8 Tipps für die Organisation und Durchführung effektiver Meetings
Meetings sind oft ein notwendiger Bestandteil des Arbeitslebens. Leider sind nicht alle Meetings gleich. Einige enden als komplette Zeitverschwender, die nichts erreichen. Aber es muss nicht so sein. Es gibt Möglichkeiten, effektive und produktive Meetings zu organisieren und durchzuführen. Hier sind einige Tipps.
So führen Sie ein effektives Meeting durch
Entscheiden Sie, ob das Meeting wirklich benötigt wird
Die erste Entscheidung ist, ob Sie das Meeting überhaupt abhalten müssen. Berücksichtigen Sie die Besprechungsziele und ob Ihr Team sie auf andere Weise erreichen kann, z. B. durch einen Anruf, einen Gruppenchat oder eine E-Mail. Wenn die Antwort Ja lautet, brauchen Sie das Meeting nicht. Sparen Sie sich stattdessen Zeit für echte Arbeit.
Wann benötigen Sie eine Besprechung? Wenn Sie Gruppeneingaben benötigen, um in Echtzeit eine Entscheidung zu treffen oder an der Lösung bestimmter Probleme zusammenzuarbeiten. Wenn ein Problem am besten von Angesicht zu Angesicht mit einer Gruppe gelöst werden kann, ist ein Meeting wahrscheinlich angemessen.
Alt-Text: Ansicht von oben nach unten einer Gruppe von Personen mit Laptops an einem Tisch bei einem Meeting
Nehmen Sie an den richtigen Personen teil
So wie nicht jedes Meeting stattfinden muss, muss nicht jeder an einem Meeting teilnehmen. Bevor Sie jemanden einladen, überlegen Sie, warum er benötigt wird und welche Beiträge er leisten wird. Wenn sie keinen sinnvollen Beitrag leisten, müssen sie nicht da sein.
Genauso wichtig ist es, dass die Menschen, die unbedingt da sein müssen, wie z.B. Entscheidungsträger, es schaffen können. Andernfalls hat es keinen Sinn, das Meeting abzuhalten, und Sie sollten es auf einen anderen Zeitpunkt verschieben, an dem sie teilnehmen können.
Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort für Firmenveranstaltungen
Es ist praktisch, Ihr Meeting vor Ort abzuhalten, aber warum nicht mit einem externen Meeting aufrütteln? Wenn Sie nicht vor Ort sind, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie auf eine Konferenzraummiete beschränkt sind. In Ihrer Nähe finden Sie unzählige Tagungsräume in aufregenden und unerwarteten Räumen wie Museen, Aquarien und sogar Vergnügungsparks. Überlegen Sie beim Vergleich von Veranstaltungsorten, wie die Atmosphäre die Produktivität steigern und die Moral steigern kann.
Legen Sie eine Tagesordnung fest
Es ist wichtig, eine Tagesordnung für das Meeting zu haben, damit die Teilnehmer den gesamten Sinn des Meetings und die Diskussionsthemen kennen. Idealerweise sollten Sie die Agenda im Voraus festlegen und zusammen mit der Besprechungseinladung versenden. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer auf ihre Rollen vorbereiten und das Meeting produktiver gestalten. Sie können auch alle notwendigen zusätzlichen Tagesordnungspunkte vor der Sitzung hinzufügen.
Eine Tagesordnung hilft auch, die Besprechung auf Kurs zu halten. Wenn die Diskussion tangential abläuft, können Sie die Diskussion problemlos an einen Tisch bringen und das Meeting nicht mit Nebendiskussionen entgleisen lassen. Um die Dinge wirklich auf Kurs zu halten, sollten Sie den Tagesordnungspunkten eine Zeitleiste mit zugewiesenen Zeitrahmen für jedes Element hinzufügen.
Alternativer Text: Nahaufnahme der Hände einer Gruppe von Personen, die bei einem Meeting einige Grafiken und Diagramme durchgehen
Informationen im Voraus verfügbar machen
Das Meeting wird produktiver, wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, vor dem Meeting Materialien, insbesondere längere, zu überprüfen. Es ist einfach nicht realistisch zu erwarten, dass die Leute während des Meetings einen 100-seitigen Bericht aufnehmen und unterschreiben können. Es ist auch keine gute Nutzung der Besprechungszeit, einfach vorzulesen oder die Teilnehmer lesen zu lassen, was im Voraus hätte überprüft werden können.
Pünktlich beginnen und enden
Es ist wichtig, die Zeit aller zu schätzen, indem Sie das Meeting pünktlich beginnen. Wenn Sie das Meeting spät beginnen, wird auch der falsche Ton angegeben, und die Teilnehmer werden eher abgelenkt, wenn sie sich auf andere Angelegenheiten konzentrieren.
Wenn eine Besprechung zu spät beginnt, kann dies dazu führen, dass die Besprechung zu spät endet, was auch zu Störungen der Zeitpläne für den Rest des Tages führen kann. Wenn es so aussieht, als müsste das Meeting länger dauern, ist es besser, ein Follow-up-Meeting zu planen, als zu versuchen, wichtige Elemente mit begrenzter Zeit durchzugehen.
Fassen Sie zusammen und beenden Sie mit einem Aktionsplan
Bevor Sie die Besprechung beenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechung zusammenfassen und wiederholen, was vereinbart wurde, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Es ist auch wichtig, die nächsten Schritte zu besprechen, die sich aus dem Meeting ergeben haben, einschließlich der Frage, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen werden müssen.
Jeder sollte das Meeting mit einer klaren Vorstellung von den Vereinbarungen und Aufgaben verlassen. Senden Sie Protokolle der Besprechung an alle Teilnehmer sowie an andere Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten, aber davon profitieren könnten. Nehmen Sie die nächsten Schritte in das Protokoll auf, damit die Teammitglieder leicht überprüfen können, wofür sie verantwortlich sind.
Um Feedback bitten
Fragen Sie die Teilnehmer direkt nach dem Meeting nach ihrem Feedback, damit Sie einschätzen können, wie effektiv das Meeting war. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf Anpassungen für zukünftige Besprechungen vornehmen. Das Feedback muss nicht kompliziert sein und kann die Form haben, ob das Meeting gut war oder Verbesserungen erforderlich waren, hilfreich oder nicht hilfreich.
Für mehr inhaltliches Feedback können Sie auch die Gedanken der Teilnehmer zu bestimmten Aspekten wie der Länge des Meetings, der Tagesordnung und der Frage, ob das Meeting seine Ziele erreicht hat, abfragen. Wenn es viele negative Rückmeldungen gibt, sollten Sie nachverfolgen, wie Sie sich für zukünftige Besprechungen verbessern können.
Einpacken: Großartige Meetings abhalten
Mit ein wenig Planung und Organisation ist es möglich, Meetings abzuhalten, die produktiv und effektiv sind, wie die obigen Tipps zeigen. Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, suchen Sie nach dem perfekten Veranstaltungsort für Ihre Tagung.
Weitere Informationen zur Durchführung eines effektiven Meetings finden Sie hier.