8 Schlüsselelemente erfolgreicher Messeplanung

8 Schlüsselelemente erfolgreicher Messeplanung

Mai 9, 2017

Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch. ~ Französischer Schriftsteller, Antoine de Saint-Exupery

Messen sind eine schöne Sache. Wo sonst können Aussteller in wenigen Tagen Hunderte von Interessenten treffen, die nach Lösungen suchen?! Nicht viele Orte, weshalb Messen weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mixes eines Unternehmens sind. Untersuchungen haben dies gezeigt 63 Prozent der Aussteller gaben an, dass ihre Organisationen Messen als „extrem“ oder „sehr wertvoll“ bewerten. Und kein Wunder – Messen treiben den Einkauf! Angenommen, das beworbene Produkt oder die beworbene Dienstleistung war eines, an dem die Teilnehmer interessiert sind, 98 Prozent kaufen eher, nachdem sie an einer persönlichen Veranstaltung teilgenommen haben. (Quelle: GES Events) Ohne sorgfältige Aufmerksamkeit und Planung könnte Ihre Messebeteiligung ein großes Nichts werden. Damit Ihre Messeträume zu mehr als nur Wünschen werden, gibt es keinen Ersatz für Planung.

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele und Vorgaben.

Ziele und Vorgaben werden oft synonym verwendet, aber sie sind nicht dasselbe. Beide sind ein Weg, um voranzukommen, aber ein Ziel könnte als das große Ganze beschrieben werden, während Ziele ein Angriffsplan sind. Die Top-3-Ziele für Aussteller auf Messen sind Markenbekanntheit, Lead-Generierung und Beziehungsaufbau. (Quelle: Skyline Exponate Marktforschung.) Vielleicht umfassen Ihre Ziele alle drei. Aber was auch immer Ihre Ziele für Sie sind, sobald Sie sie festgelegt haben, können Sie Ziele festlegen, um sie am besten zu erreichen. Dies wird sich als wichtig erweisen, da Sie Ihr Ausstellungsdesign und Event-Marketing um diese Ziele herum aufbauen möchten.

2. Wählen Sie die richtige Show.

Allein in den USA finden jährlich Tausende von Messen statt, sodass die Auswahl der Messen, die Ihnen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, entmutigend sein kann. Beginnen Sie mit der Recherche aller großen Shows in Ihrer Branche, aber vergessen Sie nicht die kleineren, gezielten Shows, die den größten Nutzen für Ihre Investition in Zeit und Geld bieten können. Bestimmen Sie, welche Shows Ihre besten Kunden besuchen oder wo Ihre Konkurrenten ausstellen. Branchenressourcen wie das Trade Show News Network (TSNN) haben jährliche Listen, wie die Top 250 US-Messen. Melden Sie sich frühzeitig an, um Geld zu sparen und den besten Standplatz mit dem höchsten erwarteten Traffic zu erhalten.

3. Erstellen Sie ein Budget.

Sobald Sie wissen, zu welcher Show Sie gehen und was Ihre Ziele sind, erstellen Sie ein Budget. Ohne Budget können die Kosten schnell außer Kontrolle geraten und Ihre besten Pläne zunichte machen. Wie hoch sind die Kosten für Ihre Raummiete, Ihre Messedisplays, den Versand, alle Aspekte der Personalausstattung, die Werbekosten, den Abruf und die Nachverfolgung von Leads sowie die Dienstleistungen auf der Messe? Viele Erstaussteller und sogar erfahrene Profis machen den Fehler, nicht für alle kleinen Details und Variablen einer Messe zu planen.

4. Gestalten Sie Ihre Ausstellung rund um Ihre Ziele.

Ihr Messestand sollte Ihre hart durchdachten Ziele und Vorgaben widerspiegeln. Wenn eines Ihrer Hauptziele für die Ausstellung beispielsweise darin besteht, die Markenbekanntheit zu steigern, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, Ihre Botschaft durch die Erstellung einer Präsentation am Stand an die Massen zu übermitteln. Daher muss Ihr Stand die Präsentation mit einer Bühne und vielen Sitzgelegenheiten aufnehmen. Oder vielleicht möchten Sie mehrere kleine Bereiche, um Ihre Produkte oder Technologien zu demonstrieren. Wir haben gesehen, dass Aussteller vergessen haben, Platz für eine Präsentation oder Demos zu schaffen, und sich bemüht haben, später etwas hinzuzufügen, das nicht richtig in die Ausstellung fließt oder sich nicht richtig in die Ausstellung integriert. Wenn es Ihr Ziel ist, Leads zu erhöhen, benötigen Sie möglicherweise Lead-Stationen oder Kioske. Ist Beziehungsaufbau Ihr Ziel der Wahl? Ihr Standdesign könnte eine komfortable Lounge und einen Erfrischungsbereich sowie viel Platz für Besprechungen umfassen. Ein guter Berater und Ausstellungshaus wird sicherstellen, dass Ihr Standdesign Ihre Ziele erleichtert.

5. Wählen Sie das richtige Personal und schulen Sie es gut.

Trotz Standdesign, ausgefallener Grafik und digitaler Technik beeinflussen die persönlichen Qualitäten und das Verhalten Ihres Messepersonals die Besucher mehr als jeder einzelne Faktor. Wählen Sie vor allem Ausstellungspersonal, das dabei sein möchte und die einzigartigen Möglichkeiten von Messen erkennt. Welches bleibende Bild werden die Besucher von Ihrem Unternehmen mitnehmen? War das Personal aufmerksam, freundlich, hilfsbereit und kompetent? Haben sie zugehört? Oft übersehen wird das Standtraining. Erstellen Sie ein Personaldokument vor der Messe und nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Mitarbeiter in Bezug auf Ziele, Standstrategien und -aktivitäten, Standetikette und -erwartungen, Methoden zum Abrufen von Leads und fokussierte Gesprächsthemen zu schulen. Ihre Messemitarbeiter sind das Gesicht des Unternehmens. Die Leute merken es und es ist wichtig.

6. Fördern Sie Ihre Präsenz.

Was nützen Ihre großen Messepläne, wenn niemand weiß, dass Sie dort sind? Das Center for Exhibition Research (CEIR) schätzt, dass 75 Prozent der Messebesucher die Stände, die sie besuchen möchten, bereits kennen, bevor sie dort ankommen. Verbreiten Sie Ihre Botschaft in den sozialen Medien, erstellen Sie eine Zielseite, erwägen Sie eine E-Mail-Kampagne, arbeiten Sie am Telefon oder führen Sie eine Pressekonferenz durch, um Vorfreude auf Ihre Messepräsenz zu erzeugen.

7. Anziehen und engagieren.

Nach all Ihrer Planung, Zeit und Geld ausgegeben das letzte, was Sie wollen, ist ein leerer Stand. Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erregen. Bieten eine immersive erfahrung, oder fangen ihre auge mit bewegung und action, wie:

• Interaktive Medien
• Eine In-Booth-Präsentation
• Produktdemos
• Ein Spiel oder Wettbewerb
• Ein Preisrad
• Geführte Standführungen
• Infotainer (z.B. Zauberer)
• Ladestationen
• Eine Erfrischungslounge

Hier ist die Auszahlung, nachdem Sie den Leuten einen Grund gegeben haben, Ihren Stand zu betreten, haben Sie jetzt eine Ausstellung voller potenzieller Käufer. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter geschult und bereit sind, Leads zu erfassen und die Gelegenheit zu nutzen.

8. Follow-up

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Leads auf der Messe zu erfassen. Ihre Follow-up-Strategie sollte gut geplant werden, bevor die Messe beginnt, so dass Sie bereit sind, Interessenten zu erreichen, während die Show noch frisch in ihren Köpfen ist. Noch wichtiger ist, dass 30 – 50 Prozent des Umsatzes aus Messen an den Anbieter gehen, der zuerst antwortet! (Quelle: InsideSales.com via Exhibitor Magazine) Denken Sie daran, Leads sind zeitkritisch! Die Umwandlung von Leads in Verkäufe ist ein bestimmender Faktor für den ROI. Je länger sie sitzen, desto staler werden sie. Eine gute Faustregel ist, heiße Leads zwischen 24 – – 48 der Show zu verfolgen. Senden Sie allen anderen eine Follow-up-E-Mail-Erinnerung und danken Sie ihnen für den Besuch Ihres Standes.

Fazit

Die Ausstellung auf einer Messe ist eine hervorragende Gelegenheit für Unternehmen, neue Interessenten kennenzulernen, die Beziehungen zu bestehenden Kunden zu stärken, neue Produkte auf den Markt zu bringen, die Markenbekanntheit zu steigern und Leads zu erfassen und zu qualifizieren. Ihr Messeerfolg steht in direktem Zusammenhang mit der Messeplanung und -vorbereitung.

Wenn Sie nicht planen, planen Sie zu scheitern. ~ Ben Franklin

Wir beraten Sie gerne zu allen Aspekten Ihrer Ausstellungsträume oder virtuellen Veranstaltungspläne, um ein unvergessliches Teilnehmererlebnis zu schaffen, das zu mehr Markenbekanntheit und Umsatz führt. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!