Entomology Today

Entomology Today

Von Amanda Skidmore, Ph.D.

Wollten Sie schon immer ein Symposium für eine Konferenz der Entomological Society of America oder anderswo organisieren, waren aber ein wenig eingeschüchtert?

Als ich ein junger Wissenschaftler in der Graduiertenschule war, war der Gedanke, ein Symposium zu organisieren und zu moderieren, entmutigend. Ich hatte die Idee für ein innovatives Symposium zu einem Thema, das noch nie auf einer nationalen Tagung behandelt worden war. Ich hatte Angst, dass es abgelehnt werden könnte, aber ein weiser Mentor ermutigte mich, mein Thema weiterzuentwickeln und zur Überprüfung einzureichen.

Ich arbeitete über den Einreichungsprozess, wartete mit angehaltenem Atem, um zu sehen, ob es akzeptiert würde, recherchierte engagiert und streckte die Hand nach Rednern aus und erwartete gespannt die Veranstaltung. Es wurde angenommen, und als das Symposium erfolgreich abgeschlossen war, wurde mir klar, dass meine Sorgen völlig unbegründet waren. Das Symposium hatte einen positiven Einfluss auf die Kollegen, sorgte für Aufregung unter den Teilnehmern und hatte mich dazu angeregt, neue Sichtweisen auf die vorgestellten Themen in Betracht zu ziehen. Ich war bereit, es wieder zu tun! Seitdem hatte ich das Vergnügen, mehrere Symposien für Branchen- und nationale ESA-Treffen zu organisieren.

Ich möchte mit Ihnen einige Ideen und Tipps für die Erstellung, Organisation und Moderation eines erfolgreichen Symposiums teilen — und vor allem eines, das Vielfalt und Inklusion in unserer Wissenschaft fördert. Hoffentlich finden Sie diese Ideen nützlich, wenn Sie Ihr eigenes Symposium entwickeln!

Create: Wie komme ich auf eine gute Symposiumsidee?

Jeder kann Symposien für ESA-Branchentreffen oder die nationale Jahrestagung organisieren. Jedes Jahr liest das Konferenzprogrammkomitee die Vorschlagsideen durch und wählt die abschließenden Symposien aus. Hier sind einige Ideen für die Entwicklung eines Symposiums, das auffallen wird:

Ein Thema auswählen: Wenn Sie noch kein Thema im Kopf haben, kann es schwierig sein, ein Thema für ein innovatives Symposium auszuwählen. Wenn Sie Probleme haben, Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen könnten, ein Thema zu finden: Denken Sie an die vergangenen ESA-Treffen, an denen Sie teilgenommen haben: Welche Symposien waren großartig? Was hat dich wirklich dazu gebracht, über deine Wissenschaft nachzudenken? Hatten Sie das Gefühl, dass ein Thema aus den vergangenen Jahren fehlte? Gibt es ein neues Thema in Ihrem Bereich, das Sie gerne behandelt sehen würden? Welche Themen könnten diejenigen ermutigen, die historisch nicht an dem Treffen teilnehmen? Welche Themen werden eine vielfältige Gruppe von Rednern ermutigen?

Machen Sie es nicht alleine: Finden Sie Kollegen, die sich für Ihr Thema auskennen oder interessieren. Ihre Kollegen können Ihnen Feedback geben, und gemeinsam können Sie Ideen entwickeln, die der gesamten entomologischen Gemeinschaft zugute kommen.

Lautsprecher: Sobald Sie ein Thema haben, ist es wichtig, potenzielle Redner zu erreichen und zu fragen, ob sie an einer Teilnahme interessiert wären, sollte Ihr Symposium für das Meeting akzeptiert werden. Wenn Sie potenzielle Redner haben, die daran interessiert sind, an Ihrem Symposium teilzunehmen, können Sie unterstützen, warum Ihr Symposium wichtig ist. Einige Tipps zum Einladen von Rednern:

• Schieße nach den Sternen! Gibt es einen Leader in Ihrem Bereich, der ein idealer Redner wäre? Haben Sie keine Angst, sie zu erreichen und sie zur Teilnahme einzuladen. Die meisten Menschen fühlen sich geschmeichelt, eingeladen zu werden, über ihre Arbeit zu sprechen!
• Versuchen Sie, eine vielfältige Gruppe von Moderatoren in Ihrem Symposium zu haben. Gibt es Personen aus typischerweise unterrepräsentierten Gruppen, die möglicherweise übersehen wurden, die Sie zu Ihrem Symposium einladen könnten? Referenten mit unterschiedlichem Hintergrund (Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Karrierestufe usw.) können einzigartige Perspektiven einbringen und die Wirkung Ihres Symposiums vertiefen.
• Scheuen Sie sich nicht, Nicht-Entomologen einzuladen, ihre Arbeit zu teilen. Viele Wissenschaftszweige untersuchen Insekten in Bezug auf ihre Disziplin. Redner mit unterschiedlichem wissenschaftlichem Verständnis können dazu beitragen, Ihr Thema besser zu verstehen.

Senden Sie Ihr Symposium: Die ESA verfügt über ein sehr benutzerfreundliches System zur Einreichung Ihres Symposiums und eine hervorragende FAQs-Seite zur Beantwortung von Fragen. Hier sind einige zusätzliche Tipps und Überlegungen, die Ihnen helfen, Ihre Einreichung zu stärken:

• Haben Sie einen kreativen Titel. Finden Sie einen Titel, der auffällt, aber auch Ihr Thema beschreibt.
• Geben Sie ein klares Ziel oder Ziele für Ihr Symposium an. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Ideen zusammenzufassen und sich dafür einzusetzen, warum Ihr Symposium in das Programm aufgenommen werden sollte.
• Repräsentiert Ihre Symposium-Einreichung die Vielfalt der Arbeiten zu diesem Thema?
• Erwägen Sie, bei der Auswahl eines Symposiumstyps die Option „Eingeladen und beigetragen“ auszuwählen. Ein potenzieller Redner kann dann seinen Vortrag bei Ihrem Symposium einreichen, wenn er der Meinung ist, dass sein Thema eng miteinander verbunden ist. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob ihr Vortrag gut passt, und Forscher einbeziehen, die Sie möglicherweise bei Ihrer ersten Sprechersuche übersehen haben.

Achten Sie auf Einreichungstermine: Symposien werden viele Monate im Voraus geplant. Notieren Sie sich wichtige Fristen, damit Sie Ihre Ideen nicht verpassen.

Organisieren: Mein Symposium wurde angenommen — Was nun?

Herauszufinden, dass Ihr Symposium angenommen wurde, ist immer spannend. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Referenten zu kontaktieren und über die Geschichte nachzudenken, die Ihr Symposium erzählen soll.

Referenten: Verbinden Sie sich erneut mit Ihren Referenten, um deren Teilnahme zu bestätigen. Wenn sie einen Konflikt mit dem Datum des Symposiums haben oder sich ihre Situation geändert hat, Fragen Sie, ob sie einen potenziellen Ersatzredner kennen.

• Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Referenten zu kontaktieren, damit sie Titel und Abstracts für ihre Vorträge bereitstellen.
• Nehmen Sie sich Zeit, um nach zusätzlichen Lautsprechern zu suchen. Manchmal zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie zum ersten Mal mit der Recherche nach Referenten beginnen, und dem Zeitpunkt, an dem Ihr Symposium angenommen wurde, Möglicherweise sind neue Forschungsergebnisse zu Ihrem Thema erschienen. Schauen Sie sich die Wissenschaftler auf Ihrem Gebiet an und stellen Sie sicher, dass Sie niemanden übersehen haben, der ein wertvolles Gut für Ihr Symposium wäre. Berücksichtigen Sie auch hier die Vielfalt Ihrer Sprecher und deren Hintergründe. Die Vielfalt der Redner kann neue Ideen und neue Sichtweisen auf Forschung und Probleme mit sich bringen.
• Berücksichtigen Sie alle Redner, die Vorträge zu Ihrem Symposium eingereicht haben. Es ist in Ordnung, jemanden abzulehnen, wenn sein Thema nicht gut zum übergeordneten Ziel des Symposiums passt, aber denken Sie auch daran, dass die Einbeziehung einer breiten Palette von Referenten und Forschungsarbeiten die Wirkung Ihres Symposiums erheblich verbessern und neue Forschungsergebnisse ans Licht bringen kann.

Plan: Nehmen Sie sich Zeit, um die Abstracts Ihrer Referenten zu lesen und über eine logische Reihenfolge der Präsentationen nachzudenken. Einige Gedanken, die Sie bei der Planung der Reihenfolge der Präsentationen berücksichtigen sollten:

• Was möchten Sie, dass Ihr Publikum lernt? Würde eine bestimmte Reihenfolge eine klare Geschichte liefern? Ist es sinnvoll, bestimmte Gespräche zu gruppieren?
• Beachten Sie Lautsprecherkonflikte. Seien Sie vorsichtig, wenn ein Redner zu einem bestimmten Zeitpunkt frei sein muss, weil er an einer anderen Veranstaltung teilnehmen muss.
• Teilen Sie Ihren Vortragenden Ihren Plan und Ihre Rednereihenfolge mit. Ich bereite gerne ein Dokument für meine Referenten vor, in dem alle Gesprächszeiten, Titel und Abstracts enthalten sind. Wenn Referenten eine Zusammenfassung des Inhalts sehen, der von ihren Kollegen präsentiert wird, hilft dies, Wiederholungen oder Überschneidungen in Vorträgen zu reduzieren, und ermöglicht es den Forschern, sich auf ihre Hauptpunkte zu konzentrieren.
• Wenn Sie einen Sprecher haben, der einen aufgezeichneten Vortrag einreichen muss, sollten Sie diesen Vortrag unmittelbar nach der Pause planen. Auf diese Weise haben Sie Zeit, um technische Probleme (Verzögerungszeit, Lautsprecherlautstärke usw.) zu lösen.) in der Pause und nicht mitten im Symposium!

Verbreiten Sie das Wort: Bewerben Sie Ihr Symposium auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Teilen Sie die Informationen über die Ziele Ihres Symposiums sowie Datum und Uhrzeit mit Gruppen, die Ihr Symposium für ihre Arbeit von Vorteil finden könnten.

Moderat: Zeit für Rock’n‘ Roll!

Ihr Symposium ist angenommen, Ihre Referenten stehen schlange, Ihre Reisepläne sind gemacht – was bleibt noch zu tun? Es gibt mehrere wichtige Aufgaben, die einen guten Moderator und ein erfolgreiches Symposium ausmachen:

Planen: Als Moderator sind Sie für die Einführung des Symposiums und der Referenten verantwortlich. Nehmen Sie sich vor dem Meeting Zeit, um aufzuschreiben, wie Sie Ihre Sitzung vorstellen möchten. Denken Sie daran, die Teilnehmer für Ihr Kommen willkommen zu heißen, Ihren Referenten zu danken und Ihr Thema begeistert vorzustellen. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Sprecher zu erreichen und zu fragen, wie sie eingeführt werden möchten und die korrekte Aussprache ihrer Namen.

• Verwenden Sie in Ihrer Einführung eine inklusive Sprache. Anstelle von „Meine Damen und Herren“ versuchen Sie stattdessen „Kollegen“ oder „Wissenschaftskollegen“. Dies wird dazu beitragen, dass sich alle in Ihrem Publikum wohl fühlen.
• Achten Sie darauf, alle Ihre Lautsprecher gleich zu behandeln. Geben Sie für jeden Redner ähnliche einleitende Aussagen.

Moderatorenschulung: Die ESA verlangt, dass alle Moderatoren zur Moderatorenschulung kommen. Dies wird an mehreren Tagen während der Konferenz angeboten, Markieren Sie also Ihr Programm und stellen Sie sicher, dass Sie teilnehmen. Sie erhalten Anweisungen zum Betrieb der audiovisuellen Geräte in Ihrem Raum, zum Verwalten der Zeit für Ihre Lautsprecher und zum reibungslosen Übergang zwischen den Lautsprechern.

Gehzeit: Kommen Sie früh in Ihr Zimmer. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich an der Ausrüstung zu orientieren und sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.

• Halten Sie das Programm im Zeitplan. Dies ist sowohl respektvoll gegenüber dem Publikum als auch gegenüber den Moderatoren.
• Um Ihr Symposium hervorzuheben und Ihr Publikum willkommen zu heißen, zeigen Sie in Ihren Präsentationen ein Eröffnungsbild, das Ihr Symposium darstellt. Es sieht viel sauberer aus als ein unordentlicher Desktop oder ein leerer Bildschirm. Oft zeige ich das Bild vor Beginn des Symposiums, in der Pause und am Ende, während sich die Leute vermischen. Sie können am Ende auch eine Folie mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktinformationen einfügen.

Fazit: Vergessen Sie nach erfolgreichem Abschluss Ihres Symposiums nicht, sich bei allen Referenten zu bedanken. Follow-up-E-Mails, um Ihren Referenten für ihren Beitrag zu danken, sind eine großartige Möglichkeit, sich persönlich mit Ihren Referenten zu verbinden und zukünftige Networking-Möglichkeiten aufzubauen.

Advance: Teilen Sie Ihre Erfahrungen und tragen Sie den Schwung weiter

Hat Sie Ihr Symposium begeistert? Ich war oft sehr energiegeladen und voller Ideen nach einem großartigen Symposium. Hier sind einige Dinge, die Sie mit dieser Energie tun können:

Beitrag: Verwenden Sie soziale Medien, um über Ihr Symposium zu sprechen. Posten Sie Bilder oder teilen Sie coole Artikel aus Ihren Lautsprechern. Ermutigen Sie andere, Vielfalt auch in ihren Referenten und Symposien zu berücksichtigen.

Schreiben Sie: Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Symposium zusammenzufassen und mit der größeren entomologischen Gemeinschaft zu teilen. Schreiben Sie heute einen Blogbeitrag für Entomologieoder eine kurze Notiz für amerikanische Entomologen über interessante Dinge, die Sie gelernt haben, oder coole Themen, die diskutiert wurden.

Erstellen Sie eine Arbeitsgruppe: Eines der großartigen Dinge an nationalen und regionalen Treffen ist die Möglichkeit, mit anderen Wissenschaftlern auf Ihrem Gebiet in Kontakt zu treten. Wenden Sie sich an Ihre Referenten und Teilnehmer und prüfen Sie, ob jemand an einer Nachdiskussion per Videokonferenz interessiert wäre. Und sei inklusiv, nicht exklusiv! Stellen Sie sicher, dass jeder die gleiche Chance hat, teilzunehmen. Sie können eine Doodle-Umfrage einrichten, um die beste Besprechungszeit zu ermitteln und Besprechungen (oder Zusammenfassungen) für diejenigen aufzuzeichnen, die nicht teilnehmen können.

Veranstalten Sie ein Webinar: Konferenzvorträge sind kurze Zusammenfassungen von Forschungsprojekten, aber die Ausrichtung einer Webinarreihe würde längere Präsentationen ermöglichen. Wenden Sie sich an die Vertreter Ihrer ESA-Niederlassung und besprechen Sie Möglichkeiten, ein Webinar zu veranstalten.

Plan: Beginnen Sie mit der Planung für das nächste Jahr! Wäre es von Vorteil, ein weiteres Symposium zu Ihrem Thema zu haben, um Forscherkollegen wieder zusammenzubringen? Kam von Ihrem Symposium eine neue Idee, die ein gutes Nachfolgethema für ein neues Symposium darstellen würde? Es ist nie zu früh, über die nächste Niederlassung oder das nächste nationale Treffen nachzudenken!

Denken Sie schließlich daran, dass die Planung eines Symposiums Spaß machen sollte! Es ist Ihre Gelegenheit, mit anderen Entomologen zu kommunizieren und Arbeiten zu einem Thema auszutauschen, für das Sie sich begeistern. Lass dich nicht einschüchtern — du hast das!

Amanda Skidmore, Ph.D., ist Postdoktorandin und Projektmanagerin an der Purdue University in West Lafayette, Indiana. Derzeit ist sie Vorsitzende des Ausschusses für Studentenangelegenheiten der ESA North Central Branch und Vertreterin der NZBEN im Ausschuss für Vielfalt und Inklusion der ESA. Instagram: @Dr_Skidmore. Twitter: @Dr_Skidmore. E-Mail: [email protected]