Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse spielen in jeder Organisation eine wichtige Rolle. Effektive Prozesse rationalisieren einzelne Aktivitäten und verbessern die Gesamteffizienz.

Um erfolgreich zu sein und zu bleiben, muss ein kontinuierlicher Fokus auf die Verbesserung der Geschäftsprozesse gelegt werden, um die Produktivität zu steigern und einen hohen Qualitätsstandard aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie einen Prozess effizienter gestalten, reduzieren Sie letztendlich Ihre Arbeitsbelastung und optimieren die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Aber wie genau verbessert man einen Geschäftsprozess und was sind die Schritte?

In diesem Artikel behandeln wir die genauen Schritte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit der Business Process Automation-Software von frevvo automatisierte Workflows erstellen.

Dies ist ein umfassender Leitfaden. Klicken Sie auf die Links unten, um zu dem Abschnitt zu navigieren, der Sie am meisten interessiert:

• Was sind die Schritte zur Verbesserung eines Geschäftsprozesses?
• Welche Auswirkungen sollten Sie von der Verbesserung von Geschäftsprozessen erwarten?
• Business Process Improvement Use Cases
• Wie verbessern und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Was sind die Schritte zur Verbesserung eines Geschäftsprozesses?

Geschäftsprozessverbesserung beinhaltet die Identifizierung und Verbesserung eines bestehenden Prozesses, um seine Gesamteffizienz zu optimieren. In einfachen Worten, Sie nehmen einen Prozess und finden einen besseren Weg, um ihn zu erledigen.

Ihr Unternehmen hängt wahrscheinlich jeden Tag von unzähligen Prozessen ab, von der Verwaltung von Bestellungen bis zur Genehmigung von Reiseanträgen und vielem mehr. Jeder ist notwendig, damit Ihr Unternehmen funktioniert und gedeiht.

Diese Prozesse können jedoch ineffizient werden, wenn sie nicht aktualisiert oder manuell ausgeführt werden, was wiederum zu finanziellen Verlusten und kostbarer Zeitverschwendung führen kann.

Untersuchungen von IDC ergaben, dass Unternehmen schätzungsweise 20-30% ihres Jahresumsatzes aufgrund ineffizienter Prozesse verlieren. Die finanziellen Auswirkungen dieser ineffizienten Prozesse verstärken sich, je länger sie andauern.

Wenn Mitarbeiter zu viel Zeit mit einem Prozess verbringen oder mehr Fehler als üblich machen, ist es eine gute Idee, die betreffenden Prozesse zu überprüfen.
Die Verbesserung der Prozesse umfasst die folgenden sieben Schritte:

1. Einen zu verbessernden Prozess auswählen
2. Den aktuellen Prozess abbilden
3. Engpässe identifizieren & Bereiche für Verbesserungen
4. Den potenziellen neuen Prozess abbilden
5. Den Prozess testen & Überarbeiten
6. Den neuen Prozess implementieren
7. Überprüfen Sie den Prozess

Wenn Sie diese Schritte zur Prozessverbesserung befolgen, können Sie einen komplexen Prozess wie die Verwaltung von Bestellungen durchführen und eine Prozessautomatisierungssoftware wie frevvo verwenden, um die Effizienz zu verbessern.

Bevor wir uns mit der Ausführung dieser Schritte befassen, sollten wir uns die positiven Auswirkungen ansehen, die Sie von der Verbesserung von Geschäftsprozessen erwarten können.

Welche Auswirkungen sollten Sie von der Verbesserung von Geschäftsprozessen erwarten?

Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt können Sie es sich einfach nicht leisten, ineffiziente Prozesse zu haben. Hier erfahren Sie, wie die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.

Steigerung der betrieblichen Effizienz

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu mehr Effizienz und senkt die Betriebskosten. Eine Studie ergab, dass Unternehmen 10-15% ihrer Betriebskosten einsparen können, indem sie ein Tool zur Automatisierung ihrer Workflows verwenden.

Diese Zahl befindet sich am unteren Ende. Unternehmen, die angeben könnten, wie viel Geld sie durch die Verwendung von Workflow-Automatisierungssoftware gespart haben, schätzen, dass sie jährlich Millionen von Dollar einsparen.

Mit frevvo können Sie einen Workflow erstellen und einen gesamten Prozess von Anfang bis Ende visualisieren.

Schauen wir uns zum Beispiel einen Prozess an, den jede Organisation hat — Mitarbeiter-Onboarding. Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie alle erforderlichen Formulare ausfüllen und einreichen.

Mitarbeiter können sich in diesem Prozess verzetteln, wenn Sie alles manuell erledigen. Durch die Straffung dieses Prozesses können Sie die Zeit bis zur Kompetenz für Neueinstellungen erheblich verkürzen.

Hier ist ein Beispiel für einen Mitarbeiter-Onboarding-Workflow, den Sie in frevvo erstellen können:

Die Verwendung von Software wie frevvo zur Visualisierung eines Prozesses kann Ihnen helfen, betriebliche Mängel zu identifizieren und zu beheben.

Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität

Ineffiziente Prozesse sind repetitiv und zeitaufwendig. Sie nehmen sich auch Zeit für sinnvollere Arbeit.
Mehr als 40% der Mitarbeiter geben an, ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit sich wiederholenden Aufgaben zu verbringen, wobei die manuelle Dateneingabe die meiste Zeit in Anspruch nimmt.

Mit der Geschäftsprozessautomatisierungssoftware von frevvo können Sie die Dateneingabe mit automatisch ausgefüllten Formularfeldern reduzieren. Dadurch können Mitarbeiter weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe und mehr Zeit für andere produktive Aufgaben aufwenden.

Hier sehen Sie, wie die Software Felder für ein PO-Formular, das mit einer SQL-Datenbank verbunden ist, dynamisch ausfüllt:

Die Verbesserung der Geschäftsprozesse beseitigt auch Verwirrung darüber, wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist. Sie können beispielsweise in frevvo einen Workflow erstellen, der ein Formular automatisch an die richtige Person weiterleitet.

Mitarbeiter müssen keine Zeit damit verschwenden, herauszufinden, an wen sie Dokumente senden sollen. Sie müssen lediglich ein Formular ausfüllen und einreichen.

Menschliche Fehler reduzieren

Der Umgang mit Papierkram für jeden Prozess ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfälliger.
Formulare können falsch ausgefüllt oder an die falsche Person gesendet werden. Diese Fehler könnten zu finanziellen Verlusten führen, wenn sie nicht gefangen werden.

Auch Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig. Das London Olympic Committee überverkauft 10,000 Tickets für ein Schwimm-Event, wenn ein Mitarbeiter versehentlich eingegeben „20,000“ in eine Zelle statt „10,000.“ Das Komitee hat die Ticketinhaber mit Verlust auf andere Großveranstaltungen aufgerüstet.

frevvo verfügt über automatische Berechnungen in den Formularen, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert und menschliche Fehler vermieden werden.

Werfen wir einen Blick auf Anwendungsfälle zur Verbesserung eines Arbeitsprozesses. Diese können Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie Prozessautomatisierungssoftware in Ihrer eigenen Organisation angewendet werden kann.

Anwendungsfälle zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Startups können sich möglicherweise auf manuelle Prozesse verlassen, um ihre Arbeit zu erledigen. Aber schließlich, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter beschäftigt, werden Ineffizienzen zu Engpässen führen.

Hier sind Bereiche Ihrer Organisation, die von der Verbesserung von Geschäftsprozessen profitieren können.

New Hire Onboarding

Ein starker Onboarding-Prozess ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Es hilft den Mitarbeitern, sich an ihre neuen Rollen anzupassen, und bietet ihnen einen Rahmen für den Erfolg.
Dennoch geben nur 12% der Mitarbeiter an, dass ihr Unternehmen gute Arbeit beim Onboarding leistet.

Die gute Nachricht ist, dass ein gut strukturiertes Onboarding-Programm das Engagement steigern und die Zeit bis zur Kompetenz für Neueinstellungen verkürzen kann.

Mit der automatisierten Mitarbeiter-Onboarding-Software von frevvo können Sie einen Workflow erstellen, der den Papierkram rationalisiert und die Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringt. Mitarbeiter können bereits am ersten Tag einen Beitrag leisten, anstatt sich mit Papierkram zu beschäftigen.

Bestellungen

Bestellungen werden verwendet, um den Verkauf von Waren und Dienstleistungen zu dokumentieren. Sie müssen ein Formular erstellen, es genehmigen lassen, es an einen Kreditor senden, die Rechnung autorisieren und zur Aufzeichnung speichern.

Hier ist ein Beispiel, wie ein Bestellworkflow aussehen könnte:

Ein manueller Bestellvorgang kann Vorgänge verlangsamen. Mitarbeiter sind möglicherweise auch verwirrt darüber, welche Schritte als nächstes unternommen werden sollen oder an wen Dokumente gesendet werden sollen.

Unternehmen, die Automatisierungssoftware für Bestellungen verwenden, haben eine schnellere Zykluszeit (24 Stunden) als Unternehmen, die auf einen manuellen Prozess angewiesen sind (35 Stunden). Dies kann leicht zu Hunderten von Stunden pro Jahr führen, je nachdem, wie viele Bestellungen Sie senden.

Hier ist ein Beispiel für einen Workflow für bedingte Bestellungen in frevvo:

Sobald ein Mitarbeiter eine Bestellung einreicht, wird diese automatisch an seinen Vorgesetzten weitergeleitet. Sie können Ihren Workflows sogar bedingte Regeln hinzufügen (z., Bestellungen werden nur ab einem bestimmten Wert zur Genehmigung an einen VP gesendet).

Mit den vorgefertigten Vorlagen von frevvo können Sie Bestellungen rationalisieren und andere Prozesse automatisieren, einschließlich Bestellanforderung, Rechnungsfreigaben und Kreditorenmanagement.

Reiseanträge

Reiseanträge sind für Organisationen, deren Mitarbeiter zur Arbeit reisen, unerlässlich. Durch die Automatisierung dieses Prozesses entfällt die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter einen Manager nach Genehmigungen suchen müssen.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Genehmigungsverfahren für Reiseanträge. Mit der Travel Request Software von frevvo können Sie Workflows erstellen und dynamische Regeln aktivieren, um die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen.

Eine gängige Richtlinie zur Einhaltung von Reisevorschriften besteht beispielsweise darin, dass ein Manager die Reiseanfrage eines Mitarbeiters überprüft und genehmigt, bevor sie an die Finanzabteilung gesendet wird.

Hier ist ein Beispiel für einen Workflow für Reiseanfragen in frevvo:

Durch den Aufbau eines Workflows für Reiseanfragen wird der Prozess rationalisiert und sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Richtlinien zur Einhaltung von Reisevorschriften in Ihrem Unternehmen befolgen.

Kundenaufträge

Kundenaufträge werden verwendet, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kunden zu bestätigen. Sie decken Dinge wie Liefertermine, Zahlungsmethoden und andere wichtige Details ab.

Durch die Verbesserung und Automatisierung dieses Geschäftsprozesses mit der Kundenauftragsautomatisierungslösung von frevvo können Sie die manuelle Dateneingabe reduzieren und Kundenaufträge schneller und mit weniger Fehlern verarbeiten.

Hier ist ein Beispiel für ein Kundenauftragsformular mit SQL-Datenbankintegration (klicken Sie auf das Bild, um es auszuprobieren):

Wenn ein Benutzer ein Produkt auswählt, ruft das Formular automatisch die UVP ab und berechnet die Zwischensumme, wenn eine Menge eingegeben wird. Das Formular unterstützt auch digitale Signaturen und Anhänge.

Durch die Verbindung Ihrer Kundenauftragsformulare mit Ihrer SQL-Datenbank kann sich Ihr Vertriebsteam mehr auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren und weniger Zeit darauf, sich durch ineffiziente interne Prozesse festzusetzen.

Dies sind nur einige Prozesse, die Sie in Ihrem Unternehmen verbessern und automatisieren können. Jeder übermäßig manuelle Prozess kann eine Chance zur Verbesserung der Geschäftsprozesse sein.

Schauen wir uns nun die genauen Schritte zur Rationalisierung dieser Prozesse an.

So verbessern und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Prozess in Ihrem Unternehmen zu automatisieren.

#1. Wählen Sie einen zu verbessernden Prozess

Der erste Schritt zur Verbesserung von Geschäftsprozessen besteht darin, Bereiche zu identifizieren, die geändert werden müssen. Ein guter Ausgangspunkt sind Prozesse, die häufig wiederholt werden und denselben Schritten folgen.

Hier ist eine kurze Liste von Prozessen, die häufig von Automatisierung profitieren:

• Onboarding von Neueinstellungen
• Bestellanforderungen
• Freistellungsanträge
• Spesenerstattungen
• Reisegenehmigungen
• Kundenaufträge
• Einverständniserklärungen
• Audits und Compliance

Wir werden uns in diesem Leitfaden mit der Verbesserung und Automatisierung von Reiseanfragen befassen, aber Sie können Ihre eigenen auswählen.

#2. Den Prozess abbilden

Der nächste Schritt besteht darin, jeden Schritt eines bestehenden Prozesses zu dokumentieren. Die Verwendung eines Flussdiagramms ist hier nützlich, um jeden Schritt in Ihrem Workflow zu visualisieren.

Sie können Ihren Workflow in frevvo erstellen, indem Sie jeden Schritt hinzufügen und konfigurieren. Alternativ können Sie auch einen vorgefertigten Workflow installieren und entsprechend anpassen.

So sieht unser Workflow für bedingte Reiseanfragen aus:

Im visuellen Formulardesigner können Sie auch die Reiseanforderungsformulare anzeigen und bearbeiten.

Genau wie beim Workflow selbst können Sie das Formular bearbeiten. Sie können Elemente aus der Palette auf der linken Seite per Drag & Drop auf das Formular ziehen, um es anzupassen.

#3. Identifizieren Sie Engpässe & Bereiche für Verbesserungen

Der nächste Schritt besteht darin, eine Analyse durchzuführen, um festzustellen, welche Teile eines Prozesses verbessert werden müssen. Stellen Sie diese Fragen, um Engpässe zu identifizieren:

• Welche Schritte führen zu Engpässen?
• Worüber sind Mitarbeiter frustriert?
• Welche Schritte verursachen die meisten Verzögerungen?

Erwägen Sie, Feedback direkt von denjenigen einzuholen, die an einem Prozess beteiligt sind, an dessen Verbesserung Sie arbeiten. Fragen Sie nach ihren Eingaben, welche Änderungen sie implementieren würden.

Sobald Sie Engpässe identifiziert haben, ist es an der Zeit, einen Prozess zu entwerfen, der sie beseitigt.

#4. Planen Sie potenzielle neue Prozesse

Jetzt können Sie dasselbe Tool verwenden, mit dem Sie Ihren aktuellen Workflow erstellt haben, um Ihren verbesserten Workflow zu erstellen.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihres neuen Workflows die Problempunkte, die Sie im vorherigen Schritt identifiziert haben.

Zum Beispiel verschwendet ein Mitarbeiter, der jedes Mal seinen Vorgesetzten aufspüren muss, um eine Reiseanfrage zu genehmigen, wertvolle Zeit. Um dies zu beheben, können Sie Ihrem Workflow einen Schritt hinzufügen, der das Formular automatisch zur Genehmigung an die richtige Person weiterleitet.

#5. Testen Sie den Prozess

Sobald Sie Ihren neuen Workflow in frevvo erstellt haben, ist es Zeit, ihn zu testen, um sicherzustellen, dass er funktioniert.

Gehen Sie dann jeden Schritt Ihres Workflows durch, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Sie können jederzeit zum visuellen Designer zurückkehren, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Testen Sie Ihren neuen Workflow unbedingt auf mobilen Geräten, was Sie direkt im Testfenster tun können.

#6. Implementieren Sie den neuen Prozess

Sobald Sie Ihren neuen Workflow getestet haben, ist es Zeit, ihn bereitzustellen — was Sie in frevvo mit einem Klick tun können.

Um einen Geschäftsprozess zu verbessern, muss ein bestehender Prozess geändert werden. Weisen Sie Zeit zu, um diese Änderungen zu kommunizieren, und geben Sie den Teams, die sie verwenden werden, Anleitungen.

#7. Überprüfen Sie den Prozess

Es wird wahrscheinlich Schluckauf auf dem Weg geben, wenn Sie einen Prozess verbessern. Behalten Sie genau im Auge, wie neue Prozesse ablaufen, und holen Sie Feedback von Mitarbeitern ein. Haben sie irgendwelche Probleme? Ist etwas unklar, mit einem Schritt?

Notieren Sie jedes Feedback, das Sie erhalten, und arbeiten Sie daran, Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Kleine Änderungen im Laufe der Zeit können zu enormen Einsparungen führen.

Fazit

Durch die Verbesserung der Geschäftsprozesse können Sie sich wiederholende Aufgaben rationalisieren und die betriebliche Effizienz verbessern.

Mit der Business Process Automation Software von frevvo können Sie einen bestehenden Prozess in Ihrem Unternehmen abbilden und verbessern. Das System verfügt über Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen Sie automatisierte Prozesse erstellen können, ohne Code schreiben zu müssen.

Registrieren Sie sich noch heute für eine 30-tägige kostenlose Testversion, um zu sehen, wie einfach es ist, die Software zu verwenden, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und die Ergebnisse zu messen.