Fünf einfache Möglichkeiten, die Finanzen Ihrer Kirche virtuell zu verwalten
Von Tim Vaughn
Die COVID-19-Pandemie schafft viele Unsicherheitsebenen in unserem Leben. Für Pastoren und Laienführer besteht ein Teil dieser Unsicherheit bei der Durchführung der normalen Geschäftstätigkeit des kirchlichen Lebens. Stay-at-Home-Bestellungen mit Stornierungen von Gottesdienstversammlungen und Verwaltungssitzungen lassen uns physisch von denen getrennt, die normalerweise dazu beitragen, dass unsere Kirchenfinanzen wie am Schnürchen laufen. Da die Dauer der physischen Distanzierung unbekannt ist, kann mit leicht implementierbarer Technologie die Finanzen Ihrer Kirche virtuell verwaltet werden. Ich habe fünf Tipps, die diese Belastung erleichtern. Als Bonus sparen Sie durch diese Änderungen Zeit und erhalten in jeder Situation effizientere Finanzprozesse, nicht nur für eine Krise.
1) Verwenden Sie eine Online-Buchhaltungssoftware
Wenn sich Ihre Bücher auf einem Computer im Kirchenbüro befinden, müssen Sie eine spezielle Reise unternehmen, um neue Transaktionen einzugeben oder auf Datensätze zuzugreifen. Was ist, wenn zum Beispiel die Direktorin des Kinderministeriums wissen muss, wie viel in ihrem Budget verbleibt? Oder was ist, wenn ein anderer Führer eine schnelle Verteilung aus dem Wohltätigkeitsfonds vornehmen muss? Indem Sie Ihre Bücher in der Cloud hosten, können Sie von jedem Ort aus auf Ihre Unterlagen zugreifen und schnelle Antworten in Echtzeit geben. Die meisten Online-Buchhaltungssoftware-Unternehmen verfügen über Tools, mit denen Sie einige Ihrer historischen Daten in die neue Anwendung übertragen können.
Empfohlene Werkzeuge: Quickbooks Online, Xero oder Aplos
2) Verwenden Sie eine Management-App für Kreditkartenausgaben und Erstattungen
Als Verwaltungspastor erinnere ich mich an den langwierigen Prozess des Sammelns von Quittungen für die Transaktionen auf der monatlichen Kreditkartenrechnung unserer Kirche. Ich brauchte den Kontocode für jede Ausgabe und die Quittung für eine Papierspur. Es gibt jetzt eine Technologie, die diesen Prozess vollständig eliminiert. Karteninhaber laden die Quittung in die App hoch, ordnen sie der vom Kreditkartenunternehmen heruntergeladenen Transaktion zu und reichen sie zusammen mit anderen Transaktionen in einem Bericht ein. Der Bericht wird dann mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert. Dieselbe App kann zum Sammeln der für Erstattungen erforderlichen Unterlagen verwendet werden.
Empfohlen: Expensify, Tallie, Concur oder Receipt Bank
3) Gehen Sie mit Ihren Finanzunterlagen papierlos
Indem Sie einfach die Papierspur von Finanzunterlagen eliminieren, könnten Sie Unmengen an Zeit und Energie sparen. Wenn Sie Stapel von Papieren auf Ihrem Schreibtisch haben, in Schubladen oder sogar in einer Art Aktenschrank geschoben, sind die Chancen, dass Sie immer noch kriechen, um Dinge zu finden, wenn Sie sie brauchen. Wenn Sie alle Ihre Finanzunterlagen auf Ihren Computer hochladen, können Sie bei Bedarf schnell auf wichtige Informationen zugreifen und diese freigeben. Wenn die Digitalisierung überwältigend erscheint, beginnen Sie klein, indem Sie eine kleine Anzahl von Elementen scannen, bis Sie sich wohler fühlen.
Empfohlen: Adobe Scanner App oder Fujitsu Scanner
4) Gehaltsabrechnung und HR effizient abwickeln
Jedes Unternehmen benötigt eine Personalabteilung, aber die meisten kleinen Organisationen verfügen nicht über die Bandbreite, um eine intern unterzubringen. Mit leistungsstarken Online-Tools können Sie alles tun, was eine echte, Live-HR-Abteilung tun würde. Bezahlen Sie Ihr Team pünktlich mit Direct Deposit, Onboarding neuer Mitarbeiter, Bereitstellung von Einkommensteuerformularen und alles andere, was zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiter erforderlich ist, kann mühelos online erledigt werden.
Empfohlen: Gusto
5) Machen Sie den Scheckgenehmigungsprozess weniger umständlich
Wenn Sie sich Sorgen um Rechnungszahlungen machen — Zahlungen empfangen oder vornehmen —, machen Sie sich keine Sorgen mehr. Mit der richtigen Online-Software können Sie den Genehmigungsprozess schnell und einfach verwalten und Zahlungen elektronisch versenden. Erledigen Sie Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten effizient an einem Ort und integrieren Sie sie in die von Ihnen gewählte Buchhaltungssoftware.
Empfohlen: Bill.com
Über den Autor Tim Vaughn ist Inhaber von BeMissional Finance LLC – einer virtuellen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Kirchen bei ihren Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsbedürfnissen unterstützt. Er lebt mit seiner Frau und drei Kindern in Durham, NC.
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Foto von bongkarn thanyakij
