Best Practices zur Verbesserung Ihrer Einkaufsabteilung
Die Einkaufsabteilung ist für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen verantwortlich. Während das einfach genug erscheinen mag, müssen sie tatsächlich eine Menge Aufgaben zwischen der Recherche der besten Angebote und dem Kauf erledigen. Wenn Sie ein KMU sind, wissen Sie, dass Ihre Einkaufsabteilung viel tut, und es liegt an ihnen, kluge Kaufentscheidungen zu treffen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Stellen Sie es sich so vor, Ihre Einkaufsabteilung ist zumindest teilweise für den Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich. Sie möchten niemals Geld für den Kauf von Produkten verschwenden, die Sie anderswo bekommen können, und es liegt in der Verantwortung dieser Abteilung, sicherzustellen, dass dies nicht geschieht.
Warum sollten Sie Ihre Einkaufsabteilung verbessern?
Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Geld. Durch die Verbesserung dieser Abteilung und ihrer Funktionsweise können Sie jedes Jahr jede Menge Geld sparen. Dazu gehört, Produktkosten zu sparen und Ihre Mitarbeiter so effizient zu machen, dass sie während ihres 8-Stunden-Arbeitstages mehr erreichen und Ihr Unternehmen profitabler machen.
So verbessern Sie Ihre Einkaufsabteilung
Wenn Sie zum ersten Mal anfangen, kann es schwierig sein, den Einkaufsprozess so festzulegen, dass alle in der Abteilung auf derselben Seite sind. Mit diesen Tipps können Sie jedoch Ihre Einkaufsabteilung verbessern und Ihr gesamtes Unternehmen positiv beeinflussen.
Verbesserung des Einkaufs
Nicht jede einzelne Person in der Einkaufsabteilung muss dafür verantwortlich sein, Lieferanten anzurufen und die besten Angebote zu finden. Stattdessen können Sie ein Team einsetzen, das für diese Aufgabe verantwortlich ist und anderen Mitgliedern der Abteilung ermöglicht, sich auf die nächsten Schritte zu konzentrieren.
Sie können Akquisitionen auch systematisch verwalten, indem Sie eine Person zum Anrufen von Lieferanten und eine andere zum Vergleichen von Preisen ernennen. Was auch immer Sie tun möchten, Sie müssen einen Prozess haben, der die Regeln des Kaufs umreißt, damit jeder es auf die gleiche Weise tut und jede Aufgabe erfüllt.
Ausgaben analysieren
Um die Ausgaben zu analysieren, müssen Sie eine Ausgabenanalyse durchführen. Diese Analyse ist eine detaillierte Überprüfung Ihrer Ausgaben, und es ist wichtig, sie zu überprüfen, um das Beschaffungssystem zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Faktor analysieren, der den Preis von Produkten beeinflusst, z:
- Rohstoffkosten
- Lagerhaltungskosten (einschließlich Platzbedarf, Heizung und Versicherung)
- Transportkosten
- Lieferantengebühren
- Zahlungsbedingungen
- Versand- und Bearbeitungskosten
Durch die Verbesserung dieses Aspekts der in Ihrer Einkaufsabteilung können Sie genug Geld für andere Geschäftsbereiche wie Marketing sparen und mehr Mitarbeiter einstellen, wenn Sie wachsen.
Nachfrage analysieren
Um die Nachfrage zu analysieren, müssen Sie die wesentlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens beim Einkauf ermitteln. Konzentrieren Sie sich nur auf die kritischen Kaufentscheidungen, die Sie treffen. Um dies zu erreichen, müssen Sie möglicherweise interne Richtlinien neu schreiben, die neue Kriterien enthalten, die bestimmen, welche Produkte und Dienstleistungen wesentlich sind.
Sie müssen sich auch auf die Menge konzentrieren. Wenn Sie in großen Mengen zu einem niedrigeren Preis kaufen, überlegen Sie, wie viel es Sie kostet, Artikel zu lagern, die Sie möglicherweise monatelang nicht benötigen.
Möglicherweise möchten Sie billigere Waren aus Übersee kaufen. Der Einkauf bei ausländischen Lieferanten ist jedoch mit Kosten verbunden, die sich möglicherweise nicht lohnen, z. B. höhere Versandkosten. Da es auch Zeitunterschiede gibt, können Sie auch mit einer Verzögerung rechnen, daher wird nicht empfohlen, diese Lieferanten für Artikel zu verwenden, die Sie sofort benötigen.
Komplexität reduzieren
Sie können einfach mehr Standardteile oder Waren von Lieferanten anstelle der teureren kundenspezifischen Artikel kaufen. Wenn dies für Ihr Unternehmen möglich ist, sprechen Sie mit Ihren Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Einkäufe Ihren Anforderungen entsprechen und Sie nicht zu viel für kundenspezifische Artikel ausgeben. Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Lieferanten haben, sollte dieser kein Problem damit haben, Ihnen bei der Kostensenkung zu helfen, da Sie weiterhin Einkäufe tätigen, die sowohl Ihrem als auch Ihrem Unternehmen zugute kommen.
Strategische Partnerschaften aufbauen
Partnerschaften aufzubauen ist einfach. Der Aufbau strategischer Partnerschaften kann für einige Unternehmen jedoch schwierig sein. Wenn Sie mit vielen Lieferanten arbeiten, sollten Sie die Liste reduzieren und versuchen, mit nur wenigen zu arbeiten.
Wenn Sie mit weniger Lieferanten arbeiten, können Sie Zeit und Ressourcen sparen. Sie werden auch in der Lage sein, bessere Beziehungen aufzubauen, weil Sie weniger Unternehmen haben, mit denen Sie arbeiten können.
Ihre Lieferanten werden sich geehrt fühlen, da sie als die wenigen ausgewählt wurden, mit denen Sie Geschäfte machen. Dies wird dazu beitragen, weiterhin Beziehungen aufzubauen, so dass Sie mehr Flexibilität von ihnen erwarten können, wenn es um Ihre Bedürfnisse geht.
Denken Sie immer daran, dass Ihre Partnerschaft für beide Seiten von Vorteil sein sollte. Sie sollten ihnen helfen, genauso erfolgreich zu sein, wie sie Ihnen helfen. Wenn Sie verhandeln, denken Sie daran, dass Sie ihnen helfen müssen, zu sehen, wie beide Seiten profitieren können. Dies wird dazu beitragen, Vertrauen zwischen Ihnen und ihnen aufzubauen, damit Sie weiterhin erfolgreich sein können.
Lieferanten bewerten
Wenn Sie eine kleinere Liste von Lieferanten haben, mit denen Sie arbeiten können, stellen Sie sicher, dass Sie diese regelmäßig bewerten. Sie können Ihr eigenes System zur Bewertung ihrer Leistung einrichten, aber stellen Sie sicher, dass Sie diese Faktoren einbeziehen:
- Flexibilität
- Lieferzeit
- Kosten
- Servicequalität
Wenn Sie Ihren Lieferanten ein Dokument zur Überprüfung zur Verfügung stellen, können sie auch feststellen, wo ihre Leistung verbessert werden kann.
Investieren Sie in Software zur Verwaltung von Bestellungenbestellungssoftware. beschaffungssoftware
In der Moderne gibt es so viele technologische Tools, mit denen Ihr Unternehmen wachsen und erfolgreich sein kann. Ihr Beschaffungsprozess war möglicherweise einmal einfach genug, um die Verwendung einer Tabelle zu rechtfertigen. Wenn Sie jedoch wachsen, werden Sie mehr menschliche Fehler und Komplikationen feststellen, die die Verwendung manueller Prozesse unpraktisch machen.
Viele KMUs beginnen mit QuickBooks, um Bestellungen schneller zu senden, indem sie eine QuickBooks-Bestellung erstellen, die automatisch Felder für Sie ausfüllt. Während Automatisierung in der Moderne der Schlüssel zum Erfolg ist, kann dieses Programm nicht alles tun, was Sie für die Beschaffung benötigen. Stattdessen können Benutzer Bellwether in QuickBooks integrieren, um:
- Rechnungen in ePMX eingeben
- Drei-Wege-Rechnungsabgleich (PO, Quittung und Rechnung)
- Rechnungen zur Zahlung in QB überbrücken
Mit der integrierten Beschaffungssoftware können Sie alle täglichen Funktionen des Einkaufsprozesses verwalten, um Zeit und Geld zu sparen, während sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben wie den Aufbau von Beziehungen konzentrieren mit Ihren Lieferanten.
Für Unternehmen, die viel Zeit und Geld sparen möchten, kann eine robuste Bestellsoftware Ihnen helfen, Lieferanten- / Lieferantenbeziehungen zu verwalten, die besten Angebote zu finden und POs mit wenigen Mausklicks in Rechnungen umzuwandeln. Diese Technologien revolutionieren die Art und Weise, wie Sie mit dem Einkauf umgehen, und machen alles von Akquisitionen bis hin zu Genehmigungsprozessen viel einfacher.