Mündliche Warnung bei der Arbeit
Wenn Ihre Mitarbeiter Arbeitsplatzregeln brechen, können Sie entscheiden, sie mit einer Warnung zu erteilen.
Einige Fälle von Fehlverhalten können durch ein schnelles Erzählen oder ein ruhiges Gespräch gelöst werden. Während andere rechtlich die richtigen Disziplinarverfahren durchlaufen sollten.
Es könnte sich jedoch als schwierig erweisen, bei der Arbeit eine schriftliche oder mündliche Warnung auszusprechen. Dies kann zu Diskriminierungsansprüchen, kostspieligen Entschädigungsgebühren und Geschäftsunterbrechungen führen.
Was ist eine mündliche Warnung?
Eine mündliche Warnung wird ausgegeben, wenn sich ein Mitarbeiter unangemessen verhält und seine Handlungen gegen Ihre Unternehmensrichtlinien verstoßen.
Mündliche Verwarnungen können bei Fehlverhalten ausgesprochen werden, das nicht besonders schwerwiegend erscheint, aber dennoch behandelt werden sollte.
Es gibt zwei Arten der mündlichen Warnung: formelle und informelle.
Eine formlose mündliche Abmahnung wird normalerweise für geringfügiges oder weniger schwerwiegendes Fehlverhalten verwendet. Durch einen informellen Chat können diese Fälle schnell gelöst werden und erfordern keine weiteren Disziplinarmaßnahmen.
Beispiele hierfür können sein, während des Trainings zu sprechen oder sich einige Male spät am Computer anzumelden.
Eine förmliche mündliche Verwarnung wird ausgesprochen, wenn es für notwendig erachtet wird, disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Dies beinhaltet in der Regel eine Untersuchung und Anhörung.
Eine formelle mündliche Warnung wird normalerweise für Aktionen wie:
- Ständige Verspätung.
- Ständige Abwesenheit.
- Nicht mit Kollegen zusammenarbeiten.
- Nichtbeachtung der Arbeitspraktiken.
- Ständige Versehen oder Fehler bei Aufgaben.
Mündliches Abmahnverfahren
Ein Disziplinarverfahren muss befolgt werden, damit ein Arbeitgeber eine Entlassung erreichen kann, die sowohl fair als auch konsequent ist.
Es ist wichtig, das richtige Disziplinarverfahren zu befolgen, wenn Sie eine mündliche oder schriftliche Verwarnung aussprechen – sowohl für formelle als auch für informelle Sanktionen.
Befolgen Sie für einen mündlichen Verweis den ACAS-Verhaltenskodex, der Disziplinarvorschriften festlegt. Der Kodex enthält die Mindestanforderungen für ein faires Verfahren. Und was muss bestimmten Fällen von Fehlverhalten folgen.
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie Mitarbeiter mündlich warnen:
- Sammeln Sie die Beweise – Starten Sie den Prozess, indem Sie die Beweise für den Fall sammeln – Legen Sie Art und Umfang der Behauptung fest.
- Informieren Sie den mutmaßlichen Mitarbeiter – Wenn Sie entscheiden, dass der Fall kein formelles Verfahren erfordert, ist eine informelle mündliche Abmahnung ein geeigneter Schritt. Hier müssen Sie nichts tun, außer den Mitarbeiter zu informieren.
- Führen Sie eine Disziplinaranhörung durch – Wenn die Disziplinaranhörung durchgeführt wird, müssen Sie dem Mitarbeiter die Grundlage des Falls wie Anschuldigungen, Beweise und Konten vorlegen. Und Sie sollten ihnen erlauben, auch ihren Fall zu verteidigen.
Nach Abschluss der Anhörung eine faire und vernünftige Entscheidung treffen. Und je nach Ergebnis, folgen Sie mit der entsprechenden Disziplin.
Sind mündliche Warnungen dokumentiert?
Selbst wenn eine mündliche Abmahnung erfolgt ist, müssen alle Disziplinarmaßnahmen gegenüber dem mutmaßlichen Mitarbeiter schriftlich erfolgen
Dies kann durch ein mündliches Abmahnschreiben oder ein Formular erfolgen. Es ist nützlich, es zu dokumentieren, da Sie die Aufzeichnung der mündlichen Warnung als Beweismittel in Gerichtsverhandlungen verwenden können.
Eine mündliche Warnung sollte Folgendes enthalten:
- Endgültige Anhörungsentscheidungen – Das Ergebnis skizziert jegliches Fehlverhalten oder wenn eine Leistungsminderung nachgewiesen wurde.
- Angemessene Disziplinarmaßnahmen – d. h. eine formelle mündliche Verwarnung.
- Konsequenzen für das Fehlverhalten.
- Welche Verhaltensänderungen oder Leistungsverbesserungen vorgenommen werden müssen.
- Langlebigkeit der mündlichen Warnung.
- Arbeitnehmerrechte wie Berufung und Vertretung.
Diese schriftliche Bestätigung einer mündlichen Abmahnung sollte nicht in eine schriftliche Abmahnung umgewandelt werden. Es ist eine Aufzeichnung der mündlichen Warnung, die an den Arbeitgeber ausgegeben wurde.
Müssen Sie zuerst eine mündliche Warnung aussprechen?
Wenn Ihre Disziplinarpolitik dies vorsieht, können Sie eine schriftliche Verwarnung vor einer mündlichen aussprechen.
Aber im Allgemeinen sind mündliche Warnungen der erste Schritt in einem Disziplinarverfahren; und eine schriftliche Warnung kommt während oder nach.
Sie sollten darauf achten, die schriftliche Form einer mündlichen Verwarnung und einer schriftlichen Disziplinarwarnung nicht zu verwechseln.
Eine mündliche Warnung wird niedergeschrieben, um die Behauptung zu dokumentieren, die in Aufzeichnungen gespeichert oder als gerichtlicher Beweis verwendet wird.
Eine schriftliche Abmahnung wird erteilt, wenn der Mitarbeiter die Arbeitsstandards nicht verbessert, nachdem er das Problem mit ihm besprochen hat.
Wie lange dauert eine mündliche Abmahnung?
Die Länge und die Grenzen einer mündlichen Verwarnung hängen letztendlich von Ihrer Disziplinarpolitik ab.
Es gibt keine Gesetze oder Vorschriften darüber, wie lange eine mündliche Warnung dauern sollte. Aber normalerweise können sie zwischen drei und sechs Monaten dauern.
Sie sollten klar darstellen, wie lange mündliche Warnungen in Ihren Unternehmensrichtlinien gelten. Aber denken Sie daran, ob eine Warnung verbal ist oder nicht, sie sollte nicht unangemessen lang sein.
Lassen Sie sich bei mündlichen Warnungen von Experten beraten.
Ob das Fehlverhalten groß oder klein ist, Sie sollten sich immer so schnell wie möglich damit befassen.
Wenn Sie eine mündliche Abmahnung aussprechen oder Disziplinarmaßnahmen befolgen, müssen Ihre Mitarbeiter die Konsequenzen für schlechte Arbeitspraktiken vollständig verstehen.
Ohne ein klares Verständnis oder eine ordnungsgemäße Einhaltung könnten Sie riskieren, unfaire Strafen zu verhängen – was zu Gerichtsansprüchen und teuren Entschädigungszahlungen führt.
Peninsula Business Services bietet 24-Stunden-HR-Beratung und kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie bei mündlichen Warnungen und anderen Disziplinarmaßnahmen konform sind.
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