So bewerten Sie Ihre Geschäftsanforderungen, bevor Sie eine neue Software auswählen
Die Auswahl des richtigen Softwaretools für Sie und Ihr Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Du weißt es. Ich weiß es. Ihr Cash-Cow-Chef weiß es.
Es gibt buchstäblich Hunderte von Optionen in jeder Produktkategorie.
Für diejenigen, die sich uns von den Suchmaschinen anschließen, ist dieser Artikel Teil einer Acht-Segment-Serie für professionelle Dienstleistungsunternehmen. Dieses Kapitel wurde jedoch geschrieben, um für alle Unternehmen anwendbar zu sein, da die Auswahl von Software eine ernsthafte Scheiße ist.
Also lehnen Sie sich zurück und nehmen Sie Platz. Du bist spät beigetreten, also gibt es keine Erfrischungen mehr, aber wir haben einige Wissensbomben auf dich zukommen.
Zuvor haben wir dies bereits erwähnt, aber es ist unbedingt erforderlich, dass das Tool, das Sie für jedes Problem auswählen, das Sie in Ihrem Unternehmen beschrieben haben, der Lösung dieser Kerngeschäftsprobleme entspricht.
Sie möchten wissen, was Ihre Probleme sind und sicher sein, dass dieses Tool sie lösen wird. Nichts weiter. Nicht weniger.
Wenn Sie größere Software für die „nur für den Fall“ -Szenarien kaufen, verschwenden Sie Ressourcen und erhalten Tools, die zu groß sind.
Ein Zitat, um unseren Punkt zu betonen
Autor Rudolf Melik führt aus;
„Die wahre Messung der Effektivität Ihres Tools sollte darin bestehen, festzustellen, ob es die Kosten senkt oder den Umsatz mit Dienstleistungen pro Projekt erhöht. Um den vollen Nutzen aus der Installation zu ziehen, ist es wahrscheinlich, dass ein PSO seine internen Prozesse bewerten muss.“
In diesem Zitat heißt es, dass der ultimative Benchmark für den Erfolg Ihres neuen Tools auf die eine oder andere Weise ein Maß dafür sein sollte, wie effektiv es sein wird, die Rentabilität zu steigern oder die Kosten zu senken. Das war’s. Kein Riff raff Unsinn für was wäre wenn Situationen.
Der beste Weg, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen mit einem dieser beiden Benchmarks Verbesserungspotenzial hat, besteht darin, Ihre Prozesse zu bewerten und Schwachstellen zu identifizieren.
Hier ist wie.
Wie Sie Ihre internen Geschäftsprozesse bewerten
Der beste Weg, um zu beginnen, ist die Kommunikationsstruktur Ihrer Organisation zu kartieren und wichtige Mitglieder Ihres Teams zu interviewen.
Große Unternehmen sollten dies auf jeden Fall tun.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern sind, ist die Zuordnung normalerweise nicht zu kompliziert, aber es lohnt sich trotzdem.
Für Solo-Unternehmungen gibt es immer noch einen gewissen Wert, den Sie aus den Fragen in diesem Abschnitt ziehen können, die Sie sich stellen können. Also solltest du es auch tun.
Bedenken Sie dies bei der Zuordnung Ihres Teams
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Beginnen Sie mit einem offenen Geist
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Indem Sie eine Bewertung mit einer voreingenommenen Annahme beginnen, wo Sie die Probleme sehen, setzen Sie sich darauf, Elemente als Probleme wahrzunehmen, die keine Probleme sind. Bleiben Sie offen, hören Sie den Mitarbeitern zu und hören Sie sich selbst zu. Manchmal ist das Problem etwas, das Sie sich nie vorgestellt haben.
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Beginnen Sie mit einem Interview mit Ihrem Team (oder sich selbst, wenn Sie solo sind)
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Verwenden Sie Mitarbeiterinterviews, um festzustellen, wie gut Personen für ihre Arbeit geschult sind. Dies ist der Schlüssel, um herauszufinden, dass die Ineffizienzen möglicherweise nicht in Ihren Tools liegen, sondern in den Menschen. Vielleicht ist es beides. Beide müssen gelöst werden. Die Interviews können auch mehr Licht darauf werfen, wie gut Sie Ihre Mitarbeiter ausbilden. Als Arbeitgeber ist die Mobilität der Arbeitnehmer immer eine Einbahnstraße.
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Fragen an Ihre Mitarbeiter (oder sich selbst)
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Was ist Ihrer Meinung nach das wichtigste Ziel für unser Geschäft?
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Welche Rolle spielen Sie dabei?
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Wie gut bist du darauf vorbereitet?
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Von welchen Ressourcen benötigen Sie mehr?
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Was hindert Sie daran, Ihren Job zu machen?
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Woher wissen Sie, wann Ihre Arbeit erledigt ist?
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Können Sie die neueste Analyse Ihres Kerngeschäftsprozesses beschreiben?
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Was haben Sie selbst getan, um Ihre normalen Arbeitsfunktionen zu verbessern?
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Was sind die Kundenanforderungen an einen Auftrag, der sich durch Ihr Prozesssystem bewegt?
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Was ist die häufigste Schwierigkeit, mit der Sie bei Kunden konfrontiert sind?
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Welchen Teil der Arbeit möchten Sie von jemand anderem erledigen?
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Mit wem kommunizierst du am meisten?
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Wie ist die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden?
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Welche 20% der täglichen Aktivitäten machen Sie, die Ihnen am meisten Stress bereiten?
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Welche 20% Ihrer Aktivitäten bringen die meiste Rendite?
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Untersuchung kritischer Prozesse
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Basierend auf diesen Fragen werden Sie wahrscheinlich einige Elemente finden, die hervorstechen. Dies wird Ihnen etwas eng in auf. Als nächstes empfehlen wir, aus der Ferne zuzusehen und zu versuchen, alle Probleme zu bestätigen, die Sie möglicherweise entdeckt haben.
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Beginnen Sie dazu mit der Bestimmung einer Studie.
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Identifizieren Sie die kritischen Geschäftsprozesse, die überprüft werden müssen, indem Sie das wahrgenommene Risiko in jedem Problem aufschlüsseln und bewerten. Bewerten Sie diese 1 – 5. Beobachten Sie diejenigen mit dem größten Risiko.
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Bestimmen Sie die Verfügbarkeit kontinuierlicher Daten für diese Risikobereiche.
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Fragen Sie sich, wie Sie etwas als ineffizient oder nicht messen werden.
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Fragen Sie sich, wie Sie es beobachten werden, ohne das Szenario zu verzerren.
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Gibt es spezielle Regeln oder Parameter, die notwendig sind, um dies zu untersuchen?
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Führen Sie ein Teammeeting durch, um Ihre Ergebnisse zu besprechen
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Unabhängig davon, ob Sie eine neue Lösung kaufen oder nicht, werden Sie durch das Studium Ihrer Prozesse viele wertvolle Informationen für sich entdecken. Lassen Sie Ihre Ergebnisse marinieren.
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Sprechen Sie mit Ihrem Team und besprechen Sie, was Sie gefunden haben.
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Was sind die Probleme?
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Wie können sie gelöst werden?
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Sobald Sie Ihre Prozesse überprüft haben und eine neue Software für Sie richtig erscheint, ist es an der Zeit, die verfügbaren Tools zu bewerten.
Für unsere professionellen Service-Leute da draußen, wenn Sie die unten aufgeführten mögen, könnte ein PSA für Sie sein.
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Fachkräftemangel und technologische Innovationen
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Zu viel Druck zur Umsatzmaximierung
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Hohe Projektkosten
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Schwierigkeiten, messbarere Ergebnisse zu erzielen
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Geringe Produktivität
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steigerung der Kundenzufriedenheit
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zunehmende administrative Aufgaben
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Zunehmende Technologieprobleme
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Zu viel – nicht verwaltete Workloads
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fehlende Entscheidungsfindung informationen
Achten Sie darauf, die wichtigen unwichtigen Punkte zu berücksichtigen
Die Bewertung einer neuen Softwarelösung sollte sich nicht nur auf Merkmale und Funktionen konzentrieren. Dies wird nicht die effektivste Lösung für jede Organisation ergeben; noch wird die Wahl allein auf der Grundlage von Preis oder ROI.
Die effektivste Lösung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wenn Sie also eine Entscheidung auf einen oder zwei Faktoren stützen, führt dies zu einem nicht optimalen Ergebnis.
Was zu beachten ist:
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Funktionalität: Entsprechen die Funktionen Ihren größten Anforderungen?
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Konsistenz & Integration: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen reicht nicht aus; Alle Module innerhalb einer neuen Lösung müssen abgestimmt und integriert werden, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen, die die Anwendung verwendet. Seien Sie vorsichtig bei Tools, die über Akquisitionen gewachsen sind, da ihre Lösung möglicherweise modularisiert ist und sich schlecht integrieren lässt.
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Erschwinglichkeit: Kosten sind immer eine Überlegung. Eine ordnungsgemäße Branchenforschung wird Kostenüberlegungen aufdecken, einschließlich Lizenzgebühren, Support-, Hardware-, Beratungs- und Anpassungskosten.
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Usability: Ein System ist nur so gut wie seine Usability. Benutzer, Manager und Führungskräfte werden Anwendungen übernehmen, die einfach und intuitiv zu bedienen sind. Tools, die für den durchschnittlichen Benutzer wenig bis gar keine Schulung erfordern, haben einen Vorteil. Die schnellsten und leistungsfähigsten Lösungen sind nicht effektiv, wenn sie zu umständlich zu bedienen sind.
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Lieferantenfähigkeit: Bewerten Sie, ob die Anbieter in den kommenden Jahren verfügbar sein werden, um sicherzustellen, dass sie ihre Lösung stets unterstützen und weiterentwickeln.
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Andere wichtige Dinge, auf die Sie achten sollten:
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Betrachten Sie IT-Support-Anforderungen
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Stellen Sie sicher, dass die Vertragsklauseln Ihren Anforderungen entsprechen und nicht nur den Anforderungen des Softwareanbieters
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Überlegen Sie, welche Exit-Strategien Sie haben
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Wissen Sie genau, was Sie bezahlen werden
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Bewerten Sie das Unternehmen, das Ihr Tool herstellt
Berücksichtigen Sie nicht nur das Produkt, das Sie kaufen werden, sondern auch die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden, diejenigen, die Ihre Supportanrufe beantworten und bei Abrechnungsproblemen helfen.
Dies ist nicht zu vergessen, da Probleme in jedem Unternehmen unvermeidlich sind.
Stellen Sie Fragen wie diese:
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Wer ist Ihr normaler Kunde?
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Was sind ihre Bewertungen?
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Wann hat Ihr Unternehmen nicht gehalten, was Sie versprochen haben? (das passiert jedem, sie sind gut, wenn sie Fehler machen können)
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Was macht Ihr Tool anders?
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Soll ich dieses Tool kaufen?
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Wen soll ich sonst noch anschauen? (gute Unternehmen sind zuversichtlich genug, um Ihnen zu zeigen, wer noch da draußen ist)
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Sind Integrationen und Anpassungen effizient und kostengünstig?
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Bietet das Unternehmen ein SDK / API an? (software Dev Kit/App-Programmierschnittstelle)
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Welche Datenbanken unterstützt der Anbieter?
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Welche Unterstützung kann von diesem Team erwartet werden?
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Haben Sie ein internes IT-Personal?
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Wie lange dauert es durchschnittlich, bis gemeldete Fehler behoben oder umgangen werden?
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Sind Sie in der Cloud und wer ist Ihr Provider?
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Was passiert, wenn Ihre Server ausfallen? (sie werden sagen, es ist selten, dies ist keine Antwort auf Ihre Frage)
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Welche Art von Sicherheit ist in das System integriert?
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Sind meine Daten sicher?
Jedes Werkzeug hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Es geht darum zu bewerten, was für Sie wichtiger ist, wenn Sie Kosten, Nutzen, Risiken usw. messen.
Eine sorgfältige Bewertung der Technologie muss vor jeder Investition in solche Anwendungen durchgeführt werden. Viele Unternehmen behaupten, dass ihre Technologie die langfristigen Bedürfnisse von Unternehmen befriedigen wird; Es gibt jedoch keine Wunderwaffe.
Wenn Sie Schwierigkeiten damit haben, wenden Sie sich bitte an, wenn nicht, gehen wir zum letzten Abschnitt unserer Serie über.
So implementieren Sie Ihre neue Software in Ihrem Unternehmen.
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Dies ist Teil unserer Serie mit acht Kapiteln über Professional Services Automation.
Siehe den Rest unten.
- Kapitel 1: Was ist die Hölle ist Professional Services Automation Software?
- Kapitel 2: Woher kommt die Automatisierungssoftware für professionelle Dienstleistungen?
- Kapitel 3: Wie funktioniert Professional Services Automation Software?
- Kapitel 4: Die Checkliste des Käuferleitfadens, um festzustellen, ob Sie PSA-Software benötigen
- Kapitel 5: Wie Professional Services Automation Software Ihr Unternehmen verändern wird
- Kapitel 6: Die Risiken und Vorteile der Verwendung von Professional Services Automation Software
- Kapitel 7:: So bewerten Sie Ihre Geschäftsanforderungen, bevor Sie eine neue Software auswählen
- Kapitel 8: So implementieren Sie neue Software in Ihr Unternehmen