5 Tipps zur Messung der Wirksamkeit des Compliance-Programms
Die Bewertung des Erfolgs Ihres Corporate Compliance-Programms kann schwierig sein. Und viel zu viele Unternehmen bestimmen den Erfolg dieser Bemühungen einfach durch die Überwachung ihrer anonymen Berichtstools. Es reicht jedoch nicht aus, diese Berichte einfach zu verfolgen.
Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) berichtete im Rahmen einer globalen Betrugsstudie, dass rund 39 Prozent der im Jahr 2016 verfolgten Vorfälle durch Meldemechanismen aufgedeckt wurden — was bedeutet, dass fast zwei Drittel dies nicht waren. Und diese Zahl sinkt bei Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern um rund 10 Prozentpunkte.
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Während die Berichterstattung ein unschätzbares Werkzeug ist, muss jede echte Bewertung der Compliance-Bemühungen Ihres Unternehmens das gesamte Programm überprüfen.
Als Teil eines Ressourcenleitfadens, der entwickelt wurde, um die Wirksamkeit von Compliance-Programmen zu messen, behauptet das Büro des Generalinspektors des US-Gesundheitsministeriums, dass ein ausreichend umfassendes Compliance-Programm sieben Elemente umfassen wird:
- Standards, Richtlinien und Verfahren
- Verwaltung des Compliance-Programms
- Überprüfung und Bewertung von Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Vertretern
- Kommunikation, Schulung und Schulung zu Compliance-Themen
- Überwachungs-, Audit- und interne Berichtssysteme
- Disziplin bei Nichteinhaltung
- Untersuchungen und Abhilfemaßnahmen
Und der Leitfaden bietet eine Reihe von Metriken, mit denen der Erfolg jeder dieser Komponenten verfolgt werden kann.
Zugegeben, die empfohlenen Metriken des Leitfadens richten sich in erster Linie an Organisationen des Gesundheitswesens, aber diese allgemeinen Prinzipien und Anweisungen können leicht an fast jede Branche angepasst werden.
Wie kann Ihr Unternehmen Ihr aktuelles Compliance-Programm bewerten?
Analysieren von Schulungen
Idealerweise verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein Compliance-Schulungsprogramm, und Sie sollten die Mitarbeiter am Ende jeder Schulung auf ihr vorhandenes Wissen testen. Folgen Sie ein paar Monate später, um zu sehen, ob die wichtigen Informationen tatsächlich beibehalten wurden.
Bewerten Sie in ähnlicher Weise Trends bei der Meldung von Fehlverhalten nach einer Schulungskampagne. Gibt es eine Zunahme oder Abnahme der gemeldeten Vorfälle nach Abschluss einer Sitzung? Diese Schwankungen könnten helfen, den Wert des Programms zu identifizieren.
Umfragen durchführen
Neben diesen Schulungsbewertungen sollte Ihr Unternehmen jährliche Umfragen durchführen, die relevante Details zu Ihren Compliance-Programmen erfassen. Stellen Sie Fragen zu Ethik und Organisationspolitik, um die Einstellung der Mitarbeiter zu beurteilen und einen ehrlichen Einblick in die bestehende Kultur Ihres Unternehmens zu erhalten.
Zeichnen Sie außerdem die Antworten der Mitarbeiter auf festgestelltes Fehlverhalten auf und vergleichen Sie diese Ergebnisse mit den Berichtsverläufen. Wenn Mitarbeiter deutlich mehr Fehlverhalten feststellen, als sie melden, benötigt Ihr Compliance-Programm wahrscheinlich etwas Arbeit.
Informationen bündeln
Suchen Sie nach Datenquellen außerhalb Ihrer Compliance- und Ethikabteilung, um den Gesamterfolg zu bewerten. Koordinieren Sie sich beispielsweise mit Ihrem Personalteam, um Fragen zu Ethik und Compliance bei Einstellungsverfahren, Exit-Interviews und Leistungsbewertungen zu stellen.
Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen durch die Verfolgung der Anzahl der Krankheitstage, Diebstahlfälle, Beschwerden über Arbeitnehmerentschädigungen und Unfälle zusätzliche Einblicke in die gesamte Unternehmenskultur erhalten und Trends leichter verfolgen.
Mit Managern sprechen
Laut der bereits erwähnten ACFE—Umfrage melden Whistleblower am ehesten Betrug bei ihren direkten Vorgesetzten oder Führungskräften – in rund 38 Prozent der Fälle. Diese Führungskräfte müssen nicht nur darauf vorbereitet sein, wie sie auf ein Problem reagieren sollen, sondern sie können auch oft einen direkten Einblick in die Unternehmenskultur geben.
Lassen Sie diese Manager aktiv alle ihnen aufgeworfenen Probleme oder Bedenken dokumentieren. Mit formalen Verfahren kann Ihre Organisation konsistente Details über Vorfälle und Zeitrahmen hinweg erfassen und so einen besseren Einblick in Trends bieten.
Holen Sie sich Hilfe von außen
Da Bundes-, Landes- und lokale Vorschriften routinemäßig verabschiedet und geändert werden und die Strafverfolgungsbehörden regelmäßig Richtlinien- und Verfahrensaktualisierungen herausgeben, kann sich die Einhaltung der Vorschriften wie ein bewegliches Ziel anfühlen.
Angesichts der Schwierigkeit, mit all diesen ständigen Veränderungen Schritt zu halten, sollten Sie die Zusammenarbeit mit externen Anbietern oder Experten in Betracht ziehen, um ein flexibles Compliance-Programm zu verwalten und zu entwerfen, das diesen sich ändernden Erwartungen gerecht wird.
Der nächste Schritt
Bei der Bewertung des Wertes und des Erfolgs Ihres bestehenden Compliance-Programms müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden. Durch einen ganzheitlichen Ansatz und die regelmäßige Bewertung der Einstellungen und des Wissens Ihrer Mitarbeiter kann Ihr Unternehmen den allgemeinen Gesundheitszustand Ihrer Unternehmenskultur besser bestimmen und Maßnahmen identifizieren, die sich positiv auf die Compliance auswirken.
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