Nie pünktlich: Wie man mit einem ständig verspäteten Mitarbeiter umgeht
Manchmal fühlt es sich an, als würde alles gegen Sie arbeiten, mit dem einzigen Ziel, sicherzustellen, dass Sie spät zur Arbeit kommen.
Entweder verschwinden Ihre Schlüssel auf mysteriöse Weise, als Sie aus dem Haus treten möchten, Sie verpassen irgendwie den Alarm, obwohl er eine ganze Minute lang neben Ihrem Ohr klingelt, oder Ihr Auto entscheidet, dass es nicht startet und Sie zwingt, den Bus zu nehmen. Egal wie sehr wir es versuchen, manchmal ist es unvermeidlich, zu spät zu kommen.
Daher ist es als Manager sinnvoll, es gleiten zu lassen, wenn Sie bemerken, dass ein Mitarbeiter ein- oder zweimal zu spät zur Arbeit kommt.
Zu spät zur Arbeit zu kommen ist so häufig, dass laut diesem CareeBuilder-Bericht 29% der Arbeitnehmer mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit kommen. Wenn die Verspätung der Mitarbeiter jedoch zur Gewohnheit wird, müssen Sie Maßnahmen ergreifen.
Ein Mitarbeiter, der ständig zu spät kommt, kann negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Aufgrund ihrer Verspätung kann der Mitarbeiter bei seiner Arbeit ins Hintertreffen geraten und dadurch die Produktivität beeinträchtigen. Andere Mitarbeiter sind gezwungen, mehr Arbeit zu verrichten, um den ständig verspäteten Mitarbeiter zu decken.
Dies führt zu Ressentiments der Kollegen und bricht den Teamgeist der Gruppe zusammen. Die anderen Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie zu viel geben und in ihren Bemühungen nachlassen.
Weitere Mitarbeiter kommen zu spät. Schließlich nimmt die allgemeine Arbeitsmoral der Mitarbeiter einen Sturzflug und die allgemeine Qualität der Arbeit abnimmt, Ihre Rentabilität zu verletzen. Laut einer Umfrage kostet die Verspätung der Mitarbeiter die britische Wirtschaft jedes Jahr etwa £ 9 Milliarden.
Um all diese Probleme zu vermeiden, müssen Sie den fehlerhaften Mitarbeiter schnell wieder in die Reihe bringen, bevor es schlecht wird. Die Frage ist, wie bringt man den ständig verspäteten Mitarbeiter dazu, seine Wege zu ändern?
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, mit einem solchen Mitarbeiter umzugehen.
HABEN SIE EINE VERSPÄTUNGSRICHTLINIE
Manchmal entscheiden sich Mitarbeiter absichtlich dafür, zu spät zur Arbeit zu kommen, weil Ihr Unternehmen keine offizielle Verspätungsrichtlinie hat. Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter die Zeit, zu der sie zur Arbeit kommen, ernster nehmen, dokumentieren Sie einige Regeln zur Verspätung.
Adressieren Sie im Rahmen der Verspätungsrichtlinie die Details zu den Arbeitszeiten, einschließlich der genauen Zeit, zu der die Schicht eines Mitarbeiters beginnen und enden soll, die Folgen einer verspäteten Arbeit, das Meldeverfahren für Mitarbeiter, wenn sie zu spät zur Arbeit kommen, sowie Einzelheiten dazu, wie das Unternehmen die Arbeitszeit der Mitarbeiter verfolgt und aufzeichnet.
Darüber hinaus können Sie Angaben dazu machen, wie Mitarbeiter, die zu spät kommen, verlorene Zeit nachholen können, sowie einen Kommentar, der besagt, dass gewohnheitsmäßige Verspätung bestraft wird und vermieden werden sollte.
Alle Mitarbeiter sollten auf die Verspätungsrichtlinie aufmerksam gemacht werden, indem Sie diese entweder am Bulletin Board des Büros veröffentlichen oder an die E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters senden lassen.
LASSEN SIE DEN MITARBEITER WISSEN, DASS SIE SICH SEINER VERSPÄTUNG BEWUSST SIND
Die Mitarbeiter beobachten ständig Ihre Reaktionen als Manager. Wenn ein Mitarbeiter eines Tages zu spät kommt und glaubt, dass Sie seine Verspätung nicht bemerkt haben, kommt er eher ein zweites Mal zu spät.
Betrachten Sie dies; wenn ein Mitarbeiter alle fünf Tage in der Woche zu spät kommt, Sie es aber nur an einem Tag bemerken, waren sie technisch gesehen nur an einem Tag der Woche zu spät, da dies der einzige Tag ist, von dem Sie wissen.
Ohne zu zeigen, dass Sie sich ihrer Verspätung bewusst sind, könnten Mitarbeiter auch davon ausgehen, dass Ihnen die Verspätung entweder nichts ausmacht oder Sie nichts dagegen tun können.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie einen Let-Mitarbeiter wissen lassen, dass Sie dessen Verspätung zur Kenntnis nehmen. Sie müssen ihnen nicht direkt sagen, dass Sie sie zu spät kommen sahen. Sie könnten es sich zur Gewohnheit machen, den Mitarbeitern guten Morgen zu sagen, damit sie wissen, dass Sie bemerken werden, wenn noch niemand hereingekommen ist.
Alternativ können Sie am Schreibtisch eines Mitarbeiters vorbeigehen, wenn dieser zu spät erscheint. Du musst nicht einmal mit ihnen reden. Diese einfache Handlung wird sie erkennen lassen, dass Sie wissen, dass sie spät gekommen sind.
Wenn sie es auch danach nicht bemerken, machen Sie eine zufällige Bemerkung, um sie wissen zu lassen, dass Sie sie mehrmals zu spät kommen sehen haben.
In den meisten Fällen reicht es aus, einen Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass Sie seine Verspätung zur Kenntnis nehmen, um seine Gewohnheiten zu ändern.
IST IHRE VERSPÄTUNG EINE GROßE SACHE?
Manchmal ist irgendeine Form von Verspätung keine große Sache. Wenn zum Beispiel die Regeln besagen, dass Mitarbeiter bis 8.00 Uhr im Büro sein müssen, aber ein Mitarbeiter gewöhnlich um 8:10 Uhr hereinkommt, hat das wirklich große Auswirkungen?
In einem solchen Fall ist die Verspätung keine große Sache, und Sie können es einfach gleiten lassen, vorausgesetzt, der Mitarbeiter wird nicht mutiger.
Wenn sich der Mitarbeiter jedoch in einer Position befindet, in der er ab 8.00 Uhr mit Kunden zu tun haben muss, darf ein solcher Mitarbeiter nicht um einige Minuten zu spät kommen.
Wenn es sich um einen Bürojob handelt, spielt es dann wirklich eine Rolle, ob ein Mitarbeiter eine Stunde zu spät kommt, wenn er eine Stunde nach der normalen Arbeitszeit weiterarbeitet?
Der Schlüssel hier ist, die Verspätung objektiv zu betrachten. Konzentriere dich nicht zu sehr auf die Verspätung selbst. Versuchen Sie stattdessen, über die Folgen der Verspätung nachzudenken. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Stunde zu spät kommt und nach der normalen Arbeitszeit eine zusätzliche Stunde arbeitet, macht dies keinen großen Unterschied, da der Mitarbeiter die erforderliche Anzahl von Stunden erreicht hat.
Wenn der Mitarbeiter jedoch als Teil eines Teams arbeitet und seine Verspätung die Fähigkeit des Teams beeinträchtigt, effektiv zu arbeiten, spielt es keine Rolle, ob er abends die zusätzliche Stunde einlegt, da er die Gesamtproduktivität beeinträchtigt.
Der Punkt ist, dass Ihre Entscheidung, mit der Verspätung umzugehen oder sie zu ignorieren, auf den Auswirkungen der Verspätung auf das allgemeine Wohlbefinden des Unternehmens beruhen sollte.
AUFZEICHNEN DER VERSPÄTUNG DES MITARBEITERS
Es empfiehlt sich, Aufzeichnungen über das Verhalten der Mitarbeiter bei der Arbeit zu führen, einschließlich Dingen wie Verspätung. Die Aufzeichnungen werden sich als nützlich erweisen, sobald Sie sich entscheiden, den Mitarbeiter wegen seines fehlerhaften Verhaltens zu konfrontieren.
Wenn Sie ihre Verspätung ansprechen und der Mitarbeiter dies bestreitet, haben Sie etwas, auf das Sie zurückgreifen können, anstatt es zu einem Fall ihres Wortes gegen Ihres machen zu müssen.
Manchmal sind Sie sogar gezwungen, drastische Maßnahmen gegen die Verspätung des Mitarbeiters zu ergreifen, z. B. ihn gehen zu lassen.
Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen und dieser beschließt, rechtliche Schritte gegen Ihr Unternehmen einzuleiten, indem er eine rechtswidrige Entlassung geltend macht, können die Aufzeichnungen auch als Beweis für die ständige Verspätung des Mitarbeiters dienen.
FÜHREN SIE EIN PERSÖNLICHES GESPRÄCH MIT IHNEN
Manchmal kommt ein Mitarbeiter auch dann zu spät zur Arbeit, wenn Sie deutlich gemacht haben, dass Sie von seiner Verspätung wissen und dies nicht gutheißen.
In diesem Fall müssen Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass das Problem außer Kontrolle gerät. Sie müssen ein persönliches Gespräch mit dem verirrten Mitarbeiter führen, indem Sie den Mitarbeiter entweder in Ihr Büro rufen oder ihn um Kaffee oder Mittagessen bitten.
Den Mitarbeiter nach Kaffee zu fragen, ist meine am meisten bevorzugte Methode. Wenn Sie sie aus der Büroumgebung herausnehmen, wird die Konversation von der Formalität befreit und Sie können freundlicher, entspannter und persönlicher über das Problem sprechen.
Machen Sie ein kleines Gespräch, um das Gespräch nicht unangenehm zu machen. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie es zu Hause läuft, und erwähnen Sie das Problem dann so, dass er nicht die Schuld dafür trägt. Was Sie hier wollen, ist den Grund für die Verspätung des Mitarbeiters zu verstehen.
Die entspannte Umgebung erleichtert es dem Mitarbeiter, Sie zu informieren, falls er ein persönliches Problem hat, das ihn zwingt, spät zur Arbeit zu kommen. Vielleicht ist ein Familienmitglied gerade krank geworden und der Angestellte muss sich um sie kümmern, bevor er zur Arbeit geht.
Vielleicht hat sich der Angestellte gerade scheiden lassen und muss Dinge tun, wie zum Beispiel die Kinder vor der Arbeit zur Schule bringen, was zuvor vom Ehepartner getan wurde. Oder sie arbeiten an einem Projekt, bei dem sie die Arbeit spät verlassen müssen, was dazu führt, dass sie morgens verschlafen.
Manchmal stellt sich sogar heraus, dass der Mitarbeiter einfach nicht verantwortlich genug ist. Die einzige Möglichkeit, genau zu wissen, was mit ihnen los ist, besteht darin, ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen. Wenn Sie über Dinge sprechen, können Sie die Ursache des Problems besser verstehen und es Ihnen beiden erleichtern, eine Lösung zu finden.
Wenn Sie sich entscheiden, den Mitarbeiter zu einem persönlichen Gespräch in Ihr Büro zu rufen, können Sie die Formalität des Arbeitsplatzes beibehalten. Die Formalität dieses Umfelds erschwert es dem Mitarbeiter jedoch, sich zu öffnen, wenn er aufgrund eines persönlichen Problems zu spät kommt. Im Büro müssen Sie das Gespräch nicht mit einem ungezwungenen Geplauder beginnen.
Rufen Sie einfach das Verhalten des Mitarbeiters an, erwähnen Sie, wie es sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt, und lassen Sie ihn wissen, dass das Verhalten inakzeptabel ist.
Verwenden Sie Ihre Datensätze, um auf bestimmte Fälle ihrer Verspätung hinzuweisen und auf die Verspätungsrichtlinie zu verweisen. Fragen Sie sie, ob sie ein Problem haben, das sie zwingt, zu spät zur Arbeit zu kommen, und ob Sie ihnen helfen können, ihr Verhalten zu verbessern.
Das Wichtigste hier ist, die Diskussion privat zu führen. Konfrontieren Sie sie nicht vor den anderen Mitarbeitern, da dies nur zu Verlegenheit, Demütigung und Abwehr führt.
Sie sollten auch cool bleiben, wenn Sie das Problem mit dem Mitarbeiter ansprechen. Ärgere dich nicht über den Angestellten.
Denken Sie daran, dass Sie kein Problem mit dem Mitarbeiter oder seiner Persönlichkeit haben, sondern nur die Ursache des Problems herausfinden und sehen möchten, wie Sie es lösen können.
Dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich zu erklären, zeigt, dass Sie sich um ihn kümmern und dass Sie bereit sind, ihm zu helfen, sein Verhalten zu korrigieren.
Sie werden es auch zu schätzen wissen, dass Sie sich entschieden haben, mit ihnen zu sprechen, anstatt disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.
ERSTELLEN SIE EINEN AKTIONSPLAN
Nachdem Sie ein Einzelgespräch mit dem verspäteten Mitarbeiter geführt haben, werden Sie hoffentlich das Problem hinter ihrer Verspätung verstehen. Das Verständnis der Ursache des Problems hilft jedoch nicht, wenn das Problem weiterhin besteht.
Daher müssen Sie einen Aktionsplan erstellen, der verhindert, dass die Verspätung des Mitarbeiters das Unternehmen beeinträchtigt. Wenn der Mitarbeiter einen legitimen Grund für seine Verspätung hat, können Sie eine flexible, aber vorübergehende Lösung finden, die dem Mitarbeiter hilft, seine Produktivität aufrechtzuerhalten, während er an dem Problem arbeitet, das die Verspätung verursacht.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zu spät zur Arbeit kommt, weil er die Kinder zur Schule bringen muss, können Sie nach einem flexiblen Zeitplan arbeiten, der es ihm ermöglicht, später zur Arbeit zu kommen und das Büro später zu verlassen.
Wenn ein Mitarbeiter ein krankes Kind betreut, können Sie sich eine Alternative vorstellen, die es ihm ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, während er sich um das Kind kümmert, vorausgesetzt, der Mitarbeiter kann seine Arbeitsanforderungen tatsächlich erfüllen, während er von zu Hause aus arbeitet.
Wenn Sie alternative Arbeitsregelungen finden, um dem Problem des Mitarbeiters gerecht zu werden, werden sie Ihre Unterstützung zu schätzen wissen und kein Problem damit haben, zu ihrem regulären Zeitplan zurückzukehren und alles zu geben, sobald das Problem gelöst ist.
Wenn jedoch kein legitimer Grund für die Verspätung des Mitarbeiters besteht, müssen Sie fest sein und ihn wissen lassen, dass seine Verspätung nicht toleriert wird.
DISZIPLINARMAßNAHMEN ERGREIFEN
Manchmal kommt ein Mitarbeiter gewöhnlich zu spät, nicht weil es einen legitimen Grund gibt, sondern weil er nicht verantwortlich genug ist, um seine Zeit so zu planen, dass er früh zur Arbeit kommt.
Vielleicht lieben sie es einfach zu schlafen, und egal was du tust, du kannst sie nicht dazu bringen, ihr Verhalten zu ändern. Sie haben mit ihnen gesprochen, aber nichts scheint zu funktionieren.
Wenn es zu diesem Punkt kommt, haben Sie keine Angst, Disziplinarmaßnahmen gegen den fehlerhaften Mitarbeiter zu ergreifen. Rufen Sie den Mitarbeiter in sein Büro und lassen Sie ihn wissen, dass Sie das nächste Mal, wenn er zu spät kommt, keine andere Wahl haben, als ihn oder sie aufzuschreiben.
Hoffentlich spornt diese letzte mündliche Warnung den Mitarbeiter an, sein Verhalten zu ändern. Wenn sie Ihre Warnung immer noch nicht beachten, können Sie sie jetzt aufschreiben.
Einen Mitarbeiter wegen Verspätung aufschreiben
Nachdem alle Ihre mündlichen Warnungen auf taube Ohren gestoßen sind, besteht Ihre nächste Vorgehensweise darin, dem ständig verspäteten Mitarbeiter eine schriftliche Warnung zu geben, um ihn wissen zu lassen, dass er gegen die Verspätungspolitik des Unternehmens verstößt.
Überprüfen Sie vor dem Schreiben der Warnung die Verspätungsrichtlinie des Unternehmens, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter tatsächlich gegen das Dokument verstößt.
Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie in Ihre schriftliche Abmahnung aufnehmen sollten. Zunächst müssen Sie die spezifischen Verspätungsvorfälle angeben, vor denen Sie den Mitarbeiter warnen.
Erwähnen Sie jeden Tag, dass der Mitarbeiter verspätet war und wie lange er verspätet war. Deshalb ist es wichtig, die Verspätung der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Wenn Sie dem Mitarbeiter bereits ein oder zwei mündliche Warnungen gegeben haben, erwähnen Sie diese auch im Artikel.
Erwähnen Sie die Daten, an denen Sie ihnen die mündlichen Warnungen gegeben haben, sowie das, was Sie mit ihnen besprochen haben. Lassen Sie sie wissen, dass ihre Verspätung gegen die Verspätungspolitik des Unternehmens verstößt.
Sie sollten auch erwähnen, wie sich die Verspätung des Mitarbeiters negativ auf das Geschäft auswirkt. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: „Weil Sie zu spät zur Arbeit kommen, waren die Kunden gezwungen, eine Weile zu warten, bevor sie bedient wurden, was inakzeptabel ist.“
Schreiben Sie klar und direkt die Auswirkungen des Verhaltens des Mitarbeiters auf das Wohlergehen des Unternehmens. Geben Sie die Start- und Endzeiten der Schicht des Mitarbeiters an und teilen Sie ihm mit, dass das Unternehmen erwartet, dass er innerhalb dieses Zeitraums bei der Arbeit ist.
Damit die schriftliche Abmahnung wirksam wird, müssen Sie auch die Konsequenzen für den Mitarbeiter skizzieren, wenn er sein Verhalten nicht ändert. Sagen Sie ihnen, welche Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, wenn sie weiterhin gegen die Verspätungsrichtlinie verstoßen. Einige der Disziplinarmaßnahmen, die ergriffen werden könnten, umfassen:
- Verlangen, dass der Mitarbeiter verlorene Zeit ausgleicht
- Verringerung ihrer Boni
- Senkung ihres Gehalts
- Unbezahlte Aussetzung
- Wenn das Verhalten anhält, kann sogar das Arbeitsverhältnis gekündigt werden.
Stellen Sie dem Mitarbeiter eine Kopie der schriftlichen Abmahnung zur Verfügung und bewahren Sie das Original in der Personalakte des Mitarbeiters auf. Sie sollten dem Mitarbeiter auch mitteilen, dass Sie sein Verhalten innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. der nächsten 90 Tage, überprüfen werden, um zu überprüfen, ob er sein Verhalten korrigiert hat oder nicht.
Lassen Sie sie auch wissen, dass Sie, wenn sie Verbesserungen zeigen, die Warnung aktualisieren, um anzuzeigen, dass sie ihr Verhalten nach der Warnung tatsächlich geändert haben.
Es gibt ein paar andere Überlegungen, die Sie beachten sollten, wenn Sie einen Mitarbeiter wegen seiner Verspätung aufschreiben. Zum Beispiel sollten Sie es unterlassen, Formulierungen oder Ausdrücke zu verwenden, die als anklagend oder bedrohlich angesehen werden könnten. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Wenn Sie Ihr Verhalten nicht ändern, hat das Unternehmen keine andere Wahl, als Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen“, wenn die Verspätungsrichtlinie des Unternehmens die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht als eine der Folgen der Verspätung angibt.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Bestimmungen der Verspätungsrichtlinie befolgen. Wenn die Verspätungsrichtlinie besagt, dass Warnungen nach einem bestimmten Zeitraum aus der Akte eines Mitarbeiters entfernt werden sollen, sollten Sie keine Verspätungsinstanzen aufrufen, die länger als den angegebenen Zeitraum zurückliegen.
Wenn die Unternehmensrichtlinie beispielsweise diesen Zeitraum auf ein Jahr festlegt, erwähnen Sie keine Verspätungsverstöße, die vor mehr als einem Jahr aufgetreten sind.
BELOHNUNGSVERBESSERUNGEN
Das Gute ist, dass der fehlerhafte Mitarbeiter Ihre Bedenken hoffentlich zur Kenntnis nimmt und sich bessert, wenn Sie den Empfehlungen in diesem Artikel folgen.
Wenn Sie bemerken, dass ein Mitarbeiter eine Veränderung zum Besseren vornimmt, verstärken Sie diese Veränderung, indem Sie die Verbesserungen anerkennen und belohnen.
Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie den Mitarbeiter wissen lassen, dass Sie die Änderung bemerkt haben, und ihm mitteilen, dass Sie die Bemühungen schätzen, die er unternommen hat, um ein besserer Mitarbeiter zu werden.
Das Anerkennen und Loben der Veränderung zeigt dem Mitarbeiter, dass es Ihnen wirklich wichtig ist, und es wird ihn noch motivierter machen, sein Bestes zu geben.
EINPACKEN
Es ist unvermeidlich, dass Mitarbeiter ein- oder zweimal zu spät zur Arbeit kommen, und jeder Manager sollte bereit und willens sein, ein solches Verhalten zu entschuldigen.
Wenn ein Mitarbeiter jedoch Verspätung zur Gewohnheit macht, kann das Verhalten negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben.
Daher ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gewohnheit im Keim zu ersticken. Sie können dies tun, indem Sie den Mitarbeiter wissen lassen, dass Sie sich seiner Verspätung bewusst sind, und das Verhalten dokumentieren.
Wenn sie keine Verbesserungen vornehmen, sollten Sie den Mitarbeiter zu einem Einzelgespräch anrufen, um die Ursache des Verhaltens herauszufinden und eine Lösung zu finden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die erforderlichen Stunden arbeitet.
Wenn dies auch nicht funktioniert, müssen Sie möglicherweise den Mitarbeiter aufschreiben und ihn wissen lassen, dass ein weiterer Verstoß zu schwerwiegenderen Konsequenzen führt, z. B. unbezahlter Suspendierung, Andocken des Gehalts oder sogar Kündigung, wenn die Unternehmensrichtlinie dies vorschreibt.
Es ist auch gut zu bedenken, dass Regeln nicht nur deshalb festgelegt werden sollten, um Regeln zu haben.
Wenn zum Beispiel der Job ein gewisses Maß an Flexibilität zulässt, warum nicht alternative Arbeitsregelungen entwickeln, die es den Mitarbeitern ermöglichen, die erforderliche Menge an Arbeit zu leisten, ohne zu bestimmten strengen Zeiten in das Büro ein- und aussteigen zu müssen?
