5 Wichtige Tipps für die Planung eines Outdoor-Events
Mit dem Sommer vor der Tür werden immer mehr Outdoor-Events in der freien Natur veranstaltet. Und warum sollten Sie nicht? Besonders wenn Sie in kalten Regionen oder Kanada leben, Schönes, warmes Wetter gibt es nur wenige Monate im Jahr. Könnte genauso gut davon profitieren, während es hier ist!
Die Natur kann einzigartige Möglichkeiten schaffen und große Parks oder Konferenzeinrichtungen bieten oft Platz zum Grillen und organisierten Sport. Das Beste von allem ist, dass gutes Wetter die Menschen mit Energie versorgt. All diese Outdoor-Events stellen eine ganze Reihe neuer Herausforderungen, Komplikationen und logistischer Bedenken dar.
Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Organisation einer Veranstaltung im Freien berücksichtigen müssen:
1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung im Freien funktioniert
Nicht jede Veranstaltung funktioniert im Freien. Wenn Sie beispielsweise eine Technologie- oder Engineering-Konferenz durchführen, ist es wahrscheinlich besser, ein Kongresszentrum zu buchen. Bevor Sie sich dazu verpflichten, eine Veranstaltung im Freien durchzuführen, sollten Sie die Kernfunktion und die Hauptziele Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. Wenn auch nur ein oder zwei Ihrer Ziele nicht erreicht werden können, gehen Sie nicht nach draußen.
2. Stellen Sie sicher, dass es einen geeigneten Veranstaltungsort gibt (und holen Sie sich die richtigen Genehmigungen)
Sobald Sie sicher sind, dass Ihre Veranstaltung tatsächlich draußen stattfinden kann, möchten Sie als nächstes einen geeigneten Veranstaltungsort finden. Es sollte viele Parks und Konzertsäle im Freien in Ihrer Stadt geben, die Sie nutzen können. Arbeiten Sie genau wie bei einer Inneneinrichtung mit dem Standortmanagement zusammen und verstehen Sie die Kapazität, Annehmlichkeiten und Aktivitäten, die jede Außeneinrichtung ordnungsgemäß bewältigen kann.
Sobald Sie Ihren Veranstaltungsort ausgewählt haben, machen Sie sich daran, die richtigen Genehmigungen zu erwerben. Andernfalls ist dies ein todsicherer Weg, um Ihre Veranstaltung herunterzufahren.
3. Achten Sie auf das Wetter – und haben Sie einen Backup-Plan
Da Ihre Veranstaltung draußen stattfindet, ist es absolut wichtig, dass Sie schlechtes Wetter planen und Wetterberichte überwachen, wenn sich der Veranstaltungstag nähert.
Bestimmen Sie im Voraus Ihre „Regentag“ -Strategie: können Sie Ihre Veranstaltung leicht nach innen verschieben?, Werden tragbare Pavillons eine ausreichende Abdeckung bieten, Werden Sie Zelte bei Regen oder Sonnenschein haben, werden Sie Ihre Veranstaltung verschieben oder absagen. Die Antworten auf diese Fragen werden viele andere Planungsentscheidungen beeinflussen.
Kennen Sie Ihre Kostenverbindlichkeiten, Versicherungsmöglichkeiten und Vertragsdetails für den Fall, dass schlechtes Wetter zu Stornierungen oder Schäden führt; Dies betrifft die Vermietung von Ausrüstung und Veranstaltungsorten, Catering-Service, Sicherheit usw.
4. Vergessen Sie Ihre Ausrüstung nicht
Nur weil Sie Dinge im Freien ausführen, bedeutet das nicht unbedingt, dass Sie keine Ausrüstung benötigen. Laufen Dinge im Freien macht es ein wenig komplizierter, aber es ist wahrscheinlich, dass Sie immer noch Beleuchtung benötigen, Soundsysteme, andere solche Elektronik und vielleicht sogar Wi-Fi-Zugang. Ihr Veranstaltungsort verfügt möglicherweise über einen tragbaren Generator oder Sie investieren in einen.
Tipp: Verlängerungskabel, Duck Tape und Synchronkabel sind der beste Freund für Outdoor-Event-Planer; Denken Sie beim Verlegen von Drähten an Pfade und achten Sie auf Kraftwerke.
5. Halten Sie Ihre Gäste bequem
Manchmal veranstalten Sie eine Veranstaltung im Freien in einer Einrichtung, die speziell für einen solchen Anlass entwickelt wurde. Wenn ja, ist das großartig! Einer der schwierigsten Teile Ihres Jobs ist erledigt! Ansonsten, nun … du hast ein bisschen Arbeit vor dir.
Sie müssen auf Annehmlichkeiten wie Sitzgelegenheiten und Tische, Beleuchtung (wenn eine Abendveranstaltung) und vor allem Nebengebäude und sanitäre Einrichtungen achten. Überlegen Sie, ob natürlicher Schatten verfügbar ist oder elektrische Ventilatoren eine andere Idee sind. Sie werden auch eine stetige Versorgung mit Trinkwasser und Lebensmitteln zur Verfügung stellen wollen. Dieser Leckerbissen mag Ihnen nicht in den Sinn kommen, aber es lohnt sich, den Schädlingsbekämpfungsstatus des Gebiets zu überprüfen. Eine Strandhochzeit mit Bremsen macht keinen Spaß!
Noch ein Tipp: Händetücher und Desinfektionsmittel, Sonnencreme und Insektenspray, leichte Decken und ein Erste-Hilfe-Kasten können nützlich sein.
Der Sommer ist da und BBQ, Hochzeiten im Freien und Exkursionen im Büro stehen vor der Tür. Umfassen Sie das schöne Wetter und planen Sie eine Outdoor-Affäre, aber decken Sie Ihre Basen ab und genießen Sie, was Mutter Natur auf Lager hat!
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