Leitfaden zum Aufbau eines besseren Geschäfts durch Outsourcing
Die meisten Unternehmer halten es für wichtig, die volle Kontrolle über ihr Geschäft zu haben, von den kleinsten Aufgaben bis zu den größten Projekten. Dies ist verständlich, da Sie als Unternehmer das Geschäft von Grund auf neu aufgebaut haben.
Ein starkes Gefühl der Eigenverantwortung treibt Sie an, alle Geschäfte Ihres Unternehmens genau im Auge zu behalten, sonst können die Dinge schief gehen, wenn Sie dies nicht tun. Wenn Sie schließlich da sind, um alles zu überwachen, was könnte schief gehen?
Leider kann ein solches Mikromanagementsystem auf lange Sicht ineffizient und sogar destruktiv für Ihr Unternehmen sein. Wenn Sie nicht erkennen, wie wichtig es ist, Arbeit zu delegieren, werden Sie von alltäglichen Aufgaben bis zu einem Punkt verzettelt, an dem Sie das Gesamtbild nicht mehr sehen.
Genau dieses Problem will Outsourcing lösen. Denken Sie darüber nach: Möchten Sie lieber ein ganzes IT-Team für Ihr Unternehmen einstellen oder den kostengünstigeren Weg der Beauftragung von IT-Outsourcing-Dienstleistungen wählen? Welches scheint auf lange Sicht besser und kostengünstiger zu sein?
Wenn Sie die Möglichkeit haben, einen BPO-Dienstleister zu bekommen, dann sind Sie nicht allein. Heutzutage nutzen immer mehr Unternehmen die Vorteile des Outsourcings, um nicht nur die Kosten zu senken, sondern auch die Produktivität und Effizienz zu steigern.
Outsourcing hat sich von einem Trend zu einer Notwendigkeit in den meisten Geschäftsbetrieben entwickelt. Forschung und Statistiken belegen diese Behauptung.
Laut einer Studie des Statistic Brain Research Institute aus dem Jahr 2015…
44% von US-Unternehmen haben auf Outsourcing umgestellt Kosten Operationen zu reduzieren oder zu kontrollieren. 34% taten dies, um Zugang zu IT-Ressourcen zu erhalten, die sonst in ihrem Unternehmen nicht verfügbar sind.
Basierend auf den Ergebnissen des Berichts IT Outsourcing Statistics 2015 von Computer Economics Inc gehören Helpdesk- und Web- oder E-Commerce-Services zu den Top-Aufgaben, die Unternehmen lieber auslagern. Unternehmen beginnen auch, sich mehr auf ausgelagerte Mitarbeiter für den täglichen Geschäftsbetrieb zu verlassen. In verschiedenen Untersuchungen gaben 24% der Geschäftsinhaber an, wöchentlich mit Freiberuflern zusammenzuarbeiten. Erstaunliche 82% der kleinen und mittleren Unternehmen waren der Meinung, dass ihre ausgelagerten Mitarbeiter für das Wachstum ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.
Warum auslagern
Sie haben die Statistiken gelesen; Sie haben die Forschung gehört. Sie alle sagen, dass Outsourcing Ihrem Unternehmen den Vorteil verschafft, mehr Qualität zu einem Bruchteil der Kosten zu produzieren. Es ist jedoch nicht so einfach, im Handumdrehen Aufgaben an ein Offshore-Team zu senden.
Als Unternehmer haben Sie vielleicht immer noch Zweifel, die Zügel an Menschen zu übergeben, die Sie nicht kennen und die Sie nicht einmal täglich treffen können. Denken Sie jedoch daran, dass Outsourcing enorme Vorteile für Ihr Unternehmen bietet, die die Risiken im Prozess bei weitem überwiegen. Tatsächlich können Sie sogar diese Risiken minimieren, die wir später angehen werden.
Im Moment beantworten wir die Frage: Warum sollten Sie outsourcen? Die naheliegendste Antwort ist, die Betriebskosten zu senken. Es gibt jedoch noch viele weitere Gründe, die Outsourcing als vorteilhafte Geschäftsaktion belegen.
Es gibt Aufgaben, für die Sie keinen Vollzeitmitarbeiter benötigen.
Es wäre nicht kosteneffizient, einen Vollzeit-Webentwickler für Ihr Unternehmen einzustellen, um eine Website zu erstellen, und sogar auf der Gehaltsliste zu bleiben, wenn er eine bereits fertige Webseite 8 Stunden am Tag überprüft, oder?
Durch Outsourcing können Sie nur für die Dienstleistungen bezahlen, die Sie benötigen. Sie können auch einen freiberuflichen Webentwickler einstellen, um die Website zu erstellen. Wenn Sie die Website oder andere Webdienste später aktualisieren müssen, können Sie IT—Services auslagern, um die Arbeit zu erledigen – alles entsprechend der geleisteten Arbeit bezahlt.
Es gibt das Missverständnis, dass nur große Unternehmen auslagern müssen.
Kleine und mittlere Unternehmen profitieren stark davon, frühzeitig zu lernen, welche Aufgaben sie auslagern sollten. Darüber hinaus verfügt ein Startunternehmen möglicherweise nicht über den Platz, der für die Unterbringung einer großen Belegschaft erforderlich ist.
Durch das Outsourcing von Aufgaben, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören, wie z. B. Gehaltsabrechnung, Personalwesen oder IT, können Sie in kleinerem Maßstab arbeiten, ohne die Belegschaft unbedingt zu reduzieren.
Sich wiederholende und alltägliche Aufgaben können auch ausgelagert werden, während sich Ihr internes Team auf den Kernbetrieb konzentriert.
Wenn Sie eine Designfirma leiten, möchten Sie sicherlich, dass sich Ihr Team darauf konzentriert. Inventar, Dateneingabe und routinemäßige Webaktualisierungen sollten besser ausgelagert werden, damit Sie nicht die Zeit in Anspruch nehmen, die Sie besser für den Schlüsseldienst Ihres Unternehmens selbst aufwenden sollten.
Erhöhte Produktivität ist ein weiterer offensichtlicher Vorteil von Outsourcing.
Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein internes Personal mit nur 10 Mitarbeitern, können Ihren Kunden jedoch mehr Output liefern, da Sie auch über ein Team von ausgelagerten Fachleuten verfügen, die Ihr Unternehmen unterstützen.
Outsourcing erleichtert es Unternehmen, zu geringeren Kosten und Zeitaufwand zu wachsen, verglichen mit der Einstellung von Vollzeitmitarbeitern für jede Aufgabe, die erledigt werden muss.
Während einige befürchten, dass es schwierig sein wird, mit einem Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone zu arbeiten, kann die Situation tatsächlich zu Ihrem Vorteil sein.
Sie können beispielsweise Aufgaben an Ihr Offshore-Team delegieren, bevor Sie die Arbeit verlassen.
Wenn es Zeit für Sie ist, ins Bett zu gehen, ist dies nur der Beginn des Arbeitstages Ihres Offshore-Teams.
Wie großartig wird es sein, am nächsten Tag zur Arbeit zu gehen und die Aufgabe, die Sie zugewiesen haben, bereits fertig und bereit für Ihre Überprüfung zu finden?
Eine häufige Kritik am Outsourcing ist die Möglichkeit, unterdurchschnittliche Arbeit zu erhalten.
Die Wahrheit ist jedoch genau das Gegenteil. Wenn Sie wissen, wie Sie auswählen, mit welchen Personen Sie arbeiten möchten, können Sie hochqualifizierte Personen mit Fachwissen haben, die zu geringeren Kosten für Sie arbeiten können.
Viele Berufstätige ziehen es jetzt vor, freiberuflich zu arbeiten, da sie so ihre Arbeitszeit wählen können.
Sie können diese Gelegenheit nutzen, indem Sie Aufgaben auslagern, die das Fachwissen des besagten Fachmanns erfordern, ohne ihn in Vollzeit einzustellen.
Zum Beispiel können Sie es sich möglicherweise nicht leisten, einen Vollzeit-Finanzanalysten einzustellen, den Sie nur monatlich für Ihre Verkaufsleistung konsultieren müssen. Sie können jedoch einen Freiberufler finden, der über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, und ihn nur für die Zeiten bezahlen, in denen Sie seinen Service tatsächlich benötigen.
Wann auslagern
Timing ist alles, so sagen sie. Dies gilt insbesondere in der Geschäftswelt, in der der Markt unvorhersehbar ist und der heutige Trend morgen schnell seinen Charme verlieren kann.
Ebenso müssen Sie den richtigen Zeitpunkt und Grund für das Outsourcing auswählen. Bevor Sie mit dem Outsourcing beginnen, definieren Sie zunächst die Kerngeschäfte Ihres Unternehmens – das, was Sie am besten können und wofür Sie das Unternehmen gegründet haben.
Hier sind drei Fragen zu stellen, um festzustellen, ob es endlich Zeit ist, auszulagern.
1. Ist diese Aufgabe ein primärer Service meines Unternehmens?
Wenn die Antwort Ja lautet, lagern Sie sie nicht aus. Schließlich ist es das wichtigste Angebot Ihres Unternehmens für Ihre Kunden. Es ist das, was du gut machen sollst.
Aufgaben, die Sie daran hindern, sich auf die Kerngeschäfte Ihres Unternehmens zu konzentrieren, sollten ausgelagert werden.
2. Brauche ich diesen Service Vollzeit?
Wenn Sie ein Designunternehmen betreiben, ist ein Grafikdesigner für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung. Ein Helpdesk-Mitarbeiter, der Fragen zu Ihren Paketen beantwortet, ist dies jedoch nicht.
Outsourcen Sie Aufgaben, die Sie nicht Vollzeit in Ihrem Büro benötigen. Dazu gehören unter anderem Büroaufgaben, Beratungen, IT-Services und Kundensupport.
3. Würde es mich weniger kosten, diese Aufgabe auszulagern, anstatt sie intern zu erledigen?
Am Ende des Tages, was Sie suchen, wenn Sie auslagern, ist die Betriebskosten zu senken. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die bereits von Ihrer verfügbaren Arbeitskraft erledigt werden kann, ist alles gut. Aber wenn Outsourcing it niedrigere Kosten bietet, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, dann sind Sie in dieser Anordnung besser dran.
Die Antworten auf diese Fragen bestimmen die Notwendigkeit des Outsourcings für Ihr aktuelles Unternehmen. Beginnen Sie nicht mit Outsourcing, nur weil Sie es können oder jeder es tut.
Wenn Sie zuerst herausfinden, welche Arbeitsumgebung Ihrem internen Team mehr Zeit gibt, sich auf die Kerngeschäfte Ihres Unternehmens zu konzentrieren, können Sie bessere Belohnungen aus dem Outsourcing ziehen.
Was Sie auslagern können
Das Tolle am Outsourcing ist, dass es einen großen Pool an Talenten zur Verfügung stellt. Egal, ob Sie einen Webentwickler, Kundendienstmitarbeiter, virtuellen Assistenten, Grafikdesigner oder eine andere spezialisierte Aufgabe benötigen, es wird sicherlich einen Freiberufler geben, der den Job übernehmen möchte.
Hier sind einige der häufigsten Aufgaben, die heute ausgelagert werden. Sehen Sie, welche Sie für Ihr Unternehmen benötigen.
IT-Support
Unternehmen finden es kostengünstiger, IT-Outsourcing-Dienstleistungen zu beauftragen, um verschiedene technologiebezogene Belange im Unternehmen wie Datenschutz, Softwareimplementierung, Netzwerksystemeinstellungen und Fehlerbehebung zu behandeln.
Die Einstellung eines freiberuflichen IT-Teams bedeutet auch, dass Sie Zugriff auf die IT-Ressourcen haben, die Sie derzeit nicht intern haben.
Kundenbetreuung
Kunden sind die Lebenskraft eines jeden Unternehmens und erfordern daher höchste Aufmerksamkeit. Das Outsourcing Ihres Kundensupportdesks bedeutet, dass Ihre Kunden auch dann nicht zu lange auf Antworten auf ihre Fragen warten müssen, wenn Sie nicht gerade im Büro sind.
Beratungsdienste
Wenn für eine bestimmte Beratung die Hilfe eines Experten erforderlich ist, sollten Sie in Betracht ziehen, jemanden mit den Anmeldeinformationen auszulagern. Sie werden nicht nur Zugang zu ihrem Fachwissen haben, die Gebühr wird höchstwahrscheinlich niedriger sein als bei der Einstellung in Vollzeit.
Lohnbuchhaltung
Die Gehaltsabrechnung kann zeitaufwändig sein und sollte besser einem Outsourcing-Team überlassen werden. Ihre Outsource Payroll-Mitarbeiter können auch Steuern, Arbeitnehmerentschädigungen und soziale Sicherheit übernehmen, während Sie sich auf den Betrieb Ihres Unternehmens konzentrieren.
Juristische Dienstleistungen
Die meisten Unternehmen können es sich nicht leisten, einen Vollzeitanwalt einzustellen. Auf lange Sicht ist es einfacher und billiger, ein Rechtsteam auszulagern, wenn die Situation dies erfordert.
Social Media Marketing
Da Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren, bleibt wahrscheinlich keine Zeit mehr, um Ihre Social Media-Seiten zu überwachen. Beauftragen Sie stattdessen einen Freelancer, damit Ihre Social-Media-Seiten auf dem neuesten Stand und aktiv bleiben.
Creative Services
Benötigen Sie ein Logo für ein neues Produkt oder einen eingängigen Jingle für eine Anzeige? Das Outsourcing Ihrer kreativen Serviceanforderungen kann Ihnen helfen, Geld zu sparen und gleichzeitig die Qualität zu erreichen, die Sie in der Ausgabe suchen.
Dateneingabe
Sich wiederholende Aufgaben wie Inventarisierung und Katalogisierung werden besser an ein Outsourcing-Team delegiert. Dies spart Ihrem Team Zeit, Geld und Mühe und erledigt die Arbeit dennoch genau.
Dies sind nur einige der idealen Aufgaben für das Outsourcing. Das Online-Surfen zeigt umfassendere Listen darüber, welche Dienstleistungen Outsourcing in Ihrem Unternehmen bringen kann.
So finden Sie den besten Outsourcing-Partner
Risiken des Outsourcings können oft eliminiert werden, wenn sich nur einer die Zeit nimmt, das richtige Outsourcing-Unternehmen auszuwählen. Schließlich möchten Sie nicht bei einem Outsourcing-Team hängen bleiben, das mehr Ärger verursacht, als es wert ist.
Hier finden Sie einige Schritte sowie Tipps, die Sie zum besten Outsourcing-Partner führen.
- Es geht nicht nur darum, die billigsten Arbeitskräfte zu finden. Diese niedrige Rate wird Ihrem Unternehmen nichts nützen, wenn das von Ihnen eingestellte Team keine Leistung erbringen kann, die Ihren Standards entspricht.
- Schauen Sie sich verschiedene Outsourcing-Websites an, um den Preis für die Aufgabe zu sehen, die Sie auslagern möchten. Es geht nicht darum, wer am wenigsten zahlt. Es geht darum, die besten Mitarbeiter zu finden, die ihrem Unternehmen helfen können, zu wachsen.
- Kommunikation ist unerlässlich, um harmonisch mit Ihrem Outsourcing-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Leiten Sie die Aufgaben, die Sie delegieren möchten, Ihre Ziele und Ihre Erwartungen klar an das Outsourcing-Team weiter.
- Nehmen Sie sich die Zeit, ihnen Kontext für das Projekt zu geben, damit Ihre Vision mit ihrem Output übereinstimmt. Es ist verlockend, Aufgaben so zu erledigen, als hätten Sie einen Flaschengeist aufgegriffen — „Entwerfen Sie eine schöne Website!“ oder „verkaufen Sie dieses Produkt an meine Kunden!“
Wenn Sie Ihrem Team keinen relevanten Kontext zur Verfügung stellen, wirken diese Befehle immer noch vage und führen nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Machen Sie sich über Fristen und Arbeitsbelastung im Klaren, bevor Sie mit der Delegierung von Aufgaben beginnen, um einen optimierten Arbeitsprozess zu gewährleisten.
- Erwägen Sie, ein Arbeitsmanagementsystem für Sie und Ihr Offshore-Team einzurichten. Es kann so einfach sein wie eine Tabelle oder Checkliste, die alle ihre Ergebnisse enthält.
- Verwalten Sie sie nicht im Mikromanagement. Da Sie die Aufgabe bereits an ein Outsourcing-Team delegiert haben, ist es kontraproduktiv, wenn Sie sie von da an weiterhin im Mikromanagement verwalten.
Ein kurzer Blick auf die Checkliste kann Ihnen einen Überblick über den Status Ihrer Projekte geben, ohne jedes Mal Updates anfordern zu müssen.
Wachstum Ihres Unternehmens
In einer Zeit, in der von Unternehmen erwartet wird, dass sie mehr für ihre Kunden liefern, bietet die Outsourcing-Branche eine unschätzbare Ressource für hochwertige Arbeitskräfte.
Indem Sie Aufgaben an ein ausgelagertes Team delegieren, können Sie sich mehr auf das konzentrieren, was Ihr Unternehmen am besten kann. Es ist jedoch ein Ansatz, der zuerst denkt und plant. Schließen Sie sich nicht einfach dem Zug an. Setzen Sie sich zuerst klare Ziele und sehen Sie, ob Outsourcing Ihnen wirklich helfen kann, diese zu erreichen. Wenn es gut gemacht ist, kann Outsourcing nur der Schritt sein, den Sie unternehmen müssen, damit Ihr Unternehmen wächst.
