Bestellprozessschritte

Bestellprozessschritte

Bestellungen (POs) sind von zentraler Bedeutung für den Einkaufsprozess und spielen eine wichtige Rolle bei der Steuerung von Unternehmenskäufen. In diesem Beitrag definieren wir, was eine Bestellung ist, beschreiben, welche Informationen sie enthält, heben die wichtigsten Vorteile der Verwendung von POs hervor und erläutern die wichtigsten Schritte im Bestellprozess. Aber zuerst, Beantwortung der Frage ‚Was ist eine Bestellung?‘ wäre ein guter Anfang.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist die offizielle Bestätigung einer Bestellung, die von einem Käufer an einen Verkäufer von Waren oder Dienstleistungen gesendet wird. Es handelt sich um ein Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird und einen Kauf autorisiert.

Welche Informationen enthält eine Bestellung?

Obwohl einige Informationen variieren können, enthalten Bestellungen im Allgemeinen den Namen des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen kauft, das Bestelldatum, das Lieferdatum, die Beschreibung und die Menge der Waren oder Dienstleistungen, die Preisgestaltung, die Artikelnummer des Anbieterkatalogs, eine Postanschrift, Zahlungsbedingungen, Rechnungsadresse und eine Bestellnummer (oder Bestellnummer).

Warum verwenden Unternehmen Bestellungen?

Bestellungen werden aus mehreren Gründen verwendet:

1. Sie setzen klare Erwartungen – Bestellungen ermöglichen es Einkäufern, ihre genauen Bedürfnisse gegenüber Lieferanten zu klären. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie auf dem richtigen Fuß davonkommen, sondern beide Parteien können es auch als formelle Überprüfung verwenden, falls Bestellungen nicht wie erwartet geliefert werden.
2. Sie helfen bei der Verwaltung von Bestellungen – Viele Unternehmen benennen bestimmte Personen, die das Inventar verwalten, was normalerweise die Verarbeitung eingehender Bestellungen umfasst. Diese Personen sind in der Regel in der Beschaffung, Finanzen, oder Operationen. Bestellungen geben diesen Personen eine offizielle Dokumentation eingehender oder ausstehender Lieferungen, sodass sie Bestellungen effektiver verfolgen und verwalten können.
3. Sie helfen bei der Unternehmensbudgetierung – Sobald eine Bestellung erstellt wurde, können Käufer diese Kosten sofort in das Unternehmensbudget einbeziehen. Unternehmen profitieren von klaren Aufzeichnungen darüber, wie viel Geld genau ausgegeben wird und wohin es fließt.
4. Sie sind rechtsverbindlich – Wir werden oft gefragt, ob eine Bestellung ein rechtsverbindlicher Vertrag ist. Die Antwort ist jetzt offiziell ja, Bestellungen sind juristische Dokumente, pro 2014 Gerichtsverfahren, MidAtlantic International Inc. im Vergleich zu AGC Flat Glass North America Inc. In diesem Fall entschied ein Bundesgericht, dass Bestellungen ein vollstreckbarer Vertrag zwischen zwei Parteien sind. In Ermangelung eines formellen Vertrags kann eine Bestellung erst nach Annahme durch den Verkäufer als rechtsverbindliches Dokument dienen.
5. Sie sind ein wichtiger Bestandteil von Audit Trails – Auditoren sind auf der Suche nach finanziellen Diskrepanzen. Sie werden besonders daran interessiert sein, dass Waren und Dienstleistungen eingehen und Zahlungen ausgehen. Das Erteilen, Verarbeiten und Aufzeichnen von Bestellungen ist eine großartige Möglichkeit, Auditoren bei Laune zu halten.

Die oben genannten Vorteile richten sich an Käufer, aber POs sind auch wichtige Dokumente für Anbieter. Anbieter verwenden sie zur Auftragserfüllung und Zahlungsabwicklung.

Benötigen Unternehmen immer Bestellungen?

Ob Unternehmen Bestellungen benötigen, hängt von mehreren Faktoren ab, aber im Allgemeinen ist es eine gute Geschäftspraxis, die Dinge in der Kreditorenbuchhaltung in Ordnung zu halten.

In der heutigen Welt geschieht Kommunikation mit Lichtgeschwindigkeit. Bestellungen werden telefonisch, per E-Mail und sogar per SMS aufgegeben. Der Verzicht auf eine formelle Bestätigung einer Bestellung bedeutet, dass Sie oder Ihr Verkäufer wichtige Bestelldetails vergessen können.

Einige Institutionen benötigen für bestimmte Artikel keine Bestellung. Wir veranschaulichen anhand der Anforderungen einer kleinen privaten Universität, die auf ihrer Website aufgeführt sind. POs sind für folgende Ausgaben nicht erforderlich:

• Abteilungsübergreifende Gebühren (Buchhandlung, Druckerei usw.). Diese Gebühren werden stattdessen monatlich in Rechnung gestellt.
• Die Erstattung der Reisekosten. Stattdessen wird ein Prüfanforderungsformular verwendet.
• Die Erneuerung der Jahresmitgliedschaften und Abonnements. Stattdessen ist eine Kostenerstattungsanfrage erforderlich.
• Online-Bestellung von Büromaterial beim von der Universität benannten Lieferanten.

In allen anderen Fällen erklärt die Universität eindeutig, dass sie die Zahlung ohne autorisierte Bestellungen ablehnen kann.

Was ist der Bestellvorgang?

Im Folgenden finden Sie die Schritte im Bestellprozess. Beachten Sie, dass der Bestellprozess ein Teil eines umfassenderen Beschaffungsprozesses ist, der alles umfasst, von der Ermittlung des Bedarfs an einer Ware oder Dienstleistung bis zur Zahlung. Lesen Sie hier unseren Blogbeitrag zum gesamten Beschaffungsprozess. Viele Unternehmen werden ein Bestellsystem implementieren.

• Schritt 1: Der Käufer erstellt eine Bestellanforderung – Der Bestellvorgang beginnt mit einer Bestellanforderung, einem Dokument, das vom Käufer erstellt und zur Genehmigung der Bestellung an die Abteilung gesendet wird, die die Finanzen kontrolliert. Betrachten Sie dies als den Teil des Prozesses, in dem Sie die Daumen nach oben bekommen, um die gewünschten Waren und Dienstleistungen zu kaufen. Sie bestellen eigentlich nichts, Sie erhalten die Genehmigung dazu. Genehmiger können Ihre Anfrage zur weiteren Diskussion genehmigen, ablehnen oder kennzeichnen. Der Hauptunterschied zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen besteht darin, dass es bei einer Bestellanforderung um Berechtigungen und bei Bestellungen um Einkäufe geht. Lesen Sie unseren Blogbeitrag über Bestellanforderungen vs. Bestellungen für eine detaillierte Beschreibung dieser beiden Dokumente.
• Schritt 2: Käufer erteilt Bestellung – Sobald die Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung die Bestellanforderung genehmigt hat, gibt sie eine Bestellung an den Lieferanten aus. Im Wesentlichen geben Sie einfach die Bestellung auf. Bestellungen werden in der Regel mit „> Bestellsoftware wie PLANERGY erstellt, mit der Unternehmen POs verfolgen und elektronisch einreichen können.
• Schritt 3: Der Verkäufer genehmigt, lehnt ab oder reicht die Bestellung zur Diskussion ein – Der Verkäufer überprüft die Bestellung gründlich und achtet dabei genau auf Mengen, Preise, den fälligen Gesamtbetrag und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sobald der Verkäufer die Bestellung genehmigt hat (normalerweise per E-Mail oder mithilfe einer E-Procurement-Software), bereitet er die zu liefernden Waren oder Dienstleistungen vor. Wenn sie keinen Artikel haben, der gekauft wird, oder wenn es andere Bedenken mit der Bestellung gibt, wird er markiert und zur weiteren Diskussion an den Käufer zurückgeschickt.
• Schritt 4: Käufer zeichnet Bestellung auf – Der letzte Schritt im Bestellprozess besteht darin, dass der Käufer die Bestellung aufzeichnet. Wie bereits erwähnt, ist die Einreichung von Bestellungen im Falle eines Audits eine gute Angewohnheit.

Sobald diese Schritte im Bestellprozess abgeschlossen sind, werden die Waren oder Dienstleistungen geliefert und geprüft. Danach stellt der Verkäufer eine Rechnung an das Finanzteam des Käufers aus, wenn nach Best Practice-Drei-Wege-Abgleich der Rechnung mit den PO- und Lieferdokumenten die Zahlung erfolgt und die Transaktion abgeschlossen ist. Damit wäre der gesamte Procure-to-Pay-Prozess abgeschlossen.

Wie unterscheidet sich eine Bestellung von einer Rechnung?

Obwohl sie ähnlich erscheinen mögen, unterscheiden sich Bestellungen und Rechnungen erheblich. Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen Kauf an und wird vom Verkäufer an den Käufer gesendet. Sie enthalten dieselben Informationen wie in der Bestellung sowie eine Rechnungsnummer, Kontaktinformationen des Lieferanten, Gutschriften oder Rabatte für vorzeitige Zahlungen, Zahlungsplan und Gesamtbetrag, der dem Lieferanten zusteht.

Die Hauptunterschiede zwischen den beiden Dokumenten bestehen darin, dass eine Bestellung die Erstellung einer Rechnung erfordert. Eine Bestellung wird vom Käufer an den Verkäufer gesendet, während eine Rechnung vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird. Darüber hinaus „bestellt“ die Bestellung offiziell Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten, während die Rechnung die Zahlung für die Bestellung anfordert.

Warum sollten Sie den Bestellprozess automatisieren?

Der Bestellprozess ist wichtig, aber ohne ein E-Procurement-System ist er zweifellos manuell und zeitaufwändig. Unternehmen implementieren häufig ein manuelles Bestellsystem, um dies zunächst zu verwalten – ein Bestellformular mit Genehmigung abmelden oft per Telefon oder E-Mail, Dies ist oft mit einer Excel-Bestellverfolgungstabelle gekoppelt. Es gibt viele Probleme mit einem manuellen Beschaffungsprozess, einschließlich der Anfälligkeit für menschliche Fehler. Mit einem System wie PLANERGY wird der gesamte Prozess durch Automatisierung effizienter. Deshalb sollten Sie diesen Prozess automatisieren:

• Alle Einkaufsdokumente sind an einem Ort zentralisiert und von überall zugänglich – die Referenzierung von Bestellanforderungen und POs ist mit einer E-Procurement-Lösung weitaus weniger schmerzhaft. Sie können auf alle Details zugreifen, die Sie benötigen, wann immer Sie sie benötigen – an einem Ort.
• Automatisierte Lieferantenkataloge erleichtern Bestellanforderungen – Mit unseren automatisierten Lieferantenkatalogen können Sie online über ein standardisiertes Formular Bestellanfragen erstellen. Es besteht keine Notwendigkeit, durch veraltete Papierverkäufer Katalog Bücher für Waren oder Dienstleistungen zu blättern. Online-Kataloge machen es einfach, den gesuchten Artikel zum richtigen Preis von bevorzugten Lieferanten zu finden und gleichzeitig die manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Sie können auch Artikel speichern, um mehr zu sparen und den Kauf bequemer zu gestalten.
• Genehmigungen erfolgen schneller – Die Genehmigung von Bestellanforderungen ist mit einem automatisierten System schneller und einfacher. Sie können sie über das System direkt an die für die Genehmigung zuständige Person senden, um Engpässe zu vermeiden. Das Einrichten eines Genehmigungsworkflows ist so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche. Sobald diese Person als Genehmiger festgelegt wurde, erhält sie sofort automatisierte Genehmigungsanforderungen, die die Erstellung einer Bestellung auslösen. Genehmigungen können von unterwegs aus verwaltet werden – keine Wartezeiten mehr.
• Bestellungen sind einfach zu erstellen und zu teilen – Wie Bestellanforderungen werden auch Bestellungen einfach über eine E-Procurement-Software verwaltet. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über das Format für Bestellungen machen, da alles vorab ausgefüllt ist. Darüber hinaus können Sie sie in einem beliebigen Format an Anbieter senden.
• Mehr Transparenz bei den Ausgaben – Mit E-Procurement-Systemen können Sie den gesamten Procure-to-Pay-Lebenszyklus verwalten und haben Zugriff auf Erkenntnisse und Analysen, mit denen Sie Ihre Geschäftsausgaben effektiver verwalten können. Relevante Teammitglieder sehen die Auswirkungen von Bestellanforderungen, bevor Sie sie genehmigen, und Budgets werden automatisch aktualisiert, sobald eine Bestellung gesendet wird.
• Bestellstatus auf einen Blick anzeigen – Den Status all Ihrer Bestellungen an einem Ort anzeigen zu können, ist ein großer Vorteil für die Automatisierung des Bestellvorgangs. Sie können wichtige Momente im Bestellprozess leicht erkennen, z. B. welche Bestellanforderungen genehmigt oder abgelehnt wurden und welche Bestellungen gesendet wurden.
• Reduzieren Sie die Zykluszeiten für die Genehmigung von Rechnungen – Die Finanzabteilung kann weniger Zeit damit verbringen, nach der Bestätigung zu suchen, dass eine Rechnung bezahlt werden soll, und die Rechnungsstellung optimieren, indem sie mit genehmigten POs mit voller Transparenz im Prüfpfad abgleicht. Keine Notwendigkeit, durch eine Papierspur zu schleppen, wenn das Bestellmanagement digital ist!

Der Bestellprozess ist für Unternehmen wichtig. Die Entwicklung und Pflege eines professionellen PO-Prozesses eignet sich unter anderem hervorragend zum Aufbau optimaler Lieferantenbeziehungen, zur Führung eines Audit-Trails und zur Einhaltung von Budgets. Die Automatisierung der IT kann dazu beitragen, die Kommunikation zu rationalisieren und finanzielle Risiken zu minimieren.