So behalten Sie den Überblick über Zahlungen und Rechnungen

So behalten Sie den Überblick über Zahlungen und Rechnungen

Buchhaltung, Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Zahlungen sind wichtige Anliegen für KMU, deren Cashflow-Management und finanzielle Gesundheit stark von der Einrichtung der richtigen Systeme profitieren. Wir untersuchen die Faktoren, die bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware zu berücksichtigen sind, sowie die Best Practices, die implementiert werden müssen, um den Überblick über Zahlungen und Rechnungen zu behalten.

Rechnungslegungsprozesse und Cashflow-Management sind nicht mehr das, was sie einmal waren. Die digitale Transformation und praktische Innovationen haben dazu geführt, dass die Nachverfolgung von Zahlungen und die Ausstellung von Rechnungen für viele kleine Unternehmen weitgehend digitalisiert wurden, mit all dem Komfort, den dies mit sich bringt.

Die Digitalisierung bedeutet zwar, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Zu- und Abflüsse leichter bewältigen können, doch ist dies kein Grund zur Selbstzufriedenheit. Den Überblick über Zahlungen und Rechnungen zu behalten, ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da es einen gesunden Cashflow und eine verbesserte Finanzprognose gewährleistet. Mit modernen Buchhaltungsprogrammen und Zahlungsverfolgungsfunktionen können Unternehmen von einer größeren Transparenz als je zuvor profitieren, was alles von der betrieblichen Effizienz bis hin zu Lieferantenbeziehungen verbessern kann.

Wenn es jedoch darum geht, die richtigen Mittel zur Verfolgung von Zahlungen und zur Verarbeitung des Cashflows auszuwählen, fällt es einigen Unternehmen schwer, den für ihre Anforderungen am besten geeigneten Dienstleister zu ermitteln. Wir werfen einen Blick auf die Kriterien, die bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung zu beachten sind, sowie auf die Best Practices, die implementiert werden müssen, um ein vernünftiges Cashflow-Management, eine Überwachung und eine Rechnungsverfolgung zu gewährleisten.

Zahlungen, Rechnungsstellung und Buchhaltung heute

Während elektronische Zahlungen heute als Norm gelten, tätigen viele KMU weiterhin Transaktionen auf traditionellere Weise. Für Tech- oder Tech-benachbarte Unternehmen scheint es entschieden veraltet zu sein, scheckbasierte Zahlungen zu leisten oder Papierrechnungen einzureichen. Für einige, jedoch, sie bleiben alltäglich, mit unterschiedlichem Grad der Prävalenz von Land zu Land. Während Frankreich eine weitere EU-Nation werden soll, die die B2B-Papierrechnung bis 2025 vollständig auslaufen lässt, ist sie in einigen Teilen der Welt nach wie vor allgegenwärtig. Papierschecks sind auch in einigen Gebieten wie den Vereinigten Staaten, in denen bis zu 42% der B2B-Zahlungen im Jahr 2019 per Scheck getätigt wurden, weiterhin stark vertreten.

Bei eingehenden Kundenzahlungen bestehen scheckbasierte Transaktionen traditionell darin, eine Rechnung auszustellen und dann auf die Freigabe des Schecks des Kunden zu warten, wobei auf dem Weg wenig bis gar keine Sichtbarkeit besteht. In den meisten Fällen werden Schecks nicht einmal vor dem folgenden Abrechnungszeitraum gelöscht, was den Abgleich erschweren und zu Unstimmigkeiten führen kann. Im Gegensatz dazu ist der Komfort des elektronischen Zahlungsverkehrs ein großer Vorteil für alle Beteiligten, und trotz asymmetrischer Verzögerungen in der E-Payment- und E-Invoicing-Landschaft schreitet die Digitalisierung voran. Tatsächlich hat sich dieses Phänomen erst mit der Covid-19-Pandemie und ihren Nachwirkungen verstärkt.

Auch moderne Buchhaltungsprogramme sind von der digitalen Transformation geprägt. Wenn ein Unternehmen wächst, wird das Cashflow-Management immer komplexer und es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um diesem Vereinfachungsbedarf gerecht zu werden, wetteifern jetzt eine Vielzahl benutzerfreundlicher Buchhaltungsplattformen um die Aufmerksamkeit der Geschäftsinhaber und versprechen, ihre Zahlungsvorgänge und Buchhaltungsbemühungen durch Funktionen wie:

• Automatisierte wiederkehrende Rechnungen.
• Einheitliche E-Invoicing-Vorlagen.
• Benachrichtigungen für verspätete Kundenzahlungen.
• Erstellung von Gewinn- und Verlustberichten.

Dies sind nur einige der praktischen Aspekte, die moderne Buchhaltungslösungen selbst für die kleinsten Unternehmen zu einem wesentlichen Vorteil gemacht haben. Mit einer Fülle von Optionen zur Auswahl, jedoch, Worauf sollten KMU achten, wenn sie die für sie auswählen?

So wählen Sie die beste Buchhaltungssoftware

Während die Automatisierung bestimmter Prozesse die Belastung der Arbeitsabläufe für den Umgang mit Konten verringert, erfordert die Verfolgung von Rechnungen und Zahlungen immer noch unerschütterliche Aufmerksamkeit und laserscharfe Genauigkeit. Natürlich werden nicht alle Plattformen und Dienste gleich erstellt, wobei einige mehr Funktionen bieten als andere. Dies lässt Geschäftsinhaber versuchen, herauszufinden, für welchen Service oder welche Plattform sie sich entsprechend den Anforderungen ihres eigenen Unternehmens entscheiden sollten.

Im Großen und Ganzen gibt es bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware eine Reihe von Merkmalen zu beachten, die jedoch weitgehend von der Größe des Unternehmens und dem zugewiesenen Budget abhängen.

Unternehmer sollten sich bei der Zusammenstellung einer Shortlist folgende Fragen stellen:

Ist es Cloud-basiert?

• Die gewählte Buchhaltungssoftware sollte remote zugänglich sein.
• Die Verwendung von heruntergeladener und auf einem Desktop gespeicherter Software ist unpraktisch, restriktiv und schränkt die Benutzerfreundlichkeit ein.
• Die jüngsten Entwicklungen haben gezeigt, dass jederzeit und aus der Ferne auf wichtige Systeme zugegriffen werden muss. Buchhaltung ist keine Ausnahme von dieser Regel.

Ist es für mehrere Benutzer zugänglich?

• Die meisten Buchhaltungslösungen bieten heute die Möglichkeit, den Zugriff mehrerer Benutzer zuzulassen.
• In größeren Unternehmen ist es sinnvoll, Mitarbeitern außerhalb der Buchhaltung Zugang zu gewähren und ihnen die Verantwortung für die Einreichung ihrer eigenen Ausgaben und die Einreichung von Rechnungen zu übertragen.
• Dadurch wird Bandbreite für die Verantwortlichen freigegeben, sodass sie sich auf dringendere Angelegenheiten konzentrieren können.
• Die Konfiguration eines solchen Zugriffs ist jedoch von entscheidender Bedeutung. Nicht alle Benutzer sollten die gleichen Rechte haben, da einige Informationen sensibel sind und geschützt bleiben sollten.

Passt die Preisstruktur zu Ihren geschäftlichen Anforderungen?

• Die meisten modernen Buchhaltungsplattformen bieten eine abgestufte Preisstruktur mit unterschiedlichen Plänen und Funktionen, von „Basic“ und „Intermediary“ bis „Premium“ und „Advanced“. Es ist wichtig, den Plan zu bewerten, der Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.
• Größere Unternehmen benötigen wahrscheinlich umfangreichere Pläne, sollten jedoch die mit den zusätzlichen Ausgaben verbundenen Funktionen genau prüfen. Wenn der Mehrbenutzerzugriff mit dem Basisplan übermäßig eingeschränkt ist, kann es beispielsweise ratsam sein, in die obige Stufe aufzusteigen.

Welche Funktionen bietet es?

• Die Anzahl der angebotenen Funktionen und ihre praktischen Anwendungen für Ihr Unternehmen sind entscheidende Überlegungen. Die reale Auszahlung jedes Features sollte gerechtfertigt sein.
• Betrachten Sie Folgendes:
  * Generiert die Plattform automatisch wiederkehrende Rechnungen?
  * Werden Ausgaben nahtlos kategorisiert?
  * Kann es mit den integrierten Daten Gewinn- und Verlustberichte erstellen?
• Dies sind nur einige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen.

Wie sicher ist es?

• Die Speicherung sensibler Finanzdaten erfordert Wachsamkeit.
• Unternehmen sollten die Arten von Firewalls und Verschlüsselung untersuchen, die der Dienst verwendet.
• Eine gute Buchhaltungsplattform wird diese Informationen leicht verfügbar machen.

Ist es kostengünstig?

• Kostengünstig ist keine Frage von billig oder teuer.
• Bei der Auswahl eines Buchhaltungsprogramms müssen Unternehmen die angebotenen Funktionen abwägen und überlegen, ob sie einen echten, täglichen Betriebsnutzen bieten.
• Bedeuten die unterschiedlichen Funktionalitäten echte Zeit- und letztlich Kosteneinsparungen? Bietet die gesteigerte Effizienz einen Return on Investment?

Best Practices für Zahlungen und Rechnungsstellung

Sobald Sie die für Ihr Unternehmen geeignete Software ausgewählt und sich an die verschiedenen Funktionen gewöhnt haben, wird der tägliche Zahlungsvorgang einfacher. Das heißt, es lohnt sich, eine Reihe von Best Practices zu implementieren, die von Buchhaltungspersonal oder in der Tat von jedem, der sich mit Buchhaltung oder Rechnungsverarbeitung innerhalb des Unternehmens befasst, eingehalten werden müssen.

Für Zahlungseingänge:

Nachverfolgung verspäteter Kundenzahlungen

• Obwohl Ihre gewählte Buchhaltungsplattform automatische Erinnerungen oder sogar E-Mails senden kann, wenn eine Zahlung verspätet ist, wird eine direkte Nachverfolgung empfohlen, wenn Sie eine rechtzeitige Lösung sicherstellen und gute Beziehungen aufrechterhalten möchten.
• Wenn Sie benachrichtigt werden, dass eine Kundenzahlung verspätet ist, rufen Sie telefonisch an, um zu ermitteln, warum sie nicht getätigt oder verarbeitet wurde. In den meisten Fällen gibt es eine logische Erklärung, z. B. eine einfache Unterlassung des Kunden. In diesen Fällen werden sie die Erinnerung zu schätzen wissen.
• Folgen Sie mit einer E-Mail und hängen Sie die Rechnung erneut an, damit sie nicht durch alte Nachrichten blättern müssen.

Stellen Sie sicher, dass alle Angaben klar und genau sind

• Stellen Sie beim Generieren von Rechnungen über Ihr Buchhaltungsprogramm sicher, dass Sie alle relevanten Felder ausfüllen. Auch der Rechnungsgegenstand sollte für beide Parteien auf einen Blick ersichtlich sein.
• Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdetails auf dem neuesten Stand und klar ausgeschildert sind, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen für automatisch generierte wiederkehrende Rechnungen vor, wenn sich Ihre Daten geändert haben.
• Jede glaubwürdige Buchhaltungsplattform weist jeder neuen Rechnung automatisch die richtige Nummer zu, stellt jedoch sicher, dass das Fälligkeitsdatum der Zahlung deutlich sichtbar ist. Klarheit ist wichtig, um Verzögerungen zu vermeiden.

Berichte ausführen, Muster beobachten, Finanzstrategien überdenken

• Viele Buchhaltungsprogramme können mithilfe der integrierten Daten Gewinn- und Verlustberichte erstellen. Dies vergleicht bezahlte und unbezahlte Rechnungen und zeigt Ihnen eine Nettogewinnsumme, mit der Sie den Status Ihres Cashflows bewerten können.
• Im Laufe der Zeit können Muster entstehen, so dass Sie auch sehen können, welche Kunden serielle verspätete Zahler sind. Dies kann eine Änderung der Zahlungsbedingungen erfordern.
• Mittelfristig helfen Ihnen Berichte und Analysen, bessere Cashflow-Prognosen durchzuführen und zukünftige Finanzstrategien zu verfeinern.

Für Zahlungsausgänge:

Dokumentieren und kategorisieren

• Nutzen Sie Ihre Buchhaltungssoftware, um einen detaillierten Überblick über die von Ihnen geschuldeten Zahlungen zu erhalten und Ihre Zahlungsausgänge in einer separaten Tabelle oder einem integrierten Äquivalent zu verfolgen.
• Mit Hilfe eines intuitiven Dashboards können Sie nach Zahlungsart beschriften, Zahlungen über das Girokonto oder die Kreditkarte Ihres Unternehmens anzeigen, Fälligkeiten hervorheben und Zahlungsabwicklungszeiten unterstreichen.
• Je detaillierter die Übersicht, desto mehr Transparenz haben Sie über die regulären Kosten und Ausgaben.

Verwenden Sie ein Rechnungsverwaltungssystem

• Dies kann Teil Ihres gewählten Buchhaltungsprogramms sein oder separat. Es ermöglicht Unternehmen, Rechnungen von Lieferanten und Lieferanten besser zu verwalten.
• Nach Erhalt wird jede Rechnung mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen und, sofern nicht aus irgendeinem Grund gekennzeichnet, automatisch bezahlt.
• Eine solche Prozessautomatisierung und -optimierung verbessert die betriebliche Effizienz, während die erweiterten Analysefunktionen nützliche Einblicke für das Management bieten.

Wählen Sie einen Zahlungsdienstleister, der die Sichtbarkeit betont

• Bei einigen Zahlungsdienstleistern (Payment Service Providern, PSPs) kann die Sichtbarkeit Ihrer Zahlungen fehlen. Die Verarbeitung durch zwischengeschaltete Banken kann dazu führen, dass elektronische Zahlungen länger als erwartet dauern und der Zahlungsweg nur wenig sichtbar ist.
• Einige Zahlungsdienstleister bieten mehr Transparenz, indem sie den Zahlungsstatus in Echtzeit anzeigen und es Unternehmen so ermöglichen, mit Gläubigern und Lieferanten über mögliche Blockaden klar zu kommunizieren.

Wenn es um Buchhaltungsprozesse und Rechnungsstellung geht, können es sich KMU heute nicht leisten, zurückgelassen zu werden. Die Vorteile der Digitalisierung nicht zu nutzen, ist ein schwerer Fehler. Moderne Buchhaltungssoftware hilft Unternehmen dabei, den Workflow zu entlasten, den Cashflow im Auge zu behalten und langwierige, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wodurch die betriebliche Effizienz gesteigert wird.

Während die meisten Programme Funktionen wie Zahlungsverzugsbenachrichtigungen und E-Invoicing-Vorlagen enthalten, müssen Unternehmen sich umsehen, die Palette der angebotenen Funktionen untersuchen und die für sie vorteilhafteste Lösung ermitteln. Eine übermäßige Abhängigkeit von der Automatisierung wird jedoch ebenfalls nicht empfohlen, da Unternehmen Best Practices proaktiv implementieren müssen. Dies gewährleistet eine genaue Buchhaltung, eine konsistente Rechnungsverfolgung und ein insgesamt gesundes Cashflow-Management.

Mit zeitgemäßen Innovationen ist es einfacher als je zuvor, den Überblick über Zahlungen zu behalten. Neben spezialisierten Buchhaltungsplattformen und Tools zur Rechnungsverfolgung setzen sich einige PSPs auch für mehr Transparenz ein und ermöglichen es ihren Firmenkunden, den Zahlungsstatus in Echtzeit zu verfolgen und sie so mit wertvollen Informationen auszustatten. Das vertrauenswürdige Ökosystem, das dies für Unternehmen und ihre Begünstigten schafft, sollte bei der Auswahl eines Zahlungspartners ernsthaft in Betracht gezogen werden.