So entsorgen Sie alte Geschäftsunterlagen sicher
Ihr Unternehmen wird schnell Papierkram sammeln. Mitarbeiterinformationen, Steuerpapiere, Jahresabschlüsse, Geschäftsunterlagen und vieles mehr werden Ihr Ablagesystem schnell füllen. Heutzutage haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, bestimmte Unterlagen zu scannen, aber auch elektronische Informationen werden sich ansammeln. Um Ihre Daten sicher zu halten, ist es wichtig zu wissen, wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren und wie Sie sie bei Bedarf entsorgen können.
Datenschutzbedenken bei alten Geschäftsunterlagen
Wann immer Sie sensible Informationen haben, gibt es Datenschutzbedenken. Wenn Sie finanzielle oder andere Geschäftsdaten in einem Aktenschrank oder auf Ihrer Festplatte haben, besteht die Gefahr, dass sie kompromittiert werden. Festplatten können ausfallen, Hardcopys können Feuer- oder Wasserschäden zum Opfer fallen und es besteht immer die Gefahr des Diebstahls. Da es beim Speichern alter Datensätze Datenschutzbedenken gibt, ist es wichtig, nur das aufzubewahren, was Sie benötigen.
Wie lange alte Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden
Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Geschäftsunterlagen um gedruckte Kopien oder elektronische Dateien handelt, müssen Sie überlegen, wie lange Sie diese Aufzeichnungen aufbewahren müssen. Beratung mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater ist ein guter Weg, um zu wissen, was Sie behalten sollten und was Sie entsorgen können.
Gewerbesteuererklärungen und Belege
Im Allgemeinen empfiehlt der IRS, diese Dokumente 7 Jahre lang aufzubewahren. Dies liegt daran, dass es eine „Verjährungsfrist“ gibt, in der eine Steuererklärung von Ihnen geändert oder vom IRS angefochten werden kann. Auch wenn Sie nach 7 Jahren möglicherweise über Belege verfügen können, kann es sinnvoll sein, eine endgültige Kopie Ihrer Unternehmenssteuererklärungen und der Korrespondenz mit dem IRS aufzubewahren, um die Vorbereitung zukünftiger Steuererklärungen zu unterstützen.
Employment Tax Records
Der IRS schlägt vor, dass Sie alle Aufzeichnungen über die Steuern der Arbeitnehmer für mindestens 4 Jahre nach dem Datum, an dem diese Steuern fällig oder bezahlt wurden, aufbewahren. Dazu gehören Ihre EIN, Löhne, Rentenzahlungen, die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter und alles andere im Zusammenhang mit Arbeitssteuern.
Gewerbeimmobilien
Wenn Sie den Vermögenswert nicht mehr besitzen, sollten Sie die Aufzeichnungen bis zum Ende der Verjährungsfrist aufbewahren. Alle Urkunden und Titel müssen aufbewahrt werden, bis Sie die Immobilie verkaufen oder veräußern.
Geschäftsbücher
Ihr CPA berät Sie darüber, wie lange Gewinn- und Verlustrechnungen, Jahresabschlüsse, Scheckregister, Jahresberichte, Informationen des Verwaltungsrats, Jahresversammlungsprotokolle, Gründungsdokumente, Rechnungen und Spesenabrechnungen aufbewahrt werden müssen und Gesellschaftsstatuten. Ein Minimum von 7 Jahren ist die konservative Empfehlung.
Bankinformationen
Wenn die Datensätze für steuerliche Zwecke verwendet werden, ist die 7-Jahres-Empfehlung sinnvoll. Wenn die Kontoauszüge jedoch keine steuerlichen Auswirkungen haben, können monatliche Kontoauszüge nach einem Jahr entsorgt werden.
Entsorgung alter Geschäftsunterlagen
Wenn es Zeit ist, alte Geschäftsunterlagen zu entsorgen, möchten Sie sicherstellen, dass sie zerstört werden und nicht abgerufen und gestohlen werden können. Es gibt seriöse Unternehmen, die mit Schreddern von Hardcopies viel effizienter und sicherer als Ihr Büro Aktenvernichter helfen können, und einige sind auch in der Lage, die Hardware selbst zu zerstören, wenn Sie elektronische Daten entsorgen müssen.
Sie möchten kein Risiko eingehen, wenn es um wichtige Informationen zu Ihrem Unternehmen geht. Wenn Sie mit Finanz- und Rechtsexperten sprechen, können Sie entscheiden, was Sie aufbewahren und was Sie vernichten möchten, und Zerkleinerungsunternehmen wie AccuShred können sicherstellen, dass die Arbeit richtig erledigt wird, wenn Sie bereit sind, alte Datensätze im Namen des Datenschutzes zu entsorgen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.