genommen ist diese Sitzung nur ein Teil eines vollständigen Disziplinarverfahrens.
Lassen Sie uns aufschlüsseln, was das bedeutet.
Das Disziplinarverfahren
Das Disziplinarverfahren Ihres Unternehmens sollte entweder in Ihren Arbeitsverträgen oder in Ihrem Betriebshandbuch klar festgelegt sein.
Ein genau definiertes Disziplinarverfahren ist für jedes kleine Unternehmen sehr wichtig. Wenn Sie jemals jemanden wegen eines Disziplinarproblems gehen lassen müssen, aber der Prozess schlecht gehandhabt oder schlecht kommuniziert wurde, dann sind Sie offen für ein Arbeitsgericht, wo der Mitarbeiter für unfaire Entlassung könnte.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmenshandbuch eine angemessene Disziplinarpolitik festlegen (und sich dann daran halten), bleiben Sie auf der richtigen Seite des britischen Arbeitsrechts.
Bevor wir ein vollständiges Disziplinarverfahren festlegen, ist anzumerken, dass viele Fragen informell lange vor einer vollständigen Disziplinarmaßnahme geklärt werden können. Möglicherweise ist nur ein kurzer Chat erforderlich, um Missverständnisse oder Missverständnisse auszuräumen – denken Sie also daran, bevor Sie einen ausgewachsenen Disziplinarprozess durchlaufen.
Ein ordentliches Disziplinarverfahren sollte einige Schlüsselschritte enthalten:
- Eine Disziplinaruntersuchung
- Ein erstes Disziplinarschreiben, in dem die zu diskutierenden Themen dargelegt werden
- Ein Treffen zur Erörterung des Problems (die Disziplinaranhörung)
- Eine Disziplinarentscheidung
- Eine Chance, gegen die Disziplinarentscheidung Berufung einzulegen
Einige dieser Schritte scheinen wahrscheinlich einfach genug zu sein, andere müssen jedoch etwas genauer erklärt werden.
Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen.
Durchführung einer Disziplinaruntersuchung
Wann immer möglich, empfiehlt es sich, die Untersuchung von jemandem durchführen zu lassen, der nicht direkt an dem Problem beteiligt ist – beispielsweise einem anderen Manager oder einem Mitglied der Personalabteilung (falls Ihr Unternehmen eines hat). Diese Person wird als ‚Disziplinarbeamter‘ fungieren.
Sie müssen den Mitarbeiter auch darüber informieren, dass Sie eine Untersuchung gegen ihn eingeleitet haben.
Eine gute Disziplinaruntersuchung sollte einige Dinge erreichen:
- Herausfinden, ob ein Fall zu beantworten ist
- Befolgen Sie einen fairen Prozess, der sicherstellt, dass die Seite aller gehört wird
- Sammeln Sie Details zu den Vorwürfen und Beweisen für den Rest des Disziplinarverfahrens
- Helfen Sie dem Arbeitgeber bei der Entscheidung, ob er weitere Disziplinarmaßnahmen ergreifen soll
Bei der Durchführung einer Untersuchung ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich über das Problem, wie Sie können. Dies kann eine Aufzeichnung relevanter E-Mails oder Aussagen anderer Mitarbeiter bedeuten.
Wenn der Disziplinarbeamte – nachdem er alle Beweise gesammelt hat – der Meinung ist, dass es keinen Sinn hat, die Untersuchung fortzusetzen, kann er sie beenden.
Wenn sie jedoch glauben, dass ein Disziplinarverfahren zu beantworten ist, sollten sie die Disziplinaranhörung einplanen. Sie müssen den Mitarbeiter per Brief zur Anhörung einladen.
So schreiben Sie einen Disziplinarbrief (einschließlich Disziplinarbriefvorlage)
Sobald die Disziplinaruntersuchung abgeschlossen ist, ist es Zeit, den Disziplinarbrief an den Mitarbeiter zu senden. Dieses Schreiben soll sie über die Probleme informieren, die Sie bei der Disziplinaranhörung besprechen möchten, ihnen helfen zu verstehen, was bei diesem Treffen passieren wird, und ihnen angemessene Zeit für die Vorbereitung geben. Wir empfehlen, den Mitarbeiter mindestens einige Arbeitstage im Voraus zu benachrichtigen.
Es sollte auch angegeben werden, wann und wo es stattfinden wird, wer sonst noch dort sein wird und was die möglichen Ergebnisse dieses Treffens sein könnten.
Der Arbeitnehmer ist berechtigt, zu seiner Disziplinarsitzung einen Begleiter mitzubringen – das kann ein Mitarbeiter oder ein Gewerkschaftsvertreter sein. Dieser Brief ist ein guter Zeitpunkt, um sie wissen zu lassen, damit sie ihn organisieren können.
Wenn Sie sich in der Disziplinaranhörung befinden, sollten Sie jedoch daran denken, dass ihr Begleiter keine Fragen im Namen des Mitarbeiters beantworten kann. Sie können sie unterstützen und mit ihnen beraten, aber keine Fragen für sie beantworten.
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So führen Sie eine Disziplinaranhörung durch
Das Wichtigste zuerst – Wenn Sie eine Disziplinaranhörung durchführen möchten, versuchen Sie es an einem privaten Ort und außerhalb der Hörweite des restlichen Unternehmens. Wenn möglich, könnte es sogar eine Idee sein, es außerhalb der normalen Bürozeiten für ein wenig mehr Privatsphäre zu tun.
Hier geht es nicht darum, das Disziplinarverfahren geheim zu halten, sondern sicherzustellen, dass es für den Mitarbeiter keine unnötig stressige oder peinliche Erfahrung ist. Denken Sie daran – das beste Szenario ist, dass Sie beide zusammenarbeiten können, nachdem dies vorbei ist.
Während der Disziplinarverhandlung müssen Sie:
- Erklären Sie die Beschwerde, die Sie über das Verhalten des Mitarbeiters haben
- Gehen Sie die Beweise durch, die Sie über dieses Verhalten gesammelt haben
- Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Seite der Geschichte zu erzählen
- Entscheiden Sie über die nächsten Schritte – und welche Disziplinarmaßnahmen Sie als nächstes ergreifen werden.
Dass Disziplinarmaßnahmen Folgendes bedeuten könnten:
- Keine Aktion
- Schriftliche Warnung
- Endgültige Warnung
- Herabstufung oder Entlassung
Im nächsten Teil dieses Beitrags werden wir uns diese Optionen ansehen und genau aufschlüsseln, was sie bedeuten. Wir geben Ihnen auch Zugang zu einigen kostenlosen schriftlichen Abmahnvorlagen, um Ihren Disziplinarprozess von Anfang an auf einer soliden Grundlage zu halten.
Wenn Sie gerade entscheiden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, sollten Sie auch alle mildernden Umstände berücksichtigen, die der Mitarbeiter vorbringt.
Keine Aktion
Wenn Sie mit der Erklärung Ihres Mitarbeiters in der Disziplinaranhörung zufrieden sind, könnten Sie sich entscheiden, dass Sie keine weiteren Maßnahmen ergreifen müssen. Informieren Sie den Mitarbeiter in diesem Fall einfach, dass er sich keine weiteren Sorgen machen muss.
Schriftliche Abmahnung (einschließlich Abmahnvorlage)
Eine schriftliche Abmahnung dient als formelle Benachrichtigung des Mitarbeiters, dass sich sein Verhalten ändern muss. Eine schriftliche Mahnung sollte Folgendes enthalten:
- Die Details des Verhaltens, das als inakzeptabel erachtet wurde
- Welche Änderungen sind erforderlich, mit einem Zeitplan für Verbesserungen
- Was könnte passieren, wenn diese Änderungen nicht vorgenommen werden
Wenn Sie Hilfe bei der Zusammenstellung Ihrer eigenen schriftlichen Abmahnung benötigen, finden Sie unsere kostenlose Vorlage für schriftliche Abmahnung direkt unten.
Letzte Abmahnung (einschließlich Vorlage für die letzte Abmahnung)
Wenn Sie einem Mitarbeiter bereits eine schriftliche Abmahnung erteilt haben und sich sein Verhalten nicht verbessert hat, eskalieren Sie das Disziplinarverfahren auf diese Weise. Es lässt den Mitarbeiter wissen, dass sich sein Verhalten ändern muss oder ernstere Maßnahmen ergriffen werden.
Wenn Sie auf eine kostenlose Vorlage für die endgültige Warnung zugreifen müssen, finden Sie eine hier.
Herabstufung oder Entlassung
Wenn festgestellt wird, dass der Arbeitnehmer ein grobes Fehlverhalten begangen hat oder sich sein Verhalten nach schriftlicher und endgültiger Abmahnung nicht verbessert hat, ist sein Arbeitgeber berechtigt, den Vertrag des Arbeitnehmers zu kündigen.
Das Recht des Arbeitnehmers auf Berufung
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, gegen die Entscheidung seiner Disziplinarverhandlung Berufung einzulegen, wenn er die Entscheidung für unfair oder das Ergebnis für zu schwerwiegend hält.
Wenn sie gegen die Entscheidung Berufung einlegen, müssen Sie eine weitere Untersuchung durchführen und den Fall ein zweites Mal prüfen – vorzugsweise mit einer anderen Person, die als ‚Disziplinarbeauftragter‘ fungiert.
Sie müssen ein Disziplinarverfahren einleiten und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Unsere Personalberatung kann helfen.
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