5 Schritte, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten
Theoretisch ist ein Projekt erfolgreich, wenn es pünktlich und im Rahmen des Budgets innerhalb der von den beteiligten Stakeholdern vereinbarten Bedingungen geliefert wird. In der Praxis müssen Sie jedoch Ressourcen planen und zuweisen, Verzögerungen hinnehmen und Ausgaben anpassen, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass alle synchron sind.
Aber was tun Sie, wenn Sie wenig bis gar keine Erfahrung in der Verwaltung eines Projekts von Anfang bis Ende haben? Wenn dies der Fall ist, dienen die nächsten 5 Schritte als Leitfaden für die Einrichtung Ihres Projekts. Wir schauen uns jedes Detail an und sehen, wie eine Projektmanagement-App wie Paymo dabei helfen kann.
Abstimmung mit den Stakeholdern über den Projektplan
Ein Projektplan ist das Schlüsselelement eines erfolgreichen Projekts und dient als Roadmap für den Leiter und die beteiligten Stakeholder. Es enthält drei Parameter, anhand derer der Projektfortschritt gemessen wird: den Umfang, den Zeitplan und das Budget. Es gibt auch an, unter welchen Umständen Änderungen auftreten können, falls Abweichungen vom ursprünglichen Plan auftreten.
Nach seiner Fertigstellung werden die Stakeholder es überprüfen und akzeptieren, um das Projekt zu starten. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, alle Beteiligten hinsichtlich der vereinbarten Parameter und ihrer eigenen Verantwortlichkeiten auf die gleiche Seite zu bringen. Erstellen Sie dazu eine Notiz in Paymo und notieren Sie so viele Dinge wie möglich. Hängen Sie es dann an das Projekt an, sobald alle es genehmigt haben.
Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben und gruppieren Sie sie
An dieser Stelle müssen Sie alle erforderlichen Aufgaben identifizieren, die zur Erfüllung des Umfangs führen. Dies kann sich als einfach herausstellen, wenn Sie zuvor ein ähnliches Projekt verwaltet haben. Aber wenn Sie in unbekannte Gewässer geraten, ist das Beste, was Sie tun können, den gesamten Prozess zurückzuentwickeln. Denken Sie über das Endergebnis nach und was getan werden muss, um es zu erreichen.
Notieren Sie sich alle erforderlichen Aufgaben in keiner bestimmten Reihenfolge und gruppieren Sie sie dann entsprechend ihrer Ähnlichkeit unter Aufgabenlisten. Wenn das Projekt dichter ist, können Sie detaillierter vorgehen und eine dritte Ebene von Aufgaben in Form von Unteraufgaben festlegen. Achten Sie jedoch darauf, da dies die Komplexität erhöht und das Projekt schwer zu verfolgen macht.
Budget schätzen & Kosten für jede Aufgabe
Sobald die Aufgaben festgelegt sind, müssen Sie das tun, was die meisten Projektmanager fürchten: Schätzungen, dh wie viel Zeit wird benötigt, um eine Aufgabe abzuschließen. Warum? Weil erste Schätzungen oft falsch sind. Aber keine Sorge, Sie werden genauer sein, sobald Sie Erfahrung sammeln.
Um Ihnen einen Vorsprung zu verschaffen, gibt es drei Arten von Aufgaben: Aufgaben, die Sie zuvor ausgeführt haben, Aufgaben, die Sie zuvor noch nicht ausgeführt haben, aber eine Vorstellung davon haben, wie Sie damit umgehen sollen, und Aufgaben, die Sie zuvor noch nicht ausgeführt haben und keine Ahnung von ihrer Logistik haben. Für den ersten Typ kennen Sie bereits das Zeitbudget und können die aus dem durchschnittlichen Stundensatz abgeleiteten Kosten berechnen. Für den zweiten Typ schätzen Sie basierend auf Ihrer Intuition und multiplizieren das Budget mit 1,5-2, und für den dritten Typ multiplizieren Sie das Budget mit 3. Wenn das zu viel klingt, denken Sie daran: es ist immer am besten, viel zu versprechen und zu viel zu liefern.
Überwachen und Messen des Projektfortschritts
Sie haben bereits den Projektumfang festgelegt, die Aufgabenbudgets geschätzt und einen Projektzeitplan festgelegt. Und jetzt? Sie müssen das Projekt täglich überwachen, um sicherzustellen, dass alle vereinbarten Parameter erfüllt werden. Dazu müssen Sie eine Reihe von Metriken definieren, je nachdem, was Erfolg für Sie bedeutet. Wenn Sie beispielsweise die Frist aufgrund bestimmter Projektbeschränkungen festlegen möchten, messen Sie die Metrik für die Zeitplanvariante. Dieser zeigt, wie das Projekt im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan variiert und welche Aufgaben verspätet sind. Wenn Ihnen die Zufriedenheit der Stakeholder wichtiger ist, erstellen Sie eine Zufriedenheitsumfrage und messen den Output.
Einmal eingestellt, müssen Sie sie einfach regelmäßig messen. Möglicherweise möchten Sie ein anpassbares Dashboard in einem Projektmanagementsystem verwenden, das Daten in Echtzeit bereitstellt. Der Vorteil ist, dass Sie den gesamten Projektfortschritt in einer einzigen Ansicht sehen können, ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen.
Zeit verfolgen und bezahlt werden
Vergessen Sie nicht, die Zeit für jede Aufgabe teilweise zu verfolgen und in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu kategorisieren. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie mit dem Projektumfang konsistent sind. Die Praxis hilft Ihnen auch bei der Abrechnung Ihrer Kunden und der Bezahlung der tatsächlichen Arbeit, indem Sie Vermutungen aus der Gleichung entfernen. Peinliche Endpreisstreitigkeiten werden so vermieden, während Sie zur Rechenschaft gezogen werden.