So arrangieren Sie effizient Geschäftsreisen für Ihren Chef (7 Tipps)
Wie viele Chefs arrangieren ihre eigenen Reisen? Das ist richtig: Es sind ihre Assistenten, die diese Aufgabe übernehmen.
Und es ist eine große Verantwortung. Eine erfolgreiche Veranstaltung außerhalb der Stadt erfordert Weitsicht und sorgfältige Planung, von der Buchung einer Flughafenlimousine bis zur Erstellung ihrer Reiseroute. Und obwohl herausfordernd, Sie können Schritte unternehmen, um Ihren Stress abzubauen und sie glücklich zu machen, während Sie ihre Vorkehrungen treffen. Es ist schließlich die perfekte Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu demonstrieren und gleichzeitig das Vertrauen Ihres Chefs zu gewinnen.
Hier finden Sie einige Tipps, mit denen Sie die Geschäftsreise Ihres Arbeitgebers effizient organisieren können.
7 Tipps zur Planung einer Geschäftsreise für Ihren Chef
Hier finden Sie eine Liste der Punkte, die Sie überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Chef eine erfolgreiche Geschäftsreise hat.
1) Besprechen Sie ihre Reisevorlieben
Bevor Sie mit der Planung ihrer Reise beginnen, erfahren Sie, wie sie gerne reisen.
- Welchen Flugzeugsitz bevorzugen sie? Gang? Fenster? Vor dem Flugzeug? Mitte?
- Möchten sie ihre eigene Bequemlichkeit und ihren Komfort priorisieren oder dem Unternehmen Geld sparen?
- Bevorzugen sie ihre Reiseroute ausgedruckt oder als digitale Datei?
- Haben sie vor oder nach ihrem Meeting/ihrer Konferenz Pläne?
Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert die Planung einer effizienten Reiseroute, da Sie und Ihr Chef auf derselben Seite sind.
2) Fragen Sie nach den Details
Wenn Sie die Reiseroute Ihres Arbeitgebers erstellen, müssen Sie genau wissen, wo und wann die Person sein muss. Denken Sie sorgfältig darüber nach, wie Ihr Chef wird:
- Ankunft in der Zielstadt.
- Erreichen Sie das Hotel.
- Reisen Sie vom Hotel zu ihrem Ziel.
- Treffen Sie ihren Kontakt.
- Fahrt vom Hotel zum Flughafen.
- Nach Hause kommen.
Sobald Sie die Einzelheiten der Reise kennen, können Sie eine Liste mit allem erstellen, was Sie tun müssen. Fragen Sie Ihren Chef auch, ob es ungeplante Ausflüge oder besondere Vorkehrungen gibt, die Sie treffen müssen, die nicht bereits Teil des Zeitplans sind.
3) Treffen Sie die Vorkehrungen
Sobald Sie ihre Reisevorlieben besprochen und ihre Reiseroute herausgefunden haben, müssen Sie mit den Buchungen beginnen. Dies kann das Reisen mit dem Flugzeug, der Bahn, dem Auto oder dem Boot beinhalten, je nachdem, wohin sie gehen und was sie tun werden.
Daher ist es wichtig, über die Reise von Tür zu Tür nachzudenken und die Reisezeit mit Komfort und Gesamtkosten in Einklang zu bringen. Stellen Sie sich die Schritte vor, die sie von Punkt A nach B unternehmen werden, und berücksichtigen Sie die Reisedauer. Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die sie benötigen, um an verschiedenen Stellen Papierkram auszufüllen. Vergleichen Sie die Preise, um sicherzustellen, dass Sie das beste Angebot für die Reise von Anfang bis Ende erhalten.
Denken Sie daran, auf die kleinen Details zu achten. Müssen sie Gepäck aufbewahren lassen? Ist es besser, einen Tag früher anzureisen, um sicherzustellen, dass Ihr Chef besser vorbereitet und ausgeruht für das erste Treffen ist? Gibt es Wi-Fi auf dem Flug, damit Ihr Chef während des Fluges arbeiten kann? Denken Sie daran, je sorgfältiger Sie planen, desto entspannter und selbstbewusster werden Sie beide sein.
4) Arbeiten Sie innerhalb Ihres Budgets
Dies ist vielleicht ein offensichtlicher Vorschlag, aber es ist erwähnenswert, da Geschäftsreisen das zugewiesene Budget leicht überschreiten können. Eine gute Möglichkeit, damit umzugehen, besteht darin, das Budget in kleine Beträge aufzuteilen. Sie können Änderungen abhängig von den Kosten und der Bedeutung jedes Faktors vornehmen, z. B. Reise, Verpflegung und Unterkunft.
5) Bodentransport im Voraus buchen
Geschäftsreisen sind in der Regel körperlich anstrengend, wenn sie mehrere Ziele umfassen. Wenn Ihr Chef eine solche Reise unternimmt, müssen Sie den Bodentransport im Voraus arrangieren, um ihn überschaubarer zu machen. Wenn Sie eine Flughafenlimousine oder einen Chauffeurservice buchen, hat Ihr Chef einen engagierten Fahrer, der sie vom Flughafen zu ihrem Hotel und ihren Besprechungen bringt. Dies stellt sicher, dass sie nicht mit dem Rufen eines Taxis belästigt werden und somit unter Zeitdruck stehen.
6) Kaufen Sie erstattungsfähige Tickets
Wir alle wissen, wie schnell sich die Dinge im Geschäft ändern. Meetings werden abgesagt und müssen schnell neu geplant werden. Daher ist es am besten, wenn möglich, erstattungsfähige Tickets zu kaufen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Dies kennzeichnet Sie als Vordenker in den Augen Ihres Chefs.
7) Überprüfen Sie das Wetter
Das Wetter kann nicht nach Belieben geändert werden. Überprüfen Sie daher am besten die Prognose in jeder Stadt, in die Ihr Chef reist. Wenn sie beispielsweise im Januar nach New York fliegen, tragen sie wahrscheinlich bereits einen Wintermantel. Aber wenn sie in ein warmes Land reisen, stellen Sie sicher, dass sie leichte, kühle und dennoch professionelle Kleidung einpacken. Auch ein Regenschirm ist immer eine gute Idee.
Jetzt wissen Sie, welche Schritte Sie unternehmen müssen, wenn Sie eine Geschäftsreise für Ihren Chef planen. Sie werden Ihnen helfen, sich auf ihre Reise vorzubereiten, während Sie ihre Reiseroute und ihren Komfort im Auge behalten. Machen Sie es sich zur Aufgabe, mit Ihrem Chef zu kommunizieren, damit Sie entsprechende Vorkehrungen treffen können.