7 Strategien zur Verbesserung der Effizienz der Patientenaufnahme
Es ist typisch für Gesundheitsdienstleister, langsame Patientenaufnahmeprozesse zu erleben — es kann endlose Mengen an Papierkram und lange Wartezeiten sowie obligatorische Anmeldeverfahren geben, die die schnelle Versorgung Ihrer Patienten verzögern können.
Als Gesundheitsdienstleister ist es jedoch entscheidend, die Effizienz der Patientenaufnahme zu verbessern, da Ineffizienzen Ressourcen umleiten und die medizinische Behandlung für diejenigen verweigern können, die sie am dringendsten benötigen. Um schlechte Ergebnisse zu vermeiden, ist es wichtig, nicht nur zu verstehen, wie Sie die HIPAA-Compliance für Ihre lokalen Patientenkoordinatoren sicherstellen können, sondern auch, wie Sie mögliche Lösungen finden, die Ihre Gesundheitsbehandlungen und den täglichen Betrieb weiter verbessern.
In diesem Leitfaden werden wir sieben Schlüsselstrategien zur Verbesserung der Effizienz der Patientenaufnahme skizzieren, um Ihre Versorgungsqualität zu verbessern und die vielen Vorteile einer verbesserten Effizienz zu erkunden. Vom Verständnis des Patientenaufnahmeprozesses bis zum Erlernen verschiedener Lösungswege für Ineffizienzen haben wir alles für Sie!
Patientenaufnahmeprozesse verstehen
Lassen Sie uns zunächst genau besprechen, was der Patientenaufnahmeprozess ist, da Sie sich vielleicht fragen: „Was macht ein Koordinator für die Patientenversorgung?“
Die Patientenaufnahme ist der Prozess, bei dem ein Gesundheitsdienstleister Patientendaten sammelt, um einen umfassenden und ganzheitlichen Blick auf jeden Patienten zu werfen, bevor er sich um die Versorgung kümmert. In der Regel sammelt eine Krankenschwester, eine Empfangsdame oder ein Anrufbeantworter in der Arztpraxis:
- Versicherungsinformationen
- Identifikation
- Zahlungsinformationen
- Krankengeschichte
Diese Informationen werden dann mit einem Papierablagesystem der alten Schule oder Archiven abgelegt, abhängig von der im Büro verwendeten Technologie. Von dort aus kann der Gesundheitsdienstleister bei Terminen auf die Dokumente zugreifen oder sie bei Bedarf an andere Gesundheitsdienstleister oder Spezialisten übertragen.
Glücklicherweise ist mit dem technologischen Fortschritt der Welt der Raum für Verbesserungen für die Effizienz der Patientenaufnahme enorm. Verbesserte Strategien für die Patientenaufnahme können Patienten und Gesundheitsdienstleistern gleichermaßen Zeit verschaffen und es den Anbietern ermöglichen, ihre Zeit mit dem zu verbringen, was wichtig ist — der Diagnose und Behandlung ihrer Patienten.
Wenn Sie sich also fragen, wie Sie die Effizienz der Patientenaufnahme verbessern können, sind Sie bei uns genau richtig. Lass uns graben.
#1: Gehen Sie mit einer digitalen Datenbank papierlos
Der Übergang von Papierformularen zu Online-Formularen kann dazu beitragen, dass Ihre Gesundheitseinrichtung reibungsloser läuft und die Zugänglichkeit für Patienten verbessert wird, die das Büro nicht besuchen können.
Es ist optimal, jedem Ihrer Mitarbeiter und Patienten eine Online-Datenbank für den Zugriff auf Krankengeschichten und Online-Formulare zur Verfügung zu stellen, die für ein bestimmtes Verfahren oder einen bestimmten Termin benötigt werden. Hier ist der Grund:
- Erhöhen Sie die Sicherheit – Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, wird es für Dokumente viel schwieriger, verloren zu gehen, gestohlen oder durch eine Flut oder ein Feuer zerstört zu werden. Es hält auch alles an einem Ort, auf den Anbieter und Patienten gleichermaßen leicht zugreifen können.
- Erhöhen Sie die Benutzerfreundlichkeit – Wenn Ihre Dokumente digital sind, ist es für Ihre Mitarbeiter viel einfacher, sie schnell zu finden. Es ist auch einfacher, mehrere Formulare zu kompilieren und Dateien zu verfolgen sowie sie im Laufe der Zeit hinzuzufügen.
- Geld sparen – Wenn Sie papierlos arbeiten, sparen Sie Geld, da Sie nicht annähernd so viel Papier für Ihr Büro kaufen müssen und teure Druckertinte sparen können. Es kann auch Ihrem Büro helfen, Abfall zu reduzieren.
- Abfangen von Fehlern oder fehlenden Informationen – Wenn auf den Formularen eines Patienten Fehler oder fehlende Elemente vorhanden sind, kann der Computer dies abfangen. Es eignet sich auch, um von mehreren Augen überprüft zu werden, was bedeutet, wenn etwas schief geht, gibt es eine hohe Chance, dass es gefangen wird.
Wenn Patienten die Möglichkeit erhalten, ihren Papierkram digital zu erledigen, kann dies die Effizienz der Aufnahme eines Krankenhauses exponentiell verbessern. Die Informationen werden direkt an das System oder die Datenbank des Büros gesendet und gespeichert, sodass Gesundheitsdienstleister die Informationen einfach überprüfen und nachverfolgen können.
#2: Stellen Sie den Papierkram im Voraus bereit
Die Digitalisierung bietet auch den zusätzlichen Vorteil, dass Sie Ihren Patienten den Papierkram vor dem geplanten Termin mit E-Formularen und E-Signaturen zur Verfügung stellen können. Dies ist ein entscheidender Weg, um die Wartezeit der Patienten zu verkürzen und den gesamten Prozess reibungsloser und effizienter zu gestalten:
- Verringern Sie die Zeit im Wartezimmer – Anstatt dass die Patienten im Wartezimmer sitzen, um einen Stapel Formulare auszufüllen, können die Mitarbeiter des Gesundheitswesens die Formulare im Voraus bereitstellen, sodass die Patienten die Formulare in ihrer Freizeit bequem von zu Hause aus ausfüllen können. Wenn Patienten im Büro ankommen, können sie schnell einchecken und ihren Termin beginnen, ohne dass sie Formulare ausfüllen müssen.
- Überprüfen Sie auf fehlende Informationen – Wenn Patienten Formulare fehlen oder vergessen, ihre Versicherungskarte hinzuzufügen oder ihren Personalausweis vorzulegen, können sie die Informationen einfach digital hinzufügen, wenn dies bequem ist, anstatt zu einem Termin ohne die erforderlichen Informationen zu erscheinen und neu planen zu müssen.
Die meisten Menschen genießen es nicht, Papierkram auszufüllen, besonders wenn sie unter Stress oder Zeitdruck stehen. Geben Sie Ihren Patienten den Papierkram vor dem Termin, mit einer ausreichenden Menge an Zeit, um es zu vervollständigen, kann deutlich ihre Zufriedenheit erhöhen und verbessern Sie Ihre In-Office-Aufnahme-Prozess, auch.
#3: Machen Sie Ihr System benutzerfreundlich
Die Digitalisierung ist nur dann von Vorteil, wenn Sie ein System verwenden, das einfach zu navigieren und benutzerfreundlich ist.
Bei der Entscheidung für ein digitales System ist es eine gute Faustregel, darüber nachzudenken, wie Ihre ältesten Patienten auf das neue System reagieren werden. Suchen Sie nach einer Datenbank mit großen Schriftarten und klar platzierten Registerkarten und Schaltflächen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Natürlich sollten Sie immer einen Fachmann zur Hand haben, der alle Fragen beantwortet, die Patienten zur Navigation im System haben.
Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie herausfinden möchten, ob Ihre Systeme benutzerfreundlich sind:
- Ist dies ein System, das auf den meisten Handys, Tablets und Computern funktioniert?
- Ist es leicht zugänglich? Oder müssen Benutzer zusätzliche Apps und Software herunterladen?
- Gibt es nennenswerte Störungen, die Patienten verwirren oder beunruhigen könnten?
Glücklicherweise bedeutet die Digitalisierung, dass Ihre Systeme aktualisiert und verbessert werden können, wenn Sie über die richtige Technologie verfügen. Das heißt, wenn etwas nicht perfekt funktioniert, können Sie das System für den Erfolg schwenken, neu einstellen und zurücksetzen.
#4: Halten Sie die Formulare so kurz wie möglich
Wenn Sie in der Gesundheitsbranche tätig sind, ist es wichtig, dass Ihre Patienteninformationen umfassend, relevant und präzise sind, um Ihren Patienten die bestmögliche Versorgung zu bieten. Daher können unordentliche oder lange Formulare die Patienten verwirren oder sie daran hindern, sie genau auszufüllen.
Um Ungenauigkeiten zu vermeiden und umfassende Sorgfalt zu bieten, stellen Sie sicher, dass Ihre Formulare präzise sind und Folgendes enthalten:
- Vermeiden Sie es, dieselben Fragen zweimal zu stellen
- Verwenden Sie im gesamten Dokument dieselbe Schriftart und -größe
- Achten Sie darauf, eine unkomplizierte und leserfreundliche Sprache zu verwenden
#5: Automatisieren Sie mühsame, aber notwendige Aufgaben
Wenn Ihre Mitarbeiter bestimmte Verfahren befolgen müssen, z. B. das Ausfüllen einer Checkliste für die Reinigung von Untersuchungsräumen, können Sie Ihren Krankenschwestern mehr Zeit für ihre Arbeit geben, indem Sie eine digitale und automatisierte Checkliste erstellen, die nach jedem Termin einfach auf einem Computer oder Tablet ausgefüllt werden kann.
Die meisten Gesundheitsdienstleister stellen ihren Mitarbeitern Tablets zur Verfügung, die sie in jedes Zimmer tragen und jedes Element nach Fertigstellung abhaken können. Wenn die Checkliste aktualisiert wird, zeigt das System an, dass der Raum gereinigt wurde und für den nächsten Patienten bereit ist.
Automatisierte Checklisten oder Formulare können auch für alle internen Öffnungs-, Schließungs- oder Planungsverfahren verwendet werden, die Ihr Büro möglicherweise implementiert. Je schlanker Ihre Prozesse werden, desto schneller können Sie mit Patienten sprechen und eine qualitativ hochwertige Versorgung gewährleisten.
#6: Senden Sie automatisierte Anrufe, E-Mails und Texterinnerungen an Ihre Patienten
Es ist üblich, dass Gesundheitsdienstleister Patienten anrufen, um Termine zu bestätigen. Während persönliche Telefonanrufe bei der Beantwortung von Patientenfragen hilfreich sein können, ist dies auch für das Krankenhauspersonal zeitaufwändig und nimmt sie von der Patientenversorgung ab.
Glücklicherweise können Terminerinnerungen jetzt per Telefon, Text oder E-Mail automatisiert werden, was viele Vorteile bietet, wie zum Beispiel:
- Befreien Sie Ihre Mitarbeiter – Durch den Wegfall zeitaufwändiger Aufgaben wie dieser haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf wichtige, zeitkritische Aufgaben zu konzentrieren, die sie erledigen müssen, z. B. die Patientenversorgung.
- Weniger Nichterscheinen – Obwohl dies nicht persönlich erfolgen muss, ist es dennoch eine gute Praxis, Patienten per E-Mail, Anruf oder SMS an ihre Termine zu erinnern, um verpasste oder verspätete Termine zu vermeiden. Einige automatisierte Erinnerungen geben Patienten auch die Möglichkeit, den Termin zu ihrem Kalender hinzuzufügen, damit sie sicher sind, pünktlich zu erscheinen.
#7: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter effizient in der Technologie (und machen Sie sie glücklich!)
Ein Betriebssystem ist nur so gut wie die Person, die es bedient. Wenn Sie jeden Ihrer Büroprozesse digitalisieren, nehmen Sie sich auch die Zeit, Ihre Mitarbeiter genau zu schulen, wie jedes der neuen Systeme funktioniert und wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden sollen.
Je mehr Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie Fehler beheben können, desto weniger Probleme treten sowohl bei der Kommunikation und dem Betrieb innerhalb des Personals als auch bei Patienten auf. Daher sollten Ihre Mitarbeiter äußerst kompetent darin sein, Patienten dabei zu helfen, herauszufinden, wie sie mit den Systemen arbeiten, und ausstehende Formalitäten rechtzeitig zu erledigen.
Zusätzlich zur Schulung Ihrer Mitarbeiter können Sie auch monatliche Besprechungen abhalten, in denen Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit dem aktuellen Betrieb Ihres Büros messen. Wenn Sie ihnen zeigen, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden kümmern, können Sie die Qualität und betriebliche Effizienz Ihres Arbeitsplatzes verbessern.
Wie Nexa Ihnen helfen kann, die Effizienz der Patientenaufnahme zu verbessern
Die Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes ist der effektivste Weg, um die Effizienz der Patientenaufnahme Ihres Systems zu verbessern.
Hier kommt Nexa ins Spiel. Experten von Nexa können dabei helfen, den Patientenaufnahmeprozess zu verbessern und jede Geschäftsmöglichkeit zu maximieren. Genauer gesagt, Nexa ist Ihr virtueller Rezeptionist – unsere Dienste können Ihre Anrufe, Texte, E-Mails, Verkäufe und Planungsanforderungen bearbeiten.
Überlassen Sie uns alle administrativen Aufgaben und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie das tun können, was sie am besten können — sich um die Bedürfnisse Ihrer Patienten kümmern. Darüber hinaus bieten wir einen 24/7-Service, damit Ihre Patienten rund um die Uhr Zugang zu Ihnen haben.
Quellen:
Phreesia. Was ist Patientenaufnahme? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 Schritte zur Optimierung jedes Gesundheitsprozesses. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Patientenaufnahmeprozess: 4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction