Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems mit Microsoft

Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems mit Microsoft

Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems mit Microsoft

Das richtige System zum Verwalten Ihrer Dokumente zu finden, ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Verwendung eines Microsoft-Dokumentenmanagementsystems kann dazu beitragen, die typischen Herausforderungen zu lösen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, einen skalierbaren Workflow zu erstellen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Verwaltung digitaler Dateien wie Word, Excel, PowerPoints und mehr. In dieser Zeit brauchen wir sichere, robuste und anpassbare Software, die eine großartige Benutzererfahrung bietet. Der Wechsel von einem älteren Dokumentenmanagementsystem zu einem neueren System hat das Potenzial, die Leistung zu verbessern und die Kosten zu senken.

Typische Herausforderungen bei älteren Dokumentenmanagementsystemen

Verfügt Microsoft über ein Dokumentenmanagementsystem?

Ja, das tut es. Microsoft Office 365 bietet verschiedene Softwarelösungen, darunter SharePoint, Microsoft Dynamics und OneDrive für die Dokumentenverwaltung. Jedes der oben genannten kann je nach den Anforderungen jeder Organisation verwendet werden. Dieses System hilft uns, die Dokumente auf verschiedenen Plattformen zu speichern, zusammenzuarbeiten und freizugeben. Es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, die Leistung des Systems zu analysieren.

1. Sicherheits- und Berechtigungsverwaltung
   Viele Dokumentenverwaltungssysteme bieten Benutzern keine Möglichkeit, Einschränkungen festzulegen, wer bestimmte Dokumente sehen kann. Einige Dokumente sollten nur von bestimmten Benutzern angezeigt werden können. Mitglieder einer Abteilung möchten möglicherweise nicht, dass eine andere Abteilung auf ihre Dateien zugreifen kann. Oder eine Abteilung oder Gruppe von Benutzern sollte in der Lage sein, die Berechtigung zum Hinzufügen / Bearbeiten zu haben, während eine andere Gruppe schreibgeschützt ist.
2. Suchen und Filtern
   Wenn es viele Ordner und Dokumente gibt, kann es schwierig sein, das gesuchte Dokument zu finden. Viele Dokumentenmanagement-Suchsysteme sind nicht konfiguriert, um dieses Problem zu lösen.
3. Benachrichtigung und Genehmigung
   Einige Dokumente wie Personalrichtlinien oder Rechnungen müssen genehmigt werden, bevor sie von allen Benutzern angezeigt werden können. Leider bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme diese Funktion nicht an.
4. Dokumentverlauf
   Haben Sie jemals Änderungen an einem Dokument vorgenommen, nur um die letzte Version wiederherstellen zu müssen, konnten dies aber nicht? Viele Benutzer führen die Unfähigkeit an, den Dokumentverlauf beizubehalten und frühere Versionen wiederherzustellen, was bei älteren Dokumentenverwaltungssystemen ein Problem darstellt.
5. Teamzusammenarbeit
   Normalerweise gibt es für Teams keine Möglichkeit, projektspezifische Dokumente zu verwalten. Projekten sollte ein Team zugewiesen werden können, das die Dokumente unter den Teammitgliedern verwalten kann.
6. Ordnerstruktur und Benennung beibehalten
   Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme behalten die gleiche Ordnerstruktur und Benennungskonventionen im gesamten Bereich bei. Dies bedeutet, dass Benutzer Ordner nicht so organisieren oder benennen können, wie es für sie sinnvoll ist, da diese Änderungen für jeden anderen Benutzer sichtbar sind.

Wie Microsoft-Kernanwendungen zusammenarbeiten, um die Dokumentenverwaltung zu unterstützen

SharePoint

SharePoint bietet Ihrem Team einen kollaborativen Arbeitsbereich mit Dashboards, Kalendern, Aufgaben, Benachrichtigungen und Updates. Die SharePoint-Plattform speichert diese in einem zentralen Portal, das mit Unternehmenswebsites verknüpft ist. Sie können für jedes Ihrer Teams eine SharePoint-Website mit Dashboards einrichten, die Team- und Unternehmensbenachrichtigungen enthalten. Sie können auch ein Unternehmensportal einrichten, in dem durchsuchbare unternehmensweite Bibliotheken und Benachrichtigungen verfügbar sind. Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine Sicherheitsstufe zu, um den Zugriff zu ermöglichen.

Vor 10 Jahren nutzten Unternehmen SharePoint für die Konsolidierung von Dokumenten, Skype für die sofortige Kommunikation und Outlook für Messaging und Planung. SharePoint hat sich zu einem robusten Dokumentfreigabecenter mit freigegebenen Arbeitsbereichen, Speicher und Präsentationen entwickelt.

OneDrive

OneDrive ist eine Online-Plattform zum Speichern von Dokumenten / Dateien. Es wird normalerweise von Einzelpersonen und Geschäftsteams verwendet, die einen zentralen Ort zum Speichern und Zugreifen auf Dateien benötigen. Die Versionsverwaltungs- und Freigabefunktionen von OneDrive erleichtern die Zusammenarbeit, sodass es mehr als nur ein Online-Aktenschrank ist. Microsoft unterscheidet zwischen persönlichen und geschäftlichen Versionen des Tools.

OneDrive (für Unternehmen) enthält jetzt alle ursprünglichen SharePoint-Dokumentangebote, einschließlich Workflows, Auditing, Vorlagen und Versionskontrolle. Was es nicht beinhaltet, sind Ihre Marketing-Ressourcen, wie Website und Social-Media-Verbindungen. Das Unternehmen besitzt das Konto, und jedem Benutzer wird ein persönliches Konto unter dem Konto des Unternehmens zugewiesen. Hier können einzelne Dokumente erstellt und gespeichert werden, bevor sie mit dem breiteren Publikum des Unternehmens geteilt werden.

OneDrive bietet nicht die Möglichkeit, Ihre Inhalte im Web zu veröffentlichen. Sie können zwar Links zu Dokumenten per E-Mail senden, diese Dokumente jedoch nicht direkt auf einer Webseite von der OneDrive-Plattform aus veröffentlichen. Sie können Dokumente für Ihr Team auffindbar machen, benötigen jedoch Office 365 oder eine andere CMS- / Website-Plattform, um Ihre Arbeit öffentlich zu veröffentlichen.

Azure

Profitieren Sie von vollständig verwalteten Dateifreigaben in der Cloud, auf die über das branchenübliche SMB-Protokoll (Server Message Block) zugegriffen werden kann. Hängen Sie Dateifreigaben gleichzeitig in der Cloud oder lokal unter Windows, Linux und macOS ein. Außerdem können Sie Azure-Dateifreigaben auf Windows-Servern mit Azure File Sync zwischenspeichern, um die Leistung des lokalen Zugriffs zu verbessern. Verwenden Sie Premium-Freigaben für leistungsabhängige, E/ A-intensive Workloads und Standardfreigaben für zuverlässige, universelle Dateispeicherung

Dynamics 365

Dynamics 365 ist eine cloudbasierte Lösung, die alles bietet, was Sie für CRM und ERP benötigen, in einem einzigen Paket

Sehen Sie Geschäfts- und Kundendaten an einem Ort — über Hunderte von Quellen hinweg — für eine einzige 360-Grad-Ansicht Ihres Unternehmens.

Microsoft Teams

Microsoft Teams wurde entwickelt, um jeden Aspekt der Zusammenarbeit zu konsolidieren — nicht nur die Dokumentenverwaltung und -freigabe. Über Microsoft Teams können Mitarbeiter ihre Instant Messaging, E-Mails, Kalender, Projekte und mehr verfolgen.

Microsoft Planner

Microsoft Planner ist eine To-Do-App, die mit Office 365 geliefert wird. Es wird für die persönliche und Teamwork-Planung mit einer einfachen kartenbasierten Oberfläche verwendet.

Microsoft Planner bietet einen Hub für Teammitglieder, um Pläne zu erstellen, Aufgaben zu organisieren und verschiedenen Benutzern zuzuweisen und Aktualisierungen des Fortschritts über Dashboards zu überprüfen. Es bietet auch einen zentralen Ort, an dem Dateien gemeinsam genutzt und für das gesamte Team sichtbar sind. Als Office 365-App können Sie Planner in Ihrem Office 365 Home finden.

Planner lässt sich nativ in alle anderen Office 365-Anwendungen integrieren, und die Verwendung eines Tools innerhalb des Microsoft-Ökosystems ist sehr effizient. Microsoft hat eine Reihe von Apps entwickelt, die sich alle ergänzen und wunderbar zusammenarbeiten. Mit Planner können Sie Ihre Aufgaben einfach in Outlook integrieren, die Aufgabendokumentation durch Verknüpfung mit SharePoint anhängen und anzeigen, ein Projekt in Teams besprechen, während Ihr Planer geöffnet ist, einen Videoanruf tätigen (mit Teams, ehemals Skype for Business) und vieles mehr

Vorteile der Verwendung von Microsoft-Software für die Dokumentenverwaltung

Eine effektive Dokumentenmanagementlösung legt Folgendes fest:

1. Welche Arten von Dokumenten und anderen Inhalten können in einer Organisation erstellt werden?
2. Welche Vorlage ist für jede Art von Dokument zu verwenden?
3. Welche Metadaten sind für jede Art von Dokument bereitzustellen?
4. Wo kann ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus gespeichert werden?
5. So steuern Sie den Zugriff auf ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus?
6. Verschieben von Dokumenten innerhalb der Organisation, wenn Teammitglieder zur Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Disposition der Dokumente beitragen

Microsoft bietet die besten Lösungen für alle oben. Im Folgenden finden Sie die Funktionen und Vorteile der Verwendung von Microsoft als DMS-Partner. Es bietet diese Lösungen seit vielen Jahren an und ist eines der führenden Unternehmen in diesem Bereich. Mit Cloud, On-Premise oder Hybrid, jede Struktur, die Sie wählen, bietet Microsoft eine bessere Lösung.

Diese Lösungen und Vorteile umfassen:

• Fähigkeit, die benötigten Informationen leicht zu finden / zu suchen
• Mobilfreundlich: Jederzeit und an jedem Ort erstellen / bearbeiten / zusammenarbeiten
• Allgemeine Sicherheit: Sicherer als ein lokaler Server
• Ordner- und Dateisicherheit: Gewähren Sie nur den Personen Zugriff, die sie benötigen
• Compliance-freundlich
• Versionskontrolle, damit keine unterschiedlichen Iterationen einer Datei im Umlauf sind
• Dateiverlauf, damit Sie sehen können, wer wann welche Änderung vorgenommen hat
• Einfache Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Auftragnehmern und Kunden
• Schnelle und sichere Freigabe innerhalb oder außerhalb des Unternehmens
• Integration & Kompatibilität: Die Lösungen von Microsoft lassen sich problemlos in viele andere Systeme integrieren
• Mit Document Imaging / Scanning sparen Sie physischen Speicherplatz, indem Sie Ihre Dateien online speichern
• Skalierbar: Es wächst problemlos mit Ihrer Organisation. Sie werden nicht in der Lage sein, es als Dokumentenmanagement-Lösung zu entwachsen
• Cloud-basiert: Sie müssen sich keine Sorgen um die physische Sicherheit der Server machen oder alle Ihre Daten verlieren, wenn sich alles in der Cloud befindet. Greifen Sie jederzeit und überall auf die benötigten Dateien zu Sie haben eine Internetverbindung
• Offline-Bearbeitung: wenn Sie ohne Internetverbindung unterwegs sind, können Sie Ihre Dateien problemlos mitnehmen
• Sparen Sie Personal: Sie benötigen nicht so viele IT-Mitarbeiter wie für einen Legacy-Server vor Ort

Außerdem ist die Migration von Legacy-Servern oder anderen Lösungen einfach.

Wie HingePoint unseren Kunden hilft, Microsoft-Lösungen für ihre Dokumentenverwaltungsanforderungen zu nutzen

Wir können Ihnen helfen, SharePoint als Dokumentenspeicherlösung zu implementieren. Wir entwerfen die Informationsarchitektur (IA) basierend auf Ihren individuellen Geschäftsanforderungen. IA deckt die erforderlichen Websitesammlungen, Unterwebsites, Dokumentbibliotheken, Metadaten, Felder und mehr ab.

Organisieren Sie Ihre Dateien in logische Kategorien, damit Sie organisiert bleiben

Wir kümmern uns um die Erstellung von Bibliotheken mit vordefinierten Metadaten, um sicherzustellen, dass Sie bei jeder Suche und jedem Filter den gesuchten Inhalt finden.

Wir können einen Workflow implementieren, der es ermöglicht, Genehmigungen und Benachrichtigungen für bestimmte Dokumente festzulegen. Wenn Sie eine Teamwebsite für die Zusammenarbeit benötigen, können wir diese erstellen. Wir können diese Site auch in eine Vorlage verwandeln, mit der Sie auf einfache Weise separate Bereiche für jeden Kunden oder jedes Projekt erstellen können, die dieselbe Grundstruktur beibehalten.

Wenn Sie die Teamzusammenarbeit auf eine andere Ebene heben möchten, können wir Ihnen bei der Integration von Microsoft Teams helfen. Ihre Teams können alle Dokumente, die sich auf eine Diskussion beziehen, problemlos an einem Ort verwalten und in Zukunft problemlos finden.

Verwalten von Dokumenten, die sich auf Projektaufgaben beziehen? Wir können Ihnen helfen, Microsoft Planner zur Gleichung hinzuzufügen, um die Fortschrittsaufgaben zu verfolgen. Sie können Dokumente aus SharePoint problemlos mit Ihren Aufgaben verknüpfen und in Unterhaltungen mit Microsoft Teams einbinden.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Formulare, um Teamanforderungen zu bearbeiten, und erstellen Sie Registerkarten mit benutzerdefinierten Berichten, um den Gesamtfortschritt zu überwachen.

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse mithilfe von Microsoft-Tools zu optimieren.

Sie können SharePoint sogar zum Verwalten von Dokumenten verwenden, die Sie zum Veröffentlichen von Inhalten auf Ihrer Website verwenden.

Wie würde ein besseres Dokumentenmanagementsystem für Sie aussehen?

Verwendet Ihre Organisation noch ein veraltetes Dokumentenmanagementsystem, um Ihre Unterlagen zu verwalten? Setzen Sie sich noch heute mit Hingepoint in Verbindung und sehen Sie, wie unsere erfahrenen Berater Ihre Arbeit mit einem System erleichtern können, das Ihre Benutzer lieben werden!